Datensatzverteilung in Zuweisungsregeln verstehen
In Dynamics 365 Sales verteilen oder weisen Zuweisungsregeln neue und aktualisierte Leads, Verkaufschancen und Erkenntnisse automatisch Ihrem Vertriebsteam zu. Der automatisierte Prozess spart Zeit und optimiert die Arbeitsbelastung Ihres Vertriebsteams.
Zuweisungsregeln können diese Datensätze auf zwei Arten verteilen: Round-Robin oder Lastausgleich.
- In Round-Robin-Verteilung ist die wichtigste Überlegung, wann Verkäufern zuletzt ein Datensatz zugewiesen wurde.
- In Lastausgleichsverteilung ist die primäre Überlegung ihre Kapazität oder die Anzahl aktiver Datensätze, an denen sie arbeiten.
Je nach Definition kann eine Regel, die den Lastausgleich priorisiert, dennoch Round-Robin-Kriterien verwenden, um Datensätze Verkäufern zuzuweisen.
Es ist wichtig, sowohl die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen als auch zu verstehen, wie andere Kriterien – wie die Arbeitsbelastung und Zeitpläne Ihrer Verkäufer – die Zuweisung von Datensätzen beeinflussen.
Segmente und Zuweisungsregeln sind Teil der Arbeitszuweisungs-Funktion. Die Arbeitszuweisung ist in der Vertriebsbeschleunigungs-Version 9.1.23074.10021 verfügbar und wird phasenweise in verschiedenen geografischen Regionen eingeführt. Weitere Informationen zur Arbeitszuweisung.
Round-Robin-Verteilung
Durch die Round-Robin-Zuweisung wird ein neuer oder aktualisierter Datensatz gerecht unter den Verkäufern verteilt, die die Kriterien der Regel erfüllen. Es gibt den Datensatz an den Verkäufer weiter, der am längsten auf einen neuen Lead, eine neue Chance oder einen neuen Einblick gewartet hat, einschließlich Datensätzen, die manuell oder über ein Add-In zugewiesen wurden.
Anmerkung
Die Reihenfolge der Verkäuferzuweisung mithilfe des Round-Robin-Algorithmus wird auf Organisationsebene und nicht auf Regelebene gespeichert.
Schauen wir einige Szeanrien an, um die Round-Robin-Verteilungskriterien zu verstehen.
Szenario1
Um 13:33 Uhr wird im System ein Lead erfasst. Basierend auf den Auswahlkriterien, die in der Zuweisungsregel definiert sind, können drei Verkäufer potenziell an dem Lead arbeiten:
| Verkäufer | Zuletzt zugewiesenet Lead |
|---|---|
| Miriam | 10:02 Uhr |
| Sanjay | 10:31 Uhr |
| Susanne | 11:17 Uhr |
Miriams letzter Auftrag liegt länger zurück als jede von Sanjay und Susana. Da sie am längsten gewartet hat, wird ihr der Lead zugewiesen und ihre letzte Zuweisungszeit wird aktualisiert.
Um 13:50 Uhr wird im System ein weiterer Lead erfasst. Diesmal verfügen nur Miriam und Sanjay über die erforderlichen Attribute, um daran zu arbeiten:
| Verkäufer | Zuletzt zugewiesenet Lead |
|---|---|
| Miriam | 1:33 Uhr |
| Sanjay | 10:31 Uhr |
Doch dieses Mal hat Sanjay länger gewartet als Miriam. Sanjay erhält den Lead.
Szenario 2
Angenommen, Sie haben drei Verkäufer – Miriam, Sanjay und Susana. Für die Zuweisung der Datensätze zu ihnen wird eine Regel erstellt. Die erste Reihenfolge lautet Miriam, Sanjay und Susana.
- Regel 1 weist Miriam einen eingehenden Lead 1 zu. Die neue Reihenfolge lautet Sanjay, Susana und Miriam.
- Regel 2 weist Sanjay den Nächsten eingehenden Lead 2 zu. Die Reihenfolge lautet nun Susana, Miriam und Sanjay.
- Regel 3 weist Susana den Lead zu. Die letzte Reihenfolge lautet Miriam, Sanjay und Susana .
- Jetzt kommt ein neuer Lead in die Anwendung – Regel 1 weist Lead 4 Miriam zu.
Möglicherweise ist Ihnen jedoch aufgefallen, dass nur Regel 1 den Datensatz Miriam zweimal hintereinander zuweist. Dies liegt daran, dass die Reihenfolge der Datensatzzuweisung auf Organisationsebene und nicht auf Regelebene gespeichert wird.
Szenario 3
Angenommen, Sie haben zwei Verkäufer – Miriam und Sanjay. Eine Regel für die Zuweisung der Datensätze zu ihnen wird erstellt. Die erste Reihenfolge lautet Miriam und Sanjay.
Wenn Lead 1 nun von Miriam generiert wird, wird sie automatisch dessen Besitzerin. Wenn die Regel ausgeführt wird, wird der Lead daher Sanjay zugewiesen, da Miriam bereits der Eigentümer und Teil der Verteilerliste ist. Die neue Aufgabenverteilung wechselt zu Miriam und Sanjay.
Dies liegt daran, dass ein Verkäufer jedes Mal, wenn er einen neuen Datensatz erstellt, automatisch in die Verteilerliste aufgenommen wird. Dies hat Auswirkungen auf die Zuordnungsreihenfolge für zukünftige Datensätze.
Lastausgleich-Verteilung
Mit der Lastausgleichs-Zuweisung werden die Verkäufer gefunden, die die Kriterien der Regel erfüllen, und der Datensatz wird an denjenigen weitergegeben, der mehr Arbeit übernehmen kann. Diese Methode stellt sicher, dass alle Verkäufer einen gerechten Arbeitsanteil haben, und reduziert ungleichmäßige Arbeitsbelastungen.
Nehmen wir ein Beispiel, um die Lastausgleichs-Verteilungskriterien zu verstehen.
Ein Lead wird im System erfasst. Basierend auf den Auswahlkriterien, die in der Zuweisungsregel definiert sind, können drei Verkäufer potenziell an dem Lead arbeiten:
| Verkäufer | Verfügbare Kapazität |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susanne | 15 |
Susana kann im Moment mehr Arbeit bewältigen als Miriam oder Sanjay. Susana übernimmt den Lead und ihre verfügbare Kapazität beträgt jetzt 14.
Um mit diesem Beispiel fortzufahren, gehen wir davon aus, dass Miriam, Sanjay und Susana möglicherweise alle an den Nächsten eingehenden Leads arbeiten können.
Es kommen zwei neue Leads ins System. Susana verfügt immer noch über die größte verfügbare Kapazität, daher werden ihr die Leads zugewiesen. Anschließend sieht ihre verfügbare Kapazität wie folgt aus:
| Verkäufer | Verfügbare Kapazität |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susanne | 12 |
Im System wird ein weiterer Lead erfasst. Sanjay und Susana stehen gleichermaßen zur Verfügung. Susana hat vor Kurzem einen Lead erhalten, daher wird der neue Lead anhand von Round-Robin-Kriterien Sanjay zugewiesen. Jetzt sieht ihre verfügbare Kapazität wie folgt aus:
| Verkäufer | Verfügbare Kapazität |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susanne | 12 |
Miriam schließt drei Leads ab und erhöht ihre verfügbare Kapazität auf 13. Ein neuer Lead wird im System erfasst. Miriam hat jetzt die größte Kapazität, daher wird er ihr zugewiesen.
Andere Verteilungskriterien
Zuweisungsregeln priorisieren die Fairness auf unterschiedliche Weise, je nachdem, ob Sie Round-Robin- oder Lastausgleichsverteilung auswählen. Bei der Zuweisung von Datensätzen ist jedoch nicht nur Fairness zu berücksichtigen. Sie können auch berücksichtigen, ob Verkäufer bereit sind, mehr Arbeit zu übernehmen – also die Arbeitsbelastung und den Arbeitsplan der Verkäufer.
Verkäuferworkload berücksichtigen
In Ihren Zuweisungsregeldefinitionen können Sie Datensatztyp zuweisen basierend auf der Kapazität des Verkäufers auswhlen. Diese Option verteilt Datensätze nur an Verkäufer, die über die Kapazitäten verfügen, sie zu bearbeiten. Wenn dies nicht der Fall ist, bleiben die Datensätze unzugeordnet.
Werfen wir etwas später am Tach nochmals einen Blick auf unser Verkaufsteam.
Ein neuer Lead wird im System erfasst. Basierend auf den Auswahlkriterien, die in der Zuweisungsregel definiert sind, können vier Verkäufer potenziell daran arbeiten:
| Verkäufer | Letze Zuweisung | Verfügbare Kapazität |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 Uhr | 0 |
| Susanne | 2:57 Uhr | 4 |
| David | 3:02 Uhr | 1 |
| Miriam | 2:35 Uhr | –2 |
Allein mit der Round-Robin-Verteilung würde Miriam die Führung übernehmen, weil sie länger als die anderen auf einen Auftrag gewartet hat. Allerdings haben Sie die Regel angewiesen, Leads basierend auf der Verkäuferkapazität zuzuweisen und Miriams derzeit verfügbare Kapazität beträgt 2. Sanjay hat am längsten gewartet, aber seine verfügbare Kapazität beträgt 0. Der Lead geht zu Susana.
Wenn kein Verkäufer, der die Kriterien erfüllt, über eine verfügbare Kapazität größer als Null verfügt, wird der Lead nicht zugewiesen.
Arbeitszeitplan des Verkäufers berücksichtigen
In Ihren Zuweisungsregeldefinitionen können Sie Zuweisen, wenn ein Verkäufer innerhalb von N Stunden verfügbar ist, auswählen, wobei N eine ganze Zahl von 1 bis 120 ist. Diese Option verteilt Datensätze nur an Verkäufer, deren Arbeitsplan zeigt, dass sie innerhalb der von Ihnen ausgewählten Zeit verfügbar sind. Wenn dies nicht der Fall ist, bleiben die Datensätze unzugeordnet. Erfahren Sie, wie Sie die Verfügbarkeit von Verkäufern verwalten.
Die Regel berücksichtigt übereinstimmende Verkäufer zunächst nach Zuweisungspriorität (Lastausgleich oder Round-Robin) und dann danach, wer verfügbar ist, von jetzt an bis zur maximal zulässigen Zeit.
Wie im folgenden Diagramm dargestellt, werden übereinstimmende Verkäufer basierend auf ihren Arbeitsplänen in sechs Bereiche zu je 24 Stunden aufgeteilt. Wenn keine Verkäufer in den ersten Bereich fallen, ersetzt die Round-Robin-Verteilung den Lastausgleich, auch wenn die Lastausgleichsverteilung Vorrang hat. Die Regel wertet die Buckets weiterhin von oben nach unten aus. Beim ersten nicht leeren Bucket wird dann der Lead auf der Grundlage von Roundrobin-Kriterien unter den Verkäufern im Bucket verteilt.
Schauen wir uns ein Beispiel an, um zu verstehen, wie sich die Arbeitspläne der Verkäufer auf die Zuweisung von Datensätzen auswirken.
In Ihren Zuweisungsregeln priorisieren Sie die Round-Robin-Verteilung und legen ein zeitlichen Grenzewert von 48 Stunden fest.
Über ein Anfrageformular auf Ihrer Website gelangt an einem Freitagabend ein neuer Lead ins System. Mehrere Verkäufer erfüllen die Kriterien einer Zuweisungsregel, aber keiner von ihnen funktioniert derzeit. Als nächstes berücksichtigt die Regel passende Verkäufer, die innerhalb der nächsten 24 Stunden verfügbar sind. Das ist ein Samstag. Normalerweise würde Sanjay arbeiten, aber in seinem Kalender steht, dass er im Urlaub ist. Da keine anderen Verkäufer verfügbar sind, berücksichtigt die Regel die nächsten 24 Stunden. Auch am Sonntag arbeitet niemand. Die Regel hat das Limit von 48 Stunden erreicht, sodass der Lead nicht zugewiesen wird. Bei einer Frist von 60 Stunden wäre der Lead dem ersten Verkäufer zugeordnet worden, der am Montagmorgen verfügbar war.
Beispiele
Schauen wir uns noch ein paar weitere Beispiele im Detail an, um zu verstehen, wie sich Verkäuferverfügbarkeit und Arbeitslast auf die Round-Robin- und Lastausgleichsverteilung auswirken. Wir verwenden nun die folgende Notation für die Verfügbarkeit eines Verkäufers zum Zeitpunkt der Weiterleitung:
- 0D - Derzeit verfügbar
- 1D – Frühest verfügbar innerhalb von 24 Stunden
- 2D – Frühest verfügbar innerhalb von 24 - 48 Stunden
- 3D – Frühest verfügbar innerhalb von 48 - 72 Stunden
- 4D – Frühest verfügbar innerhalb von 72 - 96 Stunden
- 5D – Frühest verfügbar innerhalb von 96 - 120 Stunden
Beispiel 1: Round-Robin, berücksichtigt nur die Verkäuferverfügbarkeit
Die Regel stimmte mit den folgenden Verkäufern überein:
| Verkäufer | Verfügbarkeit | Zuletzt zugewiesenet Lead |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 Uhr |
| Maya | 1D | 2:15 Uhr |
| Vivek | 0D | 3:02 Uhr |
| Maria | 2T | 3:10 Uhr |
| Sal | 0D | 2:29 Uhr |
Zwei Verkäufer, Vivek und Sal, sind zunächst verfügbar. Vivek hat seit Kurzem einen Vorsprung auf Sal, daher verteilt die Regel den Lead an Sal.
Die nächsten eingehenden Leads werden Vivek zugewiesen, dann Sal usw., bis sich die Verfügbarkeit der passenden Verkäufer ändert. Die Kapazität der Verkäufer spielt keine Rolle.
Beispiel 2: Lastenausgleich berücksichtigt nur die Verkäuferverfügbarkeit
Die Regel stimmte wieder mit den folgenden Verkäufern überein:
| Verkäufer | Verfügbarkeit | Verfügbare Kapazität |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2T | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Wieder zwei Verkäufer, Vivek und Sal, die zuerst verfügbar sind. Diesmal hat Vivek die höhere Kapazität, daher verteilt die Regel den Lead ihm.
Die nächsten eingehenden Leads werden Vivek zugewiesen, bis seine Kapazität unter die von Sal fällt. Die folgenden Leads gehen an Sal, bis seine Kapazität unter die von Vivek fällt, und so weiter, bis sich die Verfügbarkeit der passenden Verkäufer ändert. In diesem Szenario spielt die Kapazität der Verkäufer keine Rolle. Die Kapazität von Vivek und Sal kann unter Null fallen, solange sie vor den anderen verfügbar sind.
Beispiel 3: Lastenausgleich berücksichtigt nur die Verkäuferverfügbarkeit und die Kapazität
Die Regel stimmte wieder mit den folgenden Verkäufern überein:
| Verkäufer | Verfügbarkeit | Verfügbare Kapazität |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2T | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Da in der Zuweisungsregeldefinition Leads basierend auf Verkäuferkapazität zuweisen ausgewählt wurde, ignoriert die Regel Vivek und Sal, obwohl sie zuerst verfügbar sind. Bleibt noch Burt, Maya und Maria:
| Verkäufer | Verfügbarkeit | Verfügbare Kapazität |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2T | 10 |
Burt und Maya sind vor Maria verfügbar, daher wird Maria aus der Betrachtung ausgeschlossen:
| Verkäufer | Verfügbarkeit | Verfügbare Kapazität |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
Die Regel ist so konfiguriert, dass sie dem Lastenausgleich Priorität einräumt. Allerdings funktioniert die Lastausgleichs-Verteilung nur mit Verkäufern, die zum Zeitpunkt der Weiterleitung verfügbar sind. Da Burt und Maya derzeit nicht verfügbar sind, verwendet die Regel stattdessen Round-Robin-Kriterien.
Da die Kapazität keine Rolle mehr spielt, berücksichtigt die Regel, wer schon länger auf einen Lead wartet:
| Verkäufer | Zuletzt zugewiesenet Lead |
|---|---|
| Burt | 2:37 Uhr |
| Maya | 2:15 Uhr |
Die Regel weist Maya den Lead zu. Die nächsten eingehenden Leads werden Burt zugewiesen, dann Maya usw., bis sich die Verfügbarkeit der passenden Verkäufer ändert.