Verwalten von freigegebenen Voicemails für automatische Telefonzentralen und Anruf-Warteschlangen
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie freigegebene Voicemails für automatische Telefonzentralen und Anruf-Warteschlangen konfigurieren und verwalten. Freigegebene Voicemail ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff auf einen einzelnen Voicemail-Posteingang.
Informationen zu persönlichen Voicemails finden Sie unter Einrichten Cloud-Voicemail.
Übersicht
Freigegebene Voicemail ist eine zusätzliche Art von Voicemail, die die persönliche Voicemail ergänzt. Freigegebene Voicemails werden an eine Gruppe von Benutzern gesendet, und jedes Mitglied dieser Gruppe kann auf die Nachricht zugreifen.
Freigegebene Voicemail stellt eine Verbindung mit Microsoft 365-Gruppen her und kann über den zugeordneten Gruppenordner der Gruppe in Outlook oder über einen Microsoft Teams Microsoft 365-Teams-Kanal im Abschnitt Anrufe aufgerufen werden. Freigegebene Voicemail unterstützt auch Verteilerlisten und E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen, es wird jedoch empfohlen, eine Microsoft 365-Gruppe zu verwenden.
Ihre Benutzer können freigegebene Voicemails über die Umleitungslogik von automatischen Telefonzentralen oder anrufbasierten Warteschlangen empfangen. Weitere Informationen zu automatischen Telefonzentralen und anruf Warteschlangen finden Sie unter Planen von automatischen Teams-Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen.
Voraussetzungen
Um freigegebene Voicemails verwalten zu können, müssen Sie eine Microsoft 365-Gruppe mit Postfachunterstützung konfigurieren. Für freigegebene Voicemails sollten Sie eine Sicherheitsgruppe vom Typ Teams oder Outlook verwenden.
Private und öffentliche Gruppentypen funktionieren für freigegebene Voicemails. Wenn die Gruppe jedoch öffentlich ist, kann jeder in Ihrem organization gruppenbezogene Informationen anzeigen. Weitere Informationen zu öffentlichen und privaten Gruppen finden Sie unter Machen Microsoft 365-Gruppen öffentlich oder privat. Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter Übersicht über Microsoft 365-Gruppen für Administratoren.
Für eine Microsoft 365-Gruppe mit dem Outlook-Typ ist das Postfach standardmäßig aktiviert, aber für diese Gruppe fehlt möglicherweise die Unterstützung von Teams. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Gruppe in Outlook.
Wenn Ihr organization plant, freigegebene Voicemails in Microsoft Teams-Chats oder anderen Anwendungen anzuzeigen und zu verwalten, müssen Sie sicherstellen, dass die relevante Microsoft 365-Gruppe Über Microsoft Teams-Support verfügt. Standardmäßig sind Voicemails, die in Teams-unterstützten Gruppen gespeichert sind, über Microsoft Teams zugänglich.
Bei einer Microsoft 365-Gruppe mit einem Microsoft Teams-Typ ist das Postfach standardmäßig ausgeblendet. Um das Postfach sichtbar zu machen, verwenden Sie das Cmdlet Set-UnifiedGroup mit dem -HiddenFromExchangeClientsEnabled Parameter, um ein Postfach sichtbar zu machen.
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
Wenn Sie eine Microsoft 365-Gruppe auswählen, die von Teams nicht unterstützt wird, können Ihre organization nur Voicemails verwalten, die an diese Gruppe adressiert sind, nur in Outlook.
Weitere Informationen zum Erstellen einer Gruppe in Teams finden Sie unter Microsoft 365-Gruppen und Microsoft Teams. Informationen zum Erstellen einer Gruppe in Outlook finden Sie unter Erstellen einer Gruppe in Outlook.
Konfigurieren der freigegebenen Voicemail
Als Administrator können Sie freigegebene Voicemails für Ihre automatischen Telefonzentralen und Anruf-Warteschlangen konfigurieren. Es wird empfohlen, Microsoft 365-Gruppen für die Einrichtung der Anrufwarteschleife und der automatischen Telefonzentrale zu verwenden, um eine nahtlose Integration mit freigegebener Voicemail sicherzustellen.
Nur Mitglieder der Microsoft 365-Gruppe können auf die freigegebene Voicemail zugreifen. Jede freigegebene Voicemail ist einer Microsoft 365-Gruppe zugeordnet.
Um Überteilungsinformationen zu reduzieren, sollte jede bestimmte Anrufwarteschleife oder automatische Telefonzentrale über eine eigene Microsoft 365-Gruppe für freigegebene Voicemails verfügen. Wenn Sie die Anrufumleitungslogik so konfigurieren, dass mehrere Anruf-Warteschlangen mit verschiedenen Agents Anrufe an eine gemeinsame freigegebene Voicemailgruppe umleiten, müssen alle diese Benutzer Mitglieder der Mit Voicemail zugeordneten Microsoft 365-Gruppe sein, um Voicemails verwalten zu können. Dieses Berechtigungsmodell kann möglicherweise zu einer Überteilung von Informationen führen. Daher wird empfohlen, eine separate freigegebene Voicemailgruppe für jede bestimmte Sicherheitsgruppe im Zusammenhang mit der Anrufwarteschleife oder Anrufwarteschleife zu erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter manage-your-call-queue-and-auto-attendant-settings-in-microsoft-teams.
Automatische Telefonzentralen
Für automatische Telefonzentralen können Sie Umleitungsregeln einrichten, um Anrufe an eine freigegebene Voicemail weiterzuleiten. Sie können beispielsweise eine Regel konfigurieren, um Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an freigegebene Voicemail weiterzuleiten oder Anrufe innerhalb einer bestimmten Kategorie direkt an freigegebene Voicemail weiterzuleiten.
Für automatische Telefonzentralenanrufe, die an freigegebene Voicemail gesendet werden, können Sie eine Systemangrüßung aktivieren oder unterdrücken. Benutzerdefinierte Begrüßungen sind für automatische Telefonzentralen noch nicht verfügbar.
Weitere Informationen zu automatischen Telefonzentralen finden Sie unter Einrichten einer automatischen Microsoft Teams-Telefonzentrale.
Anrufwarteschleifen
Autorisierte Benutzer einer Anrufwarteschleife können benutzerdefinierte freigegebene Voicemail-Begrüßungen für die folgenden Features einrichten:
- Anrufüberlauf
- Anruftimeout
- Keine Agents
Sie können auch benutzerdefinierte Begrüßungen für Anrufwarteschleifen deaktivieren. Verwenden Sie keine Sonderzeichen in die Begrüßungsnachrichten der freigegebenen Voicemail.
Weitere Informationen zum Erstellen von Begrüßungen für Anrufwarteschleifen finden Sie unter manage-voice-applications-policies.
Weitere Informationen zum Umleiten von Anruf-Warteschlangen zu freigegebener Voicemail finden Sie unter Ausnahmebehandlung für Anrufwarteschleifenanrufe und Zusätzliches Messaging bei Ausnahmebehandlung für Anrufwarteschleifen.
Speicherort von freigegebenen Voicemails
Der Speicherort von freigegebenen Voicemails hängt davon ab, ob Ihr Microsoft 365-Gruppentyp für Outlook oder Teams ist.
Microsoft Teams
In Microsoft Teams finden Sie freigegebene Voicemails im Abschnitt Anrufe des zugeordneten Teams-Kanals der Microsoft 365-Gruppe, während persönliche Voicemails in der Regel auf Der Registerkarte " Persönliche Anrufe " zu finden sind.
Microsoft Outlook
In Outlook befinden sich freigegebene Voicemails im Ordner Posteingang der zugeordneten Microsoft 365-Gruppe. Persönliche Voicemails befinden sich in der Regel in Ihrem persönlichen Posteingang oder in älteren Versionen von Outlook unter dem Voicemail-Suchordner .
Voicemails in Outlook sind im Grunde normale E-Mails, die bestimmte Voicemaildaten und eine Audiodateianlage enthalten. Alle Voicemails sind mit dem Typ Voicemail kategorisiert, sodass Sie Regeln auf diese Nachrichten anwenden können. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, um alle Nachrichten, die als "Voicemail" kategorisiert sind, in einen separaten Outlook-Ordner zu verschieben. Die Outlook-Funktionalität für reguläre E-Mails gilt auch für Voicemails, z. B. löschen, als gelesen/ungelesen markieren, Kategorien festlegen, Flags anwenden und vieles mehr.
Um eine automatische Zusammenfassung von Voicemails mithilfe von Outlook Copilot genauer zu erhalten, organisieren Sie Voicemails in einem separaten Ordner. Auf diese Weise können Sie Copilot bitten, neue Nachrichten speziell in diesem Ordner zusammenzufassen.
Weitere Informationen zum Organisieren von E-Mails, zum Festlegen von Regeln, Kategorien, Flags oder Erinnerungen in Outlook finden Sie in den folgenden Artikeln:
- Festlegen von Kategorien, Flags oder Erinnerungen
- Organisieren von E-Mails mithilfe von Ordnern in Outlook
- Einrichten von Regeln in Outlook
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