Arbeiten mit Serviceverträgen und Servicevertragsangeboten

Sie können einen Servicevertrag manuell erstellen oder aus einem Servicevertragsangebot. Sie können ein Servicevertragsangebot als Vorläufer eines Servicevertrags verwenden, in dem Ihr Unternehmen dem Debitoren ein Angebot unterbreitet und die Genehmigung des Debitoren erhält, bevor das Angebot in einen Servicevertrag umgewandelt wird. Die Vorgehensweisen zur Erstellung eines Servicevertrags oder eines Servicevertragsangebots sind ähnlich.

So erstellen Sie einen Servicevertrag oder ein Servicevertragsangebot

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Serviceverträge oder Servicevertragsangebote ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Erstellen Sie einen neuen Servicevertrag oder ein neues Servicevertragsangebot.
3. Füllen Sie das Feld Nr. aus. Es wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die allgemeinen Daten aus einer Vertragsvorlage verwenden möchten. Wenn Sie einen solchen Servicevertrag oder ein solches Servicevertragsangebot erstellen möchten, klicken Sie auf Ja. Die Seite Servicevertragsvorl.-Übersicht wird angezeigt.
4. Wählen Sie die entsprechende Vorlage aus, und wählen Sie dann OK aus, um den Servicevertrag oder das Servicevertragsangebot mithilfe der Vorlage zu erstellen.
5. Wählen Sie im Feld Debitorennr. den Debitor aus.
6. Wenn die Differenz der jährlichen Beträge nicht automatisch verteilt werden soll, wählen Sie das Kontrollkästchen Nicht ausgegl. Betr. zulassen aus. Die Werte in den Feldern Zu fakturieren (Jahr) und Berech. zu fakturieren (Jahr) werden nicht automatisch ausgeglichen. Wenn Sie aber möchten, dass Die Anwendung die Differenzen der jährlichen Beträge, die sich aus einer Änderung im Servicevertrag ergeben, automatisch ausgleicht, aktivieren Sie Nicht ausgegl. Betr. zulassen nicht.
7. Vertragszeilen einem Servicevertrag oder Servicevertragsangebot hinzufügen.
8. Füllen Sie die restlichen Felder aus, soweit dies erforderlich ist.

So wandeln Sie Servicevertragsangebote in Serviceverträge um

Wenn ein Debitor ein Servicevertragsangebot akzeptiert hat, wandeln Sie dieses in einen Servicevertrag um. Gleichzeitig können Sie eine Servicerechnung für die Startperiode des Vertrags erstellen, falls das Startdatum des Vertrags vor dem Beginn des nächsten Fakturierungsintervalls liegt.

Nachdem Sie die folgenden Schritte ausführen, wird ein Servicevertrag mit dem Status Unterzeichnet erstellt. Falls eine Servicerechnung für die Anfangsperiode des Vertrags erstellt wird, wird der fakturierte Betrag folgendermaßen, abhängig davon, ob es sich um einen detaillierten Vertrag handelt oder nicht, berechnet.

Für detaillierte Verträge wird der fakturierte Betrag folgendermaßen berechnet:

• Fakturierter Betrag = Summe der fakturierten Beträge der einzelnen Vertragszeilen.
• Fakturierter Betrag für die einzelne Vertragszeile = ((Angebotswert ÷ 12) × Anzahl der Monate in der Anfangsperiode) + ((Angebotswert ÷ Anzahl Tage im Jahr) × Anzahl der verbleibenden Tage in der Anfangsperiode).
• Falls die Vertragszeile vor dem Ende der Anfangsperiode abläuft, wird das Ablaufdatum zum Enddatum der Anfangsperiode der Zeile.

Für Verträge, die nicht detailliert sind, wird der fakturierte Betrag folgendermaßen berechnet:

• Fakturierter Betrag = (jährlicher Betrag ÷ Anzahl der Tage im Jahr) × Anzahl der Tage in der Anfangsperiode.
• Falls der Vertrag abläuft, bevor die Anfangsperiode endet, wird das Ablaufdatum zum Enddatum der Anfangsperiode.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Servicevertragsangebote ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Öffnen Sie das Servicevertragsangebot, das Sie in einen Servicevertrag umwandeln möchten.
3. Wählen Sie die Vertrag erst. Aktion aus.
4. Falls das Startdatum des Vertrags vor dem Beginn des nächsten Fakturierungsintervalls liegt, werden Sie gefragt, ob Sie eine Servicerechnung für die Startperiode des Vertrags erstellen möchten. Wählen Sie Ja aus.

Die Servicerechnung wird auf das Servicekonto des Vertrags gebucht, auch wenn der Vertrag vorausbezahlt ist.

So erstellen Sie Servicevertragsgutschriften

Sie können Servicevertragsgutschriften verwenden, wenn ein Debitor einen vorausbezahlten Servicevertrag kündigt oder einen Serviceartikel aus einem vorausbezahlten Vertrag entfernt. Sie verwenden sie ebenfalls, um fehlerhafte Servicerechnungen zu korrigieren.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Servicegutschriften ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Erstellen Sie eine neue Servicegutschrift.

3. Füllen Sie das Feld Nr. aus.

4. Geben Sie im Feld Debitorennr. die Nummer des Debitors im Servicevertrag ein.

   Sie können auf dem Inforegister Fakturierung weitere Informationen anzeigen, die aus der Karte Debitor kopiert wurden. Wenn Sie die Gutschrift auf einen anderen Debitor buchen möchten, als den auf dem Inforegister Allgemein angegebenen Debitor, müssen Sie die Nummer dieses Debitors im Feld Rech. an Deb.-Nr. eingeben.

   Hinweis

   Sie können die Gutschrift mit dem ursprünglich gebuchten Beleg auf der Seite Gebuchte Servicerechnungen vergleichen. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Gebuchte Servicerechnungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

5. Füllen Sie die Felder Buchungsdatum und Belegdatum aus.

6. Geben Sie in die Gutschriftszeilen Informationen über die Artikel ein, die zurückgeschickt oder entfernt wurden, oder den Nachlass, den Sie gewähren möchten. Sie können auch das Anforderungsformular für die Stapelverarbeitung Vorausbezahlte Vertragseinträge verwenden.

Aktivieren Sie auf der Seite Servicevertrag auf dem Inforegister Fakturierungsdetails die Option Autom. Gutschriften, um automatisch eine Gutschrift zu erstellen, wenn Sie Vertragszeilen aus einem Servicevertrag löschen.

Um eine Gutschrift manuell zu erstellen, wenn Vertragszeilen aus einem Servicevertrag entfernt werden, wählen Sie auf der Seite Servicevertrag die Aktion Gutschrift.

Aktualisieren und Auswerten von Verträgen

Gelegentlich müssen Sie die Bedingungen eines Vertrags nach dessen Erstellung ändern. In den meisten Fällen wird der betreffende Vertrag auf der Seite Serviceverträge geöffnet und nach Bedarf geändert.

Sie können den Status des Vertrags, der ursprünglich auf Gesperrt festgelegt war, ändern, Vertragszeilen hinzufügen und entfernen und einen Vertrag kündigen. Einen Überblick über die Gewinn- und Verlustentwicklung im Unternehmen erhalten Sie durch eine schnelle Unternehmensanalyse, die mithilfe der Funktion "Servicevertrag-Trendscape" erstellt werden kann.

So fügen Sie einem Serviceauftrag oder einem Vertragsangebot Vertragszeilen hinzu

Wenn ein Debitor einen neuen Artikel kauft und diesen in einem bestehenden Servicevertrag aufnehmen möchte, können Sie den Artikel als Serviceartikel erstellen lassen und ihn dann als neue Vertragszeile zu dem Vertrag oder dem Vertragsangebot hinzufügen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Serviceverträge ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Öffnen Sie den relevanten Servicevertrag oder das relevante Servicevertragsangebot, für den/das Sie eine neue Vertragszeile hinzufügen möchten.
3. Wählen Sie die Aktionen Vertrag öffnen aus, um den Servicevertrag oder das Servicevertragsangebot zwecks Bearbeitung zu öffnen.
4. Aktivieren Sie im Inforegister Rechnungsdetails das Feld Nicht ausgegl. Betr. zulassen, wenn Sie den jährlichen Betrag ändern und die Differenz des Feldes "Zu fakturieren (Jahr)" in den Vertragszeilen manuell weitergeben möchten. Andernfalls deaktivieren Sie das Feld Nicht ausgegl. Betr. zulassen. Dies verteilt die Differenz des Feldes "Zu fakturieren (Jahr)" automatisch auf die Vertragszeilen, wenn Sie den jährlichen Betrag geändert haben.
5. Fügen Sie dem Inforegister Zeilen in jede Vertragszeile einen Serviceartikel, einen Artikel oder eine Textbeschreibung hinzu. Alternativ können Sie Vertragsangebotszeilen hinzufügen. Beachten Sie, dass Sie pro Serviceartikel mehrere Verträge erzeugen können, um ihn gleichzeitig bei verschiedenen Serviceverträgen oder Vertragsangeboten einzuschließen.
6. Prüfen und – falls notwendig – korrigieren Sie die Zahlen in den Feldern Zeilenrabatt %, Zeilenrabattbetrag, Reaktionszeit, Serviceintervall und anderen Feldern.

So entfernen Sie Vertragszeilen

Möglicherweise müssen Sie Vertragszeilen aus dem Servicevertrag entfernen, wenn Sie entsprechende Serviceartikel aus dem Servicevertrag entfernen. In der Regel entfernen Sie Vertragszeilen, die abgelaufen sind oder zu einem eingestellten Serviceartikel gehören.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Serviceverträge ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Öffnen Sie den Servicevertrag, aus dem Sie Vertragszeilen entfernen möchten.
3. Wählen Sie die Aktionen Vertrag öffnen aus, um den Servicevertrag zwecks Bearbeitung zu öffnen.
4. Wählen Sie die Vertragszeile aus, die Sie entfernen möchten. Geben Sie in das Feld Vertragsablaufdatum das Datum ein, ab dem die Vertragszeile entfernt werden soll. Beispielsweise könnten Sie das Datum eingeben, an dem der Serviceartikel eingestellt wurde.
5. Wählen Sie die Vertragszeilen löschen Aktion aus. Die Seite Vertragszeilen löschen wird geöffnet.
6. Füllen Sie die Standardfilter aus: Vertragsnr., Serviceartikelnr. und Vertragsart. Bei Bedarf können Sie weitere Filter anwenden oder die bestehenden ändern.
7. Füllen Sie die Felder auf der Optionen Inforegister aus, und wählen Sie dann die Aktion Linien löschen.

Hinweis

Wenn es sich nicht um einen detaillierten Vertrag handelt, müssen Sie den Wert im Feld Zu fakturieren (Jahr) auf dem Inforegister Fakturierungsdetails auf der Seite Servicevertrag aktualisieren, damit das Entfernen des Serviceartikels aus dem Vertrag berücksichtigt wird.

Wenn es sich um einen detaillierten und vorausbezahlten Vertrag handelt und Sie Rechnungen für den Vertrag gebucht haben, können Sie eine Gutschrift für den Vertrag erstellen. Wählen Sie die Aktion Gutschrift erstellen. Dies ist unnötig, wenn das Kontrollkästchen im Feld Autom. Gutschriften im Inforegister Rechnungsdetails aktiviert ist. In diesem Fall wird automatisch eine Gutschrift erstellt wird, wenn Sie eine Vertragszeile entfernen.

Servicezeile "Kosten und Wert"

In Servicevertragszeilen werden die Beträge in den Feldern Zeileneinstandspreis und Zeilenwert berechnet, wie in den folgenden Tabellen beschrieben.

Zeileneinstandsbetrag-Optionen	Beschreibung
Serviceartikel	Der Einstandspreis wird automatisch aus dem Feld Vorgabe Einst.-Betrag (Vert.) der Tabelle Serviceartikel in das Feld Zeileneinstandspreis kopiert. Mit der folgenden Formel wird der Zeileneinstandspreis berechnet: Einstandspreis × Vertragswert % ÷ 100
Artikel	Der Einstandspreis wird automatisch aus dem Feld Einstandspreis der Tabelle Artikel und dem Wert aus dem Feld Vertragswert % der Tabelle Service Einrichtung ermittelt. Mit der folgenden Formel wird der Zeileneinstandspreis berechnet: Einstandspreis × Vertragswert % ÷ 100
Textbeschreibung	Der Wert des Felds Zeileneinstandspreis wird auf Null gesetzt.

Zeilenwert-Optionen	Beschreibung
Serviceartikel	Der Preis wird automatisch aus dem Feld Vorgabevertragswert der Tabelle Serviceartikel in das Feld Zeilenwert kopiert.
Artikel	Abhängig vom Wert im Feld Vertragswertberechnungsmethode in der Tabelle Service Einrichtung wird der Betrag entweder aus dem Feld VK-Preis oder Einstandspreis der Tabelle Artikel" übernommen. Danach wird der Wert mit dem Inhalt des Felds Vertragswert % in der Tabelle Service Einrichtung multipliziert und durch 100 dividiert. Dieser Betrag wird in das Feld Zeilenwert kopiert. Dieser Betrag wird in das Feld Zeilenwert kopiert. HINWEIS: Wenn das Feld Vertragswertberechnungsmethode auf Keine gesetzt ist, dann wird der Inhalt des Felds Zeilenwert nicht berechnet.
Textbeschreibung	Der Inhalt des Felds Zeilenwert wird auf Null gesetzt.

So fügen Sie einen Vertragsrabatt für Servicevertragsangebote hinzu

Sie können Vertragsrabatte für Services auf Vertragsangeboten und Serviceverträgen hinzufügen. Die Rabatte können auf Ersatzteile in bestimmten Serviceartikelgruppen, auf Arbeitsstunden von Ressourcen in bestimmten Ressourcengruppen und auf bestimmte Servicekosten gewährt werden.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Servicevertragsangebote ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie das Angebot aus, dem Rabatte hinzuzufügt werden sollen.
3. Wählen Sie die Servicerabatte Aktion aus. Die Seite Vertrags-/Servicerabatte wird geöffnet.
4. Wählen Sie die Neu Aktion aus, um einen neuen Rabattvertrag zu erstellen.
5. Füllen Sie die Felder in der Zeile wie erforderlich aus. Zeigen Sie mit der Maus auf ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Tipp

Um Vertragsrabatte direkt zu einem Servicevertrag hinzuzufügen, führen Sie ähnliche Schritte auf der Seite Servicevertrag aus.

So ändern Sie den Inhaber eines Servicevertrags

Sie müssen möglicherweise den Inhaber eines Servicevertrags ändern. Wenn ein Serviceartikel in einem Servicevertrag in mehreren Verträgen, die nicht gekündigt sind und deren Inhaber derselbe Debitor ist, erfasst ist, wird der Inhaber aller Serviceverträge, die diesen Serviceartikel beinhalten, und alle Serviceartikel, die in diesen Verträgen enthalten sind, automatisch aktualisiert.

Hinweis

In diesem Fall werden nur ungekündigte Verträge berücksichtigt. Der Status der Vertragsangebote wird nicht berücksichtigt.

Wichtig

Viele Serviceartikel und Verträge können miteinander verknüpft werden. Das Ändern des Besitzers eines Servicevertrags kann diese Beziehungen beeinflussen.

Zum Beispiel erscheint Serviceartikel Nr. 8 in den Verträgen SV00003 und SV00015. Vertrag SV00015 enthält darüber hinaus Serviceartikel Nr. 15, der ebenso in Vertrag SV00080 erscheint. In diesem Fall werden die Inhaber aller drei Verträge und Serviceartikel geändert.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Serviceverträge ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus. Öffnen Sie den Servicevertrag, dessen Besitzer Sie ändern möchten.
2. Wählen Sie die Aktionen Vertrag öffnen aus, um den Vertrag zwecks Bearbeitung zu öffnen.
3. Wählen Sie die Debitor wechseln Aktion aus. Die Seite Debitor in Vertrag ändern wird geöffnet.
4. In den Feldern Vertragsnr. und Serviceartikelnr. sehen Sie die Nummern des Vertrags und des Serviceartikels des ausgewählten Debitors. Wenn der Debitor Inhaber mehrerer Verträge mit mehreren Serviceartikeln ist, ist der Wert dieser Felder Mehrere. Um die Liste der damit verbundenen Verträge oder Serviceartikel anzuzeigen, wählen Sie diese Feldwerte aus.
5. Wählen Sie im Feld Neue Debitorennr. den neuen Debitor aus.
6. Wählen Sie im Feld Neuer Lief. an Code die Adresse aus.
7. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Kunden- und Liefercode der Serviceverträge zu ändern.
8. Wählen Sie auf Aktion Vertrag sperren aus, um den Vertrag zu sperren und sicherzustellen, dass die Änderungen in die Verträge übernommen werden.

So aktualisieren Sie Servicevertragspreise

Sie können die Preise in Serviceverträgen durch die Eingabe eines Prozentsatzes aktualisieren.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Servicevertragspreise aktualisieren ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie den Servicevertrag aus.
3. Geben Sie in dem Feld Aktualisierung bis Datum ein Datum ein. Mit dem Batchauftrag werden die Preise für Verträge mit einem nächsten Preisaktualisierungsdatum bis einschließlich zu diesem Datum aktualisiert.
4. Geben Sie im Feld Preisaktualisierung % den Prozentsatz ein, mit dem Sie die Vertragspreise aktualisieren möchten.
5. Wählen Sie im Feld Aktion die Option Vertragspreise aktualisieren.

