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Übersicht Verkaufsauftragsagent (Vorschauversion)

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[Dieser Artikel gehört zur Dokumentation zur Vorabversion und kann noch geändert werden.]

Der Agent Verkaufsauftrag unterstützt Business Central Benutzer bei der Automatisierung der Erfassung von Verkaufsaufträgen. Die Agent verwendet KI, um per E-Mail erhaltene Kundenanfragen zu analysieren, den Kunden in Business Central zu lokalisieren und E-Mail-Unterhaltungenmit mehreren Runden zu führen, um Anfragen zu klären, wenn wichtige Details fehlen oder mehr Auswahlmöglichkeiten verfügbar sind. Außerdem wird der Kunde über die Verfügbarkeit der gesuchten Artikel informiert und ein Verkaufsangebot erstellt. Das Angebot ist als PDF formatiert und enthält die angeforderten Artikel, Mengen, Einheiten, Preise, Steuern, gewünschte Liefertermine, eine angegebene externe Dokumentenreferenz und andere wichtige Details.

Trinkgeld

Sehen Sie sich ein kurzes Video im Dynamics Business Central-Kanal auf YouTube unter Erste Schritte mit dem Verkaufsauftragsagent für Dynamics 365 Business Central an.

Wichtig

  • Dies ist eine Vorschauversion.
  • Funktionen in der Vorschauversion sind nicht für den Produktionseinsatz gedacht und können eine Eingeschränkte Funktionalität aufweisen. Diese Funktionen unterliegen den ergänzenden Nutzungsbedingungen und stehen vor dem offiziellen Release zur Verfügung, damit die Kunden frühen Zugriff darauf erhalten und Feedback geben können.
  • Um sich für diese geschlossene öffentliche Vorschauversion zu registrieren, füllen Sie das Registrierungsformular für die Vorschauversion aus.

Funktionalität

Aktivierung und Konfiguration

Der Agent ist im Produkt leicht verfügbar. Um ihn zu aktivieren, geben Sie das E-Mail-Postfach an, das der Agent überwachen soll. Geben Sie außerdem Ihre Präferenzen für bestimmte Aspekte des Verhaltens des Agenten an, und legen Sie die Benutzer fest, die berechtigt sind, den Agent zum Verarbeiten von Debitorenaufträgen zu verwenden, sodass der Agent im Namen eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Teams handeln können – nicht nur im Namen eines einzelnen Benutzers.

Berechtigungen und Profile

Der Agent wird innerhalb der Berechtigungen und des Profils (Rolle) ausgeführt, die ihm vom Administrator zugewiesen wurden. Berechtigungen definieren, auf welche Bereiche des Produkts (Tabellen) der Agent Zugriff hat. Das Profil umreißt die UX-Elemente (Seiten und Aktionen), mit denen sich der Agent während seiner Arbeit beschäftigen kann. Standardberechtigungen und das Profil werden dem Agent standardmäßig zugewiesen. Administratoren können diese Berechtigungen jedoch bei Bedarf aktualisieren.

Arbeitsgang

Der Verkaufsauftragsagent ist so konzipiert, dass er autonom im Hintergrund ausgeführt wird, wobei KI verwendet wird, um seine Aufgaben zu erledigen, während die Benutzer über die wichtigsten Schritte informiert und bei Bedarf einbezogen werden. In bestimmten Szenarien kann eine Beteiligung erforderlich sein, z. B. um ausgehende Nachrichten zu überprüfen oder fehlende Details basierend auf konfigurierten Einstellungen bereitzustellen.

Konzeptionell interagiert der Agent mit der Business Central-Funktionalität auf eine ähnliche Weise, wie Business Central-Benutzer mit ihm interagieren. Der Agent wird mit allgemeinen Anweisungen in natürlicher Sprache bereitgestellt, die beschreiben, wie der Prozess der Erfassung von Verkaufsaufträgen gehandhabt werden soll. Anschließend werden Benutzeroberflächenmetadaten wie Beschriftungen, Schnelllinfos und andere Eigenschaften in Kombination mit den auf den Business Central-Seiten angezeigten Daten und eigenen Anweisungen verwendet, um jeden Schritt zu bestimmen, der zum Abschließen der Aufgabe erforderlich ist. Ausgehend vom vorgesehenen Rollencenter navigiert der Agent durch die Seiten, ruft Benutzeroberflächenaktionen auf und gibt Daten wie ein Benutzer ein. Dieser Ansatz ermöglicht dem Agent ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um sein Ziel zu erreichen, da die Interaktionsoberfläche und die Schritte des Agent nicht fest codiert sind. Stattdessen bestimmt die KI sie basierend auf dem Kontext jedes Schrittes.

Diese Flexibilität ermöglicht es dem Agent, relevante benutzerdefinierte Felder und Aktionen zu erkennen und mit ihnen zu interagieren. Es kann auch versucht werden, Validierungsfehler automatisch zu beheben, indem angezeigte Fehlermeldungen verarbeitet und die Eingabe entsprechend angepasst wird.

E-Mail-Überwachung und -Kommunikation

Der Agent beruht auf einem internen E-Mail-Dispatcher, der als Hintergrund-Aufgabe ausgeführt wird, um ein bestimmtes Postfach kontinuierlich auf Elementanforderungen zu überwachen. Der Disponent löst den Agent aus, um Aufgaben auszuführen, und sendet anschließend Ergebnisse, wie z. B. vorbereitete Verkaufsangebote oder Aufträge, an den Kunden in Antwort.

Der Agent hilft beim Verfassen von E-Mail-Texten basierend auf dem Kontext der aktuellen Schritt. So kann beispielsweise der verfügbare Lagerbestand aufgelistet oder eine kurze Beschreibung des angehängten Verkaufsangebots oder -auftrags gegeben werden. Darüber hinaus kann er irrelevante oder potenziell bösartige E-Mail-Inhalte erkennen und kennzeichnen, sodass Benutzer aufgefordert werden, diese zu überprüfen und zu entscheiden, wie sie vorgehen sollen.

Kunden- und Business Central Nutzerbeteiligung

Benutzer können die Schritte des Agenten und die erstellten Verkaufsbelege überprüfen. Sie können die vom Agent eingegebenen Daten im Vergleich zu den Daten, die von der eigenen Geschäftslogik von Business Central generiert werden, leicht identifizieren und bei Bedarf mehr Input liefern, z. B. das Hinzufügen von Rabatten oder das Aktualisieren von Versandkosten.

Wenn der Kunde beschließt, das Angebot zu aktualisieren, indem er eine weitere E-Mail sendet, in der die erforderlichen Änderungen aufgeführt sind, unterstützt der Agent bei diesen Änderungen, indem er das Angebot findet und die angeforderten Aktualisierungen vornimmt. Sobald der Kunde die Richtigkeit des Angebots bestätigt hat, wandelt derAgent es in einen Verkaufsauftrag um, der dann nach der Bestätigung durch den Benutzer auch per E-Mail an den Kunden weitergegeben wird.

Der Agent beinhaltet immer festgelegte Business Central Benutzer, die alle ausgehenden Nachrichten überprüfen und genehmigen, bevor sie an die Kunden gesendet werden.

Wie der Agent Anfragen verarbeitet

Der Agent überwacht ein festgelegtes Postfach für eingehende Kunden-E-Mails zu Artikelanfragen. Das Postfach wird in der Konfiguration des Verkaufsauftragsagent angegeben (weitere Informationen finden Sie unter Einrichten des Verkaufsauftragsagent). Wenn der Agent eine potenzielle Anfrage in einer E-Mail identifiziert, beginnt er mit der Vorbereitung eines Verkaufsangebots. Er wird beispielsweise überprüen, ob der Kunde in Business Central registriert ist. Er überprüft beispielsweise die Artikelverfügbarkeit, erstellt ein Verkaufsangebot und bereitet eine E-Mail-Antwort an den Debitor mit dem Angebot als PDF-Anhang vor.

Einige Schritte erfordern Ihr Eingreifen, wie z. B. die Überprüfung der E-Mail-Korrespondenz und die Unterstützung des Agenten nach Bedarf. Bis eine Bestellung erstellt wird, kümmert sich der Agent um den E-Mail-Austausch mit dem Kunden, um fehlende Details zu beheben und bei Bedarf Änderungen an der ursprünglichen Anfrage zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie in Agent-Prozessablauf.

Der Agent stellt sicher, dass sich eine Anfrage von einem Kunden nicht auf die Anforderungen eines anderen Kunden beziehen kann. Wenn der Agent eine Anfrage bearbeitet, identifiziert er den Kunden zunächst in Business Central anhand der E-Mail-Adresse des Absenders. Der Agent sucht unter den registrierten Business Central-Kontakten, Verkaufsangeboten und Aufträgen nach der E-Mail-Adresse und sucht dann nach dem Debitor, der mit dieser E-Mail verknüpft ist:

  • Wenn ein Debitor gefunden wird, filtert der Agent, um nur Verkaufsangebote und -aufträge zu verwenden, die nicht zu diesem Debitor gehören.

    Durch dieses Verhalten wird sichergestellt, dass der Agent nur Dokumente des Debitors erstellt und aktualisiert, der die E-Mail gesendet hat

  • Wenn ein Kontakt gefunden wird, es sich jedoch nicht um einen Debitor handelt, werden mit dem Agent Filter so ausgeführt, dass nur Dokumente verwendet werden, die zu dem Kontakt gehören. Angebote können an Kontakte gesendet werden, die nicht als Debitor registriert sind.

  • Wenn kein Kontakt gefunden wird, filtert der Agent alle Belege heraus und fordert möglicherweise ein Eingreifen des Benutzers an, da der Beleg nicht gefunden werden kann.

Um zu verhindern, dass der Agent ein Eingreifen anfordert, und um bei der Überprüfung eingehender Nachrichten zu helfen, überprüft der Agent, ob der Kontakt registriert ist, und zeigt eine Benachrichtigung auf der Seite zur Überprüfung eingehender Nachrichten an, wenn dies nicht der Fall ist. Um dieses Problem zu beheben, können Sie entweder einen neuen Kontakt/Debitor registrieren oder die Kontaktinformationen eines bestehenden Kontakts/Debitors aktualisieren. Der Agent generiert die Benachrichtigung, um anzugeben, dass die Kontakt-E-Mail nicht gefunden wurde.

Produkte/Artikel finden

Der Agent analysiert eingehende E-Mails, um Parameter für die Erstellung eines neuen Verkaufsangebots oder die Aktualisierung eines bestehenden Verkaufsangebots zu erkennen. Neben den Artikeln selbst können zu den Parametern auch Artikelattribute, Mengen, Einheiten, das gewünschte Lieferdatum, die externe Belegnummer und mehr gehören. Der Agent sucht dann im Inventar von Business Central in einer Vielzahl zugehöriger Tabellen nach diesen Artikeln.

Tisch Felder
Artikel Anz.
Description
Beschreibung 2
Suchbegriff
GTIN
Kreditorenartikelnummer
Artikelvariante Code
Description
Beschreibung 2
Artikelreferenz Referenznr.
Description
Beschreibung 2
Artikelattribute Name
Wert
Artikelkategorie Code
Description
Übergeordnete Kategorie – Ebene 1
Artikelübersetzung Sprache
Description
Beschreibung 2
Artikelbarcode Code
Textbausteinzeile Text

Obwohl der Agent Produkte anhand vager und unvollständiger Beschreibungen finden kann, wird ihre Wirksamkeit von der Qualität der Produktinformationen in Business Central beeinflusst. Sie können die Fähigkeit des Agenten, Produkte zu finden, verbessern, indem Sie Beschreibungen, Attribute, Kategorien und Textbausteine Ihrer Inventarartikel verbessern.

Wenn die Artikel gefunden werden, prüft der Agent deren Verfügbarkeit, indem er mehrere Parameter analysiert, wie z. B. die erforderliche Menge, das Lieferdatum, den Lagerort, geplante und geplante Zugänge und mehr.

Agent Prozessablauf

Die Verarbeitung einer Verkaufsangebotsanforderung in einem Auftrag umfasst drei Beteiligte:

  • Kunde, der ein Verkaufsangebot per E-Mail anfordert
  • Verkaufsauftragsagent, der das Postfach überwacht, die eingehende Anforderung bearbeitet und das Angebot und den Auftrag erstellt
  • Business Central Benutzer, der Agent-Aufgaben überprüft

Der allgemeine Ablauf ist in der Abbildung dargestellt, auf die weitere Details zu den Schritten folgen. Der tatsächliche Ablauf kann in Abhängigkeit von Faktoren wie Folgeanfragen, Änderungen oder Stornierungen in der Überprüfung, Sperrproblemen usw. variieren.

Zeigt den Flow Verkaufsauftragsagent

  1. Debitor: Sendet eine E-Mail an das Postfach Business Central mit der Bitte um ein Verkaufsangebot für Artikel.
  2. Verkaufsauftragsagent: Ruft ungelesene E-Mails aus dem Posteingang ab und erstellt eine Aufgabe mit einem Schritt zum Überprüfen der eingehenden Anforderung.
  3. Prüfer: Überprüft/bestätigt den Schritt per E-Mail.
  4. Verkaufsauftragsagent:
    1. Sucht den Kontakt oder Debitor.
    2. Sucht die angeforderten Artikel und überprüft deren Verfügbarkeit.
    3. Erstellt ein Verkaufsangebot.
    4. Fügt Bewertungs-Schritt mit einer Antwort-E-Mail mit angehängtem Verkaufsangebot als PDF hinzu.
  5. Rezensent: Überprüft/bestätigt E-Mail- und Verkaufsangebote.
  6. Verkaufsauftragsagent: Sendet eine E-Mail und ein Verkaufsangebot als PDF an den Kunden.
  7. Kunde: Überprüft Verkaufsauftrag und sendet eine E-Mail und ein Verkaufsangebot.
  8. Verkaufsauftragsagent: Nimmt E-Mails auf und fügt Überprüfungsschritt hinzu.
  9. Bewerter: Überprüft/bestätigt die Bestätigungs-E-Mail für einen Verkaufsauftrag.
  10. Verkaufsauftragsagent:
    1. Wandelt Angebot in Auftrag um.
    2. Fügt eine Überprüfungs-Aufgabe mit ausgehender E-Mail zur Bestätigung der Bestellung hinzu.
  11. Bewerter: Überprüft/bestätigt ausgehende E-Mails.
  12. Verkaufsauftragsagent: Sendet eine E-Mail an den Kunden.

Nächste Schritte

Copilot- und KI-Funktionen konfigurieren