Belege archivieren
Sie können Verkaufs-, Einkaufs- und Serviceaufträge, Angebote, Retouren und Rahmenaufträge archivieren. Wenn Sie Projektmanagementfeatures verwenden, können Sie Ihre Projekte auch archivieren. Dokumente und Projekte können mehrfach archiviert werden. Jedes Mal wird eine andere archivierte Version gespeichert.
Bei Verkaufsbelegen, deren Original noch vorhanden und nicht gebucht ist, können Sie die Aktion Wiederherstellen verwenden, um sie durch eine archivierte Version zu überschreiben.
Notiz
Sie können nur Verkaufsbelege und Projekte wiederherstellen. Für archivierte Einkaufsbelege ist die Aktion nicht verfügbar.
Bei archivierten Belegen, deren Original gelöscht ist, können Sie den Inhalt durch Kopieren der Daten wiederverwenden, z. B. mit der Aktion Aus Beleg kopieren.
Um ein archiviertes Dokument zu suchen, gehen Sie zum Symbol 
und geben Archiv ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus. Wenn das Archiv, an dem Sie interessiert sind, nicht sofort im Abschnitt Gehe zu Berichten und Analysen angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise Mehr anzeigen auswählen.
So richten Sie die automatische Archivierung von Belegen ein
Sie können die Archivierung automatisieren, um eine neue Version des archivierten Belegs zu erstellen, wenn jemand die folgenden Aktionen ausführt:
- Den Status eines Belegs oder Projekts ändert oder ihn bzw. es löscht.
- Drucken, Herunterladen oder Senden eines Belegs per E-Mail
- Umwandeln eines Angebots in eine Bestellung oder eine Rechnung
- Buchen einer Bestellung
In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie die automatische Archivierung von Verkaufsbelegen über die Seite Einkäufe und Forderungen einrichten. Die Schritte sind für Einkaufsbelege und Projekte ähnlich.
- Für Einkaufsbelege verwenden Sie die Seite Einkauf und Verbindlichkeiten.
- Für Projekte verwenden Sie die Seite Projekteinrichtung.
- Für Services verwenden Sie die Seite Serviceverwaltungseinrichtung.
- Wählen Sie das Symbol und geben Debitoren und Kreditoren einrichten ein und wählen dann den zugehörigen Link aus.
- Legen Sie im Inforegister Archivierung fest, ob die automatische Archivierung für die verschiedenen Typen von Verkaufsbeleg aktiviert werden soll. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
In der folgenden Tabelle werden die Optionen für das Feld Angebote archivieren beschrieben.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Nie | Archivieren Sie keine Verkaufsangebote, wenn sie gelöscht werden. |
| Frage | Fordern Sie den Benutzer dazu auf, festzulegen, ob Verkaufsangebote archiviert werden sollen, wenn sie gelöscht werden. |
| Immer | Archivieren Sie Verkaufsangebote automatisch, wenn Sie diese löschen. |
So archivieren Sie einen Verkaufsauftrag manuell
Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einen Verkaufsauftrag manuell archivieren. Die Schritte sind für alle anderen Belege und Projekte, die Sie archivieren können, ähnlich.
- Wählen Sie das Symbol und geben Verkaufsaufträge ein und wählen dann den zugehörigen Link aus.
- Öffnen Sie einen Verkaufsauftrag für Artikel, die Sie archivierne möchten.
- Wählen Sie die Beleg archivieren-Aktion aus.
Der Auftrag ist archiviert. Sie können sie auf der Seite Archivierte Verkaufsaufträge anzeigen.
So stellen Sie einen nicht gebuchten Verkaufsbeleg oder ein Projekt aus dem Archiv wieder her
Sie können einen Beleg nur dann wiederherstellen, wenn der Originalbeleg nicht gebucht wurde.
Die folgende Vorgehensweise beschreibt, wie Sie aus einem archivierten Verkaufsauftrag den ursprünglichen Verkaufsauftrag wiederherstellen. Die Schritte sind für alle Aufträge, Rahmenaufträge, Rücklieferungen und Angebote ähnlich.
- Wählen Sie das Symbol und geben Verkaufsauftrag Archiv ein und wählen dann denn zugehörigen Link aus.
- Wählen Sie den archivierten Verkaufsauftrag oder eine Version davon aus, die Sie wiederherstellen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Wiederherstellen aus.
Die Inhalte des ursprünglichen Verkaufsauftrags oder des Projekts werden durch die archivierte Version ersetzt.
Archivierte Versionen löschen
Verwenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, um archivierte Versionen zu bereinigen, die Sie nicht mehr benötigen. Mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Administratoren festlegen, wie lange sie Daten speichern möchten. Sie können beispielsweise eine Richtlinie einrichten, durch die Daten nach einem Ablaufdatum gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien definieren.
Beim Erstellen von Aufbewahrungsrichtlinien für archivierte Belege und Projekte sind einige Dinge zu beachten:
- Wenn der Originalbeleg in Business Central nicht gelöscht wurde, können Sie die archivierte Versionen nicht löschen. Archivierte Versionen verfallen nicht, solange das Original vorhanden ist.
- Wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinie einrichten, können Sie angeben, dass die Richtlinie alle archivierten Versionen außer der aktuellsten löschen soll. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über 10 Versionen und möchten eine Kopie der neuesten Version behalten.
- Business Central berechnet das Ablaufdatum für Dokumente basierend auf dem Datum der letzten archivierten Version.
Informationen zum Thema
Belegzeilen nachverfolgen
Verkauf
Allgemeine Unternehmensfunktionen
Arbeiten mit Business Central
Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier