Ét bilag
Vigtig
Nogle eller alle funktioner, der er angivet i denne artikel, er tilgængelige som en del af en forhåndsversion. Indholdet og funktionaliteten kan blive ændret. Du kan finde flere oplysninger om frigivelser af eksempelversioner her: Tilgængelighed af tjenesteopdatering.
Hvad er Ét bilag?
På grund af de økonomiske kladders fleksibilitet kan du angive et enkelt bilag, der repræsenterer én postering, men som har flere debitorer, kreditorer, anlægsaktiver, projekter eller bankkonti. Microsoft refererer til denne funktion som Ét bilag. Ét bilag-scenarierne omfatter ikke posteringer, der kun inkluderer finanskonti. Disse posteringer bogføres i finansbogholderiet, ikke i reskontroer, f.eks. Debitorer, Anlægsaktiver og Bank.
Der er to kategorier af eksempler på Ét bilag:
Bilaget indeholder flere posteringer, der blev bogført som en enkelt postering. Her er nogle af de mulige eksempler:
- Der angives flere kreditorbetalinger på hver linje (der bruges ingen modkonto), og det betalingsbeløb, der modregnes på en bankkonto, angives på én linje. Betalingsopsummering sker for at opdatere bankreskontroen som et opsummeret beløb, der stemmer overens med bankkontoudtoget. De enkelte kreditorposteringer bogføres dog stadig i detaljer i kreditorreskontroen. Det samme scenarie findes også på debitorbetalingssiden.
- Flere anlægsaktiver anskaffes i et enkelt bilag. Denne tilgang bruges ofte, når der angives primosaldi for modulet Anlægsaktiver.
Bilaget indeholder én postering, der påvirker flere kontotyper, der ikke er finanskonti. Her er nogle af de mulige eksempler:
- Bankoverførsler
- Modregning af kreditor-/debitorsaldi (samme part)
- Overførsel af saldi fra kunde A til kunde B
- Kreditorfakturaer med flere linjer, der indeholder anlægsaktiver eller projekter
De foregående eksempler for hver kategori repræsenterer gyldige forretningsbehov. Af og til kan forretningsbehovene ikke opfyldes på andre måder: Organisationen skal angive posteringerne som ét bilag. Men der findes andre gyldige måder at opfylde forretningsbehovet på: Posteringerne kan angives på en anden måde eller bruge en anden funktion.
Problemer med ét bilag
Hvis du bruger Ét bilag-funktionaliteten til at opfylde forretningsbehovet, kan det medføre problemer. Forskellige processer, tilbageførsel af posteringer og forespørgsler/rapporter kræver detaljer om posteringer. Disse detaljer kan ikke bestemmes ud fra den aktuelle datamodel, hvis der angives flere posteringer sammen i et enkelt bilag. Derudover kan detaljerne ikke altid bestemmes klart, hvis den posteringstype, der angives, er ukendt. Denne begrænsning skyldes kladdernes fleksibilitet, især når de angives via finanskladden.
Nogle scenarier fungerer måske stadig korrekt, afhængigt af organisationens opsætning. Her er nogle områder, hvor der kan opstå problemer:
Udligning – Hvis der findes mere end én kreditor eller debitor på et bilag, fordeles det regnskab, der oprettes under udligningen, muligvis forkert til økonomiske dimensioner. Du kan finde flere oplysninger om problemer, der kan opstå under udligning, i Enkelt bilag med flere kunde- eller kreditorposter. Udligningsresultaterne påvirkes i høj grad af antallet af fakturakladdelinjer, der bruger ét bilag. Den tid, det tager at udligne og bogføre betaling, forventes at stige eksponentielt, jo flere fakturakladdelinjer der bruger ét bilag.
Momsberegning – Hvis der findes mere end ét bilag eller en debitor på et bilag, er momsberegningen muligvis forkert.
Tilbageførsel af postering – Hvis der findes mere end én reskontrokontotype på et bilag, når en enkelt reskontropostering tilbageføres, bogføres der muligvis en ugyldig regnskabspost for tilbageførslen i finansbogholderiet. Hvis du f.eks. anskaffer flere aktiver i et enkelt bilag og derefter tilbagefører anskaffelsen af et af aktiverne, vil regnskabet i finansbogholderiet være forkert ved tilbageførslen.
Rapportering og forespørgsler – Hvis du inkluderer mere end én reskontrokontotype (f.eks. Kreditor og Debitor) på et bilag, viser rapporter/forespørgsler kun den første kontoværdi, der blev fundet.
Du bogfører f.eks. følgende kreditorfaktura med flere linjer. Den indeholder fire projekter, der repræsenterer "linjerne" på fakturaen. Denne tilgang er et almindeligt forretningsbehov for organisationer, der bruger kladder i vidt omfang.
Tre af de fire projekter bogføres på samme hovedkonto (601500). Hvis du åbner Sporing af regnskabskilde for at få vist oplysninger om bogførte posteringer for den pågældende hovedkonto, kan du se, at projekt-id'et for alle tre linjer er 000057. Denne funktionsmåde er en kendt begrænsning for Ét bilag. Oplysningerne knytter ikke de enkelte linjer korrekt til det relevante projekt i kladden. I stedet vises den første kontoværdi, der blev fundet, altid i rapporter og forespørgsler.
Angive en postering som Ét bilag
Hvis du vil angive posteringer som Ét bilag, skal du gå til Finans > Opsætning Finans > Finansparametre, åbne fanen Finans og angive indstillingen Tillad flere transaktioner i ét bilag til Ja.
Du kan angive en Ét bilag-postering på siden Kladdenavne ved at angive feltet Nyt bilag til en af følgende værdier:
- Kun ét bilagsnummer – Hver linje, du føjer til kladden, inkluderes i det samme bilag, og linjerne indeholder mere end én debitor, kreditor, bank, anlægsaktiv eller projekt.
- Ved saldo – Angiv et bilag med flere linjer, hvor der ikke findes en modkonto, og linjerne indeholder mere end én debitor, kreditor, bank, anlægsaktiv eller projekt.
- Ved saldo – Angiv et bilag med én linje, hvor både kontoen og modkontoen indeholder en reskontrokontotype, som f.eks. Kreditor/Kreditor, Debitor/Debitor, Kreditor/Debitor eller Bank/Bank.
Kræver mit forretningsscenarie Ét bilag?
Følgende forretningsscenarier er identificeret som scenarier, som kunder bruger Ét bilag-funktionen til. Nogle forretningsbehov kan kun opfyldes ved hjælp af Ét bilag. For mange andre er findes dog andre alternativer.
| Scenarie | Beskrivelse | Er Ét bilag påkrævet? | Alternativ |
|---|---|---|---|
| Opsummering af kreditorbetaling | En organisation sender en liste over kreditorer og beløb til banken. Banken bruger denne liste til at betale kreditorerne på organisationens vegne. Hver kreditorbetaling skal bogføres detaljeret i Kreditor, men summen af betalingerne bogføres på bankkontoen som en enkelt udbetaling. | Nr. | Fra og med Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.32 findes der en funktion med navnet Mulighed for at bogføre detaljerede kreditor- og debitorbetalinger, men opsummere beløb på bankkonto. Du kan finde flere oplysninger i Bogføre detaljerede kreditor- og debitorbetalinger. |
| Opsummering af debitorbetaling | Debitorbetalinger indbetales som et engangsbeløb på bankkontoen. Hver debitorbetaling skal bogføres detaljeret i Debitor, men summen af betalingerne bogføres på bankkontoen som en enkelt indbetaling. | Nej | Fra og med Dynamics 365 Finance version 10.0.32 findes der en funktion med navnet Mulighed for at bogføre detaljerede kreditor- og debitorbetalinger, men opsummere beløb på bankkonto. Du kan finde flere oplysninger i Bogføre detaljerede kreditor- og debitorbetalinger. |
| Kreditor-/debitorfaktura | Der registreres en faktura for en enkelt debitor eller kreditor, men yderligere linjer repræsenterer fakturalinjerne og har flere anlægsaktiver eller projekter. | Ja | |
| Betalingskladde for debitorforudbetaling med moms på flere "linjer" | En kunde foretager en forudbetaling for en ordre. Linjerne i ordren har forskellige momsbeløb. Forudbetalingen fra debitoren skal indeholde debitoren på flere linjer, så der kan beregnes moms for hver linje. | Ja | |
| Debitorrefusion | Hvis den periodiske refusionsopgave køres fra Debitor, oprettes der en postering for at flytte saldoen fra en debitor til en kreditor. Kreditoren er den samme part som debitoren. | Ja | |
| Vedligeholdelse af anlægsaktiver: Catch-up-afskrivning, opdeling af et aktiv og beregning af afskrivning ved kassation | Catch-up-afskrivning, opdeling af et aktiv og beregning af afskrivning ved kassation af aktiver bruges alle til at oprette et enkelt bilag. | Nej | Fra og med Finance version 10.0.21 bruger anlægsaktivposteringer, der oprettes til catch-up-afskrivning, opdeling af et aktiv og beregning af afskrivning ved kassation af et aktiv forskellige bilagsnumre. |
| Veksler og egenveksler | Veksler og egenveksler flytter debitor- eller kreditorsaldoen fra én debitor- eller kreditorfinanskonto til en anden, baseret på status for betalingen. Da den samme debitor eller kreditor altid bruges i bilaget, er der ingen rapporteringsproblemer. | Ja | |
| Modregning | Hvis en debitor og kreditor er samme part, modregnes saldi for kreditor og debitor mod hinanden. Denne fremgangsmåde minimerer udveksling af penge mellem en organisation og parten debitor/kreditor. | Nr. | Fra og med Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.40 er der funktionen Modregning af debitor og kreditor. Modregningsfunktionen opretter automatisk to separate bilag til kreditor og debitor. Du kan finde flere oplysninger i Modregning af debitor- og kreditorsaldi. |
| Overfør saldi | En organisation er måske nødt til at overføre en saldo fra én kreditor til en anden, enten på grund af en fejl, eller fordi en anden kreditor har overtaget passivet. Overførsler af denne type kan også ske til kontotyper som f.eks. Debitorer og Bank. | Ja/nej | Saldooverførsler fra én konto (kreditor, debitor, bank osv.) til en anden kan foretages via separate bilag, og modkonteringen kan bogføres på en clearingsfinanskonto. I visse organisationer kræver denne tilgang for mange omkostninger. Derfor vælger de at bruge Ét bilag i stedet. |
| Udligning af flere ikke-bogførte betalinger til den samme faktura | Dette scenario findes som regel i organisationer, hvor kunderne kan bruge flere betalingsmåder til at betale for indkøb. I dette scenario skal organisationen kunne registrere flere ikke-bogførte betalinger og udligne dem mod debitorfakturaen. | Nej | En ny funktion, der blev tilføjet i Finance giver mulighed for, at flere ikke-bogførte betalinger kan udlignes mod en enkelt faktura. |
| Funktioner, der er land/område-specifikke | Funktionen for et enkelt administrativt dokument (SAD) for Polen kræver i øjeblikket, at posteringerne grupperes sammen, og bilagsnummeret bruges til dette formål. Der kan være flere lande-/områdespecifikke funktioner, der kræver Ét bilag-funktionen. | Ja | |
| Mekanisme til at gruppere transaktioner fra en forretningshændelse | En organisation har en enkelt forretningshændelse, der udløser flere posteringer. Regnskabsafdelingen ønsker at få vist regnskabsposterne sammen for at gøre revision nemmere. Et lignende scenarie er et eksempel, hvor bankposteringer bogføres i Finance via en fil, der modtages fra banken. Organisationer vil ofte gruppere disse transaktioner ved hjælp af bankkontonummeret i filen. | Nej | Gruppering af posteringer er et gyldigt scenarie, men bilagsnummeret må aldrig bruges til dette formål. Bilag repræsenterer altid individuelle posteringer, aldrig en gruppe af posteringer. Transaktioner kan i stedet grupperes ved hjælp af andre felter, f.eks. kladdens batchnummer eller dokumentnummeret. |
| Angivelse af primosaldi | Organisationer angiver ofte primosaldi for reskontrokonti (kreditorer, debitorer, anlægsaktiver og så videre) som en postering med et enkelt bilag. | Nej | Primosaldi for hver konto for reskontrokonto skal angives som separate bilag. Modkontoen kan bogføres på en clearingfinanskonto, som modposteres af primosaldoen for finans. |
| Rettelse af regnskabsposten for et bogført dokument | En organisation skal måske foretage en korrektion af debitor- eller kreditorkontoen i Finans for en bogført faktura. Da fakturaen er korrekt, bør den ikke tilbageføres. | Ja/nej | Hvis der skal foretages en korrektion af debitor- eller kreditorkontoen i Finans, kan der foretages en regulering direkte på finanskontoen. Denne metode kræver, at justeringen foretages under en "nedetid", så finanskontoen midlertidigt tillader manuel indtastning. En ulempe ved denne metode er, at finansafstemningsrapporterne for kreditor/debitor vil vise en difference både på vej ind og på vej ud. Nettobeløbet er 0 (nul). |
| Samlet bogføring i finansbogholderiet | Organisationer ønsker ofte at bogføre samlet i finansbogholderiet for at minimere mængden af data. Dog kræver de pågældende organisationerne stadig typisk, at transaktionsoplysningerne opretholdes. Når bogføringen foretages samlet via et enkelt bilag, er transaktionsdetaljerne ikke kendt, og de kan ikke vedligeholdes. | Nej | Da posteringsdetaljerne er tabt, må organisationer ikke bruge Ét bilag til samlet bogføring, hvis der kræves detaljer til rapportering. |
| "Systemet tillader det" | Organisationer bruger ofte udelukkende funktionen ét bilag, fordi systemet lader dem bruge den, uden at de forstår konsekvenserne. | Nej | Det faktum, at systemet gør det muligt at bruge funktionen, er aldrig en gyldig grund. Funktionaliteten skal kun bruges, hvis den kræves for at opfylde et andet forretningsbehov. |
Fremtiden for ét bilag
På grund af de problemer, der kan forekomme, når der bruges Ét bilag, undersøges følgende muligheder:
- Der vil fortsat blive introduceret nye funktioner, hvis der findes en bedre måde at gennemføre et forretningsscenarie på. En funktion, der f.eks. blev indført i Finance version 10.0.32, gør det muligt at bogføre betalinger som separate bilag, men bankkontoen opdateres stadig samlet. Efterhånden som der tilføjes funktioner, dokumenteres de for hvert forretningsscenarie i kolonnen "Alternativ" i den foregående tabel.
- Nogle posteringer kan fortsat bogføres via kladden i et enkelt bilag, men der spores muligvis yderligere data, så posteringsdetaljerne identificeres korrekt.
- Der kan bruges en kombination af nye funktioner, men der kan stadig bogføres posteringer for forretningsscenarier i kladden ved hjælp af et enkelt bilag.
Efterhånden som der introduceres nye funktioner, skal organisationen løbende evaluere, om indstillingen Tillad flere transaktioner i ét bilag på siden Finansparameter kan deaktiveres. Vi anbefaler, at du ikke bruger Ét bilag til integrationer, medmindre funktionen er påkrævet til et af de dokumenterede funktionelle kløfter.
Når funktionelle kløfter er udfyldt, kommunikerer Microsoft de nye funktioner, som skal bruges i stedet for Ét bilag. I nogle forretningsscenarier, f.eks. en kreditorfaktura med flere linjer, vil ét bilag fortsat blive brugt, men med forbedringer. Disse forbedringer kommunikeres, efterhånden som de leveres.