So buchen Sie vorausbezahlte Vertragsposten

Wenn Sie mit vorausbezahlten Verträgen arbeiten, müssen Sie regelmäßig vorausbezahlte Vertragsposten buchen und dabei die Vorauszahlungen von den Vorauszahlungskonten auf die regulären Konten übertragen.

Bevor Sie die vorausbezahlten Vertragsposten buchen können, müssen Sie auf der Seite Service Einrichtung im Feld Vorausbez. Buch.-Belegnummern eine Nummernserie angeben.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Vorausbez. Vertragsposten buchen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Geben Sie im Feld Buchungsdatum ein Buchungsdatum ein. Die Stapelverarbeitung bucht vorausbezahlte Serviceposten mit einem Buchungsdatum bis zu diesem Datum.
3. Geben Sie im Feld Buchungsdatum das Datum ein, das Sie als Buchungsdatum in der Fibu Buch.-Blattzeile verwenden möchten.
4. Klicken Sie im Feld Aktion auf Vorausbezahlte Transaktionen buchen.
5. Klicken Sie auf OK, um die Posten zu buchen.

Ändern des Servicevertrag-Status

Nachdem der Servicevertrag unterschrieben wurde, wird der Wert des Felds Status ändern automatisch auf Gesperrt festgelegt. Wenn Sie Daten im Servicevertrag oder im Serviceangebot ändern möchten, müssen Sie zuerst den Status für Änderungen von Gesperrt in Offen ändern. Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, Servicerechnungen für Serviceverträge zu erstellen, wenn der Status für Änderungen auf Offen steht. Nachdem der Vertrag oder das Vertragsangebot geändert wurde, müssen Sie den Status für Änderungen zurück auf Gesperrt setzen, damit es möglich ist, Servicerechnungen und Posten für den Servicevertrag zu erzeugen.

Hinweis

Das Feld Status ändern ist nicht mit dem Feld Release-Status des Serviceauftragskopfs verbunden, der den Lagerdurchlauf von Serviceartikeln steuert.

So kündigen Sie einen Servicevertrag

Sie müssen u. U. einen Servicevertrag kündigen, wenn dieser Vertrag ausläuft oder von Ihrer oder Debitorenseite gekündigt wird.

Hinweis

Sie können einen Vertrag nicht erneut öffnen, wenn er gekündigt ist.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Serviceverträge ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Öffnen Sie den relevanten zu kündigenden Servicevertrag.

3. Wählen Sie die Aktionen Vertrag öffnen aus, um den Servicevertrag zwecks Bearbeitung zu öffnen.

4. Wählen Sie im Feld Ursachencode bei Kündigung den relevanten Ursachencode aus. Um weitere Ursachencodes hinzuzufügen, wählen Sie die Erweitert Aktion aus.

   Wenn das Kontrollkästchen im Feld Urs.-Code b. Vertr.-Kündigung auf der Seite Service Einrichtung aktiviert ist, müssen Sie beim Kündigen von Verträgen einen Ursachencode angeben.

5. Wählen Sie im Feld Status Gekündigt aus.

6. Wenn ungebuchte Rechnungen, Gutschriften oder geöffnete vorausbezahlte Posten für den Vertrag vorliegen, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Klicken Sie im Meldungsfenster auf Nein, um zum Vertrag zurückzukehren und die Belege zu buchen, oder auf Ja, um mit dem Vertragskündigungsprozess fortzufahren.

Archivieren eines Servicevertrags oder Vertragsangebots

Sie können Serviceverträge und Vertragsangebote jederzeit archivieren, um eine Kopie des Vertrags oder des Angebots zu erfassen. Business Central archiviert Serviceverträge automatisch, wenn Sie ein Vertragsangebot in einen Servicevertrag umwandeln oder einen Servicevertrag kündigen. Sie können selbst einen Vertrag oder Angebot archivieren, indem Sie die Vertrag archivieren Aktion auf den Seiten Serviceverträge oder Servicevertragsangebote auswählen. Wenn Sie Ihre archivierten Verträge der Angebote sehen möchten, indem Sie nach Archivierte Verträge suchen.

Siehe auch

Serviceverträge einzurichten:
Serviceverwaltung
Dienstleistungsverträge konvertieren, die MwSt.-Beträge enthalten

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier