Analysere dine data med Excel-skabeloner

 

Gælder for: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Denne funktion blev introduceret i opdateringen til CRM Online 2016 og i CRM 2016 (i det lokale miljø).

Er du interesseret i at få denne funktion? Find din Dynamics 365-administrator eller supportmedarbejder.

Microsoft Excel har effektive måder til at analysere og præsentere dine Dynamics 365-data. Med Excel-skabeloner kan du nemt oprette og dele din tilpassede analyse med andre i organisationen.

Brug Excel-skabeloner til:

• Salgsprognose

• Pipelinestyring

• Pointtildeling for kundeemner

• Planlægning af område

• Og meget mere...

Du kan afprøve de Excel-skabeloner, der følger med Microsoft Dynamics 365 for at få et hurtigt overblik over, hvilken type analyse der er mulig.

Tip

Kontrollér følgende video: Oprette dokumenter direkte fra Dynamics CRM ved hjælp af Word- og Excel-skabeloner (2:38)

Opret et nyt Excel-skabelon

Følgende er trinnene til oprettelse af en Excel-skabelon.

Trin 1: Opret en ny skabelon fra eksisterende data

Der er to steder i Dynamics 365, hvor du kan oprette en Excel-skabelon:

• Fra siden Indstillinger. Gå til Indstillinger > Skabeloner > Dokumentskabeloner > Ny (). Du skal have tilstrækkelige tilladelser for at få adgang til siden indstillinger, f.eks. Systemadministrator eller Systemtilpasser.

• Fra en liste over poster. Gå for eksempel til Salg > Salgsmuligheder > mine åbne salgsmuligheder. Klik på Excel-skabeloner > Opret Excel-skabelonen på menulinjen.

  

Siden Opret skabelon fra Dynamics 365-data vises.

Vælg de data, der skal medtages i skabelonen

1. Klik på Excel-skabelon.

2. Vælg et objekt (posttype), som skal inkludere det pågældende objekts Dynamics 365-data. De visninger, du kan vælge i det næste felt, afhænger af den enhed, du vælger.

3. Vælg en visning.

4. Klik på Rediger kolonner for at tilføje, fjerne og ændre egenskaber for de kolonner, der skal medtages i skabelonen.

5. Klik på Hent fil for at oprette skabelonfilen.

Advarsel!

Du kan også hente en skabelon, der ikke indeholder data, bortset fra de kolonner, der er knyttet til posttyperne (objekt) ved hjælp af Indstillinger > Datastyring > Skabeloner til dataimport. Du kan finde flere oplysninger under: Hentning af en skabelon til dataimport.

Trin 2: Tilpas dataene i Excel

Åbn den netop oprettede skabelon i Excel for at tilpasse dataene.

Lad os gennemgå et enkelt eksempel på tilpasning af en Excel-skabelon ved hjælp af Dynamics 365-eksempeldata.

Eksempeltilpasning af salgsmulighedsdata

1. Klik på Aktivér redigering for at tillade tilpasning af Excel-regnearket.

2. Tilføj en ny kolonne, og navngiv den "Forventet indtægt".

   

3. Opret en formel for forventet omsætning. Henvis ikke til celler ved hjælp af deres adresser; definer og brug navne i stedet for.

   

4. Opret en pivottabel og et diagram. Disse og andre demotrin vil blive forklaret i en senere opdatering til dette emne.

   Placer brugertilføjet indhold over eller til højre for den eksisterende datatabel. Dette forhindrer indhold i at blive overskrevet, hvis du tilføjer nye data i Dynamics 365 senere, og du opretter en ny Excel- skabelon. Du kan finde flere oplysninger under: Bedste fremgangsmåder og overvejelser ved brug af Excel-skabeloner.

   

5. Gem regnearket.

Du er nu klar til at overføre Excel-skabelonen til Dynamics 365.

Trin 3: Overfør skabelonen, og del den med andre

Når du har tilpasset Excel-skabelonen, sådan som du vil have den, kan du overføre den til Dynamics 365. Der hvor du overfører skabelonen bestemmer skabelonens tilgængelighed.

Dynamics 365-administratorer kan bruge siden Indstillinger til at overføre Excel-skabelonen til Dynamics 365. En skabelon, der er overført i Indstillinger, er tilgængelig for alle brugere i din Dynamics 365-organisation.

For administratorer: Overfør Excel-skabelonen til Dynamics 365

1. Åbn Dynamics 365, og gå til Indstillinger > Skabeloner > Dokumentskabeloner.

2. Klik på Overfør skabelon.

3. Træk Excel-filen til dialogboksen, eller søg efter filen, og overfør den.

   

4. Klik på Overfør.

Brugere, der ikke er administratorer, kan overføre en skabelon til eget brug fra en liste over poster.

For ikke-administratorer eller administratorer, der ønsker at oprette en personlig skabelon: Overfør Excel-skabelonen til Dynamics 365

1. Åbn en side i Dynamics 365 med en liste over poster, f.eks. listen over salgsmuligheder. Gå til Salg > Salgsmuligheder > Mine åbne salgsmuligheder.

2. Klik på Excel-skabeloner > Opret Excel-skabelonen på menulinjen.

3. Klik på Excel-skabelon > Overfør.

   

4. Træk filen til dialogboksen, eller søg efter filen, og overfør den.

5. Klik på Overfør.

Trin 4: Vælg, hvem der kan bruge den nye skabelon

Adgang til den nyoprettede Excel-skabelon afhænger af, hvordan du overførte den, og af de adgangsrettigheder, der er tildelt sikkerhedsrollen. Sørg for at tjekke Brug sikkerhedsroller til at kontrollere adgangen til skabeloner.

Hvis du har overført skabelonen fra siden Indstillinger

Siden Oplysninger for den overførte Excel-skabelon ser sådan ud.

Skabeloner, der er overført fra siden Indstillinger, er tilgængelig for alle brugere i din Dynamics 365-organisation. Du behøver ikke gøre noget.

Hvis du overførte skabelonen fra en liste over poster

Siden Oplysninger for den overførte Excel-skabelon ser sådan ud.

Skabeloner, der er overført fra en liste over poster, er tilgængelige for den bruger, der har overført skabelonen. Benyt nedenstående fremgangsmåde for at dele skabelonen med andre:

1. Klik på Del på siden Oplysninger for skabelonen.

2. Brug siden Del personlig dokumentskabelon til at dele Excel-skabelonen med andre og til at angive tilladelser.

Eksportere og analysere data ved hjælp af den nye skabelon

Processen for brug af en Excel-skabelon ser sådan ud.

Trin 1: Vælg et objekt, der skal analyseres

I Dynamics 365 skal du vælge et objekt (posttype), der skal analyseres med den Excel-skabelon, du har oprettet. Gå for eksempel til Salg > Salgsmuligheder > mine åbne salgsmuligheder. To nye muligheder blev tilføjet, efter at skabelonen er oprettet.

Trin 2: Eksporter Dynamics 365-data ved hjælp af den nye Excel-skabelon

Vælge den Excel-skabelon, du har oprettet.

Skabelonen blev oprettet på siden Indstillinger, så den vises i menuen under Excel-skabeloner. Hvis den var oprettet fra en liste over poster, ville den vises under Personlige Excel-skabeloner.

Hvis du har Microsoft Excel Online, kan du se dataene på stedet i et Excel-vindue i Dynamics 365. Hvis ikke, eller hvis du hellere vil oprette Excel-filen, skal du klikke på Download <skabelonnavn>.

Trin 3: Analysere dine Dynamics 365-data i Excel

Det du kan se i Excel-regnearket, er baseret på to ting:

• Dynamics 365-poster. Den visning, du vil eksportere fra, bestemmer, hvilke Dynamics 365-poster, der vises i den eksporterede Excel-fil. Hvis du for eksempel har valgt lukkede salgsmuligheder, vises disse poster, selvom du har brugt den skabelon, der er oprettet med Mine åbne salgsmuligheder.

• Kolonner. Den skabelon, du har brugt, bestemmer, hvilke kolonner der vises i tabellen i den eksporterede Excel-fil. For eksempel har visningen Afsluttede salgsmuligheder følgende kolonner: Potentiel kunde, Status, Faktisk omsætning og Faktisk afslutningsdato. Men hvis den skabelon, du brugte, var baseret på Mine åbne salgsmuligheder, vil du se kolonner, der er knyttet til denne visning og enhver kolonnefiltrering, der blev udført, da du oprettede skabelonen.

Trin 4: Del resultaterne med andre

Hvis du bruger Excel, skal du gemme en kopi enten online eller på din computer. Send filen til andre til deres gennemsyn og input.

Afprøv Excel-eksempelskabelonerne

Der følger fire Excel-skabeloner med Microsoft Dynamics 365.

Excel-eksempelskabelonerne blev oprettet med en bestemt posttype (objekt). Du vil kun kunne anvende skabelonen på poster af samme posttype.

Navn	Objekt
Pipelinestyring	Salgsmulighed (området Salg)
Kampagneoversigt	Kampagne (området Marketing)
Sagers SLA-status	Sag (området Service)
Sagsoversigt	Sag (området Service)

Sådan anvendes en Excel-eksempelskabelon

1. Åbn en liste over poster med oplysninger af den objekttype, der svarer til eksempelskabelonen. Åbn for eksempel en liste over salgsmuligheder for at anvende skabelonen Pipeline-styring.

2. Klik på > Excel-skabeloner, og vælg derefter eksempelskabelonen under Excel-skabeloner.

3. Hent skabelonen, eller åbn den på stedet i Excel.

Tip

Du kan eksportere de skabeloner, der er inkluderet i Microsoft Dynamics 365, redigere dem og derefter importere dem igen som nye skabeloner. Dette kan hjælpe dig med at komme i gang med at oprette dine egne brugerdefinerede Excel-skabeloner.

Bedste fremgangsmåder og overvejelser ved brug af Excel-skabeloner

Her er nogle ting, du skal være opmærksom på, når du vil oprette og udnytte Excel-skabeloner i Dynamics 365.

Test dine Excel-skabeloner

Excel har masser af funktioner. Det er en god ide at teste dine tilpasninger for at se, at alle Excel-funktioner fungerer som forventet i dine skabeloner.

Beskyttelse af personlige oplysninger og pivot-diagrammer

Pivot-diagramdata opdateres som standard ikke, når et regneark åbnes. Dette kan medføre et sikkerhedsproblem, hvis visse pivot-diagramdata ikke skal kunne ses af brugere med utilstrækkelige tilladelser.

Overvej følgende scenarie:

• En Dynamics 365-administrator opretter en skabelon med følsomme data i pivot-diagrammer og overfører skabelonen til Dynamics 365.

• En sælger, der ikke skal have adgang til følsomme data i pivot-diagrammer, bruger skabelonen til at oprette en Excel-fil for at analysere data.

Resultat. Sælgeren kan muligvis se pivot-diagramdataene som værende overført af Dynamics 365-administratoren, herunder adgang til visninger, som sælgeren ikke har tilladelser til.

Derudover. iOS understøtter ikke opdatering af pivot-data og pivot-diagrammer, når du bruger Microsoft Excel-appen på iOS-enheder.

Anbefaling. Følsomme data bør ikke medtages i pivot-tabeller og pivot-diagrammer.

Sæt pivot-diagramdata til automatisk at opdatere

Som standard opdateres pivot-diagramdata ikke automatisk, når du åbner regnearket. Almindelige diagrammer opdateres automatisk.

I Excel skal du højreklikke på pivot-diagrammet og derefter klikke på Indstillinger for pivot-diagram > Opdater data, når du åbner filen.

Placering af nye data

Hvis du vil føje indhold til Excel-skabelonen, skal du placere dataene over eller til højre for de eksisterende data. En anden mulighed er at placere det nye indhold på et andet ark.

Excel-skabeloner med billeder kan forårsage en fejl

Hvis du forsøger at analysere Dynamics 365-data med en Excel-skabelon, der har et billede gemt i den, kan du få vist følgende fejl: "Der opstod en fejl under forsøget på at gemme projektmappen. Derfor blev projektmappen ikke gemt." Prøv at fjerne billedet fra skabelonen og genindlæse den i Dynamics 365.

Excel-skabeloner og Office Mobile-app i Windows 8.1

Excel-skabeloner kan ikke åbnes i Windows 8.1-enheder med Office Mobile-appen. Du får vist følgende fejlmeddelelse: "Vi har genoprettet så meget af dokumentet som vi kunne, men du kan ikke redigere det. Prøv at åbne og reparere dokumentet på din PC for at løse problemet."

Dette er et kendt problem.

Brug tabelkolonnenavne og områdenavne i formler

Når du opretter Excel-formler, må du ikke bruge kolonneoverskrifterne eller cellenumre. I stedet skal du bruge tabelkolonnenavne og definere navne for celler eller celleområder.

Brug sikkerhedsroller til at kontrollere adgangen til skabeloner

Dynamics 365-administratorer kan styre adgangen til Excel-skabeloner med granularitet. Du kan for eksempel give sælgere Læs-adgang, men ikke Skriv-adgang til en Excel-skabelon.

1. I Dynamics 365 skal du klikke på Indstillinger > Sikkerhed > Sikkerhedsroller.

2. Vælg en rolle, og klik derefter på fanen Forretningsstyring.

3. Vælg Dokumentskabelon for at gøre adgang til skabeloner tilgængelig for hele organisationen. Vælg Personlig dokumentskabelon for de skabeloner, der deles med individuelle brugere.

4. Klik på cirklerne for at justere adgangsniveauet.

Sådan vises og slettes personlige dokumentskabeloner

Benyt nedenstående fremgangsmåde for at slette personlige dokumentskabeloner:

1. Klik på Avanceret søgning ().

2. For Se efter skal du vælge Personlige dokumentskabeloner.

3. Klik på Resultater(!).

4. Vælg den personlige dokumentskabelon, du vil slette, og klik derefter på Slet ().

Excel-skabelon indlæses ikke i Microsoft Edge

Hvis din Microsoft Excel-skabelon indlæses i Dynamics 365 ved brug af Microsoft Edge som browser, kan du opdatere Microsoft Edge og prøve igen.

Meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger

Hvis du bruger Microsoft Dynamics 365 (online), og du eksporterer data til et statisk regneark, oprettes der en lokal kopi af de eksporterede data, som gemmes på computeren. Dataene overføres fra Dynamics 365 (online) til din computer ved hjælp af en sikker forbindelse, og der opretholdes ikke nogen forbindelse mellem denne lokale kopi og Dynamics 365 (online).

Når du eksporterer til et dynamisk regneark eller PivotTable, opretholdes der en forbindelse mellem Excel-regnearket og tjenesten Dynamics 365 (online). Hver gang et dynamisk regneark eller en pivottabel opdateres, skal dine legitimationsoplysninger godkendes i Dynamics 365 (online). Du kan se de data, du har tilladelse til at få vist.

En administrator bestemmer, om organisationens brugere har tilladelse til at eksportere dataene til Excel ved hjælp af sikkerhedsroller.

Se også

Hentning af en skabelon til dataimport
Bruge Word-skabeloner i Dynamics 365