Eingangserfassungen erstellen und bestätigen
Gilt für: Project Operations für Ressourcen/nicht vorrätige Szenarien, Lite-Bereitstellung – Abwicklung der Proforma-Rechnungsstellung
Sie verwenden Eingangserfassungen, um Istwerte direkt in Microsoft Dynamics 365 Project Operations zu erfassen. Wenn Sie Eingangserfassungen verwenden, müssen Sie keine Zeit-, Ausgaben- und Materialnutzungsprotokolle in Project Operations eingeben.
Mit einer einzelnen Eingangserfassung können Sie mehrere Journaleinträge erstellen. Wenn das Journal bestätigt wird, zeichnet eine Eingangserfassungsposition den Ist-Wert für die folgenden Details auf:
- Die Kosten oder Einnahmen, je nach ausgewähltem Transaktionstyp.
- Die ausgewählte Klasse der Transaktion. Die verfügbaren Klassen sind Zeit, Ausgaben, Material, Vorschuss, Meilenstein und Steuer.
- Das Projekt und/oder eine Aufgabe, die in der Erfassungsposition ausgewählt ist.
Befolgen Sie diese Schritte, um eine Eingangserfassung in Project Operations zu erstellen.
Gehen Sie zu Vertrieb>Transaktionen>Erfassungen.
Wählen Sie auf der Eingangserfassungen-Listenseite im Aktivitätsbereich Neu aus, um eine Erfassung zu erstellen.
Geben Sie auf der Neue Erfassung-Seite im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Erfassung ein.
Stellen Sie sicher, dass das Erfassungstyp-Feld auf Eintrag eingestellt ist, und wählen Sie dann Speichern aus. Nachdem die neue Eingangserfassung gespeichert wurde, sollte eine Erfassungspositionen-Registerkarte auf der Erfassungsseite erscheinen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Erfassungspositionen über dem Raster in der Symbolleiste Neu aus, um eine Eingangserfassungsposition zu erstellen.
Legen Sie im Dialogfeld Schnell erstellen zum Erstellen einer Eingangserfassungsposition die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben fest.
Feld Beschreibung Funktionsauswirkung Transaktionsklasse Die Erfassungsposition kann in eine der sechs Transaktionsklassen eingeteilt werden: Zeit, Ausgaben, Material, Vorschuss, Meilenstein oder Steuer. Die Transaktionsklasse Steuer ist in Project Operations veraltet.
Wenn Sie eine Steuer-Transaktionsklasse erstellen, wird sie nicht von der Rechnungsstellung oder in Kosten- oder Erlösberechnungen verarbeitet. Meilenstein ist eine Transaktionsklasse, die sich nur auf den Umsatz bezieht.
Die Vorschuss-Transaktionsklasse stellt einen Vorschuss dar, der von einem Kunden erhalten wurde. Es sollte immer als ein Paar aus fakturierten Verkäufen und nicht fakturierten Verkaufserfassungspositionen erstellt werden.
Transaktionstyp Die Transaktionstypen Kosten, Interorg-Vertrieb und Einheitskosten für Ressourcen sollten verwendet werden, um Kosten zu erfassen.
Die Transaktionstypen Nicht fakturierte Verkäufe und Abgerechneter Umsatz sollten verwendet werden, um Einnahmen zu erfassen.
Die Transaktionsklasse Vorschuss funktioniert nur mit den Transaktionstypen Nicht fakturierte Verkäufe und Abgerechneter Umsatz.
Die Meilenstein-Transaktionsklasse funktioniert nur mit dem Transaktionstyp Abgerechneter Umsatz.
Die Transaktionstypen Interorg-Verkauf und Einstandspreis für Ressourcenzuordnung sind nur auf die Transaktionsklasse Zeit anwendbar. Darüber hinaus sind sie in Eingangserfassungen nur im Lite-Bereitstellungsszenario verfügbar. Sie stehen nicht zur Verfügung, wenn Project Operations in den Ressourcen-/nicht vorrätigen Szenarien bereitgestellt ist.
Produkt auswählen Wenn die Material-Transaktionsklasse ausgewählt ist, können Sie in diesem Feld angeben, ob es sich bei der Materialbuchung, für die Sie die Erfassungszeile erstellen, um ein vorhandenes Produkt oder um ein manuell einzutragendes Produkt handelt. Wenn Sie Manuell einzutragendes Produkt auswählen, können Sie einen Namen für das Produkt eingeben. Produkt Ein Verweis auf das Produkt aus dem Katalog. Beschreibung Eine Beschreibung der Erfassungsposition, um sie leichter identifizieren zu können. Für nicht fakturierte Verkaufserfassungspositionen wird der Wert als Beschreibung verwendet, wenn die Rechnungspositionsdetails erstellt werden. Externe Beschreibung Eine Beschreibung der Erfassungsposition, die für den Austausch mit externen Stakeholdern verwendet werden kann. Für nicht fakturierte Verkaufserfassungspositionen wird der Wert als externe Beschreibung verwendet, wenn die Rechnungspositionsdetails erstellt werden. Sie kann auch auf der Rechnung erscheinen, die an den Kunden gesendet wird. Fakturierungstyp Ein Wert, der angibt, ob die Erfassungsposition als fakturierbare, kostenlose oder nicht fakturierbare Komponente des Projekts gezählt wird. In einem typischen Ablauf wird der Fakturierungstyp von den vereinbarten Bedingungen abgeleitet, die im Vertrag festgelegt sind. Wenn Sie jedoch eine Erfassungsposition erfassen, können Sie einen Wert in dieses Feld eingeben. Dokumentdatum Verwenden Sie ein Datum, an dem diese Transaktion stattgefunden hat. Startdatum Verwenden Sie das Datum, an dem diese Transaktion stattgefunden hat. Dieses Feld dient zum Abgleich mit dem Datum der Rechnungserstellung für Transaktionen des Typs Nicht fakturierte Verkäufe. Dieser Vergleich hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob die Transaktion in die Zukunft oder in die Vergangenheit datiert ist. Der Rechnung werden nur vergangene Transaktionen hinzugefügt. Enddatum Verwenden Sie das Datum, an dem diese Transaktion stattgefunden hat. Buchhaltungsdatum Verwenden Sie das Datum, an dem die Auswirkungen auf die Buchhaltung erfasst werden. Vertragszeilenkunde Wenn die Vertragszeile nur einen Kunden hat, wird dieses Feld standardmäßig auf den Kunden in der Vertragszeile gesetzt, wenn die Erfassungsposition gespeichert wird. Wenn die Vertragsposition mehrere Kunden hat, wählen Sie den richtigen Kunden in der Vertragszeile aus. Wenn das System den Vertragszeilenkunden in der Erfassungsposition nicht ermitteln kann und diese in der Ist-Position des Typs Nicht fakturierte Verkäufe leer ist, der aus der Erfassungszeile erstellt wird, wird der Ist-Wert nicht fakturiert. Project Wählen Sie das Projekt aus, für das der Ist-Wert aufgezeichnet werden soll. Basierend auf dem ausgewählten Projekt, der Transaktionsklasse und der Aufgabe versucht das System, den Vertrag, die Vertragszeile und den Vertragszeilenkunden zu ermitteln. Aufgabe Wählen Sie die Aufgabe aus, für das der Ist-Wert aufgezeichnet werden soll. Wenn Sie während der Vertragseinrichtung Aufgaben mit Vertragszeilen verknüpft haben, verwendet das System die ausgewählte Aufgabe zusammen mit einem Projekt und einer Transaktionsklasse, um den Vertrag, die Vertragszeile und den Vertragszeilenkunden zu bestimmen. Transaktionskategorie Wählen Sie die Transaktionskategorie, für die der Ist-Wert aufgezeichnet werden soll. Für Ausgaben bestimmt die ausgewählte Transaktionskategorie den Standardpreis, der beim Speichern in die Erfassungsposition eingegeben wird. Role Dieses Feld ist für Zeiterfassungszeilen relevant. Wählen Sie die Rolle der Ressource aus, die Zeit für das Projekt und/oder die Aufgabe aufgewendet hat. Wenn Sie für Zeiterfassungspositionen die Standardkonfiguration für die Eingabe von Standardressourcenkosten und Rechnungssätzen verwenden, wird die ausgewählte Rolle zusammen mit der Ressourceneinheit verwendet, um den Standardpreis zu bestimmen, der in die Erfassungsposition eingegeben wird, wenn sie gespeichert wird. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Konfiguration für die Eingabe von Standardpreisen verwenden, sollten Sie diese Konfiguration überprüfen, um festzustellen, ob das Rolle-Feld verwendet wird, um Standardpreiswerte einzugeben. Fremdarbeit Wenn die Erfassungsposition fremdvergebene Kapazität oder fremdvergebene Ausgaben oder Materialien darstellt, wählen Sie den entsprechenden Untervertrag aus. Wenn Kostenerfassungspositionen erfasst werden, bestimmt der ausgewählte Untervertrag die Preisliste, die verwendet wird, um die Standardeinheitskosten einzugeben. Fremdarbeitsposition Wenn die Erfassungsposition fremdvergebene Kapazität oder fremdvergebene Ausgaben oder Materialien darstellt, wählen Sie die entsprechende Untervertragsposition aus. Wenn Kostenerfassungspositionen erfasst werden, stellt die ausgewählte Untervertragsposition sicher, dass die verfügbaren Kapazitätsberechnungen für die Untervertragsposition korrekt vorgenommen werden. Betragsmethode Standardmäßig ist dieses Feld auf Menge mit Preis multiplizieren festgelegt. Bei dieser Methode wird der Betrag wie folgt als Menge × Preis berechnet. Die andere unterstützte Methode ist Festpreis. Wenn diese Methode verwendet wird, wird der Preis auf den Betrag festgelegt und die Menge wird nicht in die Berechnung einbezogen. Einheitenplan und Einheit Der Einheitenplan und die Einheit identifizieren zusammen die Einheit der Menge. Die Kombination aus Einheit und Transaktionstyp wird verwendet, um Standardpreise für Ausgaben einzugeben. In der Standardkonfiguration von Project Operations wird die Kombination aus Einheit, Rolle und Ressourceneinheit verwendet, um Standardpreise für die Zeit einzugeben. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Konfiguration für die Eingabe von Standardpreisen haben, wird diese zusammen mit der Einheit verwendet. Die Kombination aus Produkt und Einheit wird verwendet, um Standardpreise für Materialien einzugeben. Menge Geben Sie die Menge ein. Preis Wenn der Preis beim Erstellen der Erfassungsposition leer gelassen wird, werden die entsprechenden Werte verwendet, um die Standardpreise abhängig von der Transaktionsklasse einzugeben. Wenn beim Erstellen der Erfassungsposition ein Preis eingegeben wird, wird dieser Preis verwendet. Steuer Geben Sie einen beliebigen Steuerbetrag ein. Abhängig vom eingegebenen Steuerbetrag wird der erweiterte Betrag als Menge + Steuer berechnet.
Bestätigen einer Eingangserfassung
Nachdem Sie alle Erfassungspositionen in eine Eingangserfassung eingegeben haben, können Sie die Erfassung bestätigen. Dieser Prozess erfasst jede Erfassungsposition als Istwerte für die entsprechenden Projekte.
Nachdem eine Erfassung bestätigt wurde, können Sie sie oder eine ihrer Zeilen nicht mehr bearbeiten.
Ist-Werte, die durch Bestätigung des Eingangserfassung erstellt wurden
Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen Ist-Werten, die durch die Bestätigung der Eingangserfassung erstellt werden, und Ist-Werten, die während der Genehmigung von Zeit-, Ausgaben- und Materialverwendungsprotokollen und der Rechnungsbestätigung in Project Operations erstellt werden:
- Eingangserfassungen verwenden keine Transaktionsverbindungen, um die Kosten-Ist-Werte mit den Ist-Werten von nicht fakturierten Verkäufen zu verknüpfen. Die Ist-Werte, die erstellt werden, wenn Zeit-, Kosten- und Materialverbrauchsprotokolle genehmigt werden, verwenden immer Transaktionsverbindungen, um die Ist-Werte für Kosten und nicht fakturierte Verkäufe zu verknüpfen.
- Eingangserfassungen verwenden keine Transaktionsursprünge, um die Kosten-Ist-Werte und die Ist-Werte von nicht fakturierten Verkäufen mit beliebigen ursprünglichen Datensätzen zu verknüpfen. Die Ist-Werte, die erstellt werden, wenn Zeit-, Kosten- und Materialverbrauchsprotokolle genehmigt werden, verwenden immer Transaktionsursprünge, um die Ist-Werte für Kosten und nicht fakturierte Verkäufe mit dem ursprünglichen Zeiteintrag zu verknüpfen.
- Wenn Ist-Werte von nicht fakturierten Verkäufen, die durch Eingangserfassungsbestätigung erstellt wurden, fakturiert werden, werden die fakturierten Verkaufs-Ist-Werte, die während der Rechnungsbestätigung erstellt werden, mit den Ist-Werten für nicht fakturierte Verkäufe verknüpft, ähnlich wie die Ist-Werte für nicht fakturierte Verkäufe, die erstellt werden, wenn Zeit-, Ausgaben- und Materialnutzungsprotokolle genehmigt werden.
- Eingangserfassungspositionen, die für die Zeit erstellt werden, die von organisationsübergreifenden Ressourcen eingegeben wird, verursachen nicht, dass Ist-Werte der Typen Einheitskosten für Ressourcen und Interorg-Vertrieb automatisch erstellt werden. Diese Ist-Werte müssen manuell erstellt werden. Dieses Verhalten unterscheidet sich von dem Verhalten für Zeiteinträge, die von organisationsübergreifenden Ressourcen erfasst werden. In diesem Fall erstellt die Anwendung nach Genehmigung der Zeit automatisch Ist-Werte des Typs Kosten für das Projekt und die Ist-Werte für Einheitskosten für Ressourcen und Interorg-Vertrieb werden in der zuständigen Abteilung des Mitarbeiters erstellt. Dann werden Transaktionsverbindungen verwendet, um diese Ist-Werte miteinander zu verknüpfen, und Transaktionsursprünge, um sie mit dem ursprünglichen Zeiteintrag zu verknüpfen.
- Wenn Eingangserfassungen bestätigt werden, erstellen sie Ist-Werte. Korrekturerfassungen können jedoch nicht verwendet werden, um diese Ist-Werte zu korrigieren. Dieses Verhalten unterscheidet sich von dem Verhalten für Ist-Werte, die erstellt werden, wenn Zeit-, Ausgaben- und Materialverwendungsprotokolle genehmigt werden. In diesem Fall ermöglicht die Anwendung die Verwendung von Korrekturerfassungen zum Korrigieren der Ist-Werte, um Fehler zu beheben, vorausgesetzt, dass diese Ist-Werte noch nicht fakturiert wurden. Wenn sie bereits fakturiert wurden, können Sie eine Ist-Rechnung dennoch korrigieren, wenn Sie eine vollständige Gutschrift dieser Ist-Rechnung an den Debitor verarbeiten.
Anmerkung
Eingangserfassungen setzen grundsätzlich keine strengen Standardregeln durch. Verwenden Sie sie daher so wenig wie möglich und gehen Sie vorsichtig vor, um sicherzustellen, dass Sie keine beschädigten Finanzdaten in Ihrem System erstellen. Verwenden Sie nach Möglichkeit Zeit-, Ausgaben- und Materialverbrauchsprotokolle, die Einrichtung von Meilensteinen und Vorschüssen in Projektverträgen und den Bestätigungsprozess für Projektrechnungen anstelle von Eingangserfassungen, um Ist-Werte zu erstellen.
Um Regeln für die Erfassungspositionen durchzusetzen, sollten Sie das Feature Verbesserungen für Erfassungspositionen aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verbesserungen der Journalzeile.