Mahnmethoden und Mahnstufen einrichten

Mithilfe von Mahnungen können Debitoren über überfällige Beträge informiert und die Zahlung angefordert werden. Um Debitoren zu verwalten, können Sie Mahnmethoden einrichten und diese den Debitoren zuordnen. Über Mahnmethoden können Sie die Funktionsweise des Mahnvorgangs steuern. Jeder Mahnmethodencode enthält von Ihnen definierte Mahnstufen. Zu den Mahnstufen gehören Regeln darüber, wann die Mahnung verschickt wird, welche Gebühren anfallen und ob Zinsen berechnet werden. Zu den Mahnstufen gehört auch die Einstellung einer Toleranzperiode, die sicherstellt, dass Sie keine Mahnung für eine Rechnung senden, die ein Debitor bereits bezahlt hat.

Tipp

Nachdem Sie Mahnbedingungen und -stufen eingerichtet haben, können Sie diese in automatisierte Prozesse zum Erstellen, Ausgeben und Senden von Mahnungen einbeziehen. Weitere Informationen zum automatisierten Prozess finden Sie unter Erinnerungen in Sammlungen automatisieren.

Mahnbestimmungen

Bei Debitoren mit überfälligen Zahlungen muss entschieden werden, wann und auf welche Weise ihnen eine Mahnung gesendet werden soll. Darüber hinaus können ggf. Gebühren oder Zinsen erhoben werden. Sie können eine beliebige Anzahl an Lieferanmahnungsmethoden einrichten.

Hinweis

Wenn Sie Zinsen auf überfällige Zahlungen berechnen möchten, können Sie das auch bei der Mahnungserstellung. Möchten Sie die Zinsen dagegen nur berechnen und Ihre Debitoren darüber in Kenntnis setzen, ohne eine Mahnung zu senden, verwenden Sie eine Zinsrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter Mahnungen oder Finanzierungskosten.

Richten Sie Anhänge und E-Mail-Texte für die Kommunikation ein

Auf der Seite Mahnfristen einrichten können Sie Anhangstexte und Standard-E-Mail-Nachrichten einrichten, die entweder für alle Mahnstufen verwendet werden, oder für jede Stufe spezifische Nachrichten erstellen. Beispielsweise kann die Nachricht, die Sie für die erste Erinnerungsstufe senden, einen anderen Ton oder Inhalt haben als die Nachricht für die zweite oder dritte. Um Anhang- und E-Mail-Nachrichtentexte für alle Ebenen zu erstellen, wählen Sie oben auf der Seite Debitorenkommunikation aus. Um Nachrichten für bestimmte Zeilen zu erstellen, wählen Sie auf dem Inforegister Mahnstufe eine Zeile und anschließend die Aktion Debitorenkommunikation aus.

Standardmäßig verwenden Anhänge und E-Mail-Texte Ihre Spracheinstellung. Wenn Sie jedoch Ihre Kundschaft in anderen Ländern mahnen, möchten Sie möglicherweise in anderen Sprachen kommunizieren. Sie können mit der Aktion Text für Sprache hinzufügen Texte für jede von Business Central unterstützte Sprache erstellen. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Sprachen für Anhangstexte und E-Mail-Texte identisch sind. Wenn sie nicht übereinstimmen und die Mahnfrist mehr als eine Ebene hat, kann es sein, dass die Automatisierung die Nachricht für eine oder mehrere Ebenen nicht anpassen kann. Um die Übereinstimmung der Sprachen zu prüfen, nutzen Sie die Aktion Mitteilungsübersicht und vergleichen Sie die Mitteilungen mit den Texten.

Wenn Sie eine E-Mail senden, ist die Erinnerung ein Bericht, den Sie an die E-Mail anhängen. Sie definieren den Bericht, der die Mahnung generiert, auf der Seite Berichtsauswahlen – Mahnung/Zinsrechnung, auf der Sie auch den Bericht auswählen, der den E-Mail-Text im Feld Name des E-Mail-Textlayouts enthält. Wenn Sie E-Mails an Ihre Kundschaft senden, werden die Texte im Inforegister E-Mail-Text in den im Feld Name des E-Mail-Textlayouts ausgewählten Bericht eingefügt. Für diesen Text ist im Standardbericht ein Textfeld vorhanden. Wenn Sie möchten, können Sie diesen Bericht bearbeiten, um beispielsweise Inhalte hinzuzufügen oder zu entfernen. Bearbeiten Sie das Layout dieser Berichte auf der Seite Berichtslayouts. Weitere Informationen zu Berichtslayouts finden Sie unter Erste Schritte beim Erstellen von Berichtslayouts.

Notiz

Für die direkte Kommunikation per E-Mail von Business Central müssen Sie über die entsprechende Einrichtung verfügen. Weitere Informationen zum Verbinden von E-Mail-Konten mit Business Central finden Sie unter E-Mail einrichten.

Mahnmethoden einrichten

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Mahnmethoden ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
3. Um mehr als eine Kombination von Mahnmethoden zu verwenden, richten Sie einen Code für jede ein.

Mahnstufen

Für jede Mahnmethode können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Mahnstufen definieren, obwohl die meisten Unternehmen nur zwei oder drei Stufen verwenden. Bei der ersten Erstellung einer Mahnung für einen Debitor werden die Einstellungen der Stufe 1 verwendet. Beim Registrieren der Mahnung wird die Stufennummer in den erstellten Mahnposten erfasst und mit den jeweiligen Debitorenposten verknüpft. Ist eine erneute Mahnung erforderlich, werden alle Mahnposten überprüft, die mit offenen Debitorenposten verknüpft sind, um die höchste Stufennummer zu ermitteln. In der neuen Mahnung werden dann die Bedingungen für die nächsthöhere Stufennummer verwendet.

Werden mehr Mahnungen erstellt als Stufen festgelegt sind, werden die Bedingungen der höchsten Stufe verwendet. Die Anzahl der erstellbaren Mahnungen wird in den Mahnmethoden durch das Feld Max. Anzahl Mahnungen begrenzt.

So richten Sie Mahnstufen ein:

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Mahnmethoden ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie auf der Seite Mahnmethoden in die Zeile mit der Methode, für die Sie Stufen anlegen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Stufen.

3. Füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

   Tipp

   Die Einstellung des Felds Zinsen berechnen legt fest, ob bei der Erinnerung Zinsen für die Erinnerung angezeigt werden. Das Feld Zinsen buchen auf der Seite Erinnerungsbestimmungen bestimmen, ob die berechneten Zinsen auf Sachkonten und Debitorenkonten gebucht werden müssen.

   Um anzuzeigen, dass Zinsen berechnet werden sollen, wählen Sie das Feld Zinsen berechnen.

   Geben Sie optional für jede Mahnstufe zusätzliche Gebühren sowohl in lokaler als auch Fremdwährung an. Sie können mehrere zusätzliche Gebühren in Fremdwährungen für jeden Code auf der Seite Mahnstufen einrichten.

   Die zusätzlichen Gebühren können auf drei verschiedene Arten berechnet werden, die durch den Wert des Feld Berechnungstyp zusätzliche Gebühr definiert werden.

   • Fixiert

     Die Gebühren werden auf der Grundlage der Werte der Felder Zusätzliche Gebühr in der Zeile für die Erinnerungsebene selbst berechnet.

   • Single Dynamic

     Die Gebühren werden auf der Grundlage der Werte der Felder Zusätzliche Gebühr einrichten in der Zeile für die Erinnerungsebene selbst berechnet.

   • Akkumulierte Dynamik

     Die Gebühren werden auf der Grundlage der Werte der Felder Zusätzliche Gebühr einrichten in der kombinierten Zeile für die Erinnerungsebene selbst berechnet.

4. Wählen Sie die Aktion Währungen aus.

5. Auf der Seite Währungen für Mahnstufen festlegen können Sie für jeden Mahnstufencode und die dazugehörende Mahnstufe Fremdwährungsinformationen hinterlegen, die aus einem Währungscode und einer zusätzlichen Gebühr bestehen.

   Notiz

   Wenn Sie Mahnungen in Fremdwährungen erstellen, verwendet die Anwendung die Bedingungen für Fremdwährungen, die Sie in dieser Tabelle eingerichtet haben, um Mahnungen zu erstellen. Falls keine Mahnkonditionen für Fremdwährungen eingerichtet wurden, verwendet die Anwendung die Mahnkonditionen für die Mandantenwährung auf der Seite Mahnstufe und rechnet diese in die entsprechende Währung um.

   Jede Mahnstufe kann mit Text versehen werden, der entweder vor (Vortext) oder nach (Nachtext) den Mahnposten gedruckt wird.

6. Wählen Sie die Aktionen Anfangstext oder Endtext entsprechend aus und füllen Sie die Seite Mahntext aus.

7. Um zugehörige Werte in das resultierende Mahntext automatisch einzusetzen, geben Sie die folgenden Platzhaltern im Feld Text ein.

   Platzhalter	Wert
   %1	Inhalt des Felds Belegdatum des Mahnungskopfs
   %2	Inhalt des Felds Fälligkeitsdatum des Mahnungskopfs
   %3	Inhalt des Felds Zinssatz im verknüpften Zinskonditionen
   %4	Inhalt des Felds Restbetrag des Mahnungskopfs
   %5	Inhalt des Felds Zinsbetrag des Mahnungskopfs
   %6	Inhalt des Felds Zusatzgebühr des Mahnungskopfs
   %7	Der Gesamtbetrag der Mahnung
   %8	Inhalt des Felds Mahnstufe des Mahnungskopfs
   %9	Inhalt des Felds Währungscode des Mahnungskopfs
   %10	Inhalt des Felds Buchungsdatum des Mahnungskopfs
   %11	Der Unternehmensname.
   %12	Inhalt des Felds Zusatzgebühr pro Zeile des Mahnungskopfs

   Wenn Sie beispielsweise schreiben %9 %7 fällig am %2., dann enthält die Mahnung den folgenden Text: Sie schulden 1.200,50 MW, fällig am 02-02-2024.

   Notiz

   Business Central berechnet das Fälligkeitsdatum entsprechend der von Ihnen eingegebenen Datumsformel. Weitere Informationen zu finden Sie unter Verwenden von Datumsformeln.

8. Um die Sprache für eine E-Mail-Nachricht festzulegen, wählen Sie die Aktion Text für Sprache hinzufügen. Das Feld Sprachcode wird aktualisiert, um Ihre Auswahl anzuzeigen. Geben Sie im Inforegister E-Mail-Text den Inhalt der Nachricht in der ausgewählten Sprache ein.

Nachdem Sie die Mahnbedingungen eingerichtet haben, können Sie diese auf den Debitorenkartenseiten der Kundschaft zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Debitoren registrieren.

Siehe auch

Einziehen von Restbeträgen
Mahnungen für Restbeträge versenden
Zinskonditionen einrichten
Finanzen einrichten

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier