Sdílet prostřednictvím

Začněte spravovat hardwarové prostředky a požadavky

  • Článek

Než bude možné zpracovat požadavky a spravovat prostředky, musí být dokončeny určité kroky konfigurace a migrace.

Jako správce nebo manažer programu musíte v modelem řízené aplikaci správce Žádost o hardware a správa hardwaru dokončit nastavení těchto komponent:

  • Obchodní skupiny

  • Rozpočty

  • Typy produktů

  • Podtypy produktů

  • Produkt (katalog)

  • Prostředky

    Snímek obrazovky modelem řízené aplikace Správa hardwaru.

Správa obchodních skupin

Záznam obchodní skupiny představuje oddělení ve vaší organizaci, které má vlastní:

  • rozpočet na nákup hardwaru
  • obchodní schvalovatele hardwarových požadavků
  • správce majetku oddělení

Před odesláním požadavků na hardware musí být nakonfigurována alespoň jedna obchodní skupina. Akce:

  1. Vyberte + Nový z galerie Obchodní skupiny
  2. Na kartě Obecné přidejte Název skupiny nové obchodní skupiny
    1. Pokud je skupina tvořena jedním uživatelem
      1. nastavte Použít tým schvalovatele na Ne
      2. vyberte uživatele jako primárního schvalovatele
    2. Pokud místo toho má být skupina složena z týmu
      1. nastavte Použít tým schvalovatele na *Ano
      2. vyberte tým jako Tým schvalovatele

Stávající obchodní skupiny lze prohlížet nebo upravovat. Název obchodní skupiny je v hypertextu. Kliknutím na odkaz zobrazíte podrobnosti. Protože je obchodní skupina určena v rozpočtech, požadavcích, nákupních objednávkách a majetku, budou tato přiřazení viditelná na dvou místech:

  • tabulky na kartě "Obecné" (pouze stav "Aktivní")
  • vyhrazené karty: "Rozpočty", "Požadavky", "Nákupní objednávky", "Majetek" (s rozšířenou sadou polí a filtrem stavu)

Spravovat rozpočty

Protokolování rozpočtu stanoveného organizací umožňuje aplikaci sledovat kumulativní výdaje a poskytuje přehled, aby bylo zajištěno, že nákup majetku probíhá v rámci podnikových limitů. Po nakonfigurování obchodních skupin lze přidat rozpočty.

  1. Vyberte plus (+) v galerii Rozpočty
  2. Na kartě Obecné přidejte:
    1. název rozpočtu
    2. částka v dolarech
    3. přiřazení obchodní skupiny
    4. měna

Stávající rozpočty lze prohlížet nebo upravovat. Název rozpočtu je v hypertextu. Vyberte odkaz a zobrazte podrobnosti. Když jsou objednávky zadávány oproti rozpočtu, seznam nákupních objednávek se rozšíří a Přehled výdajů se aktualizuje.

Pro podrobnější zobrazení vyberte Nákupní objednávky.

Konfigurace a správa produktů

Nakonfigurujte typ produktu, podtyp produktu a klasifikaci produktu, abyste vytvořili a zjednodušili proces požadavku.

Typy produktů

Typy produktů jsou nejvyšším stupněm klasifikace produktů v katalogu. Typy produktů zjednodušují proces požadavků a zlepšují možnosti hlášení pro administrátory.

Před načtením produktů do katalogu je nutné nakonfigurovat seznam typů produktů. Akce:

  1. Vyberte plus (+) v galerii Podtyp produktů
  2. Na kartě Obecné přidejte:
    1. název typu produktu
    2. obrázek (je-li k dispozici)

Stávající typy produktů lze prohlížet nebo upravovat. Název typu produktu je v hypertextu a odkazuje na podrobné zobrazení. Jakmile je produktům přiřazen typ produktu, jsou přidány do seznamu v tomto zobrazení karty Produkty pro daný typ produktu.

Podtypy produktů

Podtyp produktu umožňuje další úroveň klasifikace produktu v rámci katalogu. Podtyp produktu pomáhá žadatelům najít produkty a poskytuje správcům větší specifičnost při vytváření sestav a analýz.

Postup přidání podtypů:

  1. Vyberte plus (+) v galerii Podtypy produktů
  2. Na kartě Obecné zadejte:
    1. název podtypu
    2. Přiřazení k jeho nadřazenému typu produktu. Například podtyp tablet lze přidat k typu produktu počítače

Stávající podtypy produktů lze prohlížet nebo upravovat. Název podtypu produktu je v hypertextu a odkazuje na podrobné zobrazení. Jakmile je produktům přiřazen podtyp produktu, jsou přidány do seznamu v tomto zobrazení karty Produkty pro daný podtyp produktu.

Produkty

Jakmile je typ a podtyp produktu nakonfigurován, lze produkty přidat do katalogu. Seznam produktů v katalogu se používá jak pro požadované produkty, tak pro všechen majetek spravovaný v rámci aplikace pro správu.

Následující pole jsou povinná:

  • Name
  • Typ produktu
  • Podtyp produktu

Mezi volitelná pole patří:

  • Description
  • Několik podrobností o výrobci (název, číslo dílu, číslo modelu, odkaz na podrobnosti o produktu)
  • Ceny (výchozí cena a měna)
  • Obrázek (obrázek produktu lze nahrát ze souborů správce a připojit k záznamu produktu)
  • Termín obnovení (měsíce) (informuje vlastníka a správce majetku, kdy lze majetek nahradit, podle zásad)

Tip

Pro počáteční migraci katalogu produktů může být nejlepší použít funkci Excel online . Z panelu příkazů vyberte Export do aplikace Excel a poté vyberte Otevřít v Excelu Online. Data lze vložit z existujícího sešitu a uložit, pokud rozložení pole odpovídá. Alternativně, pokud je zdrojový soubor ve formátu .csv, lze jej importovat pomocí možnosti nabídky Importovat z Excelu.

Můžete zobrazit nebo upravit existující produkty. Název produktu je v hypertextu a odkazuje na podrobné zobrazení produktu. Protože jsou produkty označeny jako majetek nebo přiřazeny k požadavkům, jsou přidány do seznamu v zobrazení karet Majetek a Položky požadavků pro daný produkt.

Migrujte stávající majetek

Důležitou součástí nastavení je počáteční migrace stávajících aktiv. Předpokládáme, že tyto aplikace nahrazují současný systém hardwarových požadavků a správy majetku. Z tohoto systému (nebo zdroje dat) je třeba extrahovat data majetku. I když je to praktické pouze pro malý soubor dat, data lze migrovat ručně.

  1. Vyberte plus (+) z galerie Majetek
  2. Dokončete záznam na kartě Obecné

Následující pole jsou povinná:

  • Produkt (lze vybrat z rozbalovací nabídky s hodnotami vyplněnými z katalogu)
  • Stav majetku (přiřazeno, nepřiřazeno, vyřazeno, vhodné pro obnovení)
  • Obchodní skupina (skupina v rámci organizace, které majetek patří)

Mezi volitelná pole patří:

  • Datum dodání
  • Způsobilé pro obnovu dne (datum)
  • Oznámení o způsobilosti k obnovení odesláno dne
  • Vyřazeno dne
  • Žádost o hardware
  • Nákupní objednávka

Systémem určená pole zahrnují:

  • Číslo majetku
  • Měsíce do obnovení
  • Vytvořil
  • Vytvořeno dne

Tip

Pro počáteční migraci stávajícího majetku může být nejlepší použít funkci Excel online . Z panelu příkazů vyberte Export do aplikace Excel a poté vyberte Otevřít v Excelu Online. Data lze vložit z existujícího sešitu a uložit, pokud rozložení pole odpovídá. Alternativně, pokud je zdrojový soubor ve formátu .csv, lze jej importovat pomocí možnosti nabídky Importovat z Excelu.

Můžete zobrazit nebo upravit existující majetek. Název majetku je v hypertextu a odkazuje na podrobné zobrazení.

Další krok

Začněte používat aplikaci Hardware Request and Management