Erste Schritte zur Förderung der Einführung von Microsoft Syntex

Microsoft Syntex ist ein cloudbasierter Dienst, der künstliche Intelligenz (KI) anwendet, um die Inhaltsverarbeitung und Wissensextraktion zu automatisieren. Es hilft Ihnen, Ihre Inhalte in strukturierte Daten zu transformieren, die einfach durchsucht, analysiert und wiederverwendet werden können.

Microsoft Syntex bietet eine Reihe von Anwendungsfällen, um die Inhaltsverwaltung innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Hier sind einige Beispiele für die Anwendung:

• Automatisches Generieren von Routinedokumenten : Verwenden Sie Inhaltsassembly, um moderne Vorlagen für Dateien zu erstellen, die regelmäßig generiert werden müssen, z. B. Routinemäßige Wartungsberichte.

• Massengenerieren von Dokumenten : Verwenden Sie inhaltsassembly, um große Mengen ähnlicher Dokumente für instance Vertragsverlängerungen zu generieren.

• Behandeln eingehender Dokumente – Verwenden Sie Microsoft Syntex, um eingehende Geschäftsdokumente wie Versicherungsformulare, Geschäftsüberprüfungen und Mietverträge zu verwalten und zu verarbeiten.

• Einfachere Auffindbarkeit von Informationen – Verwenden Sie Microsoft Syntex, um die Auffindbarkeit und Nutzbarkeit von Geschäftsdokumenten und Mitarbeiterinformationen in Dokumentbibliotheken wie Richtlinien und Verfahren zu verbessern.

• Suchen von Inhaltsdetails – Zentralisieren, Organisieren und Abrufen von Inhalten mithilfe von Microsoft Syntex, um bestimmte Details wie Patentinformationen leichter zu ermitteln.

• Dokumentkonformität – Nutzen Sie Microsoft Syntex, um die Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsanforderungen für Ihre Geschäftsdokumente, einschließlich Ereignis- oder Konferenzdateien, zu erfüllen.

Identifizieren von Geschäftsszenarien

Um sich auf die Verwendung von Microsoft Syntex in Ihrem organization vorzubereiten, müssen Sie zunächst die Szenarien verstehen, in denen dies nützlich sein wird. Das "Warum" hilft zu bestimmen, welche Features am vorteilhaftesten sind, und wenn eine Dokumentverarbeitung erforderlich ist, welcher Modelltyp benötigt wird. Um ein Geschäftsergebnis zu erreichen, kann es hilfreich sein, mehrere Microsoft Syntex Features zu kombinieren. Verwenden Sie die Beispielszenarien und Anwendungsfälle, um Ideen zur Verwendung von Microsoft Syntex in Ihrem organization zu erhalten.

Inhalt ist das Lebenselixier der organization. Viele Geschäftseinheiten in Ihrem organization sind für die Verarbeitung von Daten verantwortlich und können dies heute mit einer Mischung aus manuellen oder halbautomatischen Prozessen tun, die mehrere Schritte umfassen. Die Verwendung von Microsoft Syntex Features kann Ihnen helfen, die Content Management-Methoden Ihrer organization zu verbessern, einschließlich:

• Stellen Sie erweiterte Such- und Filterfunktionen bereit, um die Auffindbarkeit und den Abruf von Suchvorgängen zu verbessern.

• Legen Sie die bedingte Formatierung fest, um Dokumente einfach anzuzeigen und zu filtern.

• Generieren Sie einen Power BI-Bericht mit nur einem Klick, indem Sie extrahierte Metadaten verwenden.

• Erstellen Sie Regeln in der Dokumentbibliothek oder in Geschäftsworkflows über Power Automate.

• Stellen Sie die Compliance durch die Anwendung von Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen sicher.

Betrachten Sie Ihre Inhalts lifecyle

Denken Sie an den typischen Inhaltslebenszyklus, in dem Inhalte erstellt und neu erstellt werden, bis hin zu Inhaltsverständnis und -verarbeitung sowie Inhaltsermittlung und -suche, gibt es viele Features in Microsoft Syntex, die Ihrem Unternehmen helfen können.

Erstellen und Wiederverwenden von Inhalten

Innerhalb des Lebenszyklus von Inhalten kann es Anwendungsfälle für die Automatisierung der Inhaltserstellung geben, insbesondere Inhalte, die transaktional oder standardisiert sind, und Inhaltsassemblys können hierfür nützlich sein. Inhaltsassemblys können automatisch standardmäßige, sich wiederholende Geschäftsdokumente wie Verträge, Arbeitsanweisungen, Serviceverträge, Zustimmungsschreiben, Verkaufsgespräche und Korrespondenz generieren.

Nachdem Sie sich wiederholende Dokumenttypen identifiziert haben, sollten Sie die Datenquelle identifizieren, die als Quelle für die Dokumente verwendet werden kann. Wenn Sie eine Liste oder Datenquelle zum Auffüllen der Dokumente haben, können Sie dies schneller, konsistenter und mit weniger Fehlern tun, indem Sie moderne Vorlagen erstellen und diese Vorlagen zum Generieren von Dokumenten verwenden. Um dieses Feature verwenden zu können, muss ein Azure-Abonnement innerhalb der Microsoft Syntex konfiguriert werden.

Zusammenarbeit an Inhalten

Die Anmerkungsfunktion in Microsoft Syntex wird zum Hinzufügen von Notizen und Kommentaren zu Inhalten in Dokumentbibliotheken verwendet – entweder für sich selbst oder für die Zusammenarbeit mit anderen. Die Anmerkungsfunktion kann verwendet werden, ohne die ursprünglichen Dateien zu ändern, sodass die ursprünglichen Datensätze beibehalten werden.

Anmerkungstools enthalten derzeit Stift und Textmarker, wobei Farben zusammen mit einem Radierer zum Entfernen von Freihandstrichen und vorherigen Anmerkungen ausgewählt werden können. Nachdem Sie ein Azure-Abonnement in Ihrem Mandanten für Microsoft Syntex konfiguriert haben, wird dieses Feature für Ihre Benutzer aktiviert. Möglicherweise sollten Sie erwägen, Endbenutzern Details über das Feature bereitzustellen, insbesondere für Geschäftsgruppen, die Dokumente stark mit Markup oder Anmerkungen versehen können.

Inhaltsverständnis und -verarbeitung

Die Verwendung von Microsoft Syntex zum Automatisieren der Klassifizierung und Datenextraktion aus dem Inhalt mithilfe der Dokumentverarbeitung und der Taxonomietagging- oder Bildtagging-Features kann Zeit und Geld sparen und gleichzeitig das Risiko von Tippfehlern oder fehlenden Informationen minimieren.

Microsoft Syntex können verschiedene Arten von Aufgaben in Ihren Inhalten ausführen, einschließlich Klassifizierung, Extraktion und Schlüsselwörtern. In der folgenden Tabelle sind diese Aufgaben und zugehörigen Features aufgeführt.

Aufgabe	Description	Microsoft Syntex-Funktion
Klassifizierung	Gibt den Inhaltstyp an, den die Datei darstellt (z. B. ein Bericht, eine Rechnung oder ein Formular).	Unstrukturierte Dokumentverarbeitung
Extraktion	Identifiziert Informationen basierend auf einer Entität aus einem Dokument.	Strukturierte Dokumentverarbeitung Freihandform-Dokumentverarbeitung Vordefinierte Dokumentverarbeitung Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung)
Stichwortmarkierung	Schlägt Informationen basierend auf einer Eigenschaft oder Entscheidung über ein Dokument mithilfe von Schlüsselwörtern vor	Taxonomietagging Bildmarkierung

Inhaltscompliance

Die Dokumentverarbeitungsmodelle können auch verwendet werden, um Konformität hinzuzufügen, indem sie Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsbezeichnungen auf Inhalte anwenden, die Dokumentbibliotheken mit mit ihnen konfigurierten Modellen hinzugefügt wurden.

Sobald der Inhaltstyp und die Metadaten in einer Dokumentbibliothek verfügbar sind, können Geschäftsbenutzer viele Aktionen für die Daten ausführen, darunter das Erstellen neuer Ansichten für den Inhalt, das Erstellen von Berichten, das Verschieben von Inhalten basierend auf bestimmten Informationen, die mithilfe von Regeln vorhanden sind, und das Erstellen von Geschäftsprozessworkflows für Genehmigungen, das Hinzufügen von Daten zu anderen Systemen, das Generieren von Arbeitsaufträgen und viele andere Aufgaben, die möglicherweise manuell ausgeführt wurden.

Auffindbarkeit von Inhalten

Die Verwendung von Dokumentverarbeitungsfeatures in Microsoft Syntex kann die Sucherfahrung verbessern, da alle aus Inhalten extrahierten Metadaten jetzt durchsuchbar sind. Mit der Inhaltsabfragefunktion können Sie bestimmte metadatenbasierte Abfragen für SharePoint-Dokumentbibliotheken ausführen. Sie können schnellere und präzisere Abfragen basierend auf bestimmten Metadatenspaltenwerten durchführen, anstatt nur nach Schlüsselwörtern zu suchen.

Zusätzlich zum Klassifizieren und Extrahieren von Daten aus Inhalten, die einer SharePoint-Bibliothek hinzugefügt wurden, enthält Ihr organization möglicherweise Inhalte, die derzeit in Bildern gesperrt sind, die schwierig zu finden sind. Mit dem OCR-Dienst (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) in Microsoft Syntex können Sie gedruckten oder handschriftlichen Text aus Bildern und Dokumenten extrahieren. Beispiele für Bilder sind Poster, Zeichnungen und Produktetiketten. Beispiele für Dokumente sind Artikel, Berichte, Formulare und Rechnungen. Der Text wird in der Regel als Wörter, Textzeilen und Absätze oder Textblöcke extrahiert, wodurch der Zugriff auf die digitale Version des gescannten Texts ermöglicht wird. Die extrahierten Informationen werden in der Suche indiziert und können für Compliancefeatures wie Data Loss Prevention (DLP) verfügbar gemacht werden.

Planen der ersten Schritte

Wenn Sie mit Microsoft Syntex beginnen, sollten Sie den aktuellen Zustand und die Anforderungen der organization in Bezug auf Inhaltsverwaltung, Verarbeitung und Analyse bewerten. Es kann hilfreich sein, bestimmte wichtige Inhaltsrepositorys zu identifizieren, die von Gruppen in Ihrem organization verwendet werden, und mit diesen Teams ihre aktuellen Geschäftsprozesse und Szenarien zu besprechen. Gibt es Fälle, in denen inhalte derzeit manuell verwaltet werden, die automatisiert werden können? Dies können Fälle sein, in denen sie die Aufnahme von Standardformularen oder Dokumenten wie Personaldokumenten oder Bestellungen zur Verarbeitung verarbeiten oder wenn sie wiederholte Inhalte im großen Stil generieren, z. B. Angebotsschreiben oder Vorschläge. Oder Bereiche, in denen sie ihre Anmerkungen per Stift und Papier oder einer Drittanbieteranwendung ausführen, in denen Sie dies jetzt in Ihrer vorhandenen SharePoint-Umgebung tun können.

Wenn Sie darüber nachdenken, welche Geschäftsszenarien sie in Betracht ziehen sollten, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Löst es ein echtes Problem?
• Wird es weit verbreitet sein oder weitreichende Auswirkungen haben?
• Ist es erhältlich?
• Können Sie den Erfolg messen?

Die Microsoft Syntex-Befehle im Microsoft 365-Bewertungstool können auch dabei helfen, potenzielle Bereiche Ihrer SharePoint-Umgebung zu identifizieren, die von Microsoft Syntex Features profitieren könnten.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, sollten Sie sich die in Ihrem Mandanten verfügbaren Microsoft Syntex-Websitevorlagen ansehen, nachdem Sie Microsoft Syntex eingerichtet und Ihr Azure-Abonnement konfiguriert haben. Diese Vorlagen sind auf allen Teamwebsites verfügbar und vorkonfiguriert, bereit für die Bereitstellung und anpassbar. Verwenden Sie diese Vorlagen, um eine professionelle Website zu starten, um die status von Geschäftsdokumenten in Ihrem organization mithilfe mehrerer Microsoft Syntex-Features zu verwalten, zu verarbeiten und nachzuverfolgen. Diese Websites können Ihnen helfen, Features für Geschäftsteams zu demonstrieren und die Entwicklung von Szenarien für Ihre organization zu starten, indem sie veranschaulichen, wie die Features einen Mehrwert für Geschäftsbereiche wie Vertragsverwaltung und Buchhaltung bieten können.

Identifizieren von Rollen und Zuständigkeiten

Wenn Sie bestimmen, wer in Ihrem organization an Ihren Microsoft Syntex Projekten beteiligt sein muss, hilft es, die erforderlichen Features zu ermitteln. Je nachdem, welche Features Sie verwenden möchten, können die Rollen in der folgenden Tabelle beteiligt sein.

Wenn Sie sich beispielsweise auf die Dokumentverarbeitung konzentrieren, ist die SharePoint-Administratorrolle der Schlüssel zum Erstellen und Verwalten von Inhaltscentern, die zum Verwalten von Modellen im großen Stil erforderlich sind. Wenn Sie sich auf Features wie OCR und Compliance konzentrieren, wird der Purview-Complianceadministrator benötigt. Wenn Taxonomietagging verfolgt wird, ist es wichtig, dass Sie die Verwaltung Ihres Terminologiespeichers verstehen oder bestimmen, ob Sie ein Inhaltscenter verwenden.

Administrator	Anforderung	Responsibilities
Azure-Abonnementadministrator	Microsoft Entra Rolle	Konfigurieren von Azure-Abonnementeinstellungen, Überprüfen der Microsoft-Kostenverwaltung in Azure-Daten
Purview-Complianceadministrator	Microsoft Entra Rolle	Planen von Konformitätseinstellungen, z. B. Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien und OCR-Einstellungen
SharePoint-Administrator	Microsoft Entra Rolle	Erfassen von Geschäftsanwendungsfällen, Bestimmen, ob Features für alle Websites oder für ausgewählte Websites aktiviert werden Verwalten von Inhaltscentern und Berechtigungen Einrichten bewährter Methoden und Überprüfen von Modellanalysen
Power Platform-Administrator	Microsoft Entra Rolle	Konfigurieren der Dataverse-Umgebung (falls erforderlich) für Freihandform- und strukturierte Modelle
SharePoint Term Store-Administrator	Konfiguriert vom SharePoint-Administrator im SharePoint Admin Center	Verwalten von Enterprise-Ausdruckssätzen, Bestimmen, ob Endbenutzer bestimmte Ausdruckssätze ändern können
Microsoft Syntex Geschäftsbenutzers (Verwalten von Modellen, Verwenden der Inhaltsassembly)	Berechtigungen, die auf Websiteebene oder in Inhaltscentern verwaltet werden Berechtigungen zum Bearbeiten von Inhalten eingeben SharePoint-Berechtigungen zum Verwalten von Listen, in denen Sie Modelle veröffentlichen oder Inhaltsassemblyfeatures verwenden möchten	Sammeln von Geschäftsanwendungsfällen Erstellen, Trainieren und Anwenden von Modellen

Überlegungen zur Einrichtung und Konfiguration

Bei der Planung einer Bereitstellung von Microsoft Syntex müssen Sie bestimmen, welche Features Sie aktivieren, und planen Sie die Kosten mithilfe des Microsoft Syntex Kostenrechners, um die Kosten für Microsoft Syntex vorherzusagen, insbesondere bei der Einführung von Diensten mit nutzungsbasierter Bezahlung. Dieses Tool bietet Ihnen ein besseres Verständnis der Nutzungsmuster Ihrer organization und der geschätzten Kosten, damit Sie fundiertere Entscheidungen treffen können. Es ist auch in Verbindung mit dem Microsoft 365 Assessment-Tool hilfreich, das Ihre Informationsarchitektur analysiert und Bibliotheken mit Kundeninhaltstypen und erweiterten Spalten hervor hebt, die von syntex-gestützter Automatisierung profitieren können.

Bereitschaftsprüfliste

Um sich auf die Implementierung von Microsoft Syntex vorzubereiten, müssen Sie Folgendes ausführen:

1. Planen des Endzustands

   • Planen Sie die Nutzung des Werts von Microsoft Syntex Features in Bereichen wie den folgenden:
     • Suchen
     • Filtern und Anzeigen von Formatierungen
     • Compliance
     • Automatisierung

2. Identifizieren

   • Grundlegendes zur verwendung vorhandener Informationsarchitektur und Inhaltsverwaltungsfeatures.
   • Sind vorhandene Inhaltstypen gute Kandidaten für Modelle?
   • Welche vorhandenen Prozesse würden durch Metadaten verbessert?
   • Wie viele Inhalte verarbeiten Sie?

3. Entwerfen

   • Entwerfen Sie Ihren Ansatz für Informationsarchitektur, verwaltete Metadaten und Inhaltstypen.
   • Entwerfen Sie den Prozess für Definition, Erstellung und Verwaltung.