Bruge Word-skabeloner i Dynamics 365

 

Gælder for: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Denne funktion blev introduceret i opdateringen til CRM Online 2016 og i CRM 2016 (i det lokale miljø).

Er du interesseret i at få denne funktion? Find din Dynamics 365-administrator eller supportmedarbejder.

Når du har oprettet og importeret Microsoft Office Word-skabeloner til Microsoft Dynamics 365, kan brugerne med et enkelt klik generere standardiserede dokumenter, som udfyldes automatisk med Dynamics 365-data. Denne funktion omfatter en række særlige overvejelser om oprettelse af Word-skabeloner, som du bør kende til.

Tip

Kontrollér følgende video: Oprette dokumenter direkte fra Dynamics CRM ved hjælp af Word- og Excel-skabeloner (2:38)

Advarsel!

Der er et kendt problem, når du opretter skabeloner i Word. Dette emne indeholder oplysninger om, hvordan du forhindrer interaktioner, der potentielt kan destabilisere Word. Se: Vigtigt! Et kendt problem, og hvordan du undgår det

Følgende versioner af Word understøttes

Område	Word-version
Oprettelse af en Word-skabelon	2013, 2016
Brug af et Word-dokument, der er oprettet i Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Følg trinnene i dette emne for at oprette og bruge Word-skabeloner i Dynamics 365.

Trin 1: Oprette en Word-skabelon

Hvor du kan oprette en skabelon

Der er tre steder i Dynamics 365, hvor du kan oprette en Word-skabelon:

• Fra siden Indstillinger. Gå til Indstillinger > Skabeloner > Dokumentskabeloner > Ny (). Du skal have tilstrækkelige tilladelser for at få adgang til siden indstillinger, f.eks. Systemadministrator eller Systemtilpasser.

• Fra en post. Åbn en post som f.eks. et firma i Salg. Gå til Salg > Client_Accounts > Mine aktive firmaer. Klik på et firma for at åbne det, og klik derefter på Flere (...) > Word-skabeloner > Opret Word-skabelon. Skabeloner, der oprettes her, er personlige og kun tilgængelige for den bruger, der opretter skabelonen.

• Fra en liste over poster. Gå for eksempel til Salg > Client_Accounts > Mine aktive firmaer. Vælg et enkelt firma, og klik derefter på Flere (...) > Word-skabeloner > Opret Word-skabelon.

  

Tip

Du kan slette personlige dokumentskabeloner på følgende måde:

1. Klik på Avanceret søgning ().

2. For Se efter skal du vælge Personlige dokumentskabeloner.

3. Klik på Resultater (!).

4. Vælg den personlige dokumentskabelon, du vil slette, og klik derefter på Slet ().

Når du har klikket på Opret Word-skabelon, skal du vælge det objekt, der skal filtreres med, og derefter klikke på Word-skabelon > Vælg objekt.

Siden til valg af relationen vises.

Hvad er 1:N-, N:1- og N:N-relationer?

Denne skærm kræver en forståelse af din Dynamics 365-datastruktur. Din Dynamics 365-systemadministrator eller -tilpasser kan give oplysninger om objektrelationer. Du kan finde administrativt indhold under: TechNet: Oprette og redigere objektrelationer.

Her er nogle eksempelrelationer for objektet Firma.

Relation	Beskrivelse
	Et firma kan have flere kontakter.
	Et kundeemne, et firma eller en kontakt kan have flere firmaer.
	Et firma kan have flere marketinglister. En marketingliste kan have flere firmaer.

De relationer, du vælger på dette skærmbillede, bestemmer, hvilke objekter og felter der er tilgængelige senere, når du definerer Word-skabelonen. Vælg kun de relationer, hvor du har brug for at føje Dynamics 365-data til Word-skabelonen.

Bemærk

For at sikre rettidig overførsel af dokumenter, er der en øvre grænse på 100 for antallet af relaterede poster, der returneres for hver relation. Hvis du for eksempel eksporterer en skabelon til et firma og vil medtage en liste over dets kontakter, vender dokumentet tilbage til højst 100 af firmaets kontakter.

Download skabelonen.

Klik på Hent skabelon på siden Vælg objekt for at oprette en Word-fil på din lokale computer med det eksporterede objekt, der er inkluderet som XML-data.

Trin 2: Aktivere fanen Udvikler

Åbn Word-skabelonfilen. På dette tidspunkt lader dokumentet til at være tomt.

Hvis du vil se og tilføje XML-data for Dynamics 365, skal du aktivere fanen Udvikler for Word.

1. Gå til Fil > Indstillinger > Tilpas bånd, og aktiver derefter Udvikler.

   

2. Klik på OK.

Udvikler vises nu på Word-båndet.

Vigtigt! Et kendt problem, og hvordan du undgår det

Der er et kendt problem med Dynamics 365-genererede Word-skabeloner og Microsoft Office Word. I næste afsnit skal du føje felter for XML-indholdskontrolelementer til Word-skabelonen.

Advarsel!

Et par ting kan få Word til at fryse, så du skal bruge Jobliste til at stoppe Word:

• Du indsætter et andet indholdskontrolelement end Billede eller Almindelig tekst.

• Du foretager en tekstændring som f.eks. ændring af store og små bogstaver eller tilføjelse af tekst til et indholskontrolelement. Disse ændringer kan forekomme via Autokorrektur og som brugerens redigeringer. Som standard angiver Microsoft Word Autokorrektur sætninger til at begynde med stort bogstav. Når du føjer et felt af typen indholdskontrolelement, opfatter Word det som en ny sætning og indsætter et stort begyndelsesbogstav, når fokus flyttes væk fra feltet.

Hvis du vil forhindre problemer med kontrolelementfelter, skal du gøre følgende:

Kun tilføje felter som almindelig tekst eller billede

1. Du kan bruge ruden til XML-tilknytning til at tilføje Dynamics 365-objektfelter til din Word-skabelon. Sørg for kun at tilføje felter som Almindelig tekst eller Billede.

   

Undgå at foretage tekstændringer af det tilføjede indholdskontrolelement

1. Du kan foretage formateringsændringer af felter for indholdskontrolelementer, for eksempel gøre teksten fed uden at foretage andre tekstændringer, herunder ændringer af store og små bogstaver.

   

Hvis du oplever, at Word fryser eller mister ydeevne, skal du prøve at slå Autokorrektur fra.

Slå Autokorrektur fra

1. Åbn skabelonenfilen i Word, og gå til Fil > Indstillinger > Korrektur > Indstillinger for Autokorrektur.

   

2. Fravælg Første bogstav i sætninger med stort og Anvend automatisk forslag fra stavekontrollen.

   

3. Fravælg Bindestreger (--) med tankestreg (-) på fanerne Autoformat og Autoformat under skrivning.

4. Klik på OK.

Hvis du har fulgt ovenstående anbefalinger, er du klar til at definere Word-skabelonen.

Trin 3: Definere Word-skabelonen

Brug ruden til XML-tilknytning til at definere Word-skabelonen med Dynamics 365-objektfelter.

1. I din Word-skabelon skal du klikke på Udvikler > Ruden XML-tilknytning.

   

   XML-standardskemaet er valgt.

   

2. Vælg XML-skemaet for Dynamics 365. Det begynder med “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Vigtigt

   Hvis du ofte foretager utilsigtede ændringer, der får Word til at fryse eller ydeevnen til at falde, skal du sørge for at deaktivere indstillingerne for Autokorrektur ifølge afsnittet: "Et kendt problem, og hvordan du undgår det".

3. Udvid Dynamics 365-objektet, højreklik på objektfeltet, og klik derefter på Indsæt indholdskontrolelement > Almindelig tekst.

   

Dynamics 365-objektfeltet føjes til Word-skabelonen.

Tilføj yderligere objektfelter, tilføj beskrivende etiketter og tekst, og formatér dokumentet.

En færdig skabelon kan se sådan ud:

Nogle felter for indholdskontrolelementer, som du har indtastet, har sandsynligvis flere linjer med data. Firmaer kan for eksempel have flere end en kontakt. Hvis du vil inkludere alle data i din Word-skabelon, skal du angive feltet for indholdskontrolelementet til at blive gentaget.

Angive felter for indholdskontrolelementer til at blive gentaget

1. Indsæt felter med gentagne data i en tabelrække.

2. Vælg hele tabelrækken i skabelonen.

   

3. Åbn ruden for XML-tilknytning, højreklik på den relation, der indeholder felterne for indholdskontrolelementer, og klik derefter på Gentaget.

   

Når du bruger Word-skabelonen i Dynamics 365 for at oprette et dokument, vil tabellen blive udfyldt med flere rækker af data.

Når skabelonen har de ønskede felter og formatering, skal du vil gemme den og overføre den til Dynamics 365.

Trin 4: Overføre Word-skabelonen tilbage til Dynamics 365

Når du har bygget Word-skabelonen, sådan som du vil have den, skal du gemme den for at kunne overføre den til Dynamics 365.

Adgang til den nyoprettede Word-skabelon afhænger af, hvordan du overførte den, og af de adgangsrettigheder, der er tildelt sikkerhedsrollen. Sørg for at tjekke Bruge sikkerhedsroller til at kontrollere adgangen til skabeloner.

