Doporučení pro identifikaci a hodnocení toků
Platí pro toto doporučení Power Platform Dobře architektonizovaného kontrolního seznamu spolehlivosti:
| RE:02 | Identifikujte a ohodnoťte uživatelské a systémové toky. Použijte stupnici kritičnosti založenou na vašich obchodních požadavcích, abyste určili prioritu toků. |
|---|
Tato příručka popisuje doporučení pro identifikaci a stanovení priorit toků úlohy. Identifikace a upřednostňování toků úloh zahrnuje mapování toků uživatelů a systémových toků za účelem určení jejich důležitosti pro organizaci. Tento postup zajišťuje, že identifikujete a upřednostníte nejkritičtější funkce úloh, abyste snížili riziko poškození. Neschopnost identifikovat a upřednostnit toky úloh může vést k poruchám systému a snížení spolehlivosti úlohy.
Definice
| Pojem | definice |
|---|---|
| Uživatelský tok | Cesty nebo sekvence akcí, které uživatelé provádějí v rámci aplikace nebo systému. |
| Systémový tok | Tok informací a procesů v systému. Systém automaticky sleduje tento tok, aby umožnil funkci uživatelských toků nebo úloh. |
Klíčové strategie návrhu
Když navrhujete svou úlohu, je nezbytné definovat uživatelské a systémové toky.
Uživatelské toky mapují pohyb uživatele vaší aplikací. Zaměřují se na uživatelské rozhraní, interakce, rozhodnutí a kroky potřebné k provedení úkolu. Uživatelské toky poskytují uživatelsky orientovaný pohled na uživatelské prostředí a návrh rozhraní.
Systémové toky mapují vnitřní fungování vaší úlohy. Zaměřují se na pohyb dat, zpracování vstupu, zpracování výstupu a interakce mezi komponentami úlohy, back-endovými službami a externími rozhraními API. Systémové toky označují složité informace o tom, jak úloha interně funguje.
Toky byste měli identifikovat a definovat již v rané fázi návrhu úlohy. Poskytuje vám jasnější pochopení toho, co ovlivňuje spolehlivost vaší úlohy. Úzce sladí vaše architektonická rozhodnutí s cíli spolehlivosti vaší úlohy.
Identifikace všech uživatelských a systémových toků
Výstupem identifikace všech uživatelských a systémových toků je katalog všech toků v úloze. Tento proces identifikace vyžaduje, abyste zmapovali každou uživatelskou interakci a proces v rámci systému od začátku do konce. Toto mapování je nezbytným předpokladem pro identifikaci kritických toků. Zde jsou doporučení pro identifikaci všech uživatelských a systémových toků v úloze:
Identifikujte klíčové přispěvatele. Zamyslete se nad každým, kdo přispívá k tomuto procesu. Patří sem lidé ve vašem oddělení a další oddělení, kteří na tomto problému společně pracují. Pochopte, co dělají v souvislosti s obchodním problémem, který je řešen.
Rozhovor se zúčastněnými stranami. Zúčastněné strany mohou poskytnout cenné informace k identifikaci toků a mohou vám dokonce pomoci zmapovat toky a stanovit jejich priority. Můžete také vést rozhovory s uživateli, obchodními analytiky a technickými týmy, abyste získali přehled o interakcích uživatelů a závislostech v rámci úlohy.
Objevte procesy ke zlepšení při používání dolování procesů. Pokud je váš úkol plně proveden na ploše, můžete použít dolování procesů ke zjištění všech kroků, které různí lidé ve vaší organizaci provádějí k provedení úkolu. Dolování procesů vizualizuje váš proces v mapě procesu a odhalí úzká místa a metriky vašeho procesu prostřednictvím analytické zprávy.
Zkontrolujte dokumentaci. Ve fázi návrhu nemusíte mít dokumentaci ke kontrole. Pokud však dokumentace existuje, měli byste ji použít. Požádejte o schémata architektury systému, uživatelské příručky a popisy procesů. Tyto dokumenty vám mohou pomoci porozumět zamýšlené funkčnosti úlohy a jejích jednotlivých toků.
Sledujte, jaké činnosti jsou prováděny. Pokud se úloha dnes provádí jiným způsobem, sledujte úlohu v provozu. Zapište si činnosti, které uživatel provádí k dokončení úkolů v tomto kroku obchodního procesu. Uveďte podrobnosti o činnostech. Při rozhodování o činnostech budete chtít zvážit příčiny a následky pro každou, jak se vztahují k sobě navzájem a jak vás přibližují blíže k požadovanému cíli. Určete počáteční bod procesu a vyplňte činnosti, které vedou k cíli. Činnosti mohou být sekvenční, což znamená, že jedna činnost nemůže nastat, dokud není dokončena druhá, nebo paralelní, což znamená, že mohou nastat alespoň dvě činnosti současně.
Zjistěte, jaká data jsou potřebná a odkud pocházejí. Udělejte si seznam všech zdrojů dat a sledujte, odkud data pocházejí. Je to z interního systému, nebo externího zdroje dat? Jak se uživatelé ověřují, aby získali data? Existují různé úrovně oprávnění? Mění se data podle toho, kdo systém používá?
Identifikujte, jaká data jsou vytvářena nebo upravována. Používá se dnes k zaznamenávání údajů papírový nebo elektronický formulář? Takový formulář může sloužit jako počáteční bod, když přemýšlíte o rozvržení obrazovek a způsobu, jakým jsou data zachycena. Jaká data jsou zachycována? Jak se to nazývá? Je to skutečný název ze zdroj dat nebo běžný název použitý v této části firmy? Možná budete muset namapovat název ve zdroji dat na srozumitelný název, které vaši uživatelé znají.
Určete rozhodnutí učiněná v rámci toku uživatele nebo systému. Je na konci této činnosti v procesu přijato rozhodnutí? Existuje způsob, jak může řešení učinit rozhodnutí automaticky na základě dat? Existuje pro data hierarchie? Například každé vyúčtování výdajů může mít více výdajů a některé typy výdajů vyžadují další informace. Sděluje se toto rozhodnutí někomu? Jak se sděluje? Jsou zapotřebí schválení před začátkem dalšího kroku procesu? Jak jsou tato schválení zachycena? Existuje konkrétní uživatel nebo role, které mohou schválit další krok v procesu?
Seznam identifikovaných toků. Rozhovory, dokumentace a pozorování by vám měly umožnit identifikovat všechny toky v úloze. Sestavte seznam všech toků, které identifikujete, a kategorizujte je do uživatelských toků (se zaměřením na interakce uživatelů) a systémových toků (se zaměřením na back-end procesy a přesun dat).
Definujte počáteční a koncové body toku. Pro každý identifikovaný tok jasně definujte, kde tok začíná a kde končí. U uživatelských toků zdokumentujte každou uživatelskou interakci a její očekávaný výsledek. Zaměřte se na uživatelské prostředí a design rozhraní. U systémových toků musíte identifikovat základní spouštěče a očekávané výsledky.
Rozdělte každý tok. Rozdělte každý tok do jednotlivých kroků a popište akce, rozhodnutí nebo procesy, ke kterým v každém bodě dochází. Všimněte si, jak jednotlivé kroky interagují s ostatními částmi systému, včetně závislostí na jiných tocích nebo externích systémech. Měli byste být schopni určit, jak se toky integrují s úlohou a uživatelským prostředím a jak je ovlivňují. Tento duální přístup poskytuje celkový pohled na celou vaši úlohu.
Dokumentujte jedinečné výstupy. Identifikujte všechny alternativní cesty nebo výjimky v rámci každého toku, jako je zpracování chyb nebo podmíněné větvení. Pokud má tok více možných výsledků, měli byste je přidat do katalogu jako samostatné položky. U uživatelských toků byste měli určit zamýšlené chování interakce. U systémových toků byste měli určit zamýšlené chování procesu.
Vizualizujte pomocí diagramů. Vytvářejte vývojové diagramy nebo diagramy, které vizuálně znázorňují tok a jeho kroky. Můžete použít nástroje jako Microsoft Visio, sekvenční diagramy Unified Modeling Language (UML), diagramy použití, jednoduché nástroje pro kreslení nebo popisný seznam v textovém formátu (viz Příklad katalog).
Aktualizujte mapování toku iterativně. Mapování toku je iterativní proces. Toky se mohou měnit, dělit nebo kombinovat, zejména ve fázi návrhu. Jakmile budou toky úlohy jasněji definovány, měli byste aktualizovat katalog toků, aby odpovídal. Ověřte a zpřesněte své vývojové diagramy pomocí zpětné vazby od zúčastněných stran, abyste zajistili přesnost a úplnost.
Identifikace obchodních procesů pro každý tok
Obchodní procesy jsou řadou úkolů k dosažení výstupu, jako je vykazování výdajů, správa roční dovolené, plnění objednávek nebo kontrola zásob. Identifikace obchodních procesů pro každý tok zahrnuje mapování toků na jeden nebo více obchodních procesů. Toto mapování vám pomůže pochopit důležitost každého toku pro podnikání.
Můžete mít existující dokumentaci nebo obchodní plány, které poskytují mapování toků na obchodní procesy. Někdy mohou uživatelské příručky, školicí materiály nebo specifikace systému poskytnout náhled na zamýšlené použití a účel úlohy a jejích toků. Pokud ne, musíte toky namapovat na obchodní procesy, které podporují. Zde jsou doporučení k identifikaci obchodních procesů pro každý tok:
Použijte výstupy pracovní zátěže. Výstupy úlohy a členění toků můžete použít ke korelaci toků s obchodními procesy, které podporují. Nejprve zkontrolujte výstupy, které úloha generuje. Výstupem mohou být zprávy o prodeji, datové soubory nebo dokončené úkoly.
Provádějte rozhovory. Promluvte si se členy týmu a zainteresovanými stranami, kteří interagují s úlohou. Měli byste se ptát na konkrétní otázky o jejich každodenních úkolech, o tom, jak využívají úlohu a jakých cílů s ní dosahují. Technické týmy často hlouběji chápou strukturu úlohy a mohou poskytnout vhled do podnikových procesů, které podporuje.
Sledujte využití zátěže. U stávajících úloh úlohu sledujte a hledejte vzorce použití, které indikují základní obchodní procesy, jako je zadávání dat, zpracování objednávek nebo interakce se zákazníkem.
Připojte výstup k obchodnímu procesu. Spojte tečky z výstupů toku s celkovým obchodním procesem, který podporují. Pokud například krok toku zahrnuje zpracování zákaznických objednávek, pak přímo podporuje obchodní proces plnění objednávky. Plnění objednávek přispívá k obchodním cílům udržení spokojenosti zákazníků a generování příjmů. Nakonec použijte rozpis toku k určení, který tok vytvořil sestavu prodeje.
Identifikujte vlastníky procesů a zainteresované strany pro každý tok
Vlastníkem procesu pro tok je osoba, která je odpovědná za úspěšné provedení daného procesu. Je zodpovědná za tento proces a toky, které ho podporují. Pro každý tok úlohy byste měli určit vlastníka procesu. Pro každý tok úlohy byste také měli určit zúčastněné strany. Zúčastněné strany se mohou podílet na úloze, být závislé na toku nebo spravovat závislost, kterou tok má.
Můžete mít matici přiřazení odpovědnosti (RAM) nebo matici odpovědných, odpovědných, konzultovaných a informovaných (RACI), která již identifikuje vlastníky procesů a zúčastněné strany. Vlastníci procesů jsou obvykle odpovědní za proces a vy konzultujete nebo informujete zúčastněné strany.
Identifikace cest eskalace pro každý tok
Identifikace cest eskalace je o určení kanálů pro eskalaci problémů souvisejících s tokem. Problémy, které vyžadují eskalaci, mohou být naléhavé aktualizace, bezpečnostní problémy, degradace nebo technické incidenty. Cílem identifikace cesty eskalace je zajistit včasné a efektivní řešení problémů.
Cesta eskalace, kterou zmapujete, by měla začínat osobou nebo skupinou, která s největší pravděpodobností vyřeší konkrétní problém. Pokud tato osoba nebo skupina nemůže problém vyřešit, cesta eskalace by měla určit další kontaktní místo. Další kontaktní místo má širší odpovědnosti a může koordinovat strategie řešení s více částmi organizace. Počet lidí na cestě eskalace se liší podle toku a organizace. Příliš mnoho lidí na cestě eskalace může zpomalit úsilí o řešení.
Identifikace obchodního dopadu každého toku
Identifikace obchodního dopadu každého toku je nezbytná pro pochopení toho, jak každý tok přispívá ke klíčovým obchodním cílům. Obchodní dopad by mohl zahrnovat zlepšení výkonu, přímé nebo nepřímé úspory nákladů, zmírnění rizik nebo transformaci podnikání. Když pochopíte pozitivní i negativní dopad každého toku, můžete upřednostnit úsilí k zajištění spolehlivosti toků, které jsou pro vaši firmu nejdůležitější. Je důležité vzít v úvahu přímý dopad selhání toku a jeho nepřímý vliv na další propojené procesy. Zde jsou kroky k identifikaci obchodního dopadu každého toku:
Identifikujte pozitivní dopad. Určete očekávané přínosy, když tok běží podle plánu. Očekávané přínosy by mohly zahrnovat zlepšenou provozní efektivitu a účinnost, zvýšenou spokojenost zákazníků nebo zaměstnanců, lepší zabezpečení dat, zajištění souladu s regulačními požadavky nebo jakýkoli jiný pozitivní vliv na podnikání.
Identifikujte negativní dopad. Posuďte potenciální negativní dopady, pokud proces selže nebo nefunguje podle očekávání. Zvažte kvantifikaci konkrétních ztrát, jako jsou poklesy příjmů. Zahrňte subjektivní efekty, jako je poškození pověsti, narušení důvěry zákazníků nebo nepříznivé dopady na další související obchodní procesy.
Definujte předpoklady kapacity a dostupnosti. Stanovte si předpoklady o očekávané kapacitě a dostupnosti každého procesu. Zvažte faktory, jako je očekávaná pracovní doba a cílové procento provozuschopnosti. Pokud existují očekávání pro cíl doby obnovy (RTO) nebo cíl bodu obnovení (RPO), měli byste tato očekávání zahrnout. Tyto předpoklady pomáhají pochopit požadavky na spolehlivost každého toku.
Systematickým vyhodnocováním těchto aspektů můžete získat komplexní přehled o tom, jak každý tok ovlivňuje podnikání, a přijímat strategická rozhodnutí o optimalizaci spolehlivosti.
Každému toku přiřaďte hodnocení kritičnosti
Podrobné vyhodnocení důležitosti toku ve vztahu k celkovým obchodním dopadům vám umožňuje přiřadit každému toku hodnocení kritičnosti. Účelem je seřadit toky podle priority a přiřadit štítek, který vám umožní identifikovat kritické toky. Tento proces je logickým pokračováním identifikace, mapování a sladění s obchodními procesy a dopadem. K přiřazení kritických hodnocení použijte následující popisy kritičnosti:
Kritické (vysoká kritičnost): Kritické toky jsou nedílnou součástí hlavních obchodních funkcí. Přímo ovlivňují kritické aspekty podnikání, jako je zákaznické prostředí, finanční transakce, bezpečnostní protokoly, lidské zdraví a bezpečnost. Selhání nebo narušení těchto toků by mohlo vést k významným okamžitým nebo dlouhodobým negativním účinkům. Příklady negativních dopadů zahrnují ztrátu příjmů, porušení důvěry a právní problémy. Stanovení priorit těchto toků zajišťuje, že nejdůležitější aspekty úlohy jsou robustní a odolné.
Důležité (střední kritičnost): Důležité toky plní část obchodní funkce, ale nejsou přímo propojeny s kritickými obchodními operacemi ani je neovlivňují. Pokud například problém naruší interní tok zpracování dat, můžete zpracování dat znovu zkusit bez okamžitých externích účinků. Tyto toky jsou nezbytné pro hladký provoz, ale nabízejí rezervu z hlediska okamžitého zákaznického nebo finančního efektu, což umožňuje řízené reakce na problémy.
Produktivita (nízká kritičnost): Toky produktivity nemají přímý ani významný vliv na hlavní obchodní funkce nebo zákaznickou zkušenost. Příklady zahrnují pomocné procesy a případy použití v malých týmech, jako je pravidelný přenos souborů za účelem zálohování úložiště nebo zpracování průzkumů zpětné vazby. I když tyto toky přispívají k celkovému systému, jejich narušení pravděpodobně nezpůsobí významné okamžité obchodní nebo provozní problémy a často existuje ruční řešení.
Dodržováním tohoto strukturovaného přístupu k přidělování kritičnosti můžete efektivně stanovit priority zdrojů a zaměřit se na udržování a zvyšování spolehlivosti a efektivity vašich nejkritičtějších toků.
Kompromis: Vyšší očekávání ohledně spolehlivosti se někdy shodují s vyššími provozními náklady a zátěží pro operátory. Zajistěte, aby zúčastněné strany chápaly potenciální zvýšení nákladů na zlepšení spolehlivosti kritických toků.
Ukázka katalogu toků
Následující příklad poskytuje úplný scénář a ilustruje důležité body, které vám pomohou identifikovat, zmapovat a stanovit priority vašich toků. Příkladem úlohy je obchodní aplikace pro vykazování výdajů, která umožňuje zaměstnancům vyplňovat formuláře výdajů, manažerům kontrolovat a schvalovat výdaje a auditorům kontrolovat týdenní zprávy.
Tok uživatele 1: Vyplnit formulář výdajů
Popis toku: Zaměstnanci používají aplikaci k vyplnění výdajového formuláře.
Obchodní procesy: Tento postup podporuje vyplnění a odeslání formuláře výdajů, ale je asynchronní, takže je méně kritický.
Vlastník procesu: Obchodní administrátor
Zainteresované strany: Zaměstnanci, liniový manažer, obchodní admin
Cesty eskalace: Aplikační tým, platformový tým
Obchodní dopad: Tento tok je důležitý pro zaměstnance, aby uplatnili výdaje, ale přímo neovlivňuje hlavní tok příjmů podniku ani nemá přímý dopad na zákazníky. Když zaměstnanci nejsou schopni vytvářet nároky na výdaje kvůli nedostupnosti tohoto toku, nemá to negativní dopad na příjmy nebo pověst společnosti. Zaměstnanci mohou zaúčtovat výdaje později. Dlouhé odstávky mohou vést k příplatkům za kreditní kartu, pokud nedojde k platbám výdajů. Vysoká dostupnost však není pro tento proces nezbytná. Obchodní správci stanovili pro tento proces požadavek 90% dostupnosti a souhlasí s odstávkami mimo pracovní dobu z důvodu údržby.
Hodnocení kritickosti: Produktivita (nízká)
Uživatelský tok 2: Kontrola a schválení výdajů
Popis toku: Nadřízení zaměstnanci kontrolují a schvalují žádost o výdaje.
Obchodní procesy: Tento postup podporuje kontrolu a schvalování žádostí o výdaje, jde však o asynchronní proces.
Vlastník procesu: Obchodní administrátor
Zainteresované strany: Zaměstnanci, liniový manažer, obchodní admin
Cesta eskalace: Aplikační tým, platformový tým
Obchodní dopad: Tento postup umožňuje přímým manažerům kontrolovat a schvalovat žádosti o výdaje a požadovat další podrobnosti. Vysoká dostupnost tohoto toku není kritická, protože přímý nadřízení mají sedm dní na schválení žádostí o výdaje. Když zaměstnanci nejsou schopni vytvářet nároky na výdaje kvůli nedostupnosti tohoto toku, nemá to negativní dopad na příjmy nebo pověst společnosti. Zaměstnanci mohou zaúčtovat výdaje později. Dlouhé odstávky mohou vést k příplatkům za kreditní kartu, pokud nedojde k platbám výdajů. Vysoká dostupnost však není pro tento proces nezbytná. Obchodní správci stanovili pro tento proces požadavek 90% dostupnosti a souhlasí s odstávkami mimo pracovní dobu z důvodu údržby.
Hodnocení kritickosti: Produktivita (nízká)
Uživatelský tok 3: Zadávání a zaúčtování transakcí
Popis postupu: Obchodní administrátoři musí zkontrolovat výdaje a zaúčtovat transakce, aby bylo možné zaplatit kredit Karty.
Obchodní procesy: Tento tok podporuje platby kreditních karta poplatků.
Vlastník procesu: Obchodní administrátor
Zúčastněné strany: Obchodní administrátor, tým platformy, datový tým
Cesta eskalace: tým platformy, datový tým, technik pro platformu
Obchodní dopad: Tento tok je nedílnou součástí placení výdajů a chybějící platby by mohly vést ke kreditním karta poplatkům. Mezi zaúčtováním výdajů a splatností platby však obvykle uplyne dostatek času. Obchodní správci stanovili pro tento proces požadavek 90% dostupnosti a souhlasí s odstávkami mimo pracovní dobu z důvodu údržby.
Hodnocení kritickosti: Střední
Systémový tok 4: Vytvoření týdenní zprávy o výdajích
Popis toku: Týdenní zpráva o výdajích se vytváří, aby ji CFO zkontroloval. Zpráva se vygeneruje a publikuje do Power BI a finančnímu řediteli se odešle oznámení.
Obchodní procesy: Tento tok podporuje kontrolu výdajů.
Vlastník procesu: finanční ředitel
Zúčastněné strany: Obchodní administrátoři, všechny technické týmy
Cesta eskalace: Inženýr aplikačního týmu na volání, Inženýr platformového týmu, Inženýr datového týmu
Obchodní dopad: Nedostupnost tohoto toku neovlivňuje příjmy ani pověst společnosti. Obchodní správci stanovili pro tento proces požadavek 90% dostupnosti a souhlasí s odstávkami mimo pracovní dobu z důvodu údržby.
Hodnocení kritickosti: Střední
Uživatelský tok 5: Audit výdajů
Popis toku: Externí auditoři provádějí audity výdajů just-in-time, aby ověřili, zda zprávy splňují požadavky na shodu.
Obchodní procesy: Tento tok přímo podporuje procesy dodržování a auditu. Bez této funkce by společnost mohla čelit pokutám od externích auditorů.
Vlastník procesu: tým platformy
Zúčastněné strany: tým platformy, provozní tým, obchodní administrátoři
Cesta eskalace: Inženýr týmu platformy
Obchodní dopad: Tento tok vyžaduje vysokou dostupnost, protože externí auditoři mohou požadovat vykazování výdajů bez varování nebo upozornění. Pokud tento tok není k dispozici, může to vést k pokutám. Je to klíčový proces, u kterého firma očekává 99,9% dostupnost, a to i během prodloužené pracovní doby.
Kritičnost: Vysoká
Usnadnění dáky Power Platform
Zvažte použití dolování procesů a úloh v Power Automate včetně mapy procesů, což je výkonný nástroj, který vám pomůže vizualizovat a analyzovat vaše obchodní procesy.
Naučte se, jak převést své nápady do plně funkčního řešení plánováním projektu Power Apps.
Kontrolní seznam spolehlivosti
Podívejte se na úplný soubor doporučení.