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Erstellen eines freigegebenen Postfachs

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Hinweis

Wenn Ihre Organisation eine Exchange-Hybridumgebung verwendet, sollten Sie das lokale Exchange Admin Center zum Erstellen und Verwalten von freigegebenen Postfächern verwenden. Siehe Erstellen freigegebener Postfächer im Exchange Admin Center

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie ein freigegebenes Postfach oder eine Microsoft 365-Gruppe für Outlook erstellen sollten, finden Sie Informationen dazu unter Vergleichen von Gruppen. Es nicht möglich, ein freigegebenes Postfach zu einer Microsoft 365-Gruppe zu migrieren.

Erstellen Sie freigegebene Postfächer, damit eine Gruppe von Personen E-Mails von einer gängigen E-Mail-Adresse wie info@contoso.comüberwachen und senden kann. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer enthalten einen freigegebenen Kalender. Ihr Team kann den freigegebenen Kalender als Ort verwenden, an dem alle ihre Termine eingeben können. Wenn Sie beispielsweise drei Personen haben, die Kundenbesuche durchführen, können alle den freigegebenen Kalender verwenden, um die Informationen zum Kundenbesuch einzugeben.

Lesen Sie vor dem Erstellen eines freigegebenen Postfachs unbedingt Informationen zu freigegebenen Postfächern.

Tipp

Wenn Sie Hilfe bei den Schritten in diesem Thema benötigen, erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem Microsoft-Spezialisten für Kleinunternehmen. Mit Business Assist erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter rund um die Uhr Zugriff auf Spezialisten für Kleinunternehmen, während Sie Ihr Unternehmen ankurbeln, vom Onboarding bis zur täglichen Nutzung.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs und Hinzufügen von Mitgliedern

  1. Melden Sie sich mit einem Benutzer mit der Exchange-Administratorrolle an. Wenn die Meldung „Sie haben keine Berechtigung für den Zugriff auf diese Seite oder die Ausführung dieser Aktion“ angezeigt wird, sind Sie kein Administrator.
  1. Navigieren Sie im Admin Center zur Seite Teams & Gruppen>Shared mailboxes (Freigegebene Postfächer). Wählen Sie im linken Navigationsbereich Alle anzeigen aus, wenn Teams & Gruppen nicht angezeigt wird.
  1. Navigieren Sie im Admin Center zur Seite Teams & Gruppen>Shared mailboxes (Freigegebene Postfächer).

  1. Wählen Sie auf der Seite Freigegebene Postfächer die Option + Freigegebenes Postfach hinzufügen aus. Geben Sie einen Namen für das freigegebene Postfach ein. Dies wählt die E-Mail-Adresse aus, aber Sie können sie bei Bedarf bearbeiten.

  2. Wählen Sie Änderungen speichern aus. Es kann ein paar Minuten dauern, bevor Sie Mitglieder hinzufügen können.

  3. Wählen Sie unter Nächste Schritte die Option Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen aus. Mitglieder sind die Personen, denen ermöglich wird, die eingehenden E-Mails für dieses freigegebene Postfach und die ausgehenden Antworten anzuzeigen.

  4. Wählen Sie die Schaltfläche Mitglieder hinzufügen aus. Wählen Sie die Personen aus, für die Sie dieses freigegebene Postfach verwenden möchten, und wählen Sie dann Hinzufügen aus. und schließen Sie dann.

Sie haben ein freigegebenes Postfach, das einen freigegebenen Kalender enthält. Fahren Sie jetzt mit dem nächsten Schritt fort: Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto.

Welche Berechtigungen sollten Sie verwenden?

Sie können die folgenden Berechtigungen mit einem freigegebenen Postfach verwenden:

  • Vollzugriff: Die Berechtigung „Vollzugriff“ ermöglicht es einem Benutzer, das freigegebene Postfach zu öffnen und als Besitzer dieses Postfachs zu agieren. Nach dem Zugriff auf das freigegebene Postfach kann ein Benutzer Kalenderelemente erstellen, E-Mails lesen, anzeigen, löschen und ändern sowie Tasks und Kalenderkontakte erstellen. Ein Benutzer mit der Berechtigung "Vollzugriff" kann jedoch keine E-Mails über das freigegebene Postfach senden, außer er hat auch die Berechtigung "Senden als" oder "Senden im Auftrag von".

  • Senden als: Die Berechtigung „Senden als“ ermöglicht es einem Benutzer, die Identität des freigegebenen Postfachs beim Senden einer E-Mail zu wechseln. Wenn Katerina sich beispielsweise beim freigegebenen Postfach „Marketingabteilung“ anmeldet und eine E-Mail sendet, sieht es so aus, als wäre die Nachricht von der Marketingabteilung gesendet worden.

  • Senden im Auftrag von: Die Berechtigung „Senden im Auftrag von“ ermöglicht es einem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden. Beispiel: John meldet sich beim freigegebenen Postfach des Empfangs in Gebäude 32 an und sendet eine E-Mail. Dem Empfänger wird angezeigt, dass John sie im Auftrag des Empfangs in Gebäude 32 gesendet hat. Sie können „Senden im Auftrag von“-Berechtigungen nicht über das EAC erteilen, sondern müssen das Cmdlet Set-Mailbox mit dem Parameter GrantSendonBehalf verwenden.

Hinweis

Die Berechtigungen Senden als und Senden im Auftrag von funktionieren im Outlook-Desktopclient nicht mit dem HiddenFromAddressListsEnabled-Parameter für das Postfach, das auf TRUEfestgelegt ist, da das Postfach in Outlook über die globale Adressliste sichtbar sein muss.

Verwenden des EAC zum Bearbeiten der Stellvertretung für das freigegebene Postfach

  1. Wechseln Sie im Exchange Admin Center zu Empfänger>Postfächer. Wählen Sie das freigegebene Postfach und dann Das Symbol Bearbeiten aus.

  2. Wählen Sie unter Postfachberechtigungen die Option Verwalten der Postfachstellvertretung aus.

  3. Wählen Sie zum Erteilen oder Entfernen der Berechtigungen Vollzugriff und Senden als die Option Symbol hinzufügen oder EntfernenEntfernen Symbol aus, und wählen Sie dann die Benutzer aus, für die Sie Berechtigungen erteilen möchten.

    Hinweis

    Die Vollzugriff-Berechtigung ermöglicht es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen und Elemente darin zu erstellen oder zu ändern. Die "Senden als"-Berechtigung ermöglicht es Benutzern, bei denen es sich nicht um den Postfachbesitzer handelt, E-Mails von dem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für erfolgreiche freigegebene Postfächer erforderlich.

  4. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto

Zu jedem freigegebenen Postfach gehört ein entsprechendes Benutzerkonto. Haben Sie festgestellt, dass Sie beim Erstellen des freigegebenen Postfachs nicht zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert wurden? Das Konto verfügt über ein Kennwort, das jedoch vom System generiert wurde (unbekannt). Sie sollten sich nicht mit dem Konto beim freigegebenen Postfach anmelden.

Doch was passiert, wenn ein Administrator einfach das Kennwort für das freigegebene Postfachbenutzerkonto zurücksetzt? Oder was passiert, wenn ein Angreifer Zugriff auf die Anmeldeinformationen des freigegebenen Postfachkontos erhält? Dies würde dem Benutzerkonto ermöglichen, sich beim freigegebenen Postfach anzumelden und eine E-Mail zu senden. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Anmeldung für das Konto blockieren, das dem freigegebenen Postfach zugeordnet ist.

  1. Wechseln Sie im Admin Center zu der Seite Benutzer>Aktive Benutzer.
  1. Wechseln Sie im Admin Center zu der Seite Benutzer>Aktive Benutzer.

  1. Suchen Sie in der Liste der Benutzerkonten nach dem Konto für das freigegebene Postfach (ändern Sie beispielsweise den Filter in Nicht lizenzierte Benutzer).

  2. Wählen Sie den Benutzer aus, um den Eigenschaftenbereich zu öffnen, und wählen Sie dann Anmeldung blockieren aus.

    Hinweis

    Wenn das Konto bereits blockiert ist, wird am oberen Rand Anmeldung blockiert angezeigt und das Symbol zeigt Entsperren des Benutzers.

  3. Wählen Sie auf der Seite Anmeldung blockieren die Option Benutzeranmeldung blockieren und dann Änderungen speichern aus.

