Power Automate-Flows in Business Central verwenden
Mit Business Central erhalten Sie eine Lizenz für Microsoft Power Automate. Mit dieser Lizenz können Sie Ihre Business Central-Daten als Teil eines Workflows in Microsoft Power Automate verwenden. Sie erstellen Flows und stellen über den Business Central-Konnektor eine Verbindung zu Ihren Daten aus internen und externen Quellen her.
Power Automate-Flows werden durch Ereignisse ausgelöst, z. B. wenn ein Datensatz erstellt, geändert oder gelöscht wird. Flows können auch nach einem benutzerdefinierten Zeitplan oder bei Bedarf ausgeführt werden.
Notiz
Administratoren können den Zugriff auf Power Automate einschränken. Wenn Sie feststellen, dass Sie keinen Zugriff auf einige oder alle der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen haben, wenden Sie sich an Ihren Admin. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie als Admin den Zugriff auf Power Automate festlegen können, lesen Sie Einrichten der Power Automate-Integration.
Trinkgeld
Zusätzlich zu Power Automate können Sie die Vorlagen für Genehmigungsworkflow in Business Central verwenden. Obwohl es zwei verschiedene Workflowsysteme sind, wird jede Vorlage für Genehmigungsworkflows, die Sie mit Power Automate erstellen, der Liste von Workflows in Business Central hinzugefügt. Erfahren Sie mehr unter Workflows.
Über Power Automate Flows
Power Automate ist ein Dienst, mit dem Sie automatisierte Workflows (oder Flows) zwischen Apps und Diensten erstellen können, wie Business Central. Power Automate Flows erfordern wenig oder gar keine Programmierkenntnisse. Sie können mit einer Vielzahl von Ereignissen und Reaktionen verknüpft werden, z.B:
- Änderungen eines Datensatzes
- Aktualisierungen externer Dateien
- Eingestellte Dokumente
- Verschiedene Dienste von Microsoft und Drittanbietern, wie Microsoft Outlook, Excel, Dataverse, Teams, SharePoint, Power Apps, und mehr.
Es gibt drei verschiedene Cloud-Flow-Typen, mit denen Sie arbeiten können:
| Flow-Typ | Description |
|---|---|
| Automatisierter Flow | Dieser Flow-Typ wird automatisch durch ein Ereignis ausgeführt. In Business Central kann ein Ereignis beispielsweise die Erstellung, Änderung oder Löschung eines Datensatzes oder Dokuments sein. So kann z.B. eine neue Verkaufsrechnung einen Flow für eine Genehmigungsanfrage auslösen, für die je nach Antwort des Genehmigers unterschiedliche Ereignisse festgelegt werden können. Bei einer negativen Antwort werden eine Benachrichtigung und eine E-Mail an den Genehmigungsanfragenden gesendet. Eine positive Antwort aktualisiert gleichzeitig eine Excel-Tabelle, die sich in einem SharePoint-Ordner befindet, und sendet ein Update an einen Teams-Chat. Automatisierte Flows können sowohl durch interne als auch durch externe Ereignisse in Business Central gestartet werden. |
| Genehmigungsflow | Genehmigungsflows sind ebenfalls automatisierte Flows in Power Automate, aber sie sind speziell für die Beantragung von Genehmigungen bei Änderungen an Datensätzen und Daten konzipiert. Sie können Genehmigungsabläufe Power Automate als Alternative zur Funktion für Genehmigungsworkflows verwenden, die Teil von Business Central ist. |
| Geplanter Flow | Diese Art von Flows wird ebenfalls automatisch ausgeführt, allerdings periodisch zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit. |
| Direktflow | Dieser Flow-Typ wird bei Bedarf ausgeführt, d.h. der Benutzer muss ihn manuell über eine Schaltfläche oder Aktion in einer anderen App oder einem anderen Gerät, in diesem Fall dem Business Central-Client, ausführen. Instant Flows funktionieren ähnlich wie Batch-Verknüpfungen, führen mehrere langwierige Schritte mit ein paar Tastendrücken aus und werden von bestimmten Seiten oder Tabellen aus gestartet. Beispielsweise kann ein Flow eine Schaltfläche zum Aktionsmenü auf der Seite Anbieter hinzufügen, um Zahlungen an einen Lieferanten zu blockieren und gleichzeitig anpassbare E-Mails an den Kontakt des Lieferanten und die Einkäufer Ihres Unternehmens zu senden sowie den Kontakt in Outlook zu aktualisieren. |
Power Automate-Funktionen
Sie können sich alle Power Automate Flows ansehen, die Ihnen derzeit zur Verfügung stehen, indem Sie sich bei Power Automate anmelden und Meine Flows aus der Navigationsleiste auf der linken Seite auswählen. Hier finden Sie alle Flows, die Sie bereits selbst erstellt haben, sowie Flows, die Ihnen von einem Admin oder einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wurden.
Außerdem stehen Instant-Flows zur Verfügung, die direkt von den meisten Listen-, Karte- und Dokumentseiten in Business Central ausgeführt werden können. Sie finden die Instant-Flows in der Aktionsgruppe Automatisieren in der Aktionsleiste der Seiten. Um einen Flow auszuführen, wählen Sie ihn aus und befolgen Sie die angezeigten Anweisungen. Mehr dazu erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Bei automatisierten Flows in Business Central müssen Sie nichts tun, es sei denn, Sie möchten sie ändern oder deaktivieren. Andernfalls funktionieren sie einfach, wenn sie ausgelöst werden.
Sofortige Flows ausführen
Sofortige Flows werden online in Business Central geöffnet, sodass Sie im Kontext des Geschäftsprozesses bleiben können, den Sie gerade ausführen. Sie können einen Instant Flow aus den meisten Listen, Karten oder Dokumenten ausführen.
Führen Sie in der Aktionsleiste „Auswählen Automatisieren“ aus und wählen Sie dann unter der Power Automate Aktion einen Flow aus der Liste der verfügbaren Flows aus.
Auf einigen Seiten ist Automatisieren unter Weitere Optionen (...) verschachtelt.
Füllen Sie im Bereich Ausführen des Flows alle erforderlichen Felder aus und wählen Sie dann Fortfahren, um den Flow auszuführen.
Hinweis
Wenn Sie das Element Automatisieren zum ersten Mal verwenden, sehen Sie möglicherweise nur die Aktion Gestartet mit Power Automate. Sie sehen diese Aktion, weil Sie dem Datenschutzhinweis für Microsoft Power Automate nicht zugestimmt haben. Um fortzufahren, Auswählen Beginnen Sie mit Power Automate und folgen den Anweisungen, um zuzustimmen oder nicht zuzustimmen.
Flows erstellen, bearbeiten und verwalten
Das Erstellen neuer Flows oder das Ändern und Verwalten bestehender Flows (wie das Ein- oder Ausschalten) können Sie direkt in Power Automate vornehmen. Sie können einige dieser Aufgaben jedoch über das Aktionsmenü „Automatisieren“ in Business Central initiieren:
So erstellen Sie einen automatisierten Flow aus einer Liste, Karte, oder einer Dokumentseite, Auswählen Automatisieren>Automatisierten Flow erstellen.
So erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow aus einer Karte- oder Dokumentseite: Auswählen Automatisieren>Genehmigungsflow erstellen.
Trinkgeld
Diese Aktion ist nur auf Karten- und Dokumenttypseiten verfügbar; keine Listen.
So erstellen Sie einen Sofort-Flow aus einer Liste, Karte, oder einer Dokumentseite, Auswählen Automatisieren>Aktion basierend auf einem Flow erstellen.
Zum Öffnen Power Automate aus einer Liste, Karte, oder einer Dokumentseite, Auswählen, Automatisieren>Verwalten von Flows.
Diese Aufgaben werden normalerweise von einem Admin oder Superuser erledigt. Die Aufgaben erfordern ein breiteres Wissen über die Geschäftsprozesse in Business Central. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln in der Business Central Dev und IT Pro-Hilfe:
- Power Automate Integration
- Erstellen Sie automatisierte Abläufe (umfasst auch Genehmigungsabläufe)
- Erstellen Sie sofortige Flows
- Verwalten Power Automate von Flows
Siehe auch
Fehlerbehebung bei Ihren automatisierten Business Central-Workflows
Machen Sie sich bereit für Ihr Geschäft
Workflows
Importieren Sie Geschäftsdaten aus anderen Finanzsystemen
Benutzern und Gruppen Berechtigungen zuweisen
Einrichten von Business Central
Finanzmanagement
Power Automate Flows verwalten
Automatisierte Workflows einrichten
Instant Flows einschalten
Hier finden Sie kostenlose E-Learning-Module für Business Central