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Das Business Central-Add-in für Outlook abrufen

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Mit Business Central können Sie geschäftliche Interaktionen mit Ihren Kunden und Kreditoren direkt in Microsoft Outlook verwalten. Mit dem Business Central-Outlook-Add-In können Sie Finanzdaten zu Debitoren und Kreditoren einsehen. Sie können auch finanzielle Belege erstellen und versenden, z.B. Angebote und Rechnungen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Business Central-Add-in für Outlook zu installieren, je nach Ihrer Rolle im Unternehmen:

  • Als Microsoft 365-Administrator verwenden Sie die Option Zentrale Bereitstellung, um das Add-in automatisch für das gesamte Unternehmen, für Gruppen oder für bestimmte Benutzer bereitzustellen.

  • Installieren Sie unbeachtet Ihrer Benutzerrolle das Add-in für sich selbst, wenn Ihre Administrationsfachkraft dies nicht bereits für Sie erledigt hat.

Über das Business Central-Add-in für Outlook

Das Business Central-Add-in für Outlook besteht aus zwei kleineren Add-ins:

  • Contact Insights

    Dieses Add-In stellt Benutzern mit Business Central Kunden- oder Kreditor-Informationen in Outlook-E-Mails und Kalenderterminen zur Verfügung. Außerdem ermöglicht es Ihnen, Business Central-Geschäftsdokumente, wie Verkaufsangebote und Rechnungen, zu erstellen und an einen Kontakt zu senden.

  • Beleg-Ansicht

    Wenn in einer E-Mail auf die Nummer eines Geschäftsdokuments verwiesen wird, bietet dieses Add-In einen direkten Inline-Link vom E-Mail-Text zu dem tatsächlichen Geschäftsdokument in Business Central.

Weitere Informationen zu den Nutzungsmöglichkeiten des Add-Ins finden Sie unter Business Central als Unternehmenspostfach in Outlook verwenden.

Jedes Add-In wird in Form einer XML-Datei bereitgestellt, die als Manifest bezeichnet wird und die von jedem, der diese Funktionalität wünscht, in Outlook installiert werden muss. Diese Dateien beschreiben, wie die Add-Ins aktiviert und mit Business Central verbunden werden, wenn sie in Outlook verwendet werden. Die Arbeit mit diesen Dateien wird normalerweise von einer Administrationsfachkraft durchgeführt. Als Benutzender werden Sie in den meisten Fällen nicht direkt mit diesen Dateien arbeiten müssen. Entweder legt Ihr Admin fest, dass das Add-In automatisch für Sie installiert wird, oder Sie verwenden die integrierte unterstützte Einrichtung, um die Installation durchzuführen.

Wichtig

Sie arbeiten mit verschiedenen Umgebungen? Das Business Central-Add-in für Outlook ist für das Arbeiten mit einer einzelnen Business Central-Umgebung ausgelegt. Wenn das Add-In installiert ist, wird der Name der Umgebung in das Manifest des Add-Ins aufgenommen. Diese Konfiguration bedeutet, dass das Add-In nur eine Verbindung mit der Umgebung herstellt, über die es installiert wurde. Um das Add-In mit einer anderen Umgebung zu verwenden, öffnen Sie die Umgebung und installieren das Add-In erneut.

Bereitstellen des Add-Ins über die zentrale Bereitstellung als Admin

Die zentrale Bereitstellung ist eine Funktion im Microsoft 365 Admin Center, mit der Sie Add-Ins automatisch in den Office-Apps der Benutzer, z. B. Outlook, bereitstellen können. Es ist die empfohlene Methode für Admins, Office Add-ins für Benutzer und Gruppen innerhalb Ihres Unternehmens bereitzustellen.

Hinweis

Für Business Central on-premises, siehe Einrichten des Add-Ins für Outlook Integration mit Business Central On-Premises im Administrationsinhalt (nur auf Englisch).

Voraussetzungen

  • Ein Microsoft 365-Abonnement
  • Benutzern wird eine Microsoft 365-Lizenz zugewiesen
  • Ihr Microsoft 365 Konto hat mindestens die Rolle [Exchange-Administrationsfachkraft](/entra/identity/role-based-access-control/permissions-reference#exchange-administrator]

Bereitstellen des Add-Ins

  1. Wählen Sie in Business Central das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Unterstützte Einrichtung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

  2. Wählen Sie Outlook Add-in Zentrale Bereitstellung, um die Anleitung zur unterstützten Einrichtung zu starten.

  3. Überprüfen Sie die erste Seite und wählen Sie Weiter aus, um die Seite zum Herunterladen der Add-Ins zu öffnen.

  4. Aktivieren Sie in der Spalte Bereitstellen das Kontrollkästchen für die Add-Ins, die Sie bereitstellen möchten, und wählen Sie Herunterladen und weiter.

    Eine Datei mit dem Namen OutlookAddins.zip wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.

  5. An diesem Punkt sind Sie mit der Arbeit in Business Central fertig, sodass Sie Fertig auswählen können.

    Tipp

    Bevor Sie Weiter auswählen, wählen Sie den Link Zu Microsoft 365 (wird in einem neuen Fenster geöffnet) aus, um das Microsoft 365 Admin Center in einem neuen Browserfenster zu öffnen und sich dort anzumelden. Sie müssen das Microsoft 365 Admin Center ohnehin in einem späteren Schritt aufrufen.

