Exemplarische Vorgehensweise: den Umlaufbestand für ein Projekt berechnen

Für Projekte können Sie den Einsatz von Unternehmensressourcen planen und die damit verbundenen Kosten nachverfolgen. Zu Projekten gehört der Verbrauch von Mitarbeiterstunden, Maschinenstunden, Bestandsposten und andere Verbrauchsarten, die während des Projekts nachverfolgt werden sollten. Wenn ein Projekt über einen langen Zeitraum läuft, müssen seine Kosten möglicherweise auf ein Konto für Umlaufbestand (WIP) in der Bilanz übertragen werden. So können Sie die Kosten und den Umsatz in den GuV-Konten deklarieren.

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Aufgaben erläutert:

• WIP berechnen.
• Eine WIP-Berechnungsmethode auswählen.
• Teile eines Projekts aus dem WIP ausschließen.
• Den WIP auf das Sachkonto buchen.
• Eine WIP-Buchung stornieren.

In jedem Schritt des Prozesses wird der Wert berechnet, und die Projekttransaktionen werden in das Sachkonto übertragen. Die Berechnungs- und Buchungsschritte erfolgen getrennt voneinander, sodass Sie die Daten überprüfen und vor dem Buchen auf das Sachkonto Änderungen vornehmen können. Sie müssen daher nach der Stapelverarbeitung für die Berechnung und vor der Stapelverarbeitung für die Buchung sicherstellen, dass alle Informationen korrekt sind.

Rollen

In dieser exemplarischen Vorgehensweise wird die Rolle eines Projektteammitglieds (Katrin) verwendet.

Hintergrund

Im Mittelpunkt dieser exemplarischen Vorgehensweise steht die CRONUS AG, ein Design- und Beratungsunternehmen, das neue Infrastrukturen schafft und anpasst, wie Konferenzräume und Büros mit Möbeln, Zubehör und Lagereinheiten. Ein Großteil der Arbeit bei CRONUS ist projektorientiert, und Tricia, ein Projektteammitglied, verwendet Projekte, um einen Überblick über die einzelnen laufenden und abgeschlossenen Projekte zu behalten. Manche Projekte sind langwierig und dauern Monate bis zur Fertigstellung. Katrin kann ein WIP-Konto verwenden, um den Umlaufbestand zu erfassen und die Kosten während des Projekts nachzuverfolgen.

Berechnen der WIP

CRONUS hat ein Projekt mit langer Laufzeit übernommen, das sich nun über mehrere Berichtszeiträume erstreckt. Tricia berechnet den Umlaufbestand (WIP), um sicherzustellen, dass die Finanzaufstellung korrekt ist.

Bei diesem Verfahren wählt Tricia eine bestimmte Gruppe von Aufgaben aus, die in die WIP-Berechnung einbezogen werden. Tricia kann diese Zeilen auf der Seite Projektaufgabenzeilen in der Spalte WIP-Summe angeben.

Die Optionen werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Feld	Beschreibung
<leer>	Lassen Sie dieses Feld leer, wenn die Projektaufgabe ein Teil einer Gruppe von Aufgaben ist.
Total	Definiert den Bereich oder die Gruppe von Aufgaben, die in der WIP- und Umsatzrealisierungsberechnung berücksichtigt sind. Innerhalb der Gruppe enthält die WIP-Summe jede Projektaufgabe, deren Projektaufgabenart auf Buchen festgelegt ist, es sei denn, das Feld WIP-Summe ist auf Ausschließlich festgelegt.
Ausschließlich	Gilt nur für eine Aufgabe mit der Projektaufgabenart Buchen. Die Aufgabe wird nicht einbezogen, wenn WIP und Umsatzrealisierung berechnet werden.

In der folgenden exemplarischen Vorgehensweise wendet Tricia das Einstandswertverfahren, das ihr Unternehmen standardmäßig für die WIP-Berechnung einsetzt. Katrin gibt an, welcher Teil des Projekts in die WIP-Berechnung einbezogen werden soll, indem Sie die WIP-Summenwerte den verschiedenen Projektaufgabenzeilen zuweist.

So berechnen Sie die WIP

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Projekt und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. In der Liste Projekte wählen Sie das Projekt Landsberg aus, und wählen Sie die Bearbeiten-Aktion aus. Die Projektkarte wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.

   Die WIP kann basierend auf Einstandswert, Verkaufswert, Vertriebskosten, Prozentsatz der Fertigung oder bei Abschluss berechnet werden. In diesem Beispiel verwendet CRONUS das Einstandswertverfahren.

3. Wählen Sie im Inforegister Buchen das Feld WIP-Methode und dann Einstandswert aus.

4. Wählen Sie die Aktion Projektaufgabenzeilen aus, und legen Sie die folgenden Werte im Feld WIP-Summe fest.

   Projektaufgabennr.	Feld "WIP-Summe"
   1130	Ausschließlich
   1190	Summe
   1210	Ausschließlich
   1310	Ausschließlich

5. Wählen Sie die RIF Aktion aus, und wählen Sie die WIP berechnen Aktion aus.

6. Auf der Seite WIP berechnen Projekt wählen Sie ein Projekt aus, für das Sie den WIP berechnen möchten. Wählen Sie im Inforegister Projekt die Option Deerfield im Feld Nr. aus.

7. Das Buchungsdatum liegt nach dem Arbeitsdatum. Bestätigen Sie, dass das Datum korrekt ist.

8. Geben Sie im Feld Belegnr. den Wert 1 ein. Diese Nummer können Sie später zur Rückverfolgbarkeit nutzen.

9. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Batchauftrag zu starten. Eine Meldung wird angezeigt. Klicken Sie zum Fortfahren auf die Schaltfläche OK. Schließen Sie die Seite Projektaufgabenzeilen.

   Notiz

   Die Benachrichtigung weist darauf hin, dass Warnungen im Zusammenhang mit der WIP-Berechnung vorliegen. Im folgenden Verfahren überprüfen Sie die Warnungen.

10. Erweitern Sie auf der Seite Projektkarte das Inforegister WIP und Umsatzrealisierung, um die berechneten Werte anzuzeigen. Sie können auch das WIP-Buchungsdatum und die ggf. im Sachkonto gebuchten Werte anzeigen.

Beachten Sie, dass der Wert für Deaktivierter Einstandsbetrag 215,60 in der Spalte Zu buchen ist. Dieses spiegelt die Gesamtkosten von zwei Artikeln in der Projektaufgabengruppe 1110 – 1130 wieder. Der dritte Artikel wurde auf Ausschließlich gesetzt und ist daher nicht in die WIP-Berechnung einbezogen.

WIP-Warnungen überprüfen

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Projekt – WIP – Cockpit ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Wählen Sie das entsprechende Projekt Landsberg und dann die Aktion Warnung anzeigen aus.

3. Überprüfen Sie auf der Seite Projekt-WIP-Warnungen die Warnung, die dem Projekt zugeordnet ist.

   Nach dem Ende der Buchhaltungsperiode muss Tricia den WIP erneut berechnen, um die bis dahin abgeschlossene Arbeit einzubeziehen.

So berechnen Sie die WIP neu

1. Wählen Sie auf der Seite Projektkarte die Aktion WIP-Posten aus, um die WIP-Berechnung anzuzeigen.

   Auf der Seite WIP-Projektposten werden die zuletzt für ein Projekt berechneten WIP-Posten angezeigt. Dies ist auch dann der Fall, wenn der WIP noch nicht auf das Sachkonto gebucht wurde.

2. Sie können zur erneuten Berechnung von WIP den Schritten in dem Verfahren folgen, das erläutert, wie WIP berechnet wird. Bei jeder Berechnung der WIP wird ein Posten auf der Seite WIP-Projektposten erstellt.

3. Schließen Sie die Seite.

Notiz

WIP und Anerkennung werden berechnet, jedoch nicht im Sachkonto gebucht. Zum Buchen müssen Sie die Aktion WIP nach Sachposten verwenden, nachdem Sie den WIP und die Umsatzrealisierung berechnet haben.

Den WIP auf das Sachkonto buchen

Nachdem Katrin die WIP für dieses Projekt berechnet hat, kann sie sie auf das Sachkonto buchen.

So buchen Sie die WIP auf das Sachkonto

1. Wählen Sie in der Liste Projekte das Projekt Landsberg aus.

2. Wählen Sie die RIF Aktion aus, und wählen Sie die WIP auf Sachkonto buchen Aktion aus.

3. Wählen Sie auf der Seite WIP nach Sachkonten Projekt auf dem Inforegister Projekt die Option Landsberg im Feld Nr. aus.

4. Geben Sie auf dem Inforegister Optionen im Feld Stornobelegnr. den Wert 1 ein.

5. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um WIP auf das Sachkonto zu buchen.

6. Klicken Sie auf OK, um die Bestätigungsseite zu schließen.

   Nachdem Sie die Buchung abgeschlossen haben, können Sie die Buchungsdaten auf der Seite WIP-Sachposten anzeigen.

7. In der Liste Projekte wählen Sie das Projekt Deerfield aus, und wählen Sie die Aktion WIP-Sachposten aus.

   Auf der Seite WIP-Projektsachposten stellen Sie sicher, dass der WIP auf das Sachkonto gebucht wurde.

8. Schließen Sie die Seite.

9. Öffnen Sie die Seite Projektkarte für das Projekt Landsberg.

10. Beachten Sie, dass im Inforegister WIP und Umsatzrealisierung in der Spalte Gebucht das Feld Deaktivierter Einstandsbetrag auf Sachkonten ausgefüllt ist, was angibt, dass dieser WIP in der Finanzbuchhaltung erfolgreich gebucht wurde.

11. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Karte zu schließen.

Eine WIP-Buchung stornieren

Tricia stellt fest, dass die Projektaufgaben, die aus der WIP-Berechnung ausgeschlossen wurden, einbezogen hätten werden sollen. Tricia kann die falschen Buchungen stornieren, ohne neue WIP-Posten buchen zu müssen.

So stornieren Sie eine WIP-Buchung

1. Wählen Sie in der Liste Projekte das Projekt Landsberg aus.

2. Wählen Sie die WIP-Aktion aus, und wählen Sie die WIP auf Sachkonto buchen-Aktion aus.

3. Wählen Sie auf der Seite WIP nach Sachkonten Projekt auf dem Inforegister Projekt die Option Deerfield im Feld Nr. aus.

4. Geben Sie auf dem Inforegister Optionen im Feld Stornobelegnr. den Wert 1 ein.

5. Geben Sie in dem Feld Stornobuchungsdatum das ursprüngliche Buchungsdatum an. Dies sollte dasselbe Datum sein, das Sie für die erste Berechnung von WIP verwendet haben.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur stornieren. Dadurch wird der zuvor gebuchte WIP storniert und der neue WIP auf das Sachkonto gebucht.

7. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Stapelauftrag auszuführen, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK, um die Bestätigungsseite zu schließen.

8. Öffnen Sie die Seite Projektkarte für das Projekt Deerfield.

9. Überprüfen Sie im Inforegister WIP und Umsatzrealisierung, dass keine gebuchten WIP-Posten vorhanden sind.

10. Schließen Sie diese Seite.

11. Wählen Sie in der Liste Projekte das Projekt Landsberg, wählen Sie die Aktion WIP und dann die Aktion WIP Sachkonto-Eintrag aus. In den WIP-Posten ist das Kontrollkästchen Storniert aktiviert.

12. Schließen Sie diese Seite.

13. Öffnen Sie Projektaufgabenzeilen für das Projekt, schließen Sie die in die WIP-Berechnung einzubeziehenden Teile des Projekts ein, und berechnen und buchen Sie dann den neuen Wert auf das Sachkonto.

    Notiz

    Gesetzt den Fall, Katrin hat WIP für ein Projekt mit falschen Datumsangaben berechnet und gebucht. Nach der zuvor erläuterten Methode kann Tricia die falschen Buchungen stornieren, die Datumsangaben korrigieren und auf das Sachkonto buchen.

Siehe auch

Exemplarische Vorgehensweisen für Geschäftsprozesse
Exemplarische Vorgehensweise: Verwalten von Projekten
Verständnis - WIP-Methoden
Überwachen des Status und der Leistung
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier