Informationen zur Unterzeichnungslimiteinrichtung
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Die Ausgabenverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil des Finanzrisikomanagements für Organisationen. Die Ausgabenverwaltung umfasst den Ausbau interner Kontrollen und das Sicherstellen der Einhaltung dieser Kontrollen durch die Arbeitskräfte. Unterzeichnungslimits stellen ein wichtiges Element für die Kontrollen der Ausgabenverwaltung und deren Einhaltung dar.
Mit einem Unterzeichnungslimit wird die größte finanzielle Zusage festgelegt, die eine Arbeitskraft im Auftrag eines Arbeitgebers machen kann. Die Ausgabenaktivität einer Arbeitskraft und die Genehmigung der Ausgabenaktivität durch den Vorgesetzten der Arbeitskraft können dazu führen, dass die Organisation ein Vertragsverhältnis mit einem Dritten eingeht. Es kann z. B. eine Bestellung bei einem Lieferanten aufgegeben werden.
Es gibt zwei Arten von Unterzeichnungslimits: Ausgaben- und Genehmigungslimits. Bei einem Ausgabenlimit handelt es sich um den maximalen Betrag, den eine Arbeitskraft für geschäftsbezogene Einkäufe ausgeben darf. Ein Genehmigungslimit ist der Höchstbetrag, den eine Arbeitskraft für ein bestimmtes Geschäftsdokument genehmigen darf. Die Unterzeichnungslimits können abhängig von der Buchungsart variieren. Daher können Bestellanforderungen, Spesenabrechnungen, Bestellungen und Rechnungen unterschiedliche Unterzeichnungslimits aufweisen.
Organisationen ordnen Standardunterzeichnungslimits zu. Abhängig davon, wie Unterzeichnungslimits in einer Organisation konfiguriert sind, kann eine Arbeitskraft ein Standardunterzeichnungslimit auf eine der folgenden Arten erhalten:
Der Arbeitskraft wird automatisch ein Standardunterzeichnungslimit zugewiesen, das auf der Stelle oder der Vergütungsstufe der Arbeitskraft basiert.
Die Arbeitskraft muss im Mitarbeiterdienste-Portal in Enterprise Portal für Microsoft Dynamics AX eine Unterzeichnungslimitanforderung übermitteln.
Unterzeichnungslimitverträge sind nur für eine beschränkte Zeit gültig. Vor dem Ablaufen eines Vertrags muss dieser durch eine Arbeitskraft erneuert werden. Bei der Vertragsverlängerung müssen Arbeitskräfte erneut bestätigen, dass sie sich zur Einhaltung der Vertragsbestimmungen verpflichten. Wenn ein Unterzeichnungslimitvertrag abläuft, kann die Arbeitskraft keine Einkäufe tätigen, bis der Vertrag erneuert wurde.
Prozessüberblick: Ausgaben- und Genehmigungslimits
Der Prozess der Konfiguration und Aktivierung von Unterzeichnungslimits beinhaltet die folgenden Schritte:
Ein Administrator wählt die Grundlage für das Unterzeichnungslimit aus.
Der Administrator beschränkt Unterzeichnungslimits ggf. auf Benutzer, die einen Mitarbeiterdatensatz in Microsoft Dynamics AX besitzen.
Der Administrator konfiguriert Unterzeichnungslimits ggf. so, dass Arbeitskräfte die Standardunterzeichnungslimits für ihre Stelle oder Vergütungsstufe anfordern müssen. Anforderungen werden über das Mitarbeiterdienste-Portal in Enterprise Portal übermittelt.
Der Administrator legt die standardmäßigen Ausgaben- und Genehmigungslimits anhand der Buchungsart für jede Stelle oder Vergütungsstufe fest.
Hinweis
Für unterschiedliche juristische Personen in einer Organisation können unterschiedliche Standardunterzeichnungslimits für eine Stelle oder Vergütungsstufe definiert werden. Auch innerhalb einer juristischen Person können unterschiedliche Standardunterzeichnungslimits für verschiedene Bereiche wie Abteilungen oder Kostenstellen festgelegt werden. Mitarbeiter mit einer Stelle in mehreren juristischen Personen in einer Organisation verfügen möglicherweise über verschiedene Standardunterzeichnungslimits in jeder juristischen Person.
Bei der Einstellung von Arbeitskräften wird ihnen eine bestimmte Stelle oder Vergütungsstufe in Microsoft Dynamics AX zugewiesen.
Wenn Unterzeichnungslimits so konfiguriert sind, dass Arbeitskräften basierend auf ihrer Stelle oder Vergütungsstufe automatisch Limits zugeordnet werden, wird der Arbeitskraft auf dieser Grundlage automatisch ein Unterzeichnungslimit zugeordnet.
Falls Unterzeichnungslimits so konfiguriert sind, dass Arbeitskräfte die Unterzeichnungslimits für ihre Stelle oder Vergütungsstufe anfordern müssen, muss die Arbeitskraft über das Mitarbeiterdienste-Portal eine Anforderung übermitteln.
Der Vorgesetzte der Arbeitskraft überprüft die Unterzeichnungslimitanforderung und genehmigt sie oder lehnt sie ab. Ein Vorgesetzter kann auch jederzeit ein Unterzeichnungslimit widerrufen.
Nach dem Festlegen eines Ausgabenlimits für eine Arbeitskraft kann diese Arbeitskraft Einkäufe bis zu diesem Betrag tätigen. Ausgabenlimits werden zum Zeitpunkt des Einkaufs aufgerufen. Genehmigungslimits werden als Bestandteil des Dokumentgenehmigungszyklus aufgerufen, wenn der Vorgesetzte der Arbeitskraft den Einkauf genehmigt.
Beispiel: Ausgabenlimit
Peter ist Projektmanager. Als die für die pünktliche Lieferung des Projekts zuständige Person muss Peter Katalogeinkäufe für Unternehmenssoftware und -hardware tätigen können. Das Standardausgabenlimit, das für seine Stelle festgelegt ist, beträgt 500 EUR. Allerdings benötigt es für die Einkäufe, die Peter tätigen muss, um seine Projektfrist einzuhalten, ein höheres Ausgabenlimit. Daher übermittelt Peter eine Anforderung zur Erhöhung des Ausgabenlimits auf EUR 2.500, damit er Artikel und Dienstleistungen bis zu einem Betrag von EUR 2.500 kaufen kann.
Die Ausgabenlimitanforderung von Peter wird an Regina, Leiterin des Ressourcenmanagements für das Projekt, gesendet, die die Anforderung genehmigt. Peter kann nun Katalogeinkäufe von bis zu EUR 2.500 tätigen. Damit hat er EUR 2.000 mehr zur Verfügung, als im Unterzeichnungslimit für seine Stelle festgelegt ist.
Falls Peter einen bestimmten Einkauf im Wert von über EUR 2.500 tätigen muss, kann er eine Anforderung für eine einmalige Erhöhung des Ausgabenlimits übermitteln.
Beispiel: Genehmigungslimit
Regina ist Leiterin des Ressourcenmanagements für das Projekt bei Fabrikam, Inc. Für Manager auf der Führungsebene von Regina ist ein Genehmigungslimit von EUR 2.000 für Bestellanforderungen definiert. Fabrikam hat die Unterzeichnungslimits so konfiguriert, dass Arbeitskräfte Unterzeichnungslimitanforderungen übermitteln müssen. Unterzeichnungslimits werden Arbeitskräften nicht automatisch gewährt.
Regina übermittelt das Standardgenehmigungslimit von EUR 2.000. Daher wird die Anforderung automatisch gewährt und muss nicht den Genehmigungsworkflow durchlaufen. Die Arbeitskräfte von Regina benötigen jedoch Ausgabenlimits von über EUR 2.000 für Bestellanforderungen. Regina übermittelt daher eine Genehmigungslimitanforderung für EUR 2.500. Julia, die Produktbereichsleiterin, genehmigt die Anforderung. Nun kann Regina Einkäufe ihrer Arbeitskräfte von bis zu EUR 2.500 genehmigen.
Beispiel: Erneuern von Unterzeichnungslimitverträgen
Unterzeichnungslimitverträge sind nur für eine beschränkte Zeit gültig. Arbeitskräfte müssen die Verträge in regelmäßigen Abständen erneuern, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen erneut zu bestätigen. Beispiel: Peter verfügt über ein Ausgabenlimit für Bestellanforderungen. Beim Anfordern des Unterzeichnungslimits hat Peter die Vereinbarung für die Einkaufsbedingungen gelesen und ihnen am 1. Juni 2011 zugestimmt. Die Dauer der Vereinbarung wurde auf 12 Monate festgelegt. Daher läuft Peters Bestätigung am 1. Juni 2012 ab. Er muss seine Zustimmung zur Einhaltung der Vereinbarung für die Einkaufsbedingungen vor diesem Datum erneut bestätigen.
Im Feld Offener Vertrag (Monate) wird die Länge des Erneuerungszeitraum für einen Unterzeichnungslimitvertrag definiert. Für das Ausgabenlimit von Peter beträgt der Erneuerungszeitraum zwei Monate. Daher steht die Seite Bestätigung des Unterzeichnungslimitvertrags ab dem 1. April 2012 für Peter zur Verfügung. Zwischen dem 1. April 2012 und dem 31. Mai 2012 kann Peter diese Seite öffnen und seinen Unterzeichnungslimitvertrag erneuern. Wenn Peter seinen Unterzeichnungslimitvertrag nicht innerhalb dieses Zeitraums erneuert, läuft sein Unterzeichnungslimit ab. Peter kann keine Einkäufe mehr tätigen, bis er den Vertrag erneuert hat.
Siehe auch
Informationen zu Unterzeichnungslimitaufgaben für Arbeitskräfte und Führungskräfte finden Sie in der Enterprise Portal für Microsoft Dynamics AX-Hilfe unter Erstellen und Verwalten von Unterzeichnungslimitanforderungen und Verwalten von Unterzeichnungslimitanforderungen für die Arbeitskräfte.
Informationen zum Einrichten von Unterzeichnungslimitparametern finden Sie unter Einrichten von Parametern für Unterzeichnungslimits