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Häufig gestellte Fragen zur Funktion zur Besprechungsnachverfolgung in Outlook

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Diese häufig gestellten Fragen (FAQs) beschreiben die KI-Auswirkungen der Microsoft 365 Besprechungsnachverfolgungsfunktion von Copilot für Vertrieb in Outlook.

Was ist das Feature zur Besprechungsnachverfolgung in Outlook?

Copilot für Vertrieb unterstützt Vertriebsmitarbeiter bei der Erstellung von Follow-up-E-Mails nach Besprechungen mit Kunden. Durch die Analyse der Besprechungen werden personalisierte und umfassende Folge-E-Mails generiert, um sicherzustellen, dass wichtige Punkte angesprochen und Maßnahmen klar kommuniziert werden, sodass die Kundenbeziehung gestärkt wird.

Welche Funktionalitäten bietet das Feature?

Copilot für Vertrieb nutzt die Datenintegration mit CRM-Systemen, Besprechungsnotizen und Kundeninteraktionsprotokollen. Durch die Analyse dieser Informationen identifiziert das System Aktionspunkte, Entscheidungen und Diskussionspunkte aus der Besprechung. Anschließend werden individuelle Folge-E-Mails generiert, die den erforderlichen Kontext einbeziehen und eine zeitnahe und genaue Kommunikation mit Kunden gewährleisten.

Wofür ist das Feature gedacht?

Dieses Feature ist dazu gedacht, die Erstellung von Folge-E-Mails nach Besprechungen mit Kunden zu automatisieren. Ziel ist es, wichtige Diskussionspunkte, Aktionen und während der Besprechung getroffene Entscheidungen zu erfassen und maßgeschneiderte E-Mails zu generieren, die eine zeitnahe und genaue Kommunikation gewährleisten, die Kundenbeziehungen stärken und eine effektive Zusammenarbeit erleichtern.

Wie wurde das Feature zur Besprechungsnachverfolgung bewertet? Welche Metriken werden verwendet, um die Leistung zu messen?

Das Feature wird durch eine Kombination aus vergleichender Analyse, Überprüfung durch Menschen und Kundenbindungsmetriken bewertet. Die Leistung wird anhand von Kriterien wie Genauigkeit, Relevanz, Engagement und Kundenzufriedenheit gemessen. Antwortraten messen die Wirksamkeit von Folge-E-Mails.

Endbenutzende geben kontinuierlich Feedback zu jedem Copilot-Feature und iterative Verbesserungen tragen dazu bei, die Systemleistung über alle Features hinweg zu optimieren.

Welche Einschränkungen bestehen bei dieser Funktion? Wie können Benutzende die Auswirkungen der Einschränkungen bei der Nutzung des Systems minimieren?

Die vom System generierten Folge-E-Mails erfassen die Komplexität oder Feinheiten, die während der Besprechung angegangen wurden, möglicherweise nicht vollständig, was zu potenziellen Lücken führen kann.

Um die Auswirkungen zu minimieren, sollten Benutzende ausgehend davon, wie sie Besprechungsinhalte verstanden haben, die Folge-E-Mails sorgfältig prüfen und anpassen und zusätzliche Punkte oder Klarstellungen hinzufügen.

Welche betrieblichen Faktoren und Einstellungen lassen eine effektive und verantwortungsvolle Nutzung des Systems zu?

  • Datenschutz und -sicherheit: Implementieren Sie strenge Datenschutzmaßnahmen, um Kundeninformationen zu schützen und die Einhaltung relevanter Vorschriften sicherzustellen. Nutzen Sie sichere Kommunikationskanäle und Verschlüsselungsmethoden, um sensible Daten zu schützen.
  • Benutzerschulung und -richtlinien: Bieten Sie Bentuzende umfassende Schulungen zu den Features, Funktionen und Grenzen des Systems. Legen Sie klare Richtlinien und Best Practices für eine verantwortungsvolle und ethische Nutzung fest und betonen Sie dabei die Bedeutung einer genauen Darstellung, einer respektvollen Kommunikation und der Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards.
  • Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrolle: Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, um Systemfunktionen und Datenzugriff je nach Benutzerrollen und Verantwortlichkeiten einzuschränken. Stellen Sie sicher, dass Benutzende über die entsprechenden Berechtigungen, die ihren beruflichen Verantwortlichkeiten entsprechen, und über autorisierten Zugriff auf Kundendaten verfügen.
  • Überwachung und Prüfung: Überwachen Sie regelmäßig die Systemnutzung, Interaktionen und Ergebnisse, um mögliche Probleme oder Bedenken zu erkennen. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung von Richtlinien, Datenschutzmaßnahmen und ethischen Praktiken zu bewerten.
  • Feedback und kontinuierliche Verbesserung: Ermutigen Sie Benutzende, Feedback zur Systemleistung, Genauigkeit und Benutzererfahrung zu geben. Suchen Sie aktiv nach Benutzereingaben, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Aktualisieren Sie das System regelmäßig basierend auf Feedback und technologischen Fortschritten.
  • Transparenz und Erklärbarkeit: Fördern Sie die Transparenz, indem Sie den Benutzern klar vermitteln, wie das System funktioniert, welche zugrunde liegenden Technologien verwendet werden und welche Einschränkungen oder potenziellen Vorurteile bestehen. Stellen Sie sicher, dass Benutzende Grundkenntnisse der Funktionen des Systems haben und über die KI-Unterstützung informiert sind.
  • Verantwortlichkeit und Fehlerkorrektur: Richten Sie Mechanismen ein, um Fehler oder Ungenauigkeiten zu beheben, die in systemgenerierten Inhalten auftreten können. Ermutigen Sie die Benutzenden, etwaige Ungenauigkeiten zu überprüfen und zu korrigieren, übernehmen Sie die Verantwortung für das Endergebnis und stellen Sie sicher, dass es mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung übereinstimmt.

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