Definieren Sie den geschäftlichen Wert der Problemlösung

Der Geschäftswert fällt in eine von vier Kategorien, die man sich leicht als REVO merken kann:

• Umsatz: Diese Lösung bringt Einnahmen, die andernfalls nicht realisiert würden, durch einen neuen Geschäftszweig oder eine Dienstleistung, die bisher noch nicht angeboten wurde.

• Effizienz: Effizienz bedeutet effektiv Kosteneinsparungen. Mit dieser Lösung können Teilnehmer, die den Prozess durchführen, diesen schneller durchführen.

• Volumen: Kostenvermeidung wird dadurch erreicht, dass die derzeitigen Benutzer mehr Transaktionen bearbeiten können, wodurch wiederum die Kosten für zusätzliche Ressourcen vermieden werden.

• Sonstige: Die Lösung hilft der Organisation bei der Erfüllung ihrer „Muss“-Anforderungen, was zur Vermeidung finanzieller Strafen führen kann.

Nachdem die Kategorie definiert ist, müssen wir den Wert definieren, den wir erreichen werden:

• Umsatz

  • Bestimmen Sie, was für die Dienstleistung berechnet wird

  • Bestimmen Sie, wie viele Kunden die Dienstleistung oder das Produkt kaufen werden

  • Bestimmen Sie den zu messenden Zeithorizont (monatlich, vierteljährlich, jährlich)

  • Umsatz = (Preis × Kunden) für den Zeithorizont

• Effizienz

  • Bestimmen Sie die Anzahl der Personen, die die Arbeit heute ausführen

  • Bestimmen Sie die direkte Zeit, die sie für die heutige Arbeit benötigen („alte Zeit“)

  • Bestimmen Sie die Anzahl der Personen, die die Arbeit nach der Erstellung der Microsoft Power Platform-Lösung ausführen werden

  • Bestimmen Sie die direkte Zeit, die benötigt wird, um die neue Lösung zu verwenden („neue Zeit“)

  • Zeitersparnis = alte Zeit – neue Zeit (Um dies in Dollar umzurechnen, multiplizieren Sie die Zeitersparnis mit den voll ausgelasteten Kosten der Personen für die Zeiteinheit, in der Sie messen (z.B. Stunden).)

• Volume

  • Bestimmen Sie das Volumen der Transaktionen, die eine einzelne Person für eine bestimmte Zeiteinheit bearbeiten kann („Transaktionen pro Person“)

  • Bestimmen Sie das Transaktionsvolumen, das die neue Lösung in dieser Zeit verarbeiten kann („neue Transaktionen pro Person“)

  • Bestimmen Sie das Volumen der Transaktionen, die in dieser Zeit verarbeitet werden müssen („Volumen“)

  • Kostenvermeidung = (Volumen ÷ Transaktionen pro Person) – (Volumen ÷ neue Transaktionen pro Person)
    Dabei wird die Anzahl der Personen berechnet, die keine Transaktionen verarbeiten müssen, um das von der Lösung verarbeitete Volumen zu erreichen.

• Weitere

  • Bestimmen Sie die Strafe, die vermieden werden kann, indem die Informationen in der Lösung erfasst und verfügbar gemacht werden

Wenn der Geschäftswert, den Sie durch die Automatisierung des Prozesses erhalten, im Vergleich zu den Kosten des Nichtstuns nicht günstig ist, müssen Sie sich fragen, ob dies das richtige Geschäftsproblem ist, auf das Sie sich konzentrieren sollten.

Wenn jedoch der Geschäftswert, den Sie durch die Lösung des Geschäftsproblems erhalten, größer ist als die Kosten des Nichtstuns —plus Ihre Entwicklungszeit und die monatlichen Kosten für Software-Lizenzen—macht es Sinn, den Prozess zu automatisieren.

Beispiel: Der Geschäftswert der Automatisierung des Kostenprozesses

Im Fall unserer Beispiel-App ist die Hauptkategorie des Geschäftswerts die Effizienz. Die neue App wird den Zeitaufwand für die Bearbeitung der gleichen Anzahl von Spesenabrechnungen pro Woche, Monat und Jahr reduzieren. Wir überprüften den neuen Prozess und was die App mit unseren zukünftigen Benutzern erreichen soll. Wir fragten sie, wie viel Zeit sie mit dem neuen Prozess und der Möglichkeit, einige der Regeln in die App App zur Kostenabrechnung einzubauen, sparen wollen.

• Wir werden nach wie vor jede Woche 140 Spesenabrechnungen einreichen, daran hat sich nichts geändert. Als wir jedoch mit den Leuten sprachen, die die Berichte einreichen, stellten wir fest, dass wir die Zeit, die sie damit verbringen, auf 20 Minuten reduzieren können —, indem sie in der Lage sind, Informationen sofort einzugeben und Fotos von Belegen zu machen, wenn ein Beleg erforderlich ist. Auch die voll belasteten Kosten bleiben gleich.

  (140 Spesenabrechnungen pro Woche × 20 Minuten) × $90/Stunde = $4.158 pro Woche = $216.216 pro Jahr

• Nick wird die Spesenabrechnungen des Teams (ca. 100 Vertriebsmitarbeiter) durchsehen und schätzt, dass die Durchsicht jeder einzelnen Spesenabrechnung etwa 5 Minuten dauern wird. Nicks Prüfung beschränkt sich auf die Art der eingereichten Ausgaben, wobei er berücksichtigt, dass die Notwendigkeit von Belegen—und die Notwendigkeit, die Namen der Gäste bei den Mahlzeiten anzugeben und die Hotelausgaben in die entsprechenden Kategorien zu verteilen—von der App kontrolliert wird.

  (100 Ausgabenberichte pro Woche × 5 Minuten) × $90/Stunde = $750 pro Woche = $39.000 pro Jahr

• Andere Manager werden in Zukunft die Spesenabrechnungen ihrer Abteilungen prüfen und genehmigen, so dass die verbleibenden 40 Spesenabrechnungen $15.600 pro Jahr kosten werden.

• Die Arbeit für Abhay und das Team hat sich nun auf die stichprobenartige Überprüfung der Berichte verlagert. Sie sollten keine Nachbesserungen vornehmen müssen; tatsächlich könnte Abhays Team aufgrund des geringeren Aufwands für die Prüfung von Spesenabrechnungen mit anderen Aktivitäten betraut werden.

• Wir optimierten den Prozess, um jeder der Ausgabenkategorien den richtigen Hauptbuch-Buchführungscode zuzuordnen. Jetzt können Abhay und das Team die Daten extrahieren, um das Zahlungsjournal zu erstellen, wodurch die 40,3 (16,5 für die Kodierung + 23,8 für die Buchung) Stunden pro Woche auf wenige Minuten reduziert werden und $188.604 ($77.220 für die Kodierung und $111.384 für die Buchung) pro Jahr eingespart werden. Abhay könnte einen Teil seines Teams mit anderen, wichtigeren Aufgaben in seiner Abteilung betrauen.

• Mit dem neuen Verfahren können Abhay und das Team erwägen, die Spesenabrechnungen täglich zu buchen, was Charlotte täglich einen aktuellen Überblick über das Budget gibt. Dadurch kann Charlotte auch schneller reagieren, wenn sich Budgetbeschränkungen nähern.

• Die neuen Kosten für das Unternehmen, das die automatisierte Apps verwendet, belaufen sich in etwa auf:

  $216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 pro Jahr

  Einsparungen für das Unternehmen von etwa $777.738 pro Jahr

Nächster Schritt: Erfolg messen

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).