  6. Wechseln Sie in den Ordner, in dem die OutlookAddins.zip heruntergeladen wurde, und extrahieren Sie die Dateien Contact Insights.xml und Document View.xml aus der .zip-Datei in einen Ordner Ihrer Wahl.

    Weitere Informationen finden Sie unter Zippen und Entpacken von Dateien und Ordnern.

  7. Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center an, und wechseln Sie dann zu Integrierte Apps.

  8. Wählen Sie Benutzerdefinierte Apps hochladen.

  9. Legen Sie auf der Seite Apps zum Bereitstellen hochladen den App-Typ auf Office-Add-In fest.

  10. Wählen Sie Manifestdatei (.xml) vom Gerät hochladen>Datei auswählen aus.

  11. Wählen Sie eine der Add-In-Dateien, Context Insights.xml bzw. Documents.xml, aus, die Sie zuvor extrahiert haben.

  12. Folgen Sie den Anweisungen, um Benutzer zuzuweisen und das Add-In bereitzustellen.

  13. Wiederholen Sie die Schritte 9 bis 11 für die andere Add-In-Datei, wenn Sie möchten.

Wichtig

Ein grünes Häkchen erscheint, wenn das Add-In im Admin Center bereitgestellt ist. Es kann jedoch bis zu 24 Stunden dauern, bis die Benutzer das Add-In in der Outlook App sehen. Möglicherweise müssen die Benutzer auch Outlook neu starten.

Wenn Sie fertig sind, können Sie die Bereitstellung im Microsoft 365 Admin Center jederzeit ändern, z. B. weitere Benutzer zuweisen. Weitere Informationen zur Bereitstellung von Add-Ins im Admin Center finden Sie unter Add-Ins im Admin Center bereitstellen.

Installieren Sie das Add-In für Ihren eigenen Gebrauch

Wenn Ihr Unternehmen es zulässt, können Sie das Business Central Add-In auch für sich selbst installieren. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie sich nicht sicher sind.

  1. Wählen Sie in Business Central das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Outlook Add-in abrufen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
  2. Lesen Sie die Seite und wählen Sie Weiter, wenn Sie fertig sind.
  3. Wenn Sie eine Willkommensnachricht von Business Central mit einem Überblick über die Verwendung des Add-Ins erhalten möchten, aktivieren Sie Beispielnachricht senden.
  4. Wählen Sie zum Abschließen der Installation Fertig stellen.

Business Central verbindet sich jetzt mit Ihrem E-Mail-Server und installiert das Add-In in Ihrem Outlook. Dieser Vorgang dauert nicht lange. Jetzt können Sie das Add-In in Outlook verwenden.

Für Business Central On-Premises

Wenn Sie die lokale Business Central Version verwenden, kann die Installation des Add-Ins etwas anders ablaufen.

  1. Wählen Sie in Business Central das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Outlook Add-in abrufen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

  2. Lesen Sie die Seite und wählen Sie Weiter, wenn Sie fertig sind.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, je nachdem, welche Seite Sie sehen:

    • Wenn Sie die Schaltfläche In mein Outlook installieren sehen, wählen Sie sie aus und Sie sind fertig.
    • Wenn Sie die Schaltfläche Weiter sehen, wählen Sie sie aus. Wenn Sie auf der nächsten Seite eine Willkommensnachricht von Business Central mit einem Überblick über die Verwendung des Add-Ins erhalten möchten, aktivieren Sie Beispiel-E-Mail senden. Wählen Sie dann Fertig stellen und Sie sind fertig.
    • Wenn Sie die Schaltfläche Add-in herunterladen sehen, wählen Sie sie aus und machen dann mit dem nächsten Schritt weiter.

  4. Wenn Sie Add-in herunterladen auswählen, wird eine Datei mit dem Namen OutlookAddins.zip auf Ihr Gerät heruntergeladen. Sie sollten die Datei im oberen Bereich des Browsers sehen.

    Gehen Sie in den Ordner, in den die OutlookAddins.zip heruntergeladen wurde, und extrahieren Sie die Dateien Contact Insights.xml und Dokumentenansicht.xml aus der .zip-Datei in einen Ordner Ihrer Wahl. Weitere Informationen über das Extrahieren von Dateien finden Sie unter Zippen und Entpacken von Dateien und Ordnern.

  5. Gehen Sie in Ihrem Browser zu https://aka.ms/olksideload. Dieser Link öffnet Outlook im Web lädt dann den Dialog Add-Ins für Outlook.

  6. Wählen Sie Meine Add-Ins>Ein benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen>Aus einer Datei hinzufügen.

  7. Wählen Sie eine der XML-Dateien, die Sie extrahiert haben, z. B. Contact Insights.xml, und wählen Sie dann Öffnen>Installieren.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für die andere .xml-Datei, wenn Sie eine heruntergeladen haben.

Jetzt können Sie das Add-In in Outlook verwenden.

Weitere Informationen zum Installieren von Add-Ins in Outlook finden Sie unter Add-Ins in Outlook verwenden.

Siehe auch

Vorbereitung auf die Verwendung
Abrufen von Business Central auf meinem mobilen Gerät
Dokumente per E-Mail versenden
Finanzen
Verkauf
Einkauf
Mindestanforderungen für die Verwendung von Outlook
Add-Ins in Outlook im Internet verwenden

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier