Sdílet prostřednictvím

Použijte aplikace Žádost o hardware a správa hardwaru

  • Článek

Po dokončení kroků konfigurace a nastavení jsou aplikace připraveny ke sdílení a použití.

Použití aplikace Žádost o hardware

Aplikace Hardware Request je přímočará a snadno se používá, takže pro proces žádosti není nutné žádné specializované školení uživatele. Aplikace vás provede vytvořením a odesláním žádosti o zahájení pracovního postupu pro schválení v aplikaci pro správu. Tento článek poskytuje stručný přehled podporovaných funkcí v aplikaci Hardware Request.

Screenshot domovské stránky Žádost o hardware.

Vytvořit novou žádost o hardware

Aplikace Hardware Request zjednodušuje způsob nakupování a odesílání požadavků na nový hardware. Začněte následovně:

  1. Na domovské stránce vyberte Vytvořit nový požadavek a přejděte na stránku Vybrat z dostupných zařízení . Zde vidíte samostatnou dlaždici pro každý typ produktu.

    Screenshot stránky pro výběr typu zařízení Žádosti o hardware.

  2. Na stránce výběru zařízení:

    1. Vyberte dlaždici a přejděte k produktům v rámci konkrétního typu produktu.
    2. Filtrujte podle popisu produktu v Rychlé hledání. . Tím se před výběrem typu zařízení sníží počet dlaždic a počet produktů v každé z nich.

  3. V zobrazení Kategorie produktu můžete přidat filtry pro značku nebo podtyp nebo vyhledávat podle popisu produktu.

  4. U každé poptávky produktu nezapomeňte uvést množství. Můžete zadat množství nebo vybrat plus (+).

  5. Vyberte Přidat do košíku.

  6. Opakujte kroky podle potřeby, abyste naplnili košík všemi potřebnými položkami.

  7. Vyberte nákupní košík a podívejte se.

  8. Na stránce pokladny můžete přidat následující informace:

    • Název požadavku – zadejte název požadavku

    • Obchodní skupina – vyberte svou obchodní skupinu

    • Vyžádáno jménem – pokud žádáte o jinou osobu, vyberte její jméno z rozbalovací nabídky

    • Další podrobnosti – uveďte jakékoli podrobnosti, které mohou být užitečné

  9. Zkontrolujte každý požadavek na hardware a množství, abyste zajistili přesnost. V případě potřeby máte možnost vybrat Odstranit .

  10. Vyberte Odeslat požadavek. Po dokončení se zobrazí stránka Požadavek odeslán .

Zobrazit požadavky na hardware

Jakmile odešlete požadavek v aplikaci Hardwarový požadavek, můžete zobrazit jeho průběh. Postupujte následovně:

  1. Na domovské stránce vyberte Zobrazit mé požadavky.
  2. Prohlédněte si své požadavky. Stránka Moje požadavky zobrazuje tabulku se všemi vašimi požadavky. Pole tabulky jsou:
    • Název žádosti
    • Schvalující
    • Stav schválení
    • Fáze
    • Vydáno dne (datum)
    • Dokončeno dne (datum)
  3. Chcete-li zobrazit další podrobnosti o konkrétním požadavku, vyberte oko .

Zobrazit zařízení

Můžete také zobrazit zařízení, která jsou vám přiřazena. Postupujte následovně:

  1. Na domovské stránce vyberte Zobrazit moje zařízení.

  2. Zobrazte svá zařízení. Stránka Můj majetek zobrazuje tabulku se všemi vašimi přiřazenými zařízeními. Mezi pole patří:

    • Device name
    • Číslo majetku
    • Výrobce
    • Datum dodání (datum)
    • Způsobilé pro obnovu (datum)

Použití aplikace Správa hardwaru

Hardwarové požadavky spravuje tým v aplikaci Správa hardwaru. Tato část popisuje nejpravděpodobnější scénáře správy hardwaru, se kterými se můžete jako správce hardwaru setkat.

Aplikace Správa hardwaru je navržena tak, aby byla flexibilní, takže za vás zvládne různé scénáře. Cílem je vždy, aby systémová data odrážela, jak existují požadavky, aktiva a rozpočet v reálném světě.

Zkontrolujte a schvalte žádost, která vyžaduje nákup

Pracovní postup procesu žádosti začíná důležitým rozhodnutím o schválení nebo zamítnutí. K tomuto rozhodnutí je správci hardwaru poskytnuto co nejvíce relevantních informací. Protože toto rozhodnutí je učiněno před nákupem, můžete vy nebo jiní správci hardwaru provést akci z aplikace Správa hardwaru Microsoft Teams nebo Microsoft Outlook.

Pro požadavky, které vyžadují nákup, použijte aplikaci Správa hardwaru

Pomocí těchto kroků můžete zkontrolovat a schválit požadavek, který vyžaduje nákup přímo v aplikaci Správa hardwaru.

  1. Vyberte Požadavky v levém podokně v aplikaci Správa hardwaru.

  2. Výběrem Otevřené požadavky zobrazíte seznam otevřených požadavků (Poznámka: výchozí řazení je podle data Odesláno (sestupně) s nejnovějšími požadavky nahoře).

  3. Vyberte hypertextový odkaz Název požadavku žádosti, kterou chcete zkontrolovat. Dostanete se na kartu Hardwarový požadavek Obecné .

    Snímek obrazovky správy požadavku, který vyžaduje PO v aplikaci Správa hardwaru.

    Karta Obecné v žádosti o hardware poskytuje přehled požadavku. Informace na stránce přehledu vám pomohou rozhodnout, zda žádost schválit nebo zamítnout. Přehled obsahuje tyto sekce:

    • Údaje
      • Name
      • Obchodní skupina
      • Odesílatel
      • Vyžaduje indikátor nákupu
      • Výše
      • Odesláno v den/čas
      • Dokončeno k datu
      • Žádost pro
      • Číslo požadavku
    • Schválení
      • Status
      • Komentáře
      • Schváleno
      • Datum schválení
      • Další podrobnosti – zadejte jako volný text z požadavku
    • Položky
      • Popis produktu
      • quantity
      • cena
    • Nákupní objednávky
    • Materiály
    • Hlavička – obsahuje sledování stavu, které umožňuje správci rychle identifikovat, kde v procesu se požadavek nachází, a má spustitelné funkce pro každou krok v procesu

  4. Vyberte na Recenze krok v nástroji pro sledování stavu.

  5. Aktualizujte stav schválení z Nevyřízeno na Schváleno.

  6. Ponechte výchozí nastavení Ano pro Vyžadovat nákup? protože se jedná o scénář nákupu.

  7. Vyberte Spustit tok na Upozornit na dokončení kontroly. To oznámí žádajícímu uživateli akci schválení.

  8. Volbou Další fáze přejdete na krok Nákup.

Použijte Teams pro požadavky, které vyžadují nákup

Lze to nastavit tak, že pro ně máte v Teams nastavenou položku pracovního postupu pro schvalování . Pracovní postup přichází, když je odeslán požadavek na hardware spolu s oznámením v Aktivitě. Chcete-li spustit scénář schvalovacího procesu, postupujte takto:

  1. Vyberte Schválení v levém podokně v aplikaci Správa hardwaru.

  2. Vyberte žádost ke kontrole a otevře se karta s příslušnými podrobnostmi žádosti:

    • Stav – Vyžádáno v tomto případě (nakonec bude stav Schváleno nebo Zamítnuto )
    • Name
    • Odeslal(a)
    • Výše
    • Další podrobnosti – zadejte jako volný text z požadavku
    • Položky – seznam obsahuje popis produktu, množství a cenu
    • Přílohy – dokumenty relevantní ke kontrole
    • Stavový tok – zobrazuje načasování akce od žadatele ke schvalovateli
    • Komentáře – umožňuje vám jako schvalovateli použít k vysvětlení rozhodnutí libovolný text

  3. Výběrem možnosti Schválit postoupíte k Nákup krok.

Další informace o schválení naleznete v Microsoft Teams.

Použijte Outlook pro požadavky, které vyžadují nákup

Lze jej nastavit tak, aby e-maily při odeslání požadavku chodily do vaší Doručené pošty aplikace Outlook vašeho nebo jiného správce hardwaru. Chcete-li zahájit tento scénář schvalovacího procesu, proveďte tyto kroky:

  1. Když přijde e-mail s požadavkem na hardware, jednoduše otevřete e-mail a zkontrolujte příslušné podrobnosti žádosti:

    • Stav – Vyžádáno v tomto případě (nakonec Schváleno nebo Zamítnuto)
    • Name
    • Odeslal(a)
    • Výše
    • Další podrobnosti – zadejte jako volný text z požadavku
    • Položky
      • Popis
      • quantity
      • cena
    • Přílohy – dokumenty relevantní ke kontrole
    • Stavový tok – zobrazuje načasování akce od žadatele ke schvalovateli
    • Komentáře – umožňuje schvalovateli vysvětlit rozhodnutí

  2. Výběrem možnosti Schválit postoupíte k Nákup krok.

Poznámka:

Samotné schválení nespustí nákup automaticky. Objednávka se zadává samostatně.

Zkontrolujte a schvalte žádost, která nevyžaduje nákup

Požadavky, které nevyžadují nákup krok (aktiva již na skladě), musí být zpracovány mírně odlišně. Protože existuje méně kroků, proces je jednodušší:

Pro požadavek, který nevyžaduje nákup, použijte aplikaci Správa hardwaru

Pomocí těchto kroků projděte scénář, ve kterém používáte aplikaci Správa hardwaru ke zpracování požadavku, který nevyžaduje nákup:

  1. Vyberte Požadavky v levém podokně v aplikaci Správa hardwaru.

  2. Výběrem Otevřené požadavky zobrazíte seznam otevřených požadavků (Poznámka: výchozí řazení je podle Odesláno dne datum ( sestupně) s nejnovějšími požadavky nahoře).

  3. Vyberte hypertextový odkaz Název požadavku žádosti, kterou chcete zkontrolovat. Dostanete se na kartu Hardwarový požadavek Obecné , která poskytuje přehled požadavku. Tyto informace vám pomohou rozhodnout, zda žádost schválit nebo zamítnout. Stránka přehledu obsahuje tyto sekce:

    • Údaje
      • Name
      • Obchodní skupina
      • Odesílatel
      • Vyžaduje indikátor nákupu
      • Výše
      • Odesláno v den/čas
      • Dokončeno k datu
      • Žádost pro
      • Číslo požadavku
    • Schválení
      • Status
      • Komentáře
      • Schváleno
      • Datum schválení
    • Další podrobnosti – zobrazuje volný textový vstup související s požadavkem
    • Položky
      • Popis
      • quantity
      • cena
    • Nákupní objednávky
    • Materiály
    • Hlavička – obsahuje sledovač stavu, který vám pomůže rychle identifikovat fáze procesu požadavku a obsahuje spustitelnou funkci pro každou krok v procesu.

  4. V nástroji pro sledování stavu vyberte Recenze .

  5. Aktualizujte pole Stav schválení z Nevyřízeno na Schváleno.

  6. Pro Vyžadovat nákup? změňte výchozí z Ano na Ne protože v tomto scénáři není nákup vyžadován.

  7. Vyberte Spustit tok pro Upozornit na dokončení kontroly. Tato akce informuje žadatele o akci schválení.

  8. Výběrem možnosti Další fáze postoupíte k Doručit krok.

Poznámka:

Změnu požadavku Vyžadovat nákup? z výchozího nastavení Ano na Ne nelze provést v Teams nebo Outlooku. Pro tuto funkci je nutné použít aplikaci Správa hardwaru.

Zkontrolujte a schvalte žádost o smíšený inventář

Pokud požadavek zahrnuje položky k nákupu i položky na skladě, je vyžadován hybridní přístup.

Nejlepší je zobrazit požadavek jako Vyžaduje nákup? Ano s tím, že jednotlivé položky budou přiřazeny jako existující majetek. Chcete-li zkontrolovat a schválit smíšený požadavek na inventář v aplikaci Správa hardwaru, postupujte takto:

  1. Přidejte komentář ke schválení, který kupujícímu sdělí, které položky budou přiřazeny ze stávajícího inventáře majetek (například USB-C Charger by neměl být zakoupen; přiřadit ze inventáře).
  2. Přejděte do bloku Aktiva , vyberte elipsa (…) a poté vyberte Přidat existující majetek.
  3. Zadejte název majetek do Hledat záznamy a hledejte.
  4. Vyberte majetek a poté vyberte Přidat. Tato akce přiřadí majetek požadavku.

Odmítnutí žádosti

Po přezkoumání může být učiněno rozhodnutí, že v žádosti se nemá pokračovat. Požadavek může být duplicitní, může jít o chybu nebo překračovat rozpočet. V takovém případě musíte žádost odmítnout. Tím je zajištěno, že nedojde k žádnému nákupu ani žádné další akci. Žádost můžete odmítnout přímo v Teams, Outlooku nebo v aplikaci Správa hardwaru.

Použijte aplikace Žádost o hardware pro zamítnutí požadavku

Chcete-li odmítnout požadavek přímo v aplikaci Správa hardwaru, postupujte takto:

  1. Vyberte Požadavky v levém podokně v aplikaci Správa hardwaru.

  2. Vyberte Otevřít požadavek pro zobrazení seznamu požadavků (Poznámka: výchozí řazení je podle data „Odesláno dne“ (sestupně) s nejnovějšími požadavky nahoře).

  3. Vyberte hypertextový odkaz na název požadavku požadavku, který chcete zkontrolovat. Dostanete se na kartu Hardwarový požadavek Obecné , která poskytuje přehled požadavku. Tyto informace vám pomohou rozhodnout, zda žádost schválit nebo zamítnout. Stránka přehledu obsahuje tyto sekce:

    • Údaje
      • Name
      • Obchodní skupina
      • Odesílatel
      • Vyžaduje indikátor nákupu
      • Výše
      • Odesláno v den/čas
      • Dokončeno k datu
      • Žádost pro
      • Číslo požadavku
    • Schválení
      • Status
      • Komentáře
      • Schváleno
      • Datum schválení
    • Další podrobnosti – zobrazuje volný textový vstup související s požadavkem
    • Položky
      • Popis
      • quantity
      • cena
    • Nákupní objednávky
    • Materiály
    • Hlavička – obsahuje sledovač stavu, který vám pomůže rychle identifikovat fáze procesu požadavku a obsahuje spustitelnou funkci pro každou krok v procesu

  4. V nástroji pro sledování stavu vyberte Recenze krok.

  5. Aktualizujte pole Stav schválení z Nevyřízeno na Odmítnuto.

  6. Vyberte Spustit tok na Upozornit na dokončení kontroly. Tato akce upozorní uživatele, který žádá o akci schválení.

Použití Teams pro zamítnutí požadavku

Správci hardwaru mají položku pracovního postupu pro Schválení v Teams, která dorazí po odeslání požadavku, spolu s oznámením v Aktivitě. Chcete-li začít s procesem odmítnutí hardwarového požadavku prostřednictvím Teams, postupujte takto:

  1. V levém podokně Teams vyberte Schválení .

  2. Vyberte žádost ke kontrole a otevře se karta s příslušnými podrobnostmi žádosti:

    • Stav – zobrazuje Vyžádáno v tomto případě (nakonec Schváleno nebo Zamítnuto)
    • Name
    • Odeslal(a)
    • Výše
    • Další podrobnosti – zobrazuje volný textový vstup související s požadavkem
    • Položky – seznam produktů s popisem, množstvím a cenou
    • Přílohy – zobrazí příslušné dokumenty ke kontrole
    • Stavový tok – zobrazuje načasování akce od žadatele ke schvalovateli
    • Komentáře – umožňuje schvalovateli vysvětlit rozhodnutí

  3. Vyberte Odmítnout.

Použití aplikace Outlook pro zamítnutí požadavku

Správci hardwaru obdrží e-mail do své Doručené pošty v Outlooku, který přijde, když je žádost odeslána a je připravena ke kontrole. Chcete-li odmítnout požadavek na hardware prostřednictvím aplikace Outlook, postupujte takto:

  1. Otevřete žádost o kontrolu e-mailu. E-mail obsahuje příslušné podrobnosti pro žádost:
    • Stav – Vyžádáno v tomto případě (nakonec Schváleno nebo Zamítnuto)
    • Name
    • Odeslal(a)
    • Výše
    • Další podrobnosti – zobrazuje volný textový vstup související s požadavkem
    • Položky – uvádí popis produktu, množství a cenu
    • Přílohy – zobrazuje dokumenty relevantní ke kontrole
    • Stavový tok – zobrazuje načasování akce od žadatele ke schvalovateli
    • Komentáře – umožňuje schvalovateli vysvětlit rozhodnutí
  2. Vyberte Odmítnout.

Nákup

Jakmile je žádost schválena, je připravena k nákupu. Všechny položky, které vyžadují nákup, jsou přidány do Objednávky v nákupním systému vaší společnosti. Aby aplikace Správa hardwaru odrážela realitu této nákupní objednávky, aktualizujte požadavek o informace o nákupní objednávce. Postupujte následovně:

  1. Vyberte elipsu (…) na dlaždici Nákupní objednávky v požadavku a vyberte + Přidat novou objednávku.

  2. Zadejte pole a vyberte Uložit.

    Povinná pole pro nákup:

    • Název (Poznámka: Název objednávky se může shodovat s požadavkem)
    • Obchodní skupina – zobrazuje skupinu, která je finančně odpovědná za nákup
    • Rozpočet – ukazuje, odkud mají být finanční prostředky přiděleny

    Volitelná pole pro nákup:

    • Číslo objednávky (přiděleno externě)
    • Výše
    • Žádost o hardware
    • Měna

  3. Jakmile je nákupní objednávka zadána, spusťte tok oznámení, abyste oznámili dokončení fáze. Z přehledu vyberte Nákup v rámci pracovního postupu a poté vyberte Spustit tok pro Informujte o dokončení nákupu. V okně, které se objeví, vyberte Spustit tok znovu.

  4. Pokročte v pracovním postupu výběrem možnosti Nákup v pracovním postupu a poté výběrem možnosti Další fáze.

Přijmout

Jakmile je zásilka objednaných produktů přijata, jste připraveni vytvářet aktiva, komunikovat stvrzenku a urychlit pracovní postup v aplikaci Správa hardwaru. Aktualizujte žádost takto:

  1. Vyberte Požadavky v levém podokně aplikace Správa hardwaru.
  2. Vytvořte aktiva pro přijaté zboží.
    1. Vyberte Obdržet v rámci pracovního postupu
    2. Vyberte Spustit tok pro Vytvoření majetku
    3. V okně vyberte Spustit tok znovu
  3. Sdělte událost příjmu žadateli.
    1. Vyberte Obdržet v rámci pracovního postupu
    2. Vyberte Spustit tok pro Upozornit na dokončení příjmu.
    3. V okně vyberte Spustit tok znovu
  4. Posuňte pracovní postup.
    1. Vyberte Obdržet v pracovním postupu
    2. Vyberte Další fáze
    3. Vyberte Obdržet v pracovním postupu
    4. Vyberte Spustit tok pro Upozornit na dokončení příjmu.
    5. V okně vyberte Spustit tok znovu

Dodat

Nyní, když jsou aktiva po ruce, je čas je dodat. Jakmile žadatel získá aktiva, aktualizujte žádost takto:

  1. Vyberte Požadavky v levém podokně aplikace Správa hardwaru.
  2. Vytvořte aktiva pro každou dodanou položku.
    1. Vyberte Doručení v rámci pracovního postupu
    2. Vyberte Spustit tok pro Nastavit majetek jako doručený
    3. Vyberte opět Spustit v okně, které se objeví
  3. Sdělte událost doručení žadateli.
    1. Vyberte Doručení v rámci pracovního postupu
    2. Vyberte Spustit tok pro Upozornit na dokončení doručení.
    3. V okně, které se objeví, zadejte datum Doručeno dne
    4. Vyberte opět Spustit tok
  4. Posuňte pracovní postup.
    1. Vyberte Doručit v pracovním postupu a vyberte Další fáze

Dokončit

Aktualizujte požadavek, aby odrážel, že proces je dokončen. Postupujte následovně:

  1. Vyberte Požadavky v levém podokně aplikace Správa hardwaru.
  2. Sdělte událost dokončení žadateli.
    1. Vyberte Dokončit v rámci pracovního postupu
    2. Vyberte Spustit tok pro Upozornit na dokončení žádosti.
    3. Vyberte opět Spustit v okně, které se objeví
  3. Dokončete pracovní postup.
    1. Vyberte Dokončit v rámci pracovního postupu
    2. Zadejte datum Dokončeno dne a poté vyberte Dokončit

Změna přiřazení žádosti

Může být nutné znovu přiřadit požadavek jinému schvalovateli, než je ten, který je ve výchozím nastavení vybrán při odeslání prostřednictvím aplikace žádosti. Akci můžete dokončit buď z aplikace Správa hardwaru nebo z Teams.

Použijte aplikace Žádost o hardware pro opětované přiřazení požadavku

Chcete-li změnit přiřazení požadavku jinému schvalovateli, postupujte takto:

  1. Vyberte Požadavky v levém podokně aplikace Správa hardwaru.

  2. Výběrem možnosti Přiřadit zobrazte okno Přiřadit požadavek hardwaru .

    Poznámka:

    V závislosti na velikosti okna možná budete muset vybrat elipsu (…), abyste viděli Přiřadit.

  3. Pro Přiřadit k vyberte Uživatel nebo Tým. Pro uživatele nebo tým můžete zobrazit všechny nebo filtrovat, abyste viděli pouze uživatele nebo pouze týmy.

  4. Jakmile provedete výběr pro změnu přiřazení, vyberte Přiřadit.

Použití Teams změnu přiřazení požadavku

Chcete-li změnit přiřazení požadavku jinému schvalovateli v Teams, postupujte takto:

  1. V karta vyberte Změnit přiřazení.
  2. Začněte psát jméno v Změnit přiřazení k (návrhy jsou vytvářeny na základě vstupu).
  3. Jakmile je jméno vybráno, vyberte Potvrdit pro dokončení změny přiřazení.

Upozorněte, že hardware je způsobilý k obnovení

Každému majetek je přiřazeno datum způsobilé pro obnovení . Datum se vypočítá na základě:

  • Termín obnovení (měsíce) v zásadách obnovení pro produkt
  • Doručeno v datum majetek

Pravidelně se provádí tok pro Upozornění na způsobilé obnovení majetku. U aktivního majetku, který překračuje datum aktualizace, je zasláno upozornění informující vlastníka majetku. Vlastní majetek je také aktualizován tak, aby odrážel datum, kdy bylo oznámení odesláno. Po této době lze v souladu se zásadami požádat o nahrazení majetku. Jakmile bude náhrada doručena, lze starší majetek aktualizovat na stav Vyřazeno.

Hromadný dovoz pro hromadný nákup

Chcete-li vytvořit aktiva zakoupená hromadně, použijte online integraci Excelu. Hromadně importujte tato aktiva a přiřaďte import k nákupní objednávce z důvodů kumulace rozpočtu bez vyžádání.

Získejte přehledy požadavků a hardwarových prostředků

Aplikace je vytvořena s několika přehledy řízenými Power BI , které vám umožňují sledovat aktivity požadavků, rozpočty a aktiva, abyste umožnili efektivní operace. Začněte výběrem Panely a poté Přehledy v levém podokně.

Řídicí panel hardwarových požadavků

Řídicí panel hardwarových požadavků poskytuje grafický pohled na aktivitu požadavků. Vyberte období z rozbalovací nabídky (Dnes, Včera, Tento týden, Minulý týden…) pro požadovaný filtr data Odesláno dne. Grafy se aktualizují o zobrazení pro:

  • Dle stavu
  • Dle fáze
  • Aktivita dle počtu
  • Aktivita dle množství

Snímek obrazovky řídicího panelu Žádost o hardware v aplikaci Správa hardware.

Sestava Správa hardwaru

Přepněte zobrazení z Řídicí panel žádostí o hardware na Sestava správy hardwaru, abyste viděli podrobné sestavy se součty a grafy v záhlaví pro:

  • