Handkasse

Dieser Artikel enthält Informationen zur Handkassenfunktion, die bestehende Lokalisierungsfunktionen als globale Funktion für alle Länder und Regionen erweitert. Weitere Informationen finden Sie unter Portokasse für Osteuropa und Russland.

Mit der Handkassenfunktion können Sie Bargeldeingänge und -ausgaben, die Erstellung von Primärdokumenten und den Druck zugehöriger Berichte automatisieren.

Bei der Handkasse werden die folgenden Aktionen durchgeführt:

• Den Eingang und die Ausgabe des verfügbaren Bargelds buchen.
• Generieren Sie typische Bargeldformulare. Zu den Beispielen gehören Bargeldrückerstattungsbelege, Barauszahlungsbelege und die Erfassung der Registrierung für Kassenbelege.
• Kontrollieren Sie den maximalen Bargeldbetrag, der für die Kundschaft oder Lieferanten zulässig ist.
• Bilden Sie Bargeldvorgänge in verschiedenen Währungen ab.
• Die Beträge von Bargeldvorgängen in Fremdwährung in die Standardwährung konvertieren, um Buchhaltungsberichte bereitzustellen.

Voraussetzungen

Bevor Sie die Handkassenfunktion verwenden können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Aktivieren Sie die Handkasse.

• Legen Sie die folgenden Elemente fest:

  • Barkonten
  • Bargeld-Buchungsprofile
  • Nummernkreise für die Bargelddokumentennummerierung
  • Standardwerte für Bargeld- und Bankverwaltungsparameter
  • Namen für Bargelderfassungen im Hauptbuch

Handkasse aktivieren

Um die Handkasse zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Aktivieren Sie in der Funktionsverwaltung die Funktion Handkasse.
2. Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltungsparameter>Bargeld und wählen Sie die Option Handkasse aktivieren aus.

Bargeldkonten einrichten

Gehen Sie zum Einrichten der Bargeldkonten folgendermaßen vor.

1. Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Handkasse>Bargeldkonten.

2. Geben Sie die folgenden Informationen ein.

   Feld	Beschreibung
   Bargeld	Geben Sie einen Code zum Identifizieren der Bargeldmenge (Bargeld) ein.
   Name	Geben Sie eine Beschreibung für das Bargeldkonto ein.
   Währung	Wählen Sie den Standardwährungscode für Bargeldtransaktionen aus.
   Nummernkreisgruppe	Wenn die Nummerierung von Bargelddokumenten von der in den Parametern angegebenen Nummerierung abweicht, geben Sie einen Code ein.
   Mehrere Währungen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Buchung von anderen Währungen als der Buchhaltungswährung zuzulassen.
   Negatives Bargeld	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um negative Bargeldsalden in jeder Währung zuzulassen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Regeln zur Kontrolle des Barguthabens für ein Bargeldkonto einzurichten.

1. Wählen Sie das Bargeldkonto aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Bargeldkonto im Abschnitt Saldolimit die Option Saldolimit aus und geben Sie dann die folgenden Informationen ein.

   Feld	Beschreibung
   Währungstyp	Wählen Sie den Währungstyp aus: Buchhaltungswährung – Verwenden Sie den grundlegenden Währungscode des Unternehmens. Angegebene Währung – Verwenden Sie einen Währungscode, der sich vom Basiswährungscode des Unternehmens unterscheidet.
   Währung	Wenn Sie im Feld Währungstyp Angegebene Währung ausgewählt haben, wählen Sie einen Währungscode aus. Dieses Feld ist nicht verfügbar, wenn Sie im Feld Währungstyp Buchhaltungswährung ausgewählt haben.
   Saldolimittyp	Wählen Sie den Typ des Saldolimits aus: Maximum – Der Bargeldbestand sollte den Betrag des Guthabenlimits für das Bargeldkonto (Obergrenze) nicht überschreiten. Minimum – Der Kassenbestand sollte nicht geringer sein als der Betrag des Guthabenlimits für das Kassenkonto (Untergrenze).
   Saldolimit prüfen	Wählen Sie aus, was während des Genehmigungsprozesses für Bargelddokumente geschehen soll, wenn das Saldolimit für das Bargeldkonto überschritten wird: Akzeptieren – Das Limit kann überschritten werden. Warnung – Das Limit kann überschritten werden, der Benutzer erhält jedoch eine Warnmeldung. Das Bargelddokument wird bestätigt bzw. genehmigt. Fehler – Das Limit kann nicht überschritten werden und der Benutzer erhält eine Fehlermeldung. Das Bargelddokument wird weder bestätigt noch genehmigt. Weitere Informationen zum Genehmigungsprozess für Bargelddokumente finden Sie im Abschnitt Bargeldtransaktionen genehmigen und buchen weiter unten in diesem Artikel.
   Saldolimit	Geben Sie ein Limit für den Bargeldkontosaldo ein. Der Betrag sollte in der festgelegten Währung angegeben werden.

Bargeldbuchungsprofile einrichten

Bargeldbuchungsprofile legen Buchungen im Hauptbuch fest. Um ein Bargeld-Buchungsprofil einzurichten, führen Sie diese Schritte aus.

1. Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Einrichten>Bargeldbuchungsprofile.

2. Wählen Sie ein Buchungsprofil aus oder erstellen Sie es und geben Sie die folgenden Informationen ein.

   Feld	Beschreibung
   Gültig für	Wählen Sie aus, ob das Buchungsprofil für ein bestimmtes Bargeldkonto oder alle Bargeldkonten gilt: Tabelle – Wenn für das Bargeldkonto eine Buchungsprofilzeile vorhanden ist, wird diese Zeile für die Buchung von Bargeldtransaktionen verwendet. Alle – Es ist keine Buchungsprofilzeile für das Kassenkonto vorhanden.
   Bargeld	Wenn Sie im Feld Gültig für Tabelle ausgewählt haben, geben Sie das Bargeldkonto an. Dieses Feld bleibt leer, wenn Sie im Feld Gültig für Alle ausgewählt haben.
   Hauptkonto	Geben Sie die Nummer des Hauptkontos ein, das als Sammelkonto für das Bargeldkonto verwendet werden soll.

Nummernkreise für Bargelddokumente einrichten

Um Nummernkreise für Bargelddokumente einzurichten, führen Sie folgende Schritte aus.

1. Wechseln Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Einstellungen>Bargeld- und Bankverwaltungsparameter.
2. Legen Sie auf der Registerkarte Nummernkreis Nummernkreiscodes für die Referenz Bargeldrückerstattungsbelege, Barauszahlungsbelege, Bargeldkorrekturbelege und Wechselkursregulierung fest.

Standardwerte für Bargeld- und Bankverwaltungsparameter einrichten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Standardwerte für die Bargeld- und Bankverwaltungsparameter für Handkassen einzurichten.

1. Wechseln Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Einstellungen>Bargeld- und Bankverwaltungsparameter.

2. Geben Sie auf der Registerkarte Bargeld die folgenden Informationen ein.

   Feld	Beschreibung
   Bargeld	Wählen Sie das Standardbargeldkonto in Erfassungen aus.
   Bargeldbuchung	Geben Sie das standardmäßige Bargeldbuchungsprofil ein, das verwendet wird, wenn kein anderes Buchungsprofil angegeben ist.
   Prüfung auf verwendeten Beleg	Wählen Sie aus, was passiert, wenn bei der Prüfung der Nummer des Bargelddokuments doppelte Nummern gefunden werden: Duplikat ablehnen Kopien innerhalb des Geschäftsjahres ablehnen Duplikate zulassen Bei Duplikaten warnen
   Vorganglimit prüfen	Wählen Sie aus, was passiert, wenn das Limit für Vorgänge mit Gegenparteien überschritten wird: Akzeptieren – Das Limit kann überschritten werden. Warnung – Das Limit kann überschritten werden, der Benutzer erhält jedoch eine Warnmeldung. Der Vorgang wird gebucht. Fehler – Das Limit kann nicht überschritten werden und der Benutzer erhält eine Fehlermeldung. Der Vorgang wird nicht gebucht.
   Prüfmethode	Wählen Sie die Überprüfungsmethode aus, mit der bei Vorgängen auf überschrittene Limits geprüft werden soll: Operation – Die Validierung erfolgt Fertig pro Transaktion. Vereinbarung – Die Validierung erfolgt Fertig pro Transaktion, die einen bestimmten Vertrag mit einem Gegenagenten hat.
   Vorgangslimit	Geben Sie den Höchstbetrag ein, der für Vorgänge mit Gegenparteien in bar zulässig ist.
   Buchung auf früherem Datum	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Buchung von Bargeldtransaktionen vor dem letzten Datum der Bargeldtransaktion zu ermöglichen.
   Abmessungen	Geben Sie Dimensionen in den Feldern Abteilungscode, Analytischer Code und Kostenträgercode an. Die Druckseite für Bargelddokumente spiegelt diese Informationen wider.
   Status „Bestätigt“ verwenden	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um während des Genehmigungsprozesses für Bargelddokumente den zusätzlichen Status Bestätigt zu verwenden.

Namen für Bargelderfassungen im Hauptbuch einrichten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Erfassung für die Bargeldtransaktionsbuchung zu erstellen.

1. Gehen Sie zu Sachkonto>Erfassungseinstellungen>Erfassungsnamen und erstellen Sie einen Datensatz.
2. Geben Sie im Feld Erfassungstyp Bargeld an. Legen Sie nach Bedarf weitere Standarderfassungsparameter fest.

Tägliche Bargeldvorgänge über eine Belegerfassung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Bargelddokument über eine Belegerfassung zu erstellen.

1. Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Handkasse>Belegerfassung und erstellen Sie eine Erfassung.

