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Einrichten von Microsoft 365 Copilot – Administratorhandbuch

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    ✅ Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das große Sprachmodelle (LLMs) verwendet. Es lässt sich in Ihre Daten, in Microsoft Graph und in Microsoft 365 Apps integrieren.

Es funktioniert zusammen mit beliebten Microsoft 365 Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und mehr. Copilot bietet intelligente Echtzeitunterstützung, mit der Benutzer ihre Kreativität, Produktivität und Fähigkeiten verbessern können.

Dieser Artikel enthält Anleitungen für Administratoren bei der Vorbereitung ihrer organization für Microsoft 365 Copilot. Es umfasst grundlegende Implementierungs- und Bereitschaftsaktivitäten, Lizenzierung und Schritte zur Gewährleistung einer sicheren und konformen Bereitstellung.

Voraussetzungen

Bereitschaftsaktivitäten

Um einen reibungslosen Übergang zu Microsoft 365 Copilot zu gewährleisten, sollten Administratoren die folgenden Bereitschaftsaktivitäten durchführen:

  • Einrichten einer Testumgebung Richten Sie eine Testumgebung mit den erforderlichen Lizenzen ein, um Konfigurationen und Testszenarien zu überprüfen.
  • Durchführen von Pilotversuchen Führen Sie Pilottests mit einer ausgewählten Gruppe von Benutzern durch, um Probleme zu identifizieren und Feedback zu sammeln.
  • Entwickeln eines Kommunikationsplans Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um Benutzer über die bevorstehenden Änderungen zu informieren und ihnen die erforderlichen Ressourcen und Unterstützung zur Verfügung zu stellen.
  • Überprüfen von Richtlinien für bedingten Zugriff Stellen Sie sicher, dass Richtlinien für bedingten Zugriff ordnungsgemäß konfiguriert sind. Microsoft 365 Copilot unterstützt Richtlinien für bedingten Zugriff auf Mandantenebene in SharePoint Online. Weitere Informationen finden Sie unter Bedingter Zugriff.
  • Überprüfen von SharePoint-Such- und Erweiterten Verwaltungsrichtlinien Verwenden Sie SharePoint Advanced Management (SAM), um den Zugriff auf Inhalte zu steuern, die Übermäßige Freigabe zu verhindern und den Inhaltslebenszyklus zu verwalten. Ausführliche Schritte finden Sie unter Vorbereiten auf Microsoft 365 Copilot mit SharePoint Advanced Management (SAM). Erwägen Sie darüber hinaus die Implementierung einer eingeschränkten SharePoint-Suche, um die Auffindbarkeit vertraulicher Inhalte zu beschränken. Weitere Informationen finden Sie unter Beheben interner Überteilungsbedenken in Microsoft 365 Copilot Bereitstellungsblaupause.
  • Sicherstellen der Netzwerkkonformität Überprüfen Sie, und stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerk die Anforderungen für Microsoft 365 Copilot-Dienste erfüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365 Copilot Netzwerkanforderungen.

Sicherheitsmaßnahmen

Um eine sichere und konforme Umgebung für Microsoft 365 Copilot sicherzustellen, ist es von entscheidender Bedeutung, robuste Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren. Einige wichtige Komponenten sind die mehrstufige Authentifizierung (Multi-Factor Authentication, MFA), die Überwachungsprotokollierung und das Einschränken vertraulicher Informationen. Diese Maßnahmen tragen zum Schutz vor nicht autorisiertem Zugriff bei und bieten Einblick in Benutzer- und Administratoraktivitäten.

Mehrstufige Authentifizierung (Multi-Factor Authentication, MFA)

Die mehrstufige Authentifizierung (Multi-Factor Authentication, MFA) ist eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, bei der Benutzer mindestens zwei Überprüfungsfaktoren angeben müssen, um Zugriff auf eine Ressource wie eine Anwendung oder ein Onlinekonto zu erhalten. Die Implementierung von MFA trägt zum Schutz vor nicht autorisiertem Zugriff bei und erhöht die Sicherheit der Daten Ihrer organization. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Entra mehrstufige Authentifizierung.

