Lohnt es sich, diesen Prozess zu automatisieren?

Jetzt ist es an der Zeit, den Aufwand für die Erstellung der Lösung zu prüfen und zu entscheiden, ob er gerechtfertigt ist. Dazu gehört die Abwägung zwischen dem Geschäftswert und den Kosten für die Automatisierung des Prozesses. Geschäftswert ist der laufende Nutzen, den das Unternehmen aus dem Projekt zieht.

Die Kosten des Nichtstuns

Um herauszufinden, ob es sich lohnt, den Prozess zu automatisieren, müssen Sie zunächst die Kosten für nicht die Lösung des Problems verstehen.

Als Teil der Definition des Geschäftswerts, den Sie sich von der Microsoft Power Platform-Lösung erhoffen, sollten Sie ein besseres Verständnis dafür bekommen, was es Ihre Organisation kostet, das Problem auf die aktuelle Art und Weise zu lösen. Mit anderen Worten, messen Sie die Kosten des Nichtstuns.

Um die aktuellen Kosten zu berechnen, ermitteln Sie die Zeit, die für den aktuellen Prozess aufgewendet wird, und multiplizieren Sie sie mit den Kosten der Personen, die diesen Prozess durchführen. Sie können die jährlichen Kosten messen, indem Sie die Kosten für die End-to-End-Bearbeitung des Prozesses einmal ermitteln und dann mit der Anzahl der Male multiplizieren, die Sie den Prozess in einem Jahr durchführen. Fügen Sie alle anderen Kosten wie Software-Lizenzen, Papier, Porto usw. hinzu.

Beispiel: Die Kosten des laufenden Kostenprozesses

Das erste, was wir verstehen müssen, ist, was es die Organisation kostet, den Prozess der Kostenabrechnung weiterhin manuell durchzuführen. Hier ist, was wir im Gespräch mit unseren Kollegen herausgefunden haben:

• Wir stellten fest, dass sie etwa eine Stunde pro Woche brauchen, um alle Belege zusammenzutragen und die manuelle Spesenabrechnung auszufüllen. Abhay gab an, dass es etwa 140 Spesenabrechnungen pro Woche gibt. Wir erfuhren auch, dass die voll belasteten Kosten für jedes Teammitglied etwa $90/Stunde betragen.

  (140 Spesenabrechnungen × 1 Stunde/Woche) × $90 = $12.600/Woche

  52 Wochen × $12.600 = $655.200 pro Jahr

• Nick prüft oder genehmigt die Spesenabrechnungen nicht; das ist alles, was Abhay und das Team erledigen müssen. Da Nick die Ausgaben des Teams nicht regelmäßig überwacht, wird eine wichtige Gelegenheit verpasst, die Ausgaben zu überprüfen, auf Betrug zu achten und die Ausgabengewohnheiten des Teams zu optimieren.

• Abhay teilte uns mit, dass das Team etwa 15 Minuten pro Ausgabenbericht verbringt, durchschnittlich 140 Berichte pro Woche erhält und 25 Prozent davon aufgrund fehlender Informationen zurückschickt.

  Erste Überprüfung: 140 Spesenabrechnungen × 15-minütige Überprüfung = 35 Stunden

  Erste Überprüfung: 35 Stunden × $90 = $3.150 pro Woche = $163.800/Jahr

  Überprüfung der Überarbeitung: 35 Spesenabrechnungen × 15-minütige Überprüfung = 8,75 Stunden

  Überprüfung der Überarbeitung: 8,75 Stunden × $90/Stunde = $787,50/Woche = $40.950/Jahr

  Wöchentliche Gesamtkosten: $3.937,50

  Jährliche Gesamtkosten: $204.750

• Nachdem die Richtigkeit der Kostenabrechnung überprüft wurde, dauert es etwa 7 Minuten pro Kostenabrechnung, um die Hauptbuchcodes für jede Ausgabenkategorie nachzuschlagen und sie in jede Ausgabenzeile des Berichts zu schreiben.

  140 Ausgabenberichte × 7 Minuten Codierung = 16,5 Stunden/Woche = $1.485/Woche = $77.220/Jahr

• Es dauert etwa 10 Minuten pro Spesenabrechnung, um ein Zahlungsjournal im Finanzsystem zu erstellen, das für die Zahlung bearbeitet wird und auf dem Finanzbericht für Charlotte erscheint.

  140 Spesenabrechnungen × 10 Minuten = 23,8 Stunden/Woche = $2.142/Woche = $111.384/Jahr

• Charlotte würde den Haushalt gerne jede Woche überprüfen, kann aber den Bericht erst am Donnerstag erhalten, nachdem Abhay die Überprüfung abgeschlossen und die Berichte mit den fehlenden Informationen zurückbekommen hat. (Obwohl dies keine monetären Kosten sind, hat es doch Auswirkungen auf das Geschäft).

Der gesamte Prozess verursacht Kosten für das Unternehmen:

$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554

Nächster Schritt: Definieren des Unternehmenswertes

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).