Eksterne afsendere – Foretag fejlfinding af mail, der er sendt til Microsoft 365
Tip
Vidste du, at du kan prøve funktionerne i Microsoft Defender for Office 365 Plan 2 gratis? Brug den 90-dages Defender for Office 365 prøveversion på Microsoft Defender portalen med prøveversionshubben. Få mere at vide om, hvem der kan tilmelde dig og prøvevilkår i Prøv Microsoft Defender for Office 365.
Denne artikel indeholder fejlfindingsoplysninger for afsendere, der oplever problemer, når de forsøger at sende mail til modtagere i Microsoft 365, og bedste praksis for masseforsendelse til kunder.
Administrerer du dit IP- og domænes sendeomdømme?
Exchange Online Protection (EOP) yder beskyttelse mod spam til Microsoft 365. Vi bruger også mailgodkendelsesteknologier som SPF, DKIM og DMARC til at bekræfte, at domænet, der sender mailen, er autoriseret til at gøre det. Mange faktorer påvirker EOP-filtrering. Det kan f.eks. være afsendelses-IP, domæne, mailgodkendelse, listenøjagtighed, klagepriser, indhold m.m. En af de vigtigste faktorer i at køre ned en afsenders omdømme og deres evne til at levere e-mail er deres junk email klage sats.
Sender du mail fra nye IP-adresser?
IP-adresser, der aldrig er blevet brugt til at sende e-mail, har typisk ikke noget ry i vores systemer. Det betyder, at der er større sandsynlighed for, at mail fra nye kilder oplever leveringsproblemer. Når IP-adressen har skabt et ry for ikke at sende spam, giver EOP typisk en bedre mailleveringsoplevelse.
Nye IP-adresser til domæner med eksisterende SPF-poster oplever typisk den ekstra fordel ved at arve nogle af domænets sendeomdømme. Hvis dit domæne har et godt sendeomdømme, kan nye IP-adresser opleve hurtigere oppetid. En ny IP kan forvente at være fuldt ramped inden for et par uger eller mindre afhængigt af volumen, listenøjagtighed, og uønsket e-mail klage satser.
Bekræft, at din DNS er konfigureret korrekt
Hvis du vil have oplysninger om, hvordan du opretter og vedligeholder DNS-poster, herunder den MX-post, der kræves til postdistribution, skal du kontakte din DNS-udbyder.
Sørg for, at du ikke reklamerer for dig selv som en ikke-diskriminerende IP-adresse
Vi accepterer muligvis ikke mail fra afsendere, der ikke udfører et omvendt DNS-opslag. I nogle tilfælde reklamerer legitime afsendere forkert som en IP-adresse, der ikke kan sendes via internettet, når de forsøger at åbne en forbindelse til EOP. IP-adresser, der er reserveret til private (ikke-routable) netværk, omfatter:
- 192.168.0.0/16 (eller 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8 (eller 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11 (eller 172.16.0.0 - 172.31.255.255)
Du har modtaget en rapport om manglende levering, da du sendte en mail til en bruger i Office 365
Nogle leveringsproblemer er resultatet af, at Microsoft blokerer afsenderens IP-adresse, eller brugerkontoen identificeres som forbudt afsender på grund af tidligere spamaktivitet. Hvis du mener, at du har modtaget rapporten om manglende levering (også kendt som en NDR- eller bounce-meddelelse) ved en fejl, skal du følge vejledningen i NDR-meddelelsen for at løse problemet.
Du kan få flere oplysninger om den fejl, du har modtaget, på listen over fejlkoder i rapporter om manglende levering af mail i Exchange Online.
Følgende NDR angiver f.eks., at Microsoft har blokeret den afsendende IP-adresse:
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
Hvis du vil anmode om fjernelse fra denne liste, skal du se Brug af fralisten til at fjerne dig selv fra listen over blokerede afsendere.
Min mail er landet i modtagerens mappe med uønsket mail
Hvis en meddelelse er blevet fejlagtigt identificeret som spam af EOP, kan du samarbejde med modtageren om at sende denne falske positive meddelelse til Microsoft til analyse. Du kan få flere oplysninger under Rapportér meddelelser og filer til Microsoft.
EOP begrænsede trafik fra min IP-adresse
Du modtager følgende NDR, fordi der blev registreret mistænkelig aktivitet fra kildens IP-adresse. Mail fra kilden er blevet midlertidigt begrænset, mens den evalueres.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
Når vi har evalueret meddelelserne og fundet ud af, at alt er i orden, fjerner vi begrænsningen.
