Procesdesign
Når du designer en procesautomatisering, skal du som det første bestemme, hvornår og hvad der skal automatiseres. Når du ser på den igangværende forretningsproces, skal du først identificere, hvilken del af processen der skal automatiseres.
Identificere automatiseringsområder
De typer fordele, du kan opnå ved automatisering, kan opdeles i disse kategorier:
Konsekvent anvendelse af standardiserede forretningsregler
Reduktion af manuelt arbejde for gentagne processer
Reduktion af menneskelige fejl
Strømlin godkendelser
Effektivitet i store transaktioner
Effektiv flytning af data mellem systemer (reduktion af manuel dataindtastning)
Maksimering af brugen af tilgængelige ressourcer
Øget gennemløb
Anvendelse af standardiserede forretningsregler
Forretningsregler er den hvis/så-logik, der anvender dine forretningspolitikker. Hvis du automatiserer dem, sikres det, at de vil blive fulgt for konsekvent hver gang.
I vores eksempel på et udgiftsrapporteringsscenario kræver en forretningsregel, at hvis et beløb i udgiftsrapporten overstiger $10.000, skal det også godkendes af regnskabsdirektøren. Ved at automatisere processen sikrer Abhay, at der ikke ryger en udgiftsrapport med store beløb gennem systemet.
Automatisere gentagne processer
En automatisering af gentagne processer kan hjælpe medarbejderne med at undgå at gå ned mentalt og fysisk. Processer, der udføres på samme måde hver gang, skal være højt oppe på listen over, hvad der skal automatiseres.
Det kan f.eks. være, at bogholderen Abhay skal indsamle udgiftsformularer og kvitteringer fra alle. Kvitteringerne kan være en papirkvittering fra en restaurant eller papirfakturaer fra leverandører. Abhay skal manuelt scanne disse papirer ind i en PDF-fil og gemme dem. Abhay skal også angive, hvad der er skrevet på papiret og derefter bogføre det i økonomisystemet for hver indsendt udgiftsrapport.
Reduktion af menneskelige fejl
Opgaver som f.eks. kopiering og indsættelse af værdier fra ét system til et andet eller indtastning af data fra papirformularer er processer, hvor der kan opstå menneskelige fejl.
Et eksempel på et scenario med udgiftsrapportering er, hvor Abhay skal tilbagebetale kontanter til medarbejderen ved at slå medarbejdernes bankoplysninger op og derefter få adgang til banksystemet.
Diagram, der viser et forretningsprocesforløb for bogholderen Abhay. Der er røde cirkler omkring de to trin i processen ("Slå medarbejderes bankdetaljer op" og "Tilbagebetale penge til ansøger") for at angive de potentielle områder, hvor de Power Automate kan reducere menneskelige fejl ved at automatisere disse trin.
Strømlin godkendelser
Der opstår en anden type fejl, når brugerne glemmer at udføre deres opgaver. Du kan konfigurere automatisering for at minde dem om, at de skal udføre den opgave eller proces, de har fået tildelt.
Lee har f.eks. sendt en udgiftsrapport, men Nick har ikke besvaret godkendelsesanmodningen efter et stykke tid. Du kan konfigurere en automatisering til at minde Nick om at træffe en beslutning og endda tilføje en knap, der kan bruges til at svare direkte fra påmindelsen.
Diagram, der viser et forretningsprocesforløb for bogholderen Abhay. Godkendelsesprocessen ændres, så en påmindelse om godkendelser automatiseres ved at konfigurere en udløserautomatisering til at kontrollere status. Hvis godkendelsen er fuldført, afsluttes automatiseringen, og hvis godkendelsen ikke er fuldført, sendes der en påmindelse til godkenderen, og påmindelsesautomatiseringen køres igen for at kontrollere, indtil godkendelsen er fuldført.
Effektivitet i hyppige processer
I et andet område kan du automatisere hyppige processer. Hyppige processer er processer, der optræder meget tit hver dag. De minder meget om gentagne processer, men der er en lille forskel. Du har muligvis en proces, hvor der kun er et eller to trin, som kan automatiseres. Men hvis en proces skal udføres mange gange, kan selv små forbedringer have stor effekt.
Hvis et scenario med udgiftsrapportering omfatter 1.000 sælgere, vil hvert minuts forbedring være lig med en besparelse i tid på to arbejdsdage. En analyse af den faktiske effekt kan ske ved hjælp af analysefunktionerne.
Automatisere dataindtastning
Du indtaster muligvis data manuelt, fordi du har to systemer, der ikke kommunikerer med hinanden. I vores scenario for udgiftsrapportering er det her, hvor Abhay indtaster data i regnskabssystemet ved at genindtaste værdier fra den indsendte udgiftsrapport.
Maksimering af brugen af tilgængelige ressourcer
Andre gode forslag til automatisering er de processer, der kan køres uafhængigt af menneskelig interaktion. Denne procestype er ikke lige så let at identificere, så den bedste måde er at forestille sig, om der er processer, som kan fuldføres uden for dine normale åbningstider. En sådan automatisering fungerer som en "multiplikator" for dine medarbejdere og bruger alle dine andre ressourcer (f.eks. pc'er).
Du kan også bruge automatisering til processer, der tager for lang tid i forhold til menneskelig interaktion, men som er acceptabel, hvis det sker i løbet af natten, hvor det ikke haster at fuldføre automatiseringen. Hvis en person f.eks. starter dagen med at behandle ordrer, der er kommet i løbet af natten, kan du oprette automatisering, der behandler ordrerne, så snart de er modtaget, så dit team kan starte med at opfylde ordrerne som det første om morgenen.
Øget gennemløb
På samme måde som når du maksimerer brugen af tilgængelige ressourcer, kan automatisering også hjælpe dig med at øge gennemløbet for en bestemt proces. Med denne type automatisering kan din nuværende proces udføres af mennesker parallelt med automatiseringen.
Bogholderen Abhay er f.eks. den eneste person, der behandler udgiftsrapporterne, og hans sædvanlige arbejdstid kan være fra kl. 9 til 18. Hvis du konfigurerer en automatisering, kan du også få Power Automate til at behandle udgiftsrapporter og derfor få både Abhay og automatiseringen til at behandle dem, hvilket resulterer i et højere gennemløb.
Eksempelscenarie
Når alle automatiseringsområderne anvendes, viser eksemplet nedenfor, hvordan en forretningsproces for udgiftsrapportering kan dækkes af Power Automate via forbedringer af gennemløb, maksimering af de tilgængelige ressourcer, automatisering af dataindtastninger samt strømlining af godkendelser.
