Plan für einmalige Kreditoren im öffentlichen Sektor
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie den Import und die Erstellung mehrerer einmaliger Lieferanten und Rechnungen vorbereiten.
Wenn Sie einen Massenimport von Lieferanten- und Rechnungsinformationen planen, erstellen Sie normalerweise zuerst eine Datendatei im Tabellenkalkulationsformat und speichern sie im CSV-Format (Comma-Separated Values).
- Da Kommas zum Trennen der Felder in einer CSV-Datei verwendet werden, verwenden Sie im Text eines Eintrags keine Kommas. Um beispielsweise den Firmennamen „Smith, Smith und Jones“ anzugeben, geben Sie ihn als Smith Smith und Jones ein.
- Wenn Sie für die Felder auf dieser Seite keine Werte festlegen, verwenden die neu erstellten Lieferantenkonten Werte aus dem einmaligen Lieferantenprofil, auf das auf der Seite Kreditorenparameter verwiesen wird. Wenn beispielsweise auf der Seite Kreditorenparameter die Zahlungsmethode für das Profil des einmaligen Lieferanten auf Prüfen eingestellt ist, wird diese Zahlungsmethode auch für die einmaligen Lieferanten eingestellt, die Sie hinzufügen.
- Die Kreditorennummernfolge Einmaliger Lieferant dient der Zuordnung der einmaligen Kreditorenkonten und darf für diesen Service nicht auf Fortlaufend gesetzt werden. Rechnungen werden im Entwurfszustand erstellt. Bevor Sie Zahlungsvorschläge zur Zahlung erstellen, müssen Sie die Rechnungen buchen.
Die folgende Tabelle zeigt die Felder, die die Importdatei enthalten muss. Jede Feldbezeichnung entspricht einer Spaltenüberschrift in einer Kalkulationstabelle und jede Kalkulationstabellenzeile enthält die Daten für die jeweilige Spalte.
Anbieterbereich
| Feld | Einzelheiten |
|---|---|
| Datensatztyp | Person oder Organisation |
| Vorname | (Wenn der Datensatztypwert Person ist) |
| Zweiter Vorname (optional) | (Wenn der Datensatztyp Person ist) |
| Nachname | (Wenn der Datensatztyp Person ist) |
| Lieferantenname | (Wenn der Datensatztyp Organisation ist) |
| Gruppe | Maximal 10 Zeichen |
| Land/Region | Maximal 10 Zeichen |
| Postleitzahl | |
| Straße | |
| Ort | |
| Ort | |
| Bundessteuer-ID (optional) | (Nur USA) 1099-Nummer |
| Steuerkennungstyp | (Nur USA) Werte können Unbekannt, Arbeitgeber-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Individuelle Steueridentifikationsnummer oder Angenommene Steueridentifikationsnummer sein. Hinweis: Wenn keine Bundessteuernummer angegeben ist, sollte dieses Feld auf Unbekannt gesetzt werden. |
| Bankkonto (optional) | Bankkontoname |
| Bankkontonummer | |
| Bankleitzahl (optional) | |
| SWIFT-Code (optional) | Auch bekannt als BIC (Bank Identifier Code) |
| IBAN (optional) | Internationale Bankkontonummer, maximal 34 Zeichen |
Rechnungsabschnitt
| Feld | Einzelheiten |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Rechnungsnummer, maximal 20 Zeichen |
| Rechnungsbeschreibung (optional) | |
| Veröffentlichungsdatum (optional) | Datumsformat |
| Rechnungsdatum | Datumsformat |
| Fälligkeitsdatum (optional) | Datumsformat |
| Positionsnummer | |
| Artikelnummer (optional) | 20-Zeichen-Begrenzung Hinweis: Wenn keine Artikelnummer angegeben ist, müssen Sie Werte in den Feldern Beschaffungskategorie und Beschaffungskategoriehierarchie angeben. Wenn keine Beschaffungskategorie und Beschaffungskategoriehierarchie angegeben sind, müssen Sie im Feld Artikelnummer einen Wert angeben. |
| Artikelname (optional) | 60-Zeichen-Limit |
| Beschaffungskategoriehierarchie (optional) | Hinweis: Wenn Sie für dieses Feld einen Wert angeben, ist das Feld Beschaffungskategorie ebenfalls erforderlich. |
| Beschaffungskategorie (optional) | Hinweis: Wenn Sie für dieses Feld einen Wert angeben, ist das Feld Beschaffungskategoriehierarchie ebenfalls erforderlich. |
| Menge (optional) | |
| Einheit (optional) | Maximal 10 Zeichen |
| Nettobetrag der Zeile | Dezimalwerte sind zulässig. |
| Stückpreis (Optional) | Dezimalwerte sind zulässig. |
Abschnitt „Verteilungen“
| Feld | Einzelheiten |
|---|---|
| Nummer | Buchhaltungsverteilungspositionsnummer |
| Finanzdimensionen | Wenn die von Ihnen importierte Datei Finanzdimensionen enthält, müssen Sie alle Finanzdimensionen mit der richtigen Benennung einschließen. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt, die besagt, dass die Ledgerdimension ungültig ist. Sie müssen dann entweder die Finanzdimensionen korrigieren oder die Spalten aus der Datei entfernen. |
| Prozent | Dezimalwerte sind zulässig. |
Was mache ich als nächstes?
Nachdem Sie die erforderlichen Voraussetzungen eingerichtet haben, lesen Sie Einmalige Anbieter im öffentlichen Sektor.