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Exportieren eines paginierten Berichts für jede Zeile in einer Excel Online-Tabelle oder SharePoint-Liste

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Mit Power Automate können Sie das Exportieren und Verteilen von paginierten Power BI-Berichten in eine Vielzahl von unterstützten Formaten und Szenarios automatisieren. In diesem Artikel verwenden Sie eine Power Automate-Vorlage, um die Einrichtung wiederholter Exportvorgänge einzelner oder mehrerer paginierter Berichte zu automatisieren. Sie exportieren diese in einem gewünschten Format für jede Zeile in einer Excel Online-Tabelle oder SharePoint Online-Liste. Sie können den exportierten paginierten Bericht in OneDrive für Arbeit oder Schule, auf einer SharePoint Online-Website oder mittels Office 365 Outlook per E-Mail verteilen.

Screenshot that shows how to export a paginated report by using an Excel Online table.

Jede Zeile in Ihrer Excel Online-Tabelle oder SharePoint Online-Liste kann einen einzelnen Benutzer darstellen, der einen paginierten Bericht auf Grundlage eines Abonnements erhalten soll. Alternativ kann jede Zeile einen eindeutigen paginierten Bericht darstellen, den Sie verteilen möchten. Ihre Tabelle oder Liste erfordert eine Spalte, die angibt, wie ein Bericht verteilt werden soll, d. h., ob er mit OneDrive, SharePoint Online oder Outlook verteilt wird. Der Power Automate-Flow verwendet diese Spalte in der Switch-Anweisung.

Suchen Sie nach anderen Power Automate-Vorlagen für paginierte Power BI-Berichte? Informationen hierzu finden Sie unter Exportieren paginierter Power BI-Berichte mit Power Automate.

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Kriterien erfüllen:

  • Sie können in „Mein Arbeitsbereich” veröffentlichen, oder Sie verfügen zumindest über die Rolle „Mitwirkender” für andere Arbeitsbereiche.
  • Sie benötigen Zugriff auf die Standardconnectors in Power Automate, die in einem Office 365-Abonnement enthalten sind.
  • Wenn Sie eine Excel Online-Tabelle verwenden, muss diese in Excel als Tabelle formatiert werden. Informationen dazu finden Sie unter Erstellen einer Tabelle.

Exportieren eines paginierten Berichts für jede Zeile in eine Tabelle oder Liste

Hinweis

In den folgenden Schritten und Abbildungen wird das Einrichten eines Flows mithilfe der Vorlage Export a Power BI paginated report for each row in an Excel Online table (Exportieren eines paginierten Power BI-Berichts für jede Zeile in einer Excel Online-Tabelle) erläutert. Sie können dieselben Schritte ausführen, um einen Flow mithilfe der Vorlage Export a Power BI paginated report for items in a SharePoint Online list (Exportieren eines paginierten Power BI-Berichts für Elemente in einer SharePoint Online-Liste) zu erstellen. Im Gegensatz zu Excel Online-Tabellen enthalten SharePoint Online-Listen Informationen dazu, wie paginierte Berichte exportiert werden sollen.

  1. Melden Sie sich unter flow.microsoft.com bei Power Automate an.

  2. Wählen Sie Vorlagen aus und suchen Sie nach Paginierte Berichte.

    Screenshot of Power Automate templates for Power BI paginated reports.

  3. Wählen Sie die Vorlage Export a Power BI paginated report for each row in an Excel Online table (Exportieren eines paginierten Power BI-Berichts für jede Zeile in einer Excel Online-Tabelle) oder Export a Power BI paginated report for items in a SharePoint Online list (Exportieren eines paginierten Power BI-Berichts für Elemente in einer SharePoint Online-Liste) aus. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Excel Online, Power BI, OneDrive für Arbeit oder Schule, SharePoint Online und Office 365 Outlook angemeldet sind. Wählen Sie Weiter.

    Screenshot that shows the applications that the selected flow connects to.

  4. Wählen Sie unter Frequenz eine Option aus, und geben Sie den gewünschten Wert für Intervall ein, um die Serie für Ihren Flow festzulegen.

    Screenshot that shows where to select recurrence for your flow.

  5. (Optional) Klicken Sie auf Erweiterte Optionen anzeigen, um spezifische Parameter für Serie (Recurrence) festzulegen, einschließlich Zeitzone, Startzeit, An diesen Tagen, Zu diesen Stunden und Zu diesen Minuten.

    Screenshot that shows the option to select advanced recurrence options.

  6. Wählen Sie im Feld Speicherort OneDrive für Arbeit oder Schule oder die SharePoint Online-Website aus, auf der Ihre Excel Online-Tabelle oder SharePoint Online-Liste gespeichert ist. Wählen Sie dann die Dokumentbibliothek aus der Dropdownliste aus.

    Screenshot that shows where to select the location of the Excel Online table.

  7. Wählen Sie im Feld Datei die Excel Online-Datei oder SharePoint Online-Liste aus. Wählen Sie im Feld Tabelle aus der Dropdownliste den Namen der Tabelle oder Liste aus.

    Select the Excel Online file and name of the table.

    Tipp

    Weitere Informationen über das Formatieren von Daten als Tabelle in Excel finden Sie unter Erstellen einer Tabelle.

  8. Initialisieren Sie eine Variable, die für den Dateinamen verwendet wird. Sie können die Standardwerte für Name und Wert beibehalten oder ändern, jedoch sollte Typ mit Zeichenfolge identisch sein.

    Screenshot that shows the Default output file name dialog box.

  9. Wählen Sie im Feld Arbeitsbereich einen Arbeitsbereich in einer reservierten Kapazität aus. Wählen Sie im Feld Bericht den paginierten Bericht im ausgewählten Arbeitsbereich aus, den Sie exportieren möchten. Wenn Sie in der Dropdownliste die Option Benutzerdefinierten Wert eingeben auswählen, können Sie Arbeitsbereich und Bericht entsprechend einer Spalte in Ihrer Excel Online-Tabelle oder SharePoint Online-Liste festlegen. Diese Spalten sollten jeweils Arbeitsbereich-IDs und Berichts-IDs enthalten.

  10. Wählen Sie ein Exportformat aus der Dropdownliste aus, oder legen Sie es gleich einer Spalte in Ihrer Excel Online-Tabelle fest, die die gewünschten Exportformate enthält. Zum Beispiel: PDF, DOCX oder PPTX. Optional können Sie Parameter für den paginierten Bericht angeben. Ausführliche Beschreibungen der Parameter finden Sie in der Connectorreferenz für die Power BI-REST-API.

    Screenshot that shows the Export to File for Paginated Reports dialog box.

  11. Geben Sie im Feld Wert einen Namen für den paginierten Bericht ein, sobald dieser exportiert wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Erweiterung eingeben. Sie können diese statisch festlegen, zum Beispiel .pdf, .docx, oder .pptx. Alternativ können Sie sie dynamisch festlegen, indem Sie die Spalte in Ihrer Excel-Tabelle auswählen, die Ihrem gewünschten Exportformat entspricht.

    Screenshot that shows where to select the name of the report and a file extension.

  12. Im Abschnitt Switch füllen Sie das Feld On in die Spalte Ihrer Excel Online-Tabelle ein, die der gewünschten Bereitstellungsmethode entspricht: OneDrive, SharePoint oder E-Mail.

    Screenshot that shows the Switch section where you populate the On box with the column in your Excel Online table.

  13. Geben Sie in Fall, Fall 2 und Fall 3 die Werte ein, die in der Spalte der Excel Online-Tabelle enthalten sind, die Sie im vorherigen Schritt eingefügt haben.

    Screenshot that shows where to enter values for Case, Case 2, and Case 3.

  14. Wenn Sie Ihren paginierten Bericht in OneDrive speichern, wählen Sie den Ordnerpfad aus, unter dem er gespeichert werden soll.

    Screenshot that shows the case where you're saving to OneDrive.

  15. Wenn Sie Ihren paginierten Bericht in SharePoint Online speichern, geben Sie die Websiteadresse und den Ordnerpfad ein, unter denen er gespeichert werden soll.

    Screenshot that shows the case where you're saving your paginated report to SharePoint Online.

  16. Wenn Sie Ihren paginierten Bericht über Outlook als E-Mail versenden, füllen Sie die Felder An, Betreff und Text auf. Diese Felder können statische Inhalte oder dynamische Inhalte aus Ihrer Excel Online-Tabelle oder SharePoint Online-Liste enthalten. Power Automate fügt Ihren paginierten Bericht automatisch an diese E-Mail an.

    Screenshot that shows the case where you're sending your paginated report as an email via Outlook.

  17. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Neuer Schritt oder Speichern aus. Power Automate erstellt den Flow und wertet ihn aus. Sie werden informiert, wenn Fehler gefunden werden.

  18. Sollten Fehler auftreten, wählen Sie Flow bearbeiten aus, um diese zu beheben. Wählen Sie andernfalls den Zurück-Pfeil aus, um die Flowdetails anzuzeigen und den neuen Flow auszuführen.

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