Anweisungen zum Blockieren der Anmeldung für Konten mit Microsoft Graph PowerShell (einschließlich vieler Gleichzeitiger Konten) finden Sie unter Blockieren von Microsoft 365-Benutzerkonten mit PowerShell.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs in Outlook

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die automatische Zuordnung aktiviert haben (wie es die meisten Benutzer standardmäßig tun), wird das freigegebene Postfach in der Outlook-App ihrer Benutzer automatisch angezeigt, nachdem sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben.

Die automatische Zuordnung wird für das Postfach des Benutzers und nicht für das freigegebene Postfach festgelegt. Dies bedeutet: Wenn Sie über eine Sicherheitsgruppe zu verwalten versuchen, wer auf das freigegebene Postfach zugreifen darf, funktioniert die automatische Zuordnung nicht. Deshalb müssen Sie zur Nutzung der automatischen Zuordnung Berechtigungen explizit zuweisen. Die automatische Zuordnung ist standardmäßig aktiviert. Informationen zum Deaktivieren dieser Option finden Sie unter Entfernen der automatischen Zuordnung für ein freigegebenes Postfach.

Weitere Informationen zu in Outlook freigegebenen Postfächern finden Sie unter:

Verwenden eines geteilten Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Sie können auf ein geteiltes Postfach auf einem mobilen Gerät auf zweierlei Arten zuzugreifen:

Hinweis

Das freigegebene Postfach kann nur zur Outlook für iOS-App oder zur mobilen Outlook für Android-App hinzugefügt werden.

Verwenden des geteilten Kalenders

Beim Erstellen des freigegebenen Postfachs haben Sie automatisch einen freigegebenen Kalender erstellt. Wir verwenden bevorzugt den freigegebenen Kalender des Postfachs statt eines SharePoint-Kalenders zum Nachverfolgen von Terminen und des Aufenthaltsorts von Personen. Ein freigegebener Kalender ist in Outlook integriert und ist viel einfacher zu verwenden als ein SharePoint-Kalender.

  1. Wechseln Sie in der Outlook-App zur Kalenderansicht und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

  2. Wenn Sie Besprechungen oder Termine eingeben, kann jeder, der Mitglied des freigegebenen Postfachs ist, diese sehen.

  3. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Entfernen einer Lizenz aus einem freigegebenen Postfach

Freigegebene Postfächer erfordern in der Regel keine Lizenz. Befolgen Sie diese Anweisungen, um eine Lizenz aus einem freigegebenen Postfach zu entfernen, sodass Sie sie entweder einem Benutzer zuweisen oder die Lizenz zurückgeben können, damit Sie nicht für eine Lizenz bezahlen, die Sie nicht benötigen.

Hinweis

In den folgenden Szenarien ist eine Exchange Online Plan 2-Lizenz erforderlich:

  • Das freigegebene Postfach verfügt über mehr als 50 GB Speicherplatz.
  • Das freigegebene Postfach verwendet die direkte Archivierung.
  • Das freigegebene Postfach befindet sich im Beweissicherungsverfahren.

Eine schritt-für-Schritt-Anleitung zum Zuweisen von Lizenzen finden Sie unter Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern.

Entfernen der Lizenz

  1. Wechseln Sie im Admin Center zu der Seite Benutzer>Aktive Benutzer.

    Hinweis

    Sie müssen die Lizenz von der Seite Aktive Benutzer entfernen. Sie können die Lizenz nicht von der Seite Freigegebenes Postfach entfernen, da Lizenzen Benutzereinstellungen sind.

  1. Wechseln Sie im Admin Center zu der Seite Benutzer>Aktive Benutzer.

    Hinweis

    Sie müssen die Lizenz von der Seite Aktive Benutzer entfernen. Sie können die Lizenz nicht von der Seite Freigegebenes Postfach entfernen, da Lizenzen Benutzereinstellungen sind.

  1. Wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

  2. Erweitern Sie auf der Registerkarte Lizenzen und Appsdie Option Lizenzen , und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Lizenz, die Sie entfernen möchten.

  3. Wählen Sie Änderungen speichern aus.

  4. Wenn Sie zur Seite Aktive Benutzer zurückkehren, ist die status des freigegebenen Postfachs nicht lizenziert.

  5. Sie bezahlen weiterhin für die Lizenz. Um die Bezahlung zu beenden, entfernen Sie die Lizenz aus Ihrem Abonnement.

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