Hvem udfører arbejdet, hvornår og hvor?
I dette trin skal du forstå, hvem der udfører arbejdet. Hvad er deres rolle?
Det kan være nemmest at begynde med personernes navne, men du vil gerne vide, hvad deres rolle er, når de er i gang med opgaven. Eksempel:
En medarbejder, der indsender en udgiftsrapport
Lederen for den medarbejder, der indsender rapporten, godkender rapporten (relationen til afsenderen er nøglen)
Regnskabsspecialist gennemgår rapporten (medlem af et bestemt team er nøglen)
Regnskabsdirektøren gennemgår de samlede regnskaber (den specifikke titel er nøglen)
En enkelt person kan nogle gange spille hver af disse roller, men det er vigtigt at forstå den rolle, de spiller, når de udfører opgaven. Når du får en forståelse for rollerne, kan det hjælpe dig med at designe app-skærmbillederne og konfigurere adgang og sikkerhed. (Vi kommer til dem i designfasen.)
I IT-termer vil det sige, at hver enkelt person eller gruppe af personer, der udfører den samme funktion, henvises til som en jobrolle, og en beskrivelse af de relevante karakteristika identificeres i en karakterer (der ofte har et navn tilknyttet, så det er let at henvise til det).
Når du har identificeret "hvem", skal du overveje følgende:
Hvilken enhed bruges? Hvor er arbejdets den primære placering? Er det på kontoret? Ved klienten? På fabrikken? (Vi gennemgår dette nærmere i de næste sektioner.)
Hvilke andre systemer bruges jævnligt? (Det kan være en god ide at kende dette i designfasen.) Det kan f.eks. være en leder, som "bor" i Microsoft Teams, der vil have godkendelsesanmodninger sendt hertil i modsætning til via email.)
Hvad kan denne person vinde ved at bruge appen eller samarbejde om at arbejde med denne nye proces?
Sidste punkt er meget vigtig, da de personer, der er involveret i den forrige proces eller efter de trin, der varetages af din app, kan have indvendinger eller være tøvende. Dette kan resultere i, at din app ikke bruges, som følge af manglende samarbejde.
Tip
Det er vigtigt at vide, hvem der bliver berørt af en ændring af en forretningsproces. Identificer, hvem der skal bruge appen, og hvem der berøres af ændringen, selvom de ikke bruger appen.
Tip
Når du gennemgår denne analyse for at se, hvilke oplysninger du måske mangler, er det bedste, du kan gøre, at tale med personen og få deres perspektiv. Du kan også bare lave en forudsætning om, hvordan de arbejder, men det er utroligt, hvad du kan lære ved at have en hurtig samtale — ikke blot hvordan de gør det i dag, men hvordan de foretrækker at gøre det på et senere tidspunkt.
Hvor ofte udfører de arbejdet?
Du skal også skrive ned, hvor ofte opgaven skal udføres. Dagligt, ugentligt, lejlighedsvist eller i hver sæson?
En app, der bruges dagligt, har andre designovervejelser end dem, der kun bruges lejlighedsvis. (F.eks. skal det førstnævnte være strømlinet og sidstnævnte skal muligvis inkludere mere forklarende tekst.)
Hvor udfører de arbejdet?
Når du kigger på hver af de personer, der bidrager til at løse problemet, skal du overveje, hvordan de udfører deres arbejde:
Er dette noget, de gør ved deres skrivebord?
Arbejder de et bestemt sted i felten?
Skal de flyttes fra sted til sted i felten?
Det er en god ide at forstå, hvordan de enkelte brugere arbejder, så den løsning, du opretter, fungerer for dem.
Er dette en mobilapp?
Er det en skrivebordsapp?
Bør der være både mobil- og skrivebordsversioner?
Overvejelser om netværksmuligheder
Når de enkelte medarbejdere udfører deres del af processen, kan de så komme online?
Er det i felten, hvor der ikke er nogen netværksmulighed? Kan brugeren arbejde med den automatiserede løsning for at registrere dataene i realtid og synkronisere dataene, når de har netværksmulighed?
Hvad skal de andre deltagere i processen vide (hvis noget), når den person, der udfører dette trin, er offline?
Hvis du forstår dette, kan du finde ud af, om du har brug for processer, der registrerer data lokalt, så brugeren kan være "frakoblet", mens de udfører deres egen proces og derefter synkroniserer resultaterne, når de opretter forbindelse igen.
Overvejelser i relation til enhed
Når du forstår, hvordan de enkelte bidrager til at løse problemet, er det også vigtigt at vide, hvilke enheder de arbejder på. Hvis en arbejder er i marken og kun kan arbejde på sin telefon eller tablet, er dette godt at vide, når du angiver, hvordan skærmbillederne ser ud og fungerer. Hvis alle bidragyderne arbejder på en stationær eller bærbar computer, kan du bruge forskellige designmetoder. Du kan bygge skrivebords- og mobilløsninger, der fungerer sammen.
Eksempel: Karakterer for processen til udgiftsrapportering
Det er de typer af roller, arbejdsformater og præferencer, vi fandt, da vi kiggede på vores udgiftsrapporteringsproces.
Lars - sælger
Næsten altid på farten
Foretrækker at arbejde med en tablet, når han holder møder med kunder
Har ikke altid forbindelse til internettet, så skal kunne arbejde offline
Foretrækker at indsamle udgifter og kvitteringer så hurtigt som muligt, efter at de er indtruffet
Niels - Salgschef
Næsten altid på farten
Har kun brug for en berøringsskærm
Kræver offlineunderstøttelse til fjernplaceringer
Er ansvarlig for at godkende udgiftsrapporterne for alle deres direkte underordnede
Jane - kundesupport
Bruger hovedsageligt en stationær computer
Har som regel udgifter til teamets moral og skal identificere de medarbejdere, der er inkluderet
Julie – revisor
Skal arbejde sammen med alle medarbejdere alle steder
Har lejlighedsvis rejseudgifter
Bruger hovedsageligt en stationær computer, men foretrækker at bruge en mobiltelefon
Har som regel adgang til internettet
Er ansvarlig for at sikre medarbejdernes overordnede overholde af de angivne standarder for rapporteringsprocedurer
Abhay - bogholder
Skal kunne revidere alle udgiftsrapporter og kvitteringer
Være ansvarlig for at sikre, at alle udgiftsrapporter lever op til lovgivningen
Håndterer en stor mængde arbejde og skal kunne behandle oplysninger hurtigt
Skal være i stand til at rapportere, hvordan udgifterne balancerer i forhold til budgettet
Charlotte - regnskabsdirektør
Skal holde øje med det samlede udgiftsbudget og hjælpe sektionernes ledere med at holde sig inden for budgettet
Rejser rundt mellem forskellige kontorer, har eksterne møder og konferencer og skal registrere sine egne udgifter
Arbejder på kontoret, fra fjernlokationer og hjemmefra ved hjælp af forskellige enheder: stationær computer, tablet og telefon
Har ikke altid forbindelse til internettet
Når vi specifikt har gennemgået trin 1 i processen (og faktisk opretter udgiftsrapporten), har vi dokumenteret dette.
Opgave 1: Opret en udgiftsrapport
| Hvem gør det? | Alle medarbejdere |
| Hvor udføres arbejdet? | På kontoret, ved klienten eller på farten |
| Hvornår udføres arbejdet? | Ad hoc. Nogle medarbejdere gør det mindst en gang om ugen. Andre kan gøre det én eller to gange om året. |
| Online eller offline? | Det udføres på nuværende tidspunkt på papir, men teamet ønsker at gøre det digitalt. Dataindtastning kan udføres offline, når der ikke er nogen tilgængelige forbindelser. Sælgerne ønsker ikke at skulle være online for at kunne registrere deres kvitteringer og udgifter. (De foretrækker måske at gøre dette på flyveturen hjemad.) |
| Enheder? | Telefon, tablet, bærbar eller stationær pc |
Bemærk
Kan du fortælle os om dine sprogpræferencer for dokumentation? Tag en kort undersøgelse. (bemærk, at denne undersøgelse er på engelsk)
Undersøgelsen tager ca. syv minutter. Der indsamles ingen personlige data (erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger).