Übersicht über die Abonnementabrechnung

Mit der Abonnementabrechnung können Sie vertraglich vereinbarte Services wiederkehrend abrechnen. Die integrierten, flexiblen Abrechnungsmodelle unterstützen viele Abonnementmodellszenarien für Preisberechnungsmodelle, Preisverwaltung, Verlängerungen sowie Abrechnungszeiträume und -häufigkeit. Die Nutzung von Abonnementabrechnung zur Verwaltung der wiederkehrenden Abrechnung von Services minimiert Fehlerquellen und macht die Prozesse vom ersten Verkaufsangebot bis zur wiederkehrenden Abrechnung transparent. Alle Informationen werden an einem Ort gespeichert, sodass Sie bei der Vertragsverwaltung stets den Überblick behalten. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Aufwand, da Sie Prozesse vereinfachen und automatisieren können.

Flexible und benutzerfreundliche Abonnementverwaltung

Sie weisen die von Ihnen verkauften Serviceartikel (Serviceobjekte), sei es der Verkauf eines Artikels mit dazugehörigen Services, ein Mietvertrag oder eine andere Vertragsvereinbarung, Debitoren zu. Serviceobjekte sind zwar normalerweise statisch, doch die zugehörigen Services (Servicezusagen), die Sie regelmäßig in Rechnung stellen, können sich während der Laufzeit eines Vertrags ändern.

Features der Abonnements und wiederkehrenden Abrechnung

• Individuelle und automatisierte Abrechnungszeiträume erstellen
• Vorschau aller bestehenden monatlich wiederkehrenden Abrechnungen und Ihrer anstehenden Rechnungen
• Vereinfachte Abrechnung mit Rechnungsvorlagen
• Kündigungsfristen automatisch berechnen
• Auf Abgrenzungen basierte Buchung von Einkommen und Aufwendungen auf Gewinn- und Verlustkonten

Hauptelemente der Abonnementabrechnung

Verträge

Wenn Geschäftspartner einen Vertrag unterzeichnen, gehen beide Partner Verpflichtungen ein. In der Abonnementabrechnung heißen diese Verpflichtungen Servicezusagen. Vereinbarungen mit periodischer Abrechnung heißen Debitorenverträge auf Debitorenseite und Kreditorenverträge auf Kreditorenseite.

Verwenden Sie Verträge, um die Servicezusagen mehrerer Serviceobjekte zu bündeln, sodass Sie diese gemeinsam regelmäßig abrechnen können. Ein Vertrag mit Abonnementabrechnung ist das technische Äquivalent eines oder mehrerer tatsächlicher Vertragsdokumente, die Sie einem Debitor in Rechnung stellen.

Ein Vertrag legt den kaufmännischen Rahmen fest (Vertragspartner, Rechnungsempfänger, Abrechnungskonditionen). Serviceobjekte und deren Servicezusagen stellen die Bestandteile des Vertrages dar.

Serviceobjekte

Ein Serviceobjekt ist etwas, was der Debitor entweder kauft, etwa Waren, oder für das durch vertragliche Vereinbarung gegenseitige Verpflichtungen entstehen. Ein Serviceobjekt wird einem Debitor zugeordnet. Das Serviceobjekt ist dabei meist statisch, die zugehörigen Services (Servicezusagen) können sich jedoch ändern. Darüber hinaus können Sie im Serviceobjekt zusätzliche Informationen speichern, die von den Servicezusagen unabhängig sind.

Ein Serviceobjekt enthält keine abrechnungsrelevanten Informationen. Diese Informationen gehören zu den zugehörigen Servicezusagen. Zu einem Serviceobjekt können auch Servicezusagen gehören, die nicht über einen Vertrag abgerechnet werden, beispielsweise Garantien.

Servicezusagen

Servicezusagen beschreiben den Inhalt von Vereinbarungen mit Debitoren und Kreditoren. Sie existieren aufseiten von Debitoren und Kreditoren und gehören immer zu einem Serviceobjekt. Servicezusagen enthalten Abrechnungsinformationen wie etwa die abzurechnende Menge, den Abrechnungszeitraum und den Betrag.

Die Servicezusagen eines Serviceobjekts und die Erstellung von Servicezusagen werden über eine mehrstufige Hierarchie festgelegt. Dazu gehören Servicezusagenvorlagen und Servicezusagenpakete, die Sie Artikeln zuordnen können. Durch den Verkauf dieser Artikel entstehen Serviceobjekte, denen die zugehörigen Servicezusagen zugeordnet und zur Verfügung gestellt werden.

Bereits in der Verkaufsphase können Sie Interessenten oder Debitoren Servicezusagen unterbreiten. Hierzu können Sie den angebotenen Artikeln weitere Servicezusagen hinzufügen, welche Sie dann gleichzeitig anbieten bzw. verkaufen können.

Wenn Sie einen Artikel in Verbindung mit einer Servicezusage verkaufen, wird dafür automatisch ein Serviceobjekt angelegt, bei dem die zugehörigen Servicezusagen sichtbar sind.

Handelt es sich bei dem Service um eine Servicezusage (siehe Servicearten), können Sie diese als Komponente einem Vertrag hinzufügen und entsprechend den Angaben in der Service regelmäßig abrechnen.

Ablauf der Abonnementabrechnung

Die folgende Abbildung zeigt, dass Artikel mit Servicezusagenpaketen mit einer oder mehreren Servicezusagen eingerichtet werden. Mit der Versendung des Angebots bzw. des Auftrags wird der Artikel zum Serviceobjekt. Die Servicezusage, die einem Serviceobjekt zugeordnet ist, muss einem Vertrag zugeordnet sein, damit sie auf wiederkehrender Basis abgerechnet werden kann. Der Vertrag und die darin enthaltenen Servicezusagen enthalten die Abrechnungsinformationen. Beim Buchen von Vertragsrechnungen entstehen Vertragsabgrenzungen. Sie können die Abgrenzungen separat in der Finanzbuchhaltung buchen, um den Umsatz oder die Kosten der Rechnungen zu erfassen.

Rollencenter für Abonnements und wiederkehrende Abrechnung

Das Rollencenter Abonnement und wiederkehrende Abrechnung fasst die Features für wiederkehrende Abrechnungen an einem Ort zusammen, sodass sie leicht zu finden sind. Neben den Stamm- und Transaktionsdaten kann über das Rollencenter schnell auf die Historie gebuchter Belege zugegriffen werden. Auch nicht gebuchte Belege (offene Buchungsbelege für Debitoren und Kreditoren) und Services, die keinen Verträgen zugewiesen sind (Servicezusagen ohne Verträge), werden angezeigt, um Sie darauf hinzuweisen, dass möglicherweise noch etwas bearbeitet werden muss.

Die Umsatz- und Kostenzahlen zeigen die Umsätze und Kosten des aktuellen und vorherigen Monats an, die in Verbindung mit der Vertragsabrechnung gebucht wurden.

Die Hinweise Überfällig und Nicht fakturiert zeigen an, dass Servicezusagen entweder noch in Rechnung gestellt werden müssen (überfällig) oder dass für Zeilen in einem Rechnungsvorschlag noch kein Buchungsbeleg erstellt wurde (nicht fakturiert). Die Hinweise richten sich nach dem Arbeitstermin.

Siehe auch

Verträge, Serviceobjekte und Servicezusagen verwalten
Wiederkehrende Abrechnung