Integration in eine Quality Management System- oder Learning Management System-Strategie
Integrationen sind nützlich, wenn Sie die manuelle Datenübergabe zwischen Systemen wie Microsoft Power Platform und einem Quality Management System (QMS) automatisieren möchten. Wenn Sie in Ihrem QMS über einen gut etablierten Genehmigungsworkflow verfügen, können Sie diesen Workflow und seine Prozesstrigger für die Automatisierung von Genehmigungsabläufen wiederverwenden.
Integrationen können automatisiert werden, wenn Folgendes zutrifft:
- Es werden QMS-Datensatzeinträge erstellt.
- Anleitungen werden in einer Ausführungsumgebung verwendet.
- Anleitungen werden eingestellt und sind nicht mehr aktuell (z. B. wenn eine Standardarbeitsanweisung (SOP) im QMS bzw. der zugehörige Inhalt eingestellt wird).
Unabhängig davon, ob Integrationen von Anfang an erforderlich sind oder nicht, empfehlen wir, die Informationen in diesem Artikel in den ersten Phasen der Implementierung zu berücksichtigen, da es die User Journey und das Datenmodell beeinflusst.
Voraussetzungen für die Integration mit einem QMS und Kategorisierung von Inhalten in einem regulierten Kontext
Der immersive Inhalt, aus dem Anleitungen bestehen, wird in Microsoft Power Platform gespeichert. Dieser Inhalt kann nicht im QMS selbst geöffnet werden. Stattdessen müssen Sie eine Verknüpfung zwischen dem QMS und dem extern gespeicherten Inhalt (der Anleitung) herstellen und einen neuen Dokument-/Datensatztyp für digitale Anleitungen im QMS zuordnen oder erstellen. Definieren Sie für diesen Dokument-/Datensatztyp die zugehörigen Anforderungen und die erforderliche Dokumentation. Als Mindestanforderung müssen die Anleitungs-ID aus Dynamics 365 Guides und die Dokument-/Datensatztyp-ID aus dem QMS in beiden Systemen vorhanden sein. Diese beiden IDs werden von Anfang an als Teil des Datenmodells empfohlen – auch wenn die automatische Integration zunächst nicht implementiert ist. Voraussetzung für eine automatische Integration ist, dass die auszutauschenden Daten in den Datenmodellen beider Systeme vorhanden sein müssen.
Bestimmen Sie nach dem Definieren des Datenmodells die Integrationspunkte in der User Journey und welche Aktivitäten (Aktionen in den Systemen) den Datenfluss zwischen den Systemen auslösen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Integrationen durchzuführen: prozessbasierte Integration und technische Integration.
Prozessbasierte Integration
Bei diesem Ansatz nehmen Sie keine technischen Integrationen vor. Stattdessen verwenden Sie den Flow im QMS erneut und übertragen Daten manuell. Weisen Sie, wie unter Strategie für die Zugriffssteuerung und Identity & Access Management beschrieben, eine Rolle zu, die für die Sicherstellung der Synchronisierung zwischen den Systemen verantwortlich ist, wenn Sie die Integration manuell handhaben.
Durch die manuelle Ausführung der Integrationen behalten Sie die Kontrolle über die Prozesse. Sie können diese Prozesse verfeinern, ohne die technische Integration anpassen zu müssen. Wir empfehlen diese Vorgehensweise, wenn Sie sich noch in der Reifephase befinden und über eine begrenzte Anzahl von Transaktionen verfügen. Untersuchen Sie in diesem Fall gründlich, wie die beiden Systeme interagieren müssen, und bereiten Sie das Datenmodell in Microsoft Power Platform entsprechend vor. Ein gut geplantes Datenmodell vereinfacht die technische Integration in der Zukunft.
Technische Integration
Mit zunehmender Reife der Lösung werden technische Integrationen empfohlen, um Prozesse zu automatisieren, die ansonsten manuell durchgeführt werden würden. Für eine technische Integration gibt es zwei Möglichkeiten: Punkt-zu-Punkt-Integration und API-basierte Middleware-Integration.
Punkt-zu-Punkt-Integration: Bei dieser Option werden zwei Apps über benutzerdefinierten Code verbunden. Es ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, Systeme innerhalb Ihres Unternehmens zu verbinden. Punkt-zu-Punkt-Integrationen sind jedoch nicht darauf ausgelegt, mit Änderungen Schritt zu halten. Daher ist die Integration immer dann unzureichend, wenn in einem der verbundenen Systeme Änderungen oder Aktualisierungen vorgenommen werden. Qualifizieren und validieren Sie in diesem Fall beide Systeme. Da es zeitaufwändig sein kann, die Integrationskonnektoren auf dem neuesten Stand zu halten, ist diese Art der Integration möglicherweise nicht die beste Wahl. Die Aktualisierungshäufigkeit der angeschlossenen Systeme wirkt sich auf die langfristige Rentabilität der Punkt-zu-Punkt-Integration aus.
API-basierte Middleware-Integration: Hier fungiert Software als Brücke zwischen zwei oder mehreren Systemen, die miteinander kommunizieren müssen. Die Middleware-Integration ermöglicht es den Systemen, miteinander zu kommunizieren und einen Datenfluss zwischen ihnen herzustellen, ohne dass die Apps direkt miteinander kommunizieren müssen. Die Brücke, die durch die Middleware-Integration geschaffen wird, trennt auch die Systemaktualisierungen. Daher müssen nicht beide Systeme erneut validiert werden, wenn nur eines davon geändert oder aktualisiert wird.
Die Entscheidung für die Punkt-zu-Punkt-Integration oder API-basierte Middleware-Integrationen hängt von der Strategie Ihrer Unternehmensarchitektur und den Tools ab, die Ihnen in Ihrer Organisation zur Verfügung stehen. Wenn Sie über eine Middleware-Integrationssoftware verfügen, ist es sinnvoll, die API-basierte Middleware-Integration auszuwählen. Sollte Ihnen keine Middleware-Integrationssoftware zur Verfügung stehen, ist die Punkt-zu-Punkt-Integration möglicherweise die beste Lösung.
Hinweis
Alle technischen Integrationen müssen Teil der/des potenziellen Good {industry} Practice-Prüfung und Tests (GxP) sein. Diese Anforderung ist ein Argument dafür, mit einer prozessbasierten Integration zu beginnen, da die Zeit bis zur Liveschaltung verkürzt werden kann. Die prozessbasierte Integration erfordert auch weniger Wartungsarbeiten, bis ein kritischer Grad an Datenübertragung erforderlich ist.
Integration in ein LMS
Wenn Sie beabsichtigen, in Guides entwickeltes Schulungsmaterial zu verwenden, können Sie Guides mit Ihrem Learning Management System (LMS) verbinden. Mit dieser Verbindung können Sie die Nutzungsdaten der Nutzer und die Informationen zum Abschluss von Anleitungen übertragen. Die genaue Einrichtung dieser Integration hängt von den Anforderungen Ihrer spezifischen Branche ab.
Das folgende Diagramm zeigt ein Beispiel für den Ablauf. Das Schulungsmaterial wird in Microsoft Power Platform gespeichert und im QMS freigegeben. Anschließend wird es den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen und die Ausführung dokumentiert.
Wenn Sie Guides mit Ihrem LMS verbinden möchten, müssen Sie drei Faktoren berücksichtigen:
Integration zwischen QMS und LMS: Richten Sie eine Integration zwischen dem QMS und dem LMS ein, um die Übertragung von Schulungen aus dem QMS und dem LMS zu automatisieren und die Synchronisierung sicherzustellen. Wenn Sie über keine Integration verfügen, stellen Sie manuell sicher, dass Schulungsmaterial aus dem QMS im LMS bereitgestellt wird.
Benutzerbasierte oder gerätebasierte Lizenzen: Die Art und Weise, wie Sie die LMS-Integration verwenden, um den Abschluss einer Anleitung nachzuweisen, hängt davon ab, ob Sie über eine benutzerbasierte oder gerätebasierte Guides-Einrichtung verfügen.
- Wenn Sie über eine benutzerbasierte Einrichtung verfügen, können Benutzerstatistiken den Ausführungsnachweis durch Protokolle in Microsoft Power Platform liefern. Die regulatorischen Anforderungen, die für diese Protokollierung als Nachweis gelten, (z. B. GxP und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)), müssen mit der Qualitätssicherungsabteilung (QA) im Unternehmen und dem Datenschutzbeauftragten (DSB) überprüft werden.
- Wenn Sie über eine gerätebasierte Lizenz verfügen, können Benutzerstatistiken und Protokolle nicht direkt von Microsoft Power Platform verwendet werden. Stattdessen kann eine in Power Apps entwickelte App verwendet werden, um Funktionen im Schulungsablauf zu erstellen, mit der Mitarbeiter die Durchführung nachweisen, indem sie sich von ihrem Profil abmelden. Diese Funktionalität kann durch eine digitale Signatur-Komponente unterstützt werden, um die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation zu erfüllen. Darüber hinaus können Sie integrierte Funktionen erstellen, anhand derer Benutzer die Schulung als zusätzlichen Ausführungsnachweis bewerten können. Dieser Ansatz kann auch für benutzerbasierte Lizenzen verwendet werden, wenn die QA oder der DPO das Microsoft Power Platform-Protokoll nicht als Nachweis für die Ausführung akzeptiert.
Datenmodell: Wie bei der QMS-Integration empfehlen wir Ihnen, Ihr Datenmodell von Beginn der Implementierung an für eine LMS-Integration vorzubereiten. Das Hinzufügen eines Datenfelds wie Dokumenttyp in Microsoft Power Platform erleichtert die Integration zu einem späteren Zeitpunkt, da es verwendet werden kann, um die Datensätze (Anleitungen) zu identifizieren, die mit LMS-Prozessen verknüpft werden sollen.