Del via

Oversigt over Salgsordre Helpdesk-medarbejder (forhåndsversion)

  • Artikel

[Denne artikel er til dokumentationen til den foreløbige udgivelse. Der kan forekomme ændringer.]

Salgsordre Helpdesk-medarbejder hjælper Business Central-brugere med at automatisere registrering af salgsordrer. Helpdesk-medarbejderen bruger AI til at analysere kundeanmodninger modtaget via e-mail, lokalisere kunden i Business Central og deltage i e-mail-samtaler med flere drejninger for at afklare anmodninger, hvis vigtige detaljer mangler, eller flere valgmuligheder er tilgængelige. Den kontrollerer og informerer også kunden om tilgængeligheden af de varer, de leder efter, og følger op med et salgstilbud. Tilbuddet er formateret som en PDF-fil og indeholder de ønskede varer, antal, måleenheder, priser, skatter, ønskede leveringsdatoer, ekstern dokumentreference og andre vigtige detaljer.

Drikkepenge

Se en kort video i Dynamics Business Central-kanalen på YouTube i Introduktion til Salgsordre Helpdesk-medarbejder for Dynamics 365 Business Central.

Vigtigt

Funktion

Aktivering og konfiguration

Helpdesk-medarbejderen er let tilgængelig i produktet. For at aktivere det skal du angive den e-mail-indbakke, du vil have Helpdesk-medarbejderen til at overvåge. Derudover skal du angive dine præferencer for bestemte aspekter af Helpdesk-medarbejderens adfærd og udpege de brugere, der er autoriseret til at bruge Helpdesk-medarbejderen til at behandle kundernes ordrer, hvilket gør det muligt for Helpdesk-medarbejderen at handle på vegne af en virksomhed, afdeling eller team - ikke kun en individuel bruger.

Tilladelser og profiler

Helpdesk-medarbejderen fungerer inden for de tilladelser og den profil (rolle), som administratoren har tildelt den. Tilladelser definerer, hvilke områder af produktet (tabeller) Helpdesk-medarbejderen har adgang til. Profilen skitserer de UX-elementer (sider og handlinger), som Helpdesk-medarbejderen kan engagere sig i under sit arbejde. Standardtilladelser og profilen tildeles til Helpdesk-medarbejderen ud af boksen. Administratorer kan dog opdatere disse tilladelser efter behov.

Operation

Salgsordre Helpdesk-medarbejderen er designet til at køre autonomt i baggrunden ved hjælp af AI til at udføre sine opgaver, samtidig med at brugerne holdes informeret om vigtige trin og involverer dem, når det er nødvendigt. Involvering kan være nødvendig i specifikke scenarier, f.eks. for at gennemse udgående meddelelser eller for at angive manglende oplysninger baseret på konfigurerede præferencer.

Begrebsmæssigt interagerer Helpdesk-medarbejderen med Business Central-funktionaliteten på en måde, der svarer til, hvordan Business Central-brugere interagerer med den. Helpdesk-medarbejderen er forsynet med generelle instruktioner, der er udtrykt i naturligt sprog, der beskriver, hvordan processen med at registrere salgsordrer skal håndteres. Derefter bruges brugergrænseflademetadata, såsom billedtekster, værktøjstip og andre egenskaber, kombineret med de data, der præsenteres på Business Central-sider og sine egne instruktioner, til at bestemme hver trin, der kræves for at fuldføre opgaven. Med udgangspunkt i det angivne rollecenter navigerer Helpdesk-medarbejderen på siderne, aktiverer brugergrænsefladehandlinger og indtaster data, som en bruger ville. Denne tilgang giver en høj grad af fleksibilitet og tilpasningsevne for Helpdesk-medarbejderen at nå sit mål, fordi Helpdesk-medarbejderens interaktionsoverflade og trin ikke er hardcoded. I stedet bestemmer AI dem baseret på konteksten for hver trin.

Denne fleksibilitet gør det muligt for Helpdesk-medarbejderen at finde og interagere med relevante brugerdefinerede felter og handlinger. Det kan også forsøge automatisk at løse valideringsfejl ved at behandle viste fejlmeddelelser og justere inputtet i overensstemmelse hermed.

E-mail-overvågning og kommunikation

Helpdesk-medarbejderen er afhængig af en intern e-mail-afsender, der kører som en baggrundsopgave for løbende at overvåge en udpeget postkasse for vareanmodninger. Senderen udløser Helpdesk-medarbejderen til at udføre opgaver og sender derefter resultater, f.eks. forberedte salgstilbud eller ordrer, til kunden i svar.

Helpdesk-medarbejderen hjælper med at komponere e-mail-kroppe baseret på konteksten for den aktuelle trin. Det kan f.eks. vise en liste over disponibelt lager eller give en kort beskrivelse af det vedhæftede salgstilbud eller den vedhæftede salgsordre. Derudover kan den registrere og markere irrelevant eller potentielt ondsindet e-mail-indhold, hvilket får brugerne til at gennemgå og beslutte, hvordan de skal fortsætte.

Kunde- og Business Central-brugerinddragelse

Brugere kan undersøge Helpdesk-medarbejderens trin og de oprettede salgsdokumenter. De kan nemt identificere de data, der indtastes af Helpdesk-medarbejderen sammenlignet med data genereret af Business Central's egen forretningslogik og give mere input, hvis det er nødvendigt, såsom at tilføje rabatter eller opdatere forsendelsesomkostninger.

Hvis kunden beslutter at opdatere tilbuddet ved at sende en anden e-mail-liste nødvendige ændringer, hjælper Helpdesk-medarbejderen med disse ændringer ved at finde tilbuddet og foretage de ønskede opdateringer. Når kunden bekræfter tilbuddets nøjagtighed, konverterer Helpdesk-medarbejderen det til en salgsordre, som derefter også deles med kunden via e-mail efter brugerens bekræftelse.

Helpdesk-medarbejderen involverer altid udpegede Business Central-brugere til at gennemgå og godkende alle udgående meddelelser, før de sendes til kunderne igen.

Sådan behandler Helpdesk-medarbejderen anmodninger

Helpdesk-medarbejderen overvåger en udpeget postkasse til indgående kunde-e-mails om vareforespørgsler. Postkassen er angivet i konfigurationen af Salgsordre Helpdesk-medarbejder (få mere at vide i Oprette Salgsordre Helpdesk-medarbejder). Når Helpdesk-medarbejderen identificerer en potentiel anmodning i en e-mail, begynder den at forberede et salgstilbud. Det kontrollerer f.eks., om kunden er registreret i Business Central. Derefter kontrolleres varedisponeringen, der oprettes et salgstilbud, og der oprettes en e-mail-svar til kunden, der indeholder tilbuddet som en vedhæftet PDF-fil.

Nogle trin kræver din indgriben, som at gennemgå e-mail-korrespondance og hjælpe Helpdesk-medarbejderen efter behov. Indtil en ordre er oprettet, håndterer Helpdesk-medarbejderen frem og tilbage e-mail-udvekslinger med kunden for at løse manglende detaljer og tillade ændringer af den oprindelige anmodning. Få mere at vide i Helpdesk-medarbejderens procesforløb.

Helpdesk-medarbejderen sikrer, at en anmodning fra en kunde ikke kan handle om en anden kundes anmodninger. Når Helpdesk-medarbejder behandler en anmodning, identificerer den først kunden i Business Central ved hjælp af afsenderens e-mail-adresse. Helpdesk-medarbejder søger efter e-mailen blandt de registrerede Business Central kontakter, salgstilbud og ordrer og slår derefter den kunde op, der er knyttet til den pågældende e-mail:

  • Hvis kunden findes, filtreres der Helpdesk-medarbejderen til at bruge kun salgstilbud og -ordrer, der ikke tilhører kunden.

    Denne funktionsmåde sikrer, at Helpdesk-medarbejderen kun opretter og opdaterer dokumenter, der tilhører den kunde, der har sendt mailen

  • Hvis der findes en kontakt, men det ikke er en kunde, filtreres Helpdesk-medarbejder til kun at bruge dokumenter, der tilhører kontakten. Der kan sendes tilbud til kontakter, der ikke er registreret som debitorer.

  • Hvis der ikke findes nogen kontakt, filtrerer Helpdesk-medarbejder alle dokumenter fra, og den anmoder muligvis om brugerindgriben, fordi den ikke kan finde dokumentet.

For at forhindre Helpdesk-medarbejder i at anmode om intervention og for at hjælpe med at gennemgå indgående meddelelser kontrollerer Helpdesk-medarbejder, om kontakten er registreret, og viser en meddelelse på siden til gennemgang af indgående meddelelser, hvis den ikke er det. Du kan løse problemet ved enten at registrere en ny kontakt/kunde eller opdatere kontaktoplysningerne for en eksisterende kontakt/kunde. Helpdesk-medarbejder genererer meddelelsen for at angive, at kontaktens e-mail ikke blev fundet.

Find produkter/varer

Helpdesk-medarbejderen analyserer indgående e-mails for at registrere parametre til forberedelse af et nyt salgstilbud eller opdatering af et eksisterende. Ud over selve varerne kan parametrene omfatte vareattributter, antal, enheder, ønsket leveringsdato, eksternt bilagsnummer med mere. Helpdesk-medarbejderen søger derefter efter disse varer i Business Central's lager inden for en lang række relaterede tabeller.

Sortbord Felter
Varer Nej
Beskrivelse
Beskrivelse 2
Søgebeskrivelse
GTIN
Kreditors varenr.
Varevariant Kode
Beskrivelse
Beskrivelse 2
Varereference Referencenr.
Beskrivelse
Beskrivelse 2
Vareattributter Navn
Værdi
Varekategori Kode
Beskrivelse
Overordnet kategori - 1 niveau
Varetekst Sprog
Beskrivelse
Beskrivelse 2
Vare-id Kode
Udvidet tekstlinje Tekst

Selvom Helpdesk-medarbejderen kan finde produkter baseret på vage og ufuldstændige beskrivelser, påvirkes dens effektivitet af kvaliteten af produktinformationen i Business Central. Du kan forbedre Helpdesk-medarbejderens evne til at finde produkter ved at forbedre beskrivelser, attributter, kategorier og udvidet tekst på dine lagervarer.

Bemærkning

Det kan tage op til 15 minutter, før der kan søges i nyligt indtastede data, efterhånden som systemet indekserer tabellerne i baggrunden igen.

Når den finder varerne, kontrollerer Helpdesk-medarbejderen varernes tilgængelighed ved at analysere flere parametre, såsom ønsket antal, leveringsdato, placering, planlagte og planlagte modtagelser og mere.

Helpdesk-medarbejderens procesforløb

Behandling af en salgstilbudsanmodning til en ordre involverer tre deltagere:

  • Kunde, der anmoder om et salgstilbud via e-mail.

    Her er et eksempel på en mail:

    Hej

    Vi er i gang med at indkøbe møbler til vores lodge, og efter at have gennemgået jeres hjemmeside vil jeg gerne bede om et tilbud på følgende varer:

    • 2 Antwerp-borde
    • 4 Berlin-stole
    • 4 Rom-stole

    Vil De venligst give et salgstilbud? Vi ønsker varerne leveret inden 2. marts. Bemærk desuden vores købsordrenummer: DC1011234.

    Mange tak

    [Navn]

  • Salgsordre Helpdesk-medarbejder, som overvåger postkassen, håndterer den indgående anmodning og opretter tilbud og ordre

  • Business Central bruger, der anmelder Helpdesk-medarbejderens opgaver

Den generelle strøm er illustreret i figuren, som efterfølges af flere detaljer om trinene. Det faktiske flow kan variere afhængigt af faktorer som opfølgningsanmodninger, ændringer eller annulleringer i gennemgang, blokeringsproblemer osv.

Viser Salgsordre Helpdesk-medarbejderflow

  1. Debitor: Sender mail til Business Central postkasse og beder om et salgstilbud på varer.
  2. Salgsordre Helpdesk-medarbejder: Henter ulæste mails fra indbakken og opretter en opgave med en trin til gennemsyn af den indgående anmodning.
  3. Anmelder: Anmelder/bekræfter trin med e-mail.
  4. Salgsordre Helpdesk-medarbejder:
    1. Finder kontakten eller debitoren.
    2. Finder de ønskede varer og bekræfter deres tilgængelighed.
    3. Opretter salgstilbud.
    4. Tilføjer anmeldelsestrin med en svarmail med vedhæftet salgstilbud som pdf.
  5. Korrekturlæser: Anmelder/bekræfter e-mail og salgstilbud.
  6. Salgsordre Helpdesk-medarbejder: Sender PDF med e-mail og salgstilbud til kunden.
  7. Debitor: Gennemse salgstilbud og send en e-mail, der anmoder om ordren.
  8. Salgsordre Helpdesk-medarbejder: Opfanger mail og tilføjer trin.
  9. Validator: Gennemser/bekræfter bekræftelsesmailen for en salgsordre.
  10. Salgsordre Helpdesk-medarbejder:
    1. Konverterer tilbud til ordre.
    2. Tilføjer gennemgangsopgave med udgående e-mail, der bekræfter ordren.
  11. Anmelder: Anmelder/bekræfter udgående e-mail.
  12. Salgsordre Helpdesk-medarbejder: Sender e-mail til kunden.

Næste trin

Konfigurere Copilot- og AI-funktioner