Jeg kan ikke modtage mail fra afsendere i Microsoft 365
Hvis du vil modtage meddelelser fra Microsoft 365-afsendere, skal du sørge for, at dit netværk tillader forbindelser fra de IP-adresser, som EOP bruger i vores datacentre. Du kan få flere oplysninger under Exchange Online Protection IP-adresser.
Bedste praksis for massemailing til Microsoft 365-brugere
Hvis du ofte udfører massemailkampagner til Microsoft 365-brugere, skal du følge tipene i dette afsnit.
Sørg for, at Fra-navnet afspejler, hvem der sender meddelelsen
Emnelinjen i meddelelsen skal være en kort oversigt over, hvad meddelelsen drejer sig om. Meddelelsesteksten skal tydeligt og kortfattet angive, hvad tilbud, service eller produkt handler om. Det kan f.eks. være:
Rigtig:
Fra: marketing@shoppershandbag.com
Om: Opdateret katalog for julesæsonen!
Ukorrekt:
Fra: someone@outlook.com
Emne: Kataloger
Jo lettere du gør det for folk at vide, hvem du er, og hvad du gør, jo mindre vanskeligheder har du med de fleste spamfiltre.
Medtag altid en indstilling for opsigelse af abonnement i kampagnemails
Marketing e-mail, især nyhedsbreve, bør altid indeholde en måde at afmelde. Det kan f.eks. være:
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
Det er mindre at foretrække at kræve, at modtagerne sender mail med "Opsig abonnement" på emnelinjen end indstillingen med et enkelt klik. Hvis du kræver, at modtagerne sender en meddelelse, skal du sørge for, at linket fører dem til en formular, hvor alle obligatoriske felter er udfyldt.
Brug dobbelttilmeldingsmulighed til registrering af marketingmail eller nyhedsbrev
Denne bedste praksis i branchen anbefales, hvis din virksomhed kræver eller opfordrer brugerne til at registrere deres kontaktoplysninger for at få adgang til dit produkt eller dine tjenester. Praksis med automatisk tilmelding af brugere til markedsføring e-mails eller e-nyhedsbreve under registreringsprocessen er tvivlsom i dagens internet miljø.
Hvis mulighederne for at modtage dit nyhedsbrev eller særtilbud er valgt som standard i din registreringsproces, er det meget sandsynligt, at uinteresserede brugere får din e-mail.
Microsoft anbefaler indstillingen dobbelttilmelding, hvilket betyder, at afkrydsningsfeltet for marketingmails eller nyhedsbreve ikke er markeret som standard. Når registreringsformularen er sendt, sendes der desuden en bekræftelsesmail til brugeren. Bekræftelsesmailen indeholder en URL-adresse, der giver brugeren mulighed for at bekræfte sin beslutning om at modtage marketingmails.
Den dobbelte opt-in metode hjælper med at fjerne enhver tvivlsomme e-mail marketing praksis, fordi ingen kan hævde, at de utilsigtet tilmeldte sig marketing e-mail.
Sørg for, at mailindholdet er gennemsigtigt og sporbart
Mailindhold er lige så vigtigt som den måde, du sender mail på. Brug følgende bedste praksis til at sikre, at din mail ikke markeres af mailfiltreringstjenester:
Anmodninger om, at modtagerne føjer afsenderen til deres adressekartotek, skal tydeligt angive, at denne handling ikke garanterer for levering.
Omdirigeringer, der er inkluderet i meddelelsens brødtekst, skal være ens og ikke flere og varierede. En omdirigering i denne kontekst er alt, der peger væk fra meddelelsen, f.eks. links og dokumenter. Hvis du har mange annoncelinks, ophæver abonnementslinks eller opdaterer profillinks, skal de alle pege på det samme domæne. Det kan f.eks. være:
Korrekt (alle domæner er ens):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.comForkert (alle domæner er forskellige):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.comUndgå indhold med store billeder og vedhæftede filer eller meddelelser, der udelukkende består af et billede.
Din offentlige beskyttelse af personlige oplysninger eller P3P-indstillinger skal tydeligt angive tilstedeværelsen af sporingspixel (webbugs eller beacons).
Fjern forkerte mailaliasser fra dine databaser
Alle forkerte mailadresser i din database, der resulterer i NDR'er, er unødvendige og sætter din udgående mail i fare for yderligere kontrol ved hjælp af mailfiltreringstjenester. Sørg for, at din maildatabase er opdateret.