Schritte zum Implementieren von MFA

Überwachungsprotokollierung

Die Überwachungsprotokollierung ist für die Nachverfolgung und Überwachung von Aktivitäten in Ihrer Microsoft 365-Umgebung unerlässlich. Es hilft Administratoren, potenzielle Sicherheitsvorfälle zu erkennen und darauf zu reagieren, und stellt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicher. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Überwachungsprotokollierung und Überwachung.

Schritte zum Implementieren der Überwachungsprotokollierung

  • Aktivieren der einheitlichen Überwachungsprotokollierung Aktivieren Sie die einheitliche Überwachungsprotokollierung im Microsoft Purview-Complianceportal, um alle Benutzer- und Administratoraktivitäten zu erfassen.
  • Konfigurieren der Aufbewahrung von Überwachungsprotokollen Richten Sie Aufbewahrungsrichtlinien ein, um sicherzustellen, dass Überwachungsprotokolle basierend auf den Complianceanforderungen Ihrer organization für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden.
  • Überwachen und Überprüfen von Protokollen Überwachen und überprüfen Sie überwachungsprotokolle regelmäßig, um verdächtige Aktivitäten oder potenzielle Sicherheitsbedrohungen zu identifizieren.

Einschränken vertraulicher Informationen von Copilot

Um vertrauliche Informationen während der Bereitstellung und Verwendung von Microsoft 365 Copilot zu schützen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Risiken für die Überteilung zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, die Datensicherheit und Compliance innerhalb Ihrer organization zu gewährleisten:

  • Identifizieren der beliebtesten Websites und Bewerten der übermäßigen Freigabe Exportieren Sie die 100 am häufigsten verwendeten Websites aus dem SharePoint Admin Center, und führen Sie den SharePoint Advanced Management (SAM)-Berechtigungsstatusbericht aus. Weitere Informationen finden Sie unter Standardmäßiges Schützen mit Microsoft Purview und Schutz vor Überteilung.
  • Gewähren von Copilot-Zugriff auf beliebte Websites mit geringem Risiko Stellen Sie einen Querverweis auf die Berichtsergebnisse von SAM und der Microsoft Purview Data Security Posture Management (DSPM) Oversharing-Statusbewertung mit den 100 am häufigsten verwendeten Websites her.
  • Aktivieren der proaktiven Überwachung und des Schutzes Deaktivieren Sie "Jeder außer externen Benutzern" (EEEU) auf Mandantenebene, und aktivieren Sie Purview Audit, um copilot-Interaktionsaktivitäten zu überwachen. Weitere Informationen finden Sie unter Schützen Ihrer vertraulichen Daten mit Microsoft Purview.
  • Implementieren von Zugriffssteuerungen und Bezeichnungen Initiieren Sie die SAM-Zugriffsüberprüfung für alle Websites, die übermäßig freigegeben sind, und wenden Sie die eingeschränkte SAM-Zugriffssteuerung auf unternehmenskritische Websites an. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten auf Microsoft 365 Copilot mit SharePoint Advanced Management (SAM).

Ausführliche Schritte finden Sie unter Behandeln interner Überteilungsbedenken in Microsoft 365 Copilot Bereitstellungsblaupause.

Erste Schritte und Bereitstellung

Schritt 1: Überprüfen des App-Datenschutzes

✅ Überprüfen der Datenschutzeinstellungen Für Ihre Microsoft 365-Apps

Die Datenschutzeinstellungen in Ihren Microsoft 365-Apps können sich auf die Verfügbarkeit von Microsoft 365 Copilot Features auswirken. Um sicherzustellen, dass Benutzer auf Copilot-Features zugreifen können, überprüfen Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihren Microsoft 365-Apps.

Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365 Copilot und Datenschutzkontrollen für verbundene Umgebungen.

Schritt 2: Auswerten der Datengovernancereife und der Datensicherheitskontrollen

✅ Verwenden der Microsoft 365 Copilot-Optimierungsbewertung

Vor der Bereitstellung Microsoft 365 Copilot ist es wichtig, die Datengovernancereife und die Datensicherheitskontrollen Ihres organization zu bewerten. Dies kann erreicht werden, indem Sie die Microsoft 365 Copilot Optimierungsbewertung abschließen. Bestimmen Sie basierend auf den Ergebnissen der Bewertung Ihren Weiteren Weg, um sicherzustellen, dass Ihr organization für die Copilot-Bereitstellung bereit ist.

Schritt 3: Aktualisieren von Kanälen

✅ Verwenden des aktuellen Kanals oder monatlichen Enterprise-Kanals zum Aktualisieren von Apps

Microsoft 365 Copilot folgt der Microsoft 365 Apps Standardmethode für Bereitstellung und Updates. Es ist in allen Updatekanälen mit Ausnahme von Semi-Annual Enterprise Channel verfügbar.

Ihre Optionen:

  • Zu den Produktionskanälen gehören aktueller Kanal und monatlicher Enterprise-Kanal.

    • Der aktuelle Kanal bietet Ihren Benutzern die neuesten Microsoft 365-App-Features, sobald sie bereit sind. Es bietet die beste Erfahrung für ein schnelllebiges Produkt wie Copilot.

    • Monatlicher Enterprise-Kanal bietet mehr Vorhersagbarkeit, wann diese neuen Microsoft 365-App-Features jeden Monat veröffentlicht werden. Dies ist eine gute Option für Organisationen, die die neuen Features überprüfen möchten, bevor sie im aktuellen Kanal veröffentlicht werden.

  • Zu den Vorschaukanälen gehören Aktueller Kanal (Vorschau) und Betakanal.

    Vorschaukanäle sind eine hervorragende Option, um das Produkt zu überprüfen, bevor es für den Rest der Organisation eingeführt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Updatekanäle und Microsoft 365 Insider-Kanäle.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kanäle für Benutzergeräte zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern des Updatekanals von Microsoft 365 zum Aktivieren von Copilot.

Schritt 4: Bereitstellen Microsoft 365 Copilot Lizenzen

✅ Zuweisen von Copilot-Lizenzen mithilfe des Microsoft 365 Admin Center

Der nächste Schritt besteht darin, Lizenzen zuzuweisen, damit Benutzer mit der Verwendung von Copilot beginnen können. Sie können Microsoft 365 Copilot Lizenzen im Microsoft 365 Admin Center verwalten. Sie können einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zuweisen und lizenzen auch anderen Benutzern neu zuweisen.

Wenn Lizenzen zugewiesen werden, wird Copilot in den Microsoft 365-Apps wie Word und Excel angezeigt. Um Copilot verwenden zu können, melden sich Benutzer mit ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bei der App an, und die Datei muss bearbeitbar (nicht schreibgeschützt) sein.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Schritt 5: Konfigurieren von Einstellungen für Copilot

✅ Konfigurieren weiterer Copilot-Features

Im Microsoft 365 Admin Center>Copilot gibt es weitere Copilot-Features, von denen Administratoren und Einstellungen profitieren, die Sie konfigurieren können und von denen Ihre organization profitieren.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Anzeigen der status der Copilot-Lizenzzuweisungen
  • Greifen Sie auf die neuesten Informationen zu Copilot zu
  • Verwalten von Datensicherheits- und Compliancekontrollen
  • Übermitteln von Feedback im Namen von Benutzern
  • Konfigurieren von Plug-Ins und Berechtigungen
  • Aktivieren der Verwendung von Webdaten als Erdungsdaten in Copilot

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Microsoft 365 Copilot Einstellungen.

Schritt 6: Bereitstellen für einige Benutzer und Messen der Einführung

Wenn Sie bereit sind, Ihren Benutzern Copilot-Lizenzen zuzuweisen, gibt es drei Phasen, die Sie befolgen können:

  1. Pilot: Weisen Sie einer kleinen Gruppe von Benutzern Lizenzen zu, um die Bereitstellung zu testen und Feedback zu sammeln.
  2. Bereitstellen: Weisen Sie Lizenzen einer größeren Gruppe von Benutzern zu.
  3. Betrieb: Überwachen Sie die Nutzung und Einführung, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Weitere Informationen zu diesen Phasen und möglichen Aktionen, die Sie in jeder Phase ausführen können, finden Sie in der Microsoft-Bereitstellungsblaupause zum Beheben der Überteilung in Microsoft 365 Copilot.

Pilotprojekt

✅ Erstellen einer Gruppe von Early Adopters

Es gibt viele Verwendungsmöglichkeiten von Microsoft 365 Copilot in den verschiedenen Microsoft 365-Produktivitäts-Apps. Und es gibt Möglichkeiten für Benutzer, auf unterschiedliche Weise einen Wert zu finden.

Erstellen Sie eine Gruppe von Early Adopters, um die Einführung zu fördern. Diese Gruppe kann Ihnen helfen zu verstehen, wie Benutzer Copilot verwenden und wie es für sie wertvoll ist.

  1. Identifizieren Sie Benutzer in verschiedenen Geschäftsgruppen in Ihrer Organisation, idealerweise mit einer hohen Nutzung vorhandener Microsoft 365-Features. Sie können diese Benutzer identifizieren, indem Sie die Nutzungsmetriken im Microsoft 365 Admin Center überprüfen.

  2. Weisen Sie diese Benutzer Microsoft 365 Copilot Lizenzen zu, und integrieren Sie sie mithilfe der Ressourcen, die im Microsoft 365 Copilot Adoption Hub verfügbar sind, einschließlich des Onboardingkits für Benutzer.

  3. Da diese Benutzer sich mit der Verwendung von Copilot vertrauter machen, können sie darüber sprechen, wie sie es am besten verwenden und wo es für sie am wertvollsten ist. Diese Informationen bieten Ihnen Produktexperten, die anderen Benutzern helfen können, Copilot in Ihrem organization einzuführen und zu verwenden.

    Mit Ihrer etablierten Community von Early Adopters oder Champions können diese besser mit ihren Kollegen in ihrer Organisation sprechen und den Wert von Copilot in einen Kontext stellen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Dieses Framework bietet IT-Abteilungen auch eine skalierbare Möglichkeit, Fragen durch Champions zu bearbeiten und so ein Expertenteam im gesamten Unternehmen aufzubauen.

Weitere Informationen zur Förderung der Einführung finden Sie im Microsoft 365 Copilot Hub für die Einführung.

Bereitstellen

✅ Vollständige Bereitstellung von Copilot-Lizenzen für alle Benutzer in Ihrem organization

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Copilot-Lizenzen für alle Benutzer in Ihrem organization bereitzustellen:

  1. Verwenden Sie die Microsoft 365 Admin Center, um je nach Ihren Anforderungen einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen Lizenzen zuzuweisen.
  2. Stellen Sie sicher, dass allen Benutzern die entsprechenden Lizenzen zugewiesen sind, bevor Sie mit der Verwendung von Copilot beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Zugriff auf die benötigten Features hat und vollständig an der Copilot-Erfahrung teilnehmen kann.

Während dieser Phase können Sie auch Folgendes ausführen:

  • Konzentrieren Sie sich auf die Verhinderung der übermäßigen Freigabe, indem Sie die externe Freigabe einschränken, den Zugriff auf bestimmte Dateien oder Ordner einschränken und Warnungen einrichten, um Sie über ungewöhnliche Aktivitäten zu informieren. Weitere Informationen finden Sie unter Websitegovernance, Berechtigung und Freigabe für Websitebesitzer.
  • Verwenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen, um vertrauliche Informationen zu klassifizieren und zu schützen. Mit diesen Bezeichnungen können Sie Dateien, die vertrauliche Daten enthalten, automatisch verschlüsseln oder den Zugriff auf Dateien einschränken, die als "vertraulich" gekennzeichnet sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen.

Operieren

✅ Gewinnen von Erkenntnissen und Benutzerstimmung

Um die Auswirkungen von Copilot auf Ihre organization zu messen, verwenden Sie das Copilot-Dashboard aus Viva Insights und die Microsoft 365-Nutzungsberichte im Admin Center. Diese Tools bieten Organisationsleitern und IT-Entscheidungsträgern Einblicke in Bereitschaft, Einführung, Auswirkungen und Benutzerstimmung.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Copilot mit Unternehmensdatenschutz

Um die Datensicherheit zu erhöhen, aktivieren Sie den Unternehmensdatenschutz (EDP) in Copilot für alle Benutzer in Ihrem organization. Gehen Sie folgendermaßen vor:

Weitere Ressourcen