Schritt 2. Verwenden von Microsoft Teams zum Erstellen Ihres Vertragsverwaltungskanals
Wenn Ihre Organisation eine Vertragsverwaltungslösung einrichtete, benötigen Sie einen zentralen Ort, an dem Projektbeteiligte Verträge überprüfen und verwalten können. Zu diesem Zweck können Sie Microsoft Teams verwenden, um einen Teams-Kanal einzurichten und die Features in Teams für Folgendes zu verwenden:
Erstellen Sie einen Speicherort für Beteiligte, um alle Verträge, die eine Aktion erfordern, auf einfache Weise anzuzeigen. In Teams können Sie beispielsweise eine Registerkarte Verträge im Kanal Vertragsverwaltung erstellen, in der Mitglieder eine nützliche Kachelansicht aller Verträge sehen können, die genehmigt werden müssen. Sie können die Ansicht auch so konfigurieren, dass jede "Karte" die wichtigen Daten auflistet, die Ihnen wichtig sind (z. B. Kunde, Auftragnehmer und Gebührenbetrag).
Verwenden Sie einen Ort, an dem Mitglieder miteinander interagieren und wichtige Ereignisse sehen können. In Teams kann die Registerkarte Beiträge beispielsweise verwendet werden, um Unterhaltungen zu führen, Updates zu erhalten und Aktionen anzuzeigen (z. B. ein Mitglied, das einen Vertrag ablehnt). Wenn etwas passiert ist (z. B. ein neuer Vertrag, der zur Genehmigung eingereicht wurde), kann die Registerkarte Beiträge nicht nur verwendet werden, um dies anzukündigen, sondern auch, um eine Aufzeichnung darüber zu führen. Und wenn Mitglieder Benachrichtigungen abonnieren, werden sie benachrichtigt, wenn ein Update vorliegt.
Stellen Sie einen Speicherort bereit, an dem Mitglieder genehmigte Verträge anzeigen können, um zu erfahren, wann sie zur Zahlung eingereicht werden können. In SharePoint müssen Sie eine Liste Für Auszahlung erstellen und Spalten für Client, Auftragnehmer und Gebührenbetrag einschließen, indem Sie als Spaltentyp Einzelne Textzeile auswählen. Sie müssen die Liste Für Auszahlungen als Registerkarte Teams im Kanal Vertragsverwaltung hinzufügen, ähnlich wie bei der Registerkarte Verträge. Auf der Registerkarte Für Auszahlung werden alle Verträge aufgelistet, die zur Zahlung übermittelt werden müssen. Sie können diese Lösung einfach erweitern, um diese Informationen stattdessen direkt in eine Finanzanwendung eines Drittanbieters (z. B. Dynamics CRM) zu schreiben.
Anfügen Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek an die Registerkarte "Verträge"
Nachdem Sie eine Registerkarte Verträge in Ihrem Vertragsverwaltungskanal erstellt haben, müssen Sie ihre SharePoint-Dokumentbibliothek an diese anfügen. Die SharePoint-Dokumentbibliothek, die Sie anfügen möchten, ist diejenige, in der Sie ihr unstrukturiertes Dokumentverarbeitungsmodell im vorherigen Abschnitt angewendet haben.
Nachdem Sie die SharePoint-Dokumentbibliothek angefügt haben, können Sie alle klassifizierten Verträge über eine Standardlistenansicht anzeigen.
Anpassen der Kachelansicht der Registerkarte "Verträge"
Hinweis
In diesem Abschnitt wird auf Codebeispiele verwiesen, die in der Datei ContractTileFormatting.json enthalten sind, die im Repository "Contracts Management Solution Assets" enthalten ist.
Mit Teams können Sie Ihre Verträge zwar in einer Kachelansicht anzeigen, aber Sie können sie anpassen, um die Vertragsdaten anzuzeigen, die Sie auf der Vertragskarte sichtbar machen möchten. Für die Registerkarte Verträge ist es beispielsweise wichtig, dass Mitglieder den Kunden, den Auftragnehmer und den Gebührenbetrag auf der Vertragskarte sehen. Alle diese Felder wurden aus jedem Vertrag über Ihr Syntex-Modell extrahiert, das auf Ihre Dokumentbibliothek angewendet wurde. Sie möchten auch in der Lage sein, die Kachelkopfzeile für jeden Status in unterschiedliche Farben zu ändern, damit Mitglieder leicht sehen können, wo sich der Vertrag im Genehmigungsprozess befindet. Beispielsweise verfügen alle genehmigten Verträge über eine blaue Kopfzeilenleiste.
Die benutzerdefinierte Kachelansicht, die Sie verwenden, erfordert, dass Sie Änderungen an der JSON-Datei vornehmen, die zum Formatieren der aktuellen Kachelansicht verwendet wird. Sie können auf die JSON-Datei verweisen, die zum Erstellen der Kartenansicht verwendet wird, indem Sie sich die Datei ContractTileFormatting.json ansehen. In den folgenden Abschnitten werden bestimmte Abschnitte des Codes für Features angezeigt, die in den Vertragskarten enthalten sind.
Wenn Sie den JSON-Code für Ihre Ansicht in Ihrem Teams-Kanal anzeigen oder ändern möchten, wählen Sie im Teams-Kanal das Dropdownmenü Ansicht aus, und wählen Sie dann Aktuelle Ansicht formatieren aus.
Kartengröße und -form
Sehen Sie sich in der Datei ContractTileFormatting.json den folgenden Abschnitt an, um den Code für die Formatierung der Größe und Form der Karte zu sehen.
{
"elmType": "div",
"style": {
"background-color": "#f5f5f5",
"padding": "5px",
"width": "180px"
},
"children": [
{
"elmType": "img",
"attributes": {
"src": "@thumbnail.large"
},
"style": {
"width": "185px",
"height": "248px"
}
}
Vertragsstatus
Mit dem folgenden Code können Sie den Status jeder Titelkarte definieren. Beachten Sie, dass für jeden Statuswert (Neu, In Review, Genehmigt und Abgelehnt) jeweils ein anderer Farbcode angezeigt wird. Sehen Sie sich in der Datei ContractTileFormatting.json den Abschnitt an, der den Status definiert.
{
"elmType": "div",
"children": [
{
"elmType": "div",
"style": {
"color": "white",
"background-color": "=if([$Status] == 'New', '#00b7c3', if([$Status] == 'In review', '#ffaa44', if([$Status] == 'Approved', '#0078d4', if([$Status] == 'Rejected', '#d13438', '#8378de'))))",
"padding": "5px 15px",
"height": "auto",
"text-transform": "uppercase",
"font-size": "12.5px"
},
"txtContent": "[$Status]"
}
Extrahierte Felder
Auf jeder Vertragskarte werden drei Felder angezeigt, die für jeden Vertrag extrahiert wurden (Kunde, Auftragnehmer und Gebührenbetrag). Darüber hinaus möchten Sie auch die Uhrzeit/das Datum anzeigen, zu der die Datei vom Syntex-Modell klassifiziert wurde, das zur Identifizierung verwendet wurde.
In der Datei ContractTileFormatting.json werden diese in den folgenden Abschnitten definiert.
Client
In diesem Abschnitt wird definiert, wie "Client" auf der Karte angezeigt wird, und verwendet den Wert für den jeweiligen Vertrag.
{
"elmType": "div",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px"
},
"txtContent": "Client"
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "16px",
"font-weight": "600"
},
"txtContent": "[$Client]"
},
Auftragnehmer
In diesem Abschnitt wird definiert, wie der "Auftragnehmer" auf der Karte angezeigt wird, und verwendet den Wert für den jeweiligen Vertrag.
{
"elmType": "div",
"txtContent": "Contractor",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px",
"margin-bottom": "2px"
}
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "14px"
},
"txtContent": "[$Contractor]"
},
Gebührenbetrag
In diesem Abschnitt wird definiert, wie der "Gebührenbetrag" auf der Karte angezeigt wird, und verwendet den Wert für den jeweiligen Vertrag.
{
"elmType": "div",
"txtContent": "Fee amount",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px",
"margin-bottom": "2px"
}
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "14px"
},
"txtContent": "[$FeeAmount]"
},
Klassifizierungsdatum
In diesem Abschnitt wird definiert, wie "Klassifizierung" auf der Karte angezeigt wird, und verwendet den Wert für den jeweiligen Vertrag.
{
"elmType": "div",
"txtContent": "Classified",
"style": {
"color": "#767676",
"font-size": "12px",
"margin-bottom": "2px"
}
},
{
"elmType": "div",
"style": {
"margin-bottom": "12px",
"font-size": "14px"
},
"txtContent": "[$PrimeLastClassified]"
}
Nächster Schritt
Schritt 3. Verwenden von Power Automate zum Erstellen des Flows zum Verarbeiten Ihrer Verträge