2. Wählen Sie im Aktivitätsbereich Positionen aus.

3. Fügen Sie eine Position hinzu und geben Sie die folgenden Informationen ein.

   Feld	Beschreibung
   Datum	Geben Sie das Datum der Transaktion ein.
   Konto	Wählen Sie das Bargeldkonto aus. Standardmäßig ist in den Bargeld- und Bankverwaltungsparametern ein Bargeldkonto angegeben.
   Beschreibung	Geben Sie einen Text für die Buchung ein.
   Soll, Haben	Geben Sie den Betrag des Bargelddokuments in eines dieser Felder ein: Lastschrift – Verwenden Sie dieses Feld, um Bareingänge und einen Bargeldrückerstattungsschein zu erfassen. Gutschrift – Verwenden Sie dieses Feld, um Barausgaben und einen Barauszahlungsschein zu erfassen.
   Gegenkontotyp, Gegenkonto	Wählen Sie einen Gegenkontotyp und eine Gegenkontonummer aus.
   Währung	Hier können Sie den Code der Buchungswährung auswählen.
   Beleg	Dieses Feld wird je nach den Einstellungen der Erfassung festgelegt.
   Bestellnummer	Wenn für das Bargeldkonto kein Nummernkreis eingerichtet ist, wird dieses Feld automatisch anhand des in den Parametern angegebenen Nummernkreises festgelegt. Sie können in diesem Feld manuell eine Auftragsnummer eingeben. Um Inkonsistenzen bei der Nummerierung von Bargelddokumenten zu vermeiden, wird das folgende Steuerelement angewendet: Die Nummer eines Bargelddokuments mit einem früheren Vorgangsdatum darf nicht höher sein als die Nummer eines Bargelddokuments mit einem späteren Vorgangsdatum. Wenn Sie dieses Steuerelement nicht benötigen, wählen Sie das Kontrollkästchen Buchung auf früherem Datum in den Bargeld- und Bankverwaltungsparametern aus.
   Genehmigungsstatus	Der erste Transaktionsstatus ist Keiner. Informationen zum Festlegen des Transaktionsstatus finden Sie im Abschnitt Bargeldtransaktionen genehmigen und buchen.
   Belegtyp	Dieses Feld auf der Registerkarte Barauftrag wird automatisch festgelegt, und zwar basierend auf dem Betrag, den Sie für das Bargelddokument eingegeben haben: Barauszahlungsschein – Sie haben im Feld Soll einen Betrag für das Kassenkonto eingetragen. Barauszahlungsschein – Sie haben im Feld Haben einen Betrag für das Kassenkonto eingetragen. Korrektur – Sie haben für das Kassenkonto entweder im Feld Soll oder im Feld Haben einen negativen Betrag eingegeben.
   Mehrwertsteuergruppe	Geben Sie eine Mehrwertsteuergruppe an, um die Steuern für den Vorgang zu berechnen.
   Artikel-Mehrwertsteuergruppe	Geben Sie eine Artikel-Mehrwertsteuergruppe an, um die Steuern für den Vorgang zu berechnen.
   Ursache	Geben Sie in diesem Feld auf der Registerkarte Barauftrag einen Text ein, um den Transaktionsgegenstand zu beschreiben. Dieser Text wird auf der Kassenbeleg-Berichtsseite ausgedruckt.
   Dokumentdatum	Geben Sie die Beschreibung, Nummer und das Datum des primären Dokuments ein, das den Grund für die Transaktion darstellt (z. B. Vorschussberichte, Rechnung oder Auftrag).
   Art des Vertreters	Dieses Feld kann die folgenden Werte haben: Arbeitnehmer – Wenn das Feld Gegenkonto auf Hauptbuch oder Bank gesetzt ist, enthält die Suche Vertreter eine Liste von Arbeitnehmern. Wenn das Feld Gegenkonto auf Kunde oder Kreditor eingestellt ist, enthält die Suche Verkäufer eine Liste der Kontaktpersonen der Gegenpartei. Um Vertreter einzurichten, gehen Sie zu Grundeinstellungen>Einrichten>Kontakte>Kontaktperson. Andere – Die Vertreter -Suche enthält eine Liste anderer Kunden. Um Empfänger einzurichten, die nicht in der Tabelle Debitoren oder Kreditoren auftauchen, gehen Sie zu Hauptbuch>Empfänger. Hinweis: Dieser repräsentative Typ ist nur für Lettland verfügbar. (Der CSELatvia-Konfigurationsschlüssel sollte aktiviert sein.) Lieferant – Die Vertreter -Suche enthält eine Liste von Lieferanten. Um Kreditoren einzurichten, gehen Sie zu Kreditorenkonten>Kreditoren. Kunde – Die Vertreter Suche enthält eine Liste von Kunden. Um Debitoren einzurichten, gehen Sie zu Debitorenkonten>Debitoren.
   Verkäufer	Wählen Sie einen Beauftragten des Typs aus, den Sie im Feld Art des Vertreters angegeben haben.
   Name der Person	Dieses Feld wird automatisch festgelegt und zwar basierend auf den Werten Gegenkonto und Vertreter. Die Druckseite für Kassenbelege spiegelt diese Informationen wider.
   Rest	Der verbleibende Betrag, der berechnet wird. Beachten Sie, dass der gesamte Transaktionsbetrag Zielcodes zugeordnet werden muss.
   Buchungsprofil	Geben Sie das Buchungsprofil für das Bargeldkonto ein. Standardmäßig wird das Buchungsprofil verwendet, das in den Bargeld- und Bankverwaltungsparametern angegeben ist.
   Gegenbuchungsprofil	Geben Sie das Buchungsprofil für das ausgewählte Gegenkonto ein.
   Gesamtbetrag	Im Abschnitt Gesamtbetrag unten auf der Seite zeigt das Feld Rückerstattung die berechnete Summe aller Bargeldrückerstattungsbelege an, die in der aktuellen Erfassung enthalten sind. Das Feld Auszahlung zeigt die Gesamtsumme aller Barauszahlungsbelege.

Wählen Sie im Aktivitätsbereich Überprüfen aus, um die Erfassungseinträge zu überprüfen.

Tägliche Bargeldvorgänge über eine allgemeine Erfassung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Bargeldtransaktion über eine allgemeine Erfassung zu erstellen.

1. Wechseln Sie zu Sachkonto>Journaleinträge>Allgemeine Erfassungen und erstellen Sie eine Erfassung.

2. Wählen Sie im Aktivitätsbereich Positionen aus.

3. Fügen Sie eine Position hinzu und geben Sie die folgenden Informationen ein.

   Feld	Beschreibung
   Datum	Geben Sie das Datum der Transaktion ein.
   Kontotyp	Wählen Sie Handkasse aus.
   Konto	Wählen Sie die Bargeldkontonummer aus.
   Buchungstext	Geben Sie einen erklärenden Text ein, der bei der Transaktion verwendet werden soll.
   Soll, Haben	Geben Sie den Betrag des Bargelddokuments in eines dieser Felder ein: Lastschrift – Verwenden Sie dieses Feld, um Bareingänge und einen Bargeldrückerstattungsschein zu erfassen. Gutschrift – Verwenden Sie dieses Feld, um Barausgaben und einen Barauszahlungsschein zu erfassen.
   Gegenkontotyp, Gegenkonto	Wählen Sie einen Gegenkontotyp und eine Gegenkontonummer aus.
   Währung	Wählen Sie den Code für die Transaktionswährung aus.

Auf der Registerkarte Rechnung legen Sie Buchungsprofile für das ausgewählte Konto und Gegenkonto fest. Wenn es sich bei der registrierten Transaktion um eine Vorauszahlung handelt, aktivieren Sie auf der Registerkarte Zahlung das Kontrollkästchen Vorauszahlung. Legen Sie im Abschnitt Vertreter die Felder fest, die im Bericht Bargeld ausgedruckt werden sollen. Wählen Sie im Aktivitätsbereich Überprüfen aus, um die Erfassungseinträge zu überprüfen.

Bargeldtransaktionen genehmigen und buchen

Für Bargeldtransaktionen können die folgenden Status angewendet werden:

• Ohne
• Bestätigt
• genehmigt
• Ablehnen

Ein Parameter Status „Bestätigt“ verwenden ist auf dem Inforegister Genehmigung der Registerkarte Bargeld verfügbar. Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Einrichten>Bargeld- und Bankverwaltungsparameter, um zwei zusätzliche Status aktivieren: Bestätigt und Abgelehnt.

Eine Bestätigung ist angebracht, wenn Bargelddokumente ausgestellt werden und Bargeldeingänge oder -ausgaben zwischen zwei Mitarbeitern geteilt werden: einem Buchhalter und einem Kassierer. Die Funktion Status zurücksetzen ändert den aktuellen Transaktionsstatus. „Genehmigt“ wird zu „ Bestätigt“ und „ Bestätigt“ wird zu „ Keine“.. Bargelderfassungseinträge können nur bearbeitet werden, wenn der Status Keiner lautet. Bargeldtransaktionen können nur abgelehnt werden, wenn der Transaktionsstatus Bestätigt lautet.

• Um eine Transaktion zu bestätigen, wählen Sie die entsprechende Belegerfassungsposition aus und dann Dokumentengenehmigung>Bestätigen aus. Basierend auf dem angegebenen Nummernkreis wird eine Auftragsnummer generiert. Der Transaktionsstatus wird in Bestätigt geändert und Sie können die Erfassungsposition nicht mehr bearbeiten. Der Bargeldkontosaldo bleibt unverändert.
• Um einen Bargeldbeleg abzulehnen, wähleln Sie Dokumentgenehmigung>Ablehnen aus. Diese Option ist nur für Dokumente mit dem Status Bestätigt verfügbar.
• Um eine Transaktion zu genehmigen, wählen Sie die entsprechende Belegerfassungsposition und dann Dokumentengenehmigung>Genehmigen aus. Der Status Genehmigt zeigt an, dass Barmittel eingegangen oder ausgegeben wurden. Der Bargeldsaldo wird geändert. Die Bargeldtransaktion kann gebucht werden.
• Um den Status Genehmigt aufzuheben und den Status auf Keiner zurückzusetzen, wählen Sie Dokumentgenehmigung>Status zurücksetzen aus. Nur genehmigte Bargeldtransaktionen können gebucht werden. Um eine Erfassung zu buchen, wählen Sie Buchen>Buchen aus.

Periodische Aufgaben

Um die folgenden Aufgaben abzuschließen, gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Periodische Aufgaben.

Periodische Aufgabe	Beschreibung
Saldolimit prüfen	Überprüfen Sie den Saldo des ausgewählten Geldkontos zum angegebenen Datum und zeigen Sie das Ergebnis in einer Informationsmeldung an. Bei der Saldoberechnung können nur genehmigte Transaktionen berücksichtigt werden.
Neuberechnung Bargeldsaldo	Verwenden Sie diese Aufgabe, um zu bestätigen, dass die Sachkontosalden für Bargeldkonten mit dem Bargeldsaldo übereinstimmen.
Neubewertung der Fremdwährung – Barmittel	Verwenden Sie diese Aufgabe, um sicherzustellen, dass Sie am Berichtsdatum einen ausreichenden Saldo in der Standardwährung haben, wenn die Vorgänge in Fremdwährungen erfasst werden. Verwenden Sie die Funktion Filter auf der Registerkarte Einzuschließende Datensätze, um das Bargeldkonto festzulegen, für das die Aufgabe ausgeführt werden soll. Geben Sie die Transaktionswährungen im Dialogfeld für die Aufgabe die Felder Ausgangswährung und Zielwährung an. Das System vergleicht den Betrag in der Währung, die mithilfe des Wechselkurses am ausgewählten Datum umgerechnet wurde, mit dem Betrag in der Standardwährung. Die Differenz zwischen den beiden Beträgen (ohne die vorherige Kursregulierung) ist die berechnete Kursregulierung. Diese Aufgabe erstellt eine genehmigte Bargeldtransaktion vom Typ Wechselkursregulierung. Die Sachkontotransaktion wird unter Verwendung des Sachkontos für Bargeld erstellt, das im Feld Unrealisierter Gewinn oder Unrealisierter Verlust in der Tabelle Währung festgelegt ist.

Abfragen und Berichte

Abfrage oder Bericht	Beschreibung
Bargeldtransaktionen	Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Anfragen und Berichte>Bargeldtransaktionen, um Bargeldtransaktionen anzuzeigen. Verwenden Sie die Funktion Filter, um zusätzliche Kriterien anzugeben, um die Auswahl von Bargeldtransaktionen einzugrenzen.
Barguthaben	Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Anfragen und Berichte>Barguthaben, um das Barguthaben anzuzeigen.
Barmittel-/Sachkontenabstimmung	Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Abfragen und Berichte>Kassenberichte>Barmittel-/Sachkontenabstimmung, um diesen Bericht auszuführen.
Bargeldaufstellungsbericht	Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Abfragen und Berichte>Kassenberichte>Bargeldaufstellungsbericht, um diesen Bericht auszuführen.
Bargeldbuchungsbericht	Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Abfragen und Berichte>Kassenberichte>Bargeldbuchungsbericht, um diesen Bericht auszuführen.