Bruge en guide til at tilføje og spore flere Outlook-kontaktpersoner i Dynamics 365 for Outlook

Du kan spore dine kontaktpersoner fra Office Outlook i Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Når du sporer en kontakt, gemmes en kopi af kontaktens post i Dynamics 365 for Outlook og synkroniseres med Outlook-posten. Når dine kontakter er sporet, kan du se Customer Engagement-mails, -opgave eller -aftaleaktiviteter, der er knyttet til disse kontakter. Hvis du synkroniserer Outlook på din mobilenhed, kan du også åbne dine kontaktposter på enheden.

Sporing af kontakter i Dynamics 365 for Outlook er en manuel proces. Du kan registrere op til 20 kontakter ad gangen ved at vælge knappen Spor eller Angiv overordnet i Dynamics 365 for Outlook. Hvis du vil tilføje mere end 20 kontakter ad gangen, eller hvis du vil føje alle dine Outlook-kontakter til Customer Engagement, kan du bruge guiden Tilføj kontakter. Guiden kan også hjælpe dig med at angive en række indstillinger. Du kan for eksempel angive, om fremtidig kommunikation med de registrerede kontakter skal synkroniseres med Dynamics 365 for Outlook.

Vigtigt

Hvis du vil spore kontakter i Dynamics 365 for Outlook, skal din Outlook-e-mail-adresse svare til din Customer Engagement-mailadresse. Du kan ikke synkronisere til eller fra flere mailadresser.

Trin 1: Bliv klar

Inden du tilføjer dine Outlook-kontakter:

• For at få de bedste resultater skal du sørge for, at dine Outlook-kontaktdata er så fuldstændige og nøjagtige som muligt. Udfyld eventuelle manglende oplysninger, og kontrollér, at navne på personer er stavet korrekt.

• Da du har mulighed for at “knytte” firmanavnene på din liste over Outlook-kontakter til et firmanavn i Dynamics 365 for Customer Engagement, skal du sørge for, at firmaerne staves på samme måde i begge programmer.

Trin 2: Kør guiden

1. Vælg Filer>Dynamics 365-apps>Importer kontakter>Tilføj kontakter.

2. Vælg Næste.

3. Bekræft den mappe, hvor dine Outlook-kontakter er gemt, og vælg derefter Næste.

   Bemærk

   • Guiden bestemmer den mappe, der som regel kaldes Kontakter. Du kan vælge eller rydde undermapper i mappen Kontakter.
     • Hvis du lader en anden administrere dine e-mails (kaldet en "stedfortræder"), kan du ikke tilføje kontakter fra den pågældende persons kontaktmappe.

4. Vælg, hvordan kontaktpersonerne skal grupperes. Grupperne er:

   • Virksomhedsnavn. Grupper kontakterne efter det tilsvarende firmanavn i Dynamics 365 for Customer Engagement. Guiden viser det antal kontakter, der er knyttet til hvert enkelt firma. Vælg linket for at kontrollere listen over navne for hvert firma.

   • Maildomæne. Gruppér kontakterne efter e-maildomæne. E-maildomænet er den del af adressen, der kommer efter @-symbolet. I e-mail-adressen er someone@contoso.com "contoso.com" f.eks. domænet. Vælg linket for at kontrollere listen over navne i hvert domæne.

   • Kategorier. Gruppér kontakterne efter den kategori, du bruger til at organisere kontakter i Outlook, hvis det er relevant. Vælg linket for at kontrollere listen over navne for hver kategori.

     Hvis du ikke vil tilføje alle grupperne, skal du rydde afkrydsningsfelterne til venstre for de grupper, du ikke ønsker.

   Bemærk

   Der vises en farve i kolonnen Antal kontakter for at angive, hvor mange af kontakterne der allerede er knyttet til poster i Dynamics 365 for Customer Engagement:

   • Grøn. Alle kontakterne er allerede i Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Gul. Mere end 50 % af kontakterne er allerede i Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Rød. Mindst en kontakt er allerede i Dynamics 365 for Customer Engagement.

   Tip

   Du opdager måske, at grupperingerne har mange variationer, hvis firmanavnene ikke stemmer helt overens. Hvis det er tilfældet, er det måske bedst at annullere guiden, rette firmanavne i Outlook og derefter køre guiden igen.

5. Kontrollér, at Brug det firmanavn, der skal være kontoen er markeret (anbefales). Hvis du vil knytte et firmanavn til hver kontakt på senere tidspunkt i Dynamics 365 for Customer Engagement, kan du også fjerne fjerner markeringen i dette afkrydsningsfelt.

6. Markér Spor al kommunikation for tilføjede kontakter for at spore meddelelser, aftaler og opgaver, der er knyttet til disse Outlook-kontakter i Dynamics 365 for Customer Engagement.

7. Hvis du manuelt vil vælge de firmaer, der skal knyttes til kontakterne, skal du vælge Avanceret. I kolonnen Angiv firma skal du vælge rækken for den pågældende kontakt. Vælg en af følgende på rullelisten:

   • Lad feltet stå tomt (Ikke angivet) for at knytte kontakterne til et firma i Dynamics 365 for Customer Engagement på et senere tidspunkt.

   • Markér Brug firmanavn, hvis du vil knytte kontakterne til et Dynamics 365 for Customer Engagement-firma ved hjælp af virksomhedsnavnet.

   • Markér Vælg eksisterende firma, vælg et firma eller en kontakt, og vælg derefter OK.

8. I kolonnen Inkluder kommunikation skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for hver gruppering, der ikke skal spore mailmeddelelser, aftaler og opgaver, i Dynamics 365 for Customer Engagement.

9. Vælg Tilføj kontakter.

10. Gennemse oversigtssiden, og få vist eventuelle fejl, hvis det er relevant. Vælg derefter Luk.

Se også

Oversigt over sporing af poster i Dynamics 365 for Outlook
Ofte stillede spørgsmål om synkronisering af poster mellem Microsoft Dynamics 365-apps og Microsoft Outlook