Mitarbeiterinformationen mittels Workflows verwalten
Gilt für diese Dynamics 365-Apps:
Human Resources
In diesem Artikel wird erläutert, wie die Sie Workflowfunktion für die Personalverwaltung verwenden können, um Mitarbeiterdaten zu verwalten. So können Sie beispielsweise einen Workflow einer Position zuordnen und einen Genehmigungsworkflow konfigurieren, der gestartet wird, wenn Mitarbeiter Ihren Datensatz ändern.
Die Workflowfunktion für die Personalverwaltung beinhaltet zahlreiche Workflows zur Verwaltung von Personalverwaltungsaktivitäten. Darüber hinaus stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung. So können Sie bestimmte Workflows ändern und einer Berichterstellungshierarchie zuordnen. Workflows sind verfügbar, um die Verwaltung von Änderungen an mehreren Typen der Mitarbeiterdaten zu unterstützten. Sie können einen Workflow einer Position zuordnen. Wenn Mitarbeiter dann ihren Datensatz ändern, wird ein Workflow gestartet, der eine Genehmigung erfordert, bevor die neuen Informationen gespeichert werden. Workflows sind für die folgenden Informationsarten vordefiniert, damit Sie Änderungen effizient verwalten können und die Daten Ihres Mitarbeiters immer korrekt sind.
- Identifikationsnummern
- Kurse
- Ausbildung
- Bild
- Ausgeliehene Artikel
- Berufserfahrung
- Projekterfahrung
- Qualifikationen
- Vertrauensposition
- Personalverwaltungsaktivitäten
- Kursregistrierung
Wenn Mitarbeiter eingestellt oder übertragen werden oder das Beschäftigungsverhältnis beendet wird, kann der Workflow einen Prüfprozess enthalten. Auf diese Weise kann ein Dokument überarbeitet oder die Bedingungen für eine Aktivität als Teil des Workflows definiert werden. Nach Abschluss des Prüfprozesses wird das Dokument oder die Aktivität abgeschlossen. Der Workflow wird dann zum Schritt der abschließenden Genehmigung verschoben.
Zuordnen eines Workflows zu einer Positionshierarchie
Sie können einen Workflow einer beliebigen Positionshierarchie zuordnen, die Sie konfigurieren. Für das Workflow-Routing werden zwei Hierarchietypen verwendet: Verwaltbar und Konfigurierbar.
- Eine verwaltbare Hierarchie stellt die Berichtsstruktur des Unternehmens oder der Organisation dar. Weitere Informationen zu diesem Hierarchietyp finden Sie unter Berichtet an Position.
- Eine konfigurierbar Hierarchie stellt eine Matrix oder benutzerdefinierte Hierarchie dar. Weitere Informationen zu diesem Hierarchietyp finden Sie unter Beziehungen.
Beispiel für verwaltbare Hierarchie
Sie können einen Workflow so konfigurieren, dass, wenn ein Mitarbeiter eine Kaufanfrage für einen neuen Computer sendet, die Anfrage an den Vorgesetzten des Mitarbeiters und den Vorgesetzten auf Skip-Ebene weitergeleitet wird. Legen Sie beim Konfigurieren des Workflow-Schritts das Feld Zuweisungstyp auf Hierarchie fest. Die Hierarchietyp Registerkarte wird dann verfügbar. Wählen Sie für dieses Beispiel die Hierarchie Verwaltbar aus.
Beispiel für konfigurierbare Hierarchie
Wird eine Position einer Matrixberichterstellungshierarchie zugeordnet, können Sie einen Workflow konfigurieren, der Ausgaben für ein bestimmtes Projekt an den Projektleiter weiterleitet und nicht an den Vorgesetzten des Mitarbeiters. Stellen Sie in diesem Fall das Feld Zuweisungstyp auf Hierarchie. Wählen Sie dann unter der Registerkarte Hierarchietyp die Option Konfigurierbare Hierarchie aus. Nachdem der Workflow eingerichtet ist, wählen Sie die Assoziieren Hierarchie auf der Seite Workflow einrichten aus, um die Hierarchie auszuwählen, die für das Workflow-Routing verwendet werden soll.
Wichtig
Wenn ein Dokument, eine Transaktion oder ein Stammdatensatz zur Workflow-Genehmigung eingereicht wird, wird die primäre Position des Einreichers verwendet, um zu bestimmen, an wen das Dokument als nächstes weitergeleitet werden soll.
Hierarchieeinstellung in Workflow-Parametern
- Auf der Workflow-Parameter Seite, gehen Sie zu Hierarchie-Routing.
- Standardmäßig ist die Option Positionshierarchie verwenden auf Nein festgelegt. In diesem Fall verwendet der Workflow die primäre Position der Arbeitskraft, wenn er durch die Hierarchie navigiert. Stellen Sie die Option auf Ja ein, damit der Workflow das übergeordnete Element der Position verwendet, wenn er in der Hierarchie navigiert.
Zusätzliches Beispiel
Mitarbeiterin Grace Sturman hat zwei Positionen: Beraterin und Trainerin. Graces Hauptposition ist Trainer. Wenn sie nicht gerade neue Mitarbeiter einarbeitet, steht sie beratend zur Verfügung. Durch ihre primäre Position berichtet Grace an Claire, die Leiterin der Personalabteilung. Claire erstattet Charlie Bericht. Für ihre Beraterposition hat Grace je nach Projekt mehrere gepunktete Beziehungen.
Das Unternehmen von Grace erstellt Workflow-Routing-Regeln, die auf einer Konfigurierbaren Hierarchie (Matrix-/projektbasierte Hierarchien) basieren. Diese Hierarchie verwendet die Beraterposition von Grace. Wenn die Verwenden Sie die Positionshierarchie Option auf Nein eingestellt ist, wenn ein Dokument zur Genehmigung an Grace weitergeleitet wird, prüft der Workflow ihre primäre Position (Trainer), um zu bestimmen, wohin das Dokument als nächstes weitergeleitet werden soll. In diesem Fall wird es zuerst an Claire und dann an Charlie weitergeleitet. Wenn die Option auf Ja eingestellt ist, und der Workflow eine Konfigurierbare Hierarchie verwendet, wird der Workflow die Beraterposition von Grace und die Berichtsbeziehung betrachten, um zu bestimmen, wohin das Dokument als nächstes weitergeleitet werden soll.
Mehrere genehmigende Personen konfigurieren
Wenn ein Workflow die Genehmigung mehrerer Benutzer erfordert, können die einzelnen Genehmigungsprozesse zu einem einzigen Genehmigungsprozess mit mehreren Schritten zusammengefasst werden. Die Abschlussrichtlinie kann auf Alle genehmigenden Personen oder Einzelne genehmigende Person eingestellt werden.
Beispielsweise ist die Abschlussrichtlinie für einen Genehmigungsprozess auf Einzelne genehmigende Person festgelegt. Mitarbeiter Sam reicht einen Workflow ein, der die Genehmigung des Vorgesetzten Brian und der Leiterin der Personalabteilung Christine erfordert. Wenn Brian als erster antwortet, wird seine Aktion auf das Dokument angewendet. Falls Brian das Dokument ablehnt, wird es an Sam zurückgegeben und der Status lautet Abgelehnt. Wenn Brian das Dokument genehmigt, wird es zur Bewertung an Christine weitergeleitet.
Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungsschritte in einem Workflow konfigurieren.
Folgen Sie diesen Schritten, um den Workflow zu konfigurieren.
- Erstellen Sie einen einzelnen Genehmigungsprozess mit mehreren Schritten.
- Schritte im Genehmigungsprozess erstellen Für das zuvor beschriebene Beispiel besteht der Genehmigungsprozess aus zwei Schritten: einem für die Genehmigung durch den Vorgesetzten und einem für die Genehmigung durch den Leiter der Personalabteilung.
- Legen Sie das Feld Abschlussrichtlinie auf Alle genehmigenden Personen oder Einzelne genehmigende Person.
Konfigurieren eines Personalverwaltungsworkflows
Um einen grundlegenden Workflow zu konfigurieren, der startet, wenn Mitarbeiter Änderungen an ihrer persönlichen Kennung fordern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wählen Sie auf der Seite PersonalverwaltungsworkflowsNeu aus.
Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Workflows Kennnummern aus.
Wählen Sie Ausführen aus, um den Workflowdesigner zu öffnen, und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
Bewegen Sie das Kennungsnummer genehmigen-Element von der Liste der Workflowelemente in die Designercanvas.
Verbinden Sie das Genehmigungselement mit Start und Fertig stellen.
Tippen (oder klicken) Sie doppelt auf Element genehmigen, wählen und halten Sie (oder machen Sie einen Rechtsklick darauf) und wählen Sie dann Eigenschaften aus.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Anweisungen für die Arbeitsaufgabe hinzuzufügen:
- Wählen Sie Zuweisung und anschließend Hierarchie unter dem Zuweisungstyp aus.
- Wählen Sie unter der Hierarchie-Auswahl die Option Konfigurierbare Hierarchie aus.
- Fügen Sie eine Beendigungsbedingung hinzu, und schließen Sie die Seite.
Schließen Sie alle zusätzlichen Anweisungen ab.
Wählen Sie Speichern und schließen. Aktivieren Sie den neuen Workflow, wenn das Dialogfeld geöffnet wird, und wählen Sie Als aktiv festlegen aus.
Wechseln Sie zu Personalverwaltung>Positionen>Hierarchietypen für die Position.
Wählen Sie Matrix aus.
Fügen Sie den Arbeitskraft-Kennungsnummer-Workflow zur Liste hinzu.