Dynamics 365-administratorer kan bruge siden Indstillinger til at overføre Word-skabelonen til Dynamics 365. En skabelon, der er overført i Indstillinger, er tilgængelig for alle brugere i din Dynamics 365-organisation.

For administratorer: Overfør Word-skabelonen til Dynamics 365

1. Åbn Dynamics 365, og gå til Indstillinger > Skabeloner > Dokumentskabeloner.

2. Klik på Overfør skabelon.

3. Træk Word-filen til dialogboksen, eller gå til filen.

   

4. Klik på Overfør.

Brugere, der ikke er administratorer, kan overføre en skabelon til eget brug fra en liste over poster.

For ikke-administratorer eller administratorer, der ønsker at oprette en personlig skabelon: Overfør Word-skabelonen til Dynamics 365

1. Åbn en side i Dynamics 365 med en liste over poster, f.eks. listen over kundefirmaer i Salg.

2. Vælg en enkelt vare som f.eks. et firma, og klik på Flere (...) > Word-skabeloner > Opret Word-skabelon.

3. Klik på Word-skabelon > Overfør.

   

4. Træk Word-filen til dialogboksen, eller gå til filen.

5. Klik på Overfør.

Trin 5: Generere et dokument ud fra Word-skabelonen

Hvis du vil bruge den Word-skabelon, du har oprettet, skal du gøre følgende:

1. Åbn en post med de oplysninger, du medtage i det dokument, du opretter. Du kan f.eks. åbne en kundefirmapost i Salg.

2. Klik på Flere (...) > Word-skabeloner, og vælg derefter den oprettede skabelon under Word-skabeloner.

   Hvis den skabelon, du har oprettet, ikke er synlig, er der to muligheder:

   1. Der vises kun de skabeloner, der er bygget til den valgte posttype (objekt). Hvis du f.eks. åbner en salgsmulighedspost, vises ikke en skabelon, du har oprettet med objektet Firma.

   2. Du skal opdatere Dynamics 365 for at kunne se skabelonen. Du skal enten opdatere din browser eller lukke og genåbne Dynamics 365.

Når du har valgt din Word-skabelon, opretter Dynamics 365 et Word-dokument ud fra den post, du har valgt.

Afprøve Word-eksempelskabelonerne

Der følger fem Word-skabeloner med Microsoft Dynamics 365.

Word-eksempelskabelonerne blev oprettet med en bestemt posttype (objekt). Du vil kun kunne anvende skabelonen på poster af samme posttype.

Navn	Objekt
Salgsmulighedsoversigt	Salgsmulighed (området Salg)
Kampagneoversigt	Kampagne (området Marketing)
Sagsoversigt	Sag (området Service)
Faktura	Faktura (området Salg)
Firmaopsummering	Client_Account (områderne Salg, Service eller Marketing)

Anvende en Word-eksempelskabelon

1. Åbn en post med oplysninger af den objekttype, der svarer til eksempelskabelonen. Åbn eksempelvis en kundefirmapost i Salg for at anvende skabelonen Firmaopsummering.

2. Klik på Flere (...) > Word-skabeloner, og vælg derefter eksempelskabelonen under Word-skabeloner.

Åbn den nyoprettede Word-skabelon, og giv den et udseende.

Bemærk

Du kan gennemgå, men ikke redigere skabeloner, der er inkluderet i Microsoft Dynamics 365.

Yderligere overvejelser

Bruge sikkerhedsroller til at kontrollere adgangen til skabeloner

Dynamics 365-administratorer kan styre adgangen til Word-skabeloner med granularitet. Du kan for eksempel give sælgere Læs-adgang, men ikke Skriv-adgang til en Word-skabelon.

1. I Dynamics 365 skal du klikke på Indstillinger > Sikkerhed > Sikkerhedsroller.

2. Vælg en rolle, og klik derefter på fanen Forretningsstyring.

3. Vælg Dokumentskabelon for at gøre adgang til skabeloner tilgængelig for hele organisationen. Vælg Personlig dokumentskabelon for de skabeloner, der deles med individuelle brugere.

4. Klik på cirklerne for at justere adgangsniveauet.

Lister i oprettede dokumenter er ikke i samme rækkefølge som poster

Lister over poster, der er oprettet ud fra en brugerdefineret skabelon, vises muligvis ikke i samme rækkefølge i Word-dokumenter som rækkefølgen i Dynamics 365. Poster vises i rækkefølge ud fra den dato og det klokkeslæt, hvor de blev oprettet.

Se også

Analysere dine data med Excel-skabeloner