Arbejdsproces for kreditorbankkonto
Arbejdsgangen for godkendelse af kreditorbanker sikrer, at de bankoplysninger, leverandører sender, er sikre, økonomisk kompatible og beskyttede mod svindel. Denne funktion medvirker til at reducere risikoen for svindel ved at registrere og forhindre ændringer, der ikke er godkendt. Virksomheder kan evaluere og godkende indgående ændringer i en leverandørs bankkontooplysninger og kan bekræfte, at de angivne bankoplysninger opfylder organisationens standarder og politikker.
Når du aktiverer arbejdsgangen for kreditorbankkonti, kan du angive, hvilke felter der kræver godkendelse, og hvilke handlinger der skal udløse arbejdsgangen.
Forudsætninger
Hvis du vil bruge denne funktion, skal systemet imødekomme følgende krav:
- Dine programmer til finans og drift skal være version 10.0.32 eller højere.
- Funktionen, der hedder Arbejdsgang for forslag til ændring af kreditorbankkonto skal være aktiveret i Administration af funktioner.
Konfigurere arbejdsgangen for kreditors bankkonto
Benyt følgende fremgangsmåde for at konfigurere arbejdsgangen til godkendelse af kreditorbanker.
Gå til Kreditor > Opsætning > Kreditorparametre.
På fanen Generelt i oversigtspanelet Godkendelse af kreditorbankkonto skal du angive følgende felter:
Bankkontogodkendelse (opret) – Angiv denne indstilling til Ja for at kræve godkendelse af alle nye bankkontoposter, uanset om webklienten bruges, eller posterne importeres via dataenheden. Angiv denne indstilling til Nej for at tillade brugere at oprette eller importere nye bankkontoposter uden at kræve godkendelse.
Bankkontogodkendelse (opdatering) – Angiv denne indstilling til Ja for at kræve godkendelse, når en bruger opdaterer eksisterende bankkontoposter ved hjælp af webklienten. (Godkendelse er kun påkrævet i felter, hvor afkrydsningsfeltet IsEnabled er markeret i gitteret i dette oversigtspanel). Angiv denne indstilling til Nej for at tillade brugere at opdatere alle felter på eksisterende bankkontoposter uden at kræve godkendelse.
Dataenhedsfunktionsmåde (opdatering) – Vælg en af følgende værdier for at angive den funktionsmåde, der opstår, når en eksisterende post opdateres via import via dataenheden. Indstillingen påvirker ikke de opdateringer, du foretager ved hjælp af webklienten.
- Tillad ændringer uden godkendelse – Dataenheden opdaterer værdier for alle felter uden at behandle ændringerne via arbejdsgangen.
- Afvis ændringer – Dataenheden opdaterer aldrig værdier for beskyttede felter. Importen mislykkes, hvis den inkluderer opdateringer til beskyttede felter.
- Opret ændringsforslag – Dataenheden opdaterer værdier for ikke-beskyttede felter, og den tilføjer nye værdier for beskyttede felter som foreslåede ændringer. Dataenheden starter ikke arbejdsgangen automatisk, og du skal sende de foreslåede ændringer efter behov.
Markér afkrydsningsfeltet IsEnabled for hvert felt, der kræver godkendelse , på listen over leverandørbankkontofelter.
Vælg Gem i handlingsruden.
Gå til Kreditor > Opsætning > Kreditorarbejdsgange.
Gå til handlingsruden, og vælg Ny.
Vælg Arbejdsgangsgodkendelse af forslag til ændring af kreditor i dialogboksen Opret arbejdsgang.
Appen med arbejdsproceseditor åbnes på din computer. Du kan bruge den til at designe arbejdsgangen efter behov. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du bruger editoren, under Oversigt i arbejdsprocessystem og dens relaterede artikler.
Tilføje en ny kreditorbankkonto og indsende den til godkendelse
Hvis du vil bruge webklienten til at tilføje en ny kreditorbankkonto og sende den til godkendelse, skal du følge disse trin.
- Gå til Kreditor > Kreditorer > Alle kreditorer.
- Vælg den leverandør, der skal konfigureres en bankkonto for.
- Gå til handlingsruden, og vælg Bankkonti i gruppen Opsætning under fanen Kreditor.
- Vælg Ny for at oprette en bankkonto i handlingsruden på siden Kreditorbankkonti.
- Udfyld alle de påkrævede felter.
- Vælg Gem, når du er færdig, for at oprette posten.
- Vælg Arbejdsproces > Indsend i handlingsruden for at sende de nye bankkontooplysninger til godkendelse. Den nye bankkontopost kan ikke bruges, før en godkender har godkendt den.
Opdatere en eksisterende kreditorbankkontopost og sende den til godkendelse
Hvis du vil bruge webklienten til at redigere en eksisterende kreditorbankkonto og sende den til godkendelse, skal du følge disse trin.
Gå til Kreditor > Kreditorer > Alle kreditorer.
Vælg den leverandør, der skal opdateres bankoplysninger for.
Gå til handlingsruden, og vælg Bankkonti i gruppen Opsætning under fanen Kreditor.
Vælg den konto, du vil redigere, i listeruden på siden Kreditorbankkonti. Vælg Rediger i handlingsruden.
Rediger felterne efter behov. Hvert felt, der skal godkendes, når det opdateres, markeres (kræver godkendelse).
Når du er færdig med at redigere posten, skal du vælge Gem.
Hvis du har opdateret mindst ét felt, der kræver godkendelse, har handlingsruden to nye knapper: Forslag til ændringer og Arbejdsproces.
- Hvis du vil gennemse dine foreslåede ændringer, skal du vælge Forslag til ændringer i handlingsruden for at åbne dialogboksen Forslag til ændringer. For at kassere den foreslåede værdi for et felt skal du vælge Slet ud for feltet på listen. Hvis du vil slette alle ændringer, skal du vælge Udelad alle ændringer nederst i dialogboksen. Når du er færdig, skal du vælge OK for at lukke dialogboksen.
- Hvis du vil sende ændringerne til godkendelse, skal du vælge Arbejdsproces > Indsend i handlingsruden. Dine ændringer i beskyttede felter opdateres ikke, før en godkender har godkendt dem.
Følge godkendelsesstatus for en ny eller opdateret kreditorbankkonto
Overskriften på hver kreditorbankkontopost indeholder feltet Evalueringsstatus, som du kan bruge til at spore godkendelsesstatussen for posten. Følgende tabel viser de muge værdier for Evalueringsstatus og en beskrivelse.
| Evalueringsstatus | Beskrivelse |
|---|---|
| Udkast | Denne status angiver en ny bankkontopost, der endnu ikke er sendt til godkendelse. |
| Godkendt | Denne status angiver en bankkontopost, hvor alle nye og opdaterede indstillinger er godkendt. |
| Godkendt, ændringer ikke indsendt | Denne status angiver en tidligere godkendt bankkontopost, hvor beskyttede felter er blevet redigeret, men endnu ikke er sendt til godkendelse. |
| Godkendt, afventende ændringer | Denne status angiver en tidligere godkendt bankkontopost, hvor beskyttede felter er blevet redigeret og er sendt til godkendelse. |
Hvis du vil have vist arbejdsgangshistorikken og følge status for en post, der skal godkendes, skal du vælge Arbejdsproces > Vis historik i handlingsruden.
Godkende en ny eller opdateret kreditorbankkonto
Arbejdsgangen følger standardprocessen for arbejdsgang, når en post er indsendt. Den informerer de relevante godkendere om opdateringen og dirigerer dem til siden Kreditorbankkonti, hvor de kan udføre følgende handlinger:
- Ved opdatering af eksisterende bankkontoposter kan godkenderne se den aktuelle og foreslåede værdi for hvert beskyttet felt ved at vælge Forslag til ændringer i handlingsruden. Godkenderen gennemser ændringerne og vælger derefter Arbejdsproces > Godkend i handlingsruden for at godkende dem. Når alle godkendelser er fuldført, opdateres alle felterne med de værdier, der er foreslået.
- I forbindelse med nye bankkontoposter skal godkendere åbne posten, gennemgå bankkontooplysningerne på siden Kreditorbankkonti og derefter vælge Arbejdsproces > Godkend for at godkende den nye post. Når alle godkendelser er fuldført, bliver den nye bankkonto tilgængelig for brug.
- Hvis godkenderen vil afvise nye eller opdaterede poster, vælges Arbejdsproces > Afvis i handlingsruden. Posten returneres til evalueringsstatus forud for afsendelse (Kladde eller Godkendt, ændringer er ikke sendt), så den kan redigeres og/eller sendes igen efter behov. (For at sende en post igen vælger brugeren Arbejdsproces > Send igen i handlingsruden).
- For at delegere godkendelsen til en anden godkender kan godkenderen vælge Arbejdsproces > Deleger i handlingsruden.
- For at annullere en igangværende arbejdsgang kan enhver bruger vælge Arbejdsproces > Annuller i handlingsruden. Posten returneres til evalueringsstatus forud for afsendelse (Kladde eller Godkendt, ændringer er ikke sendt), så den kan redigeres og/eller sendes igen efter behov. Den oprindelige afsender kan bruge denne funktion til at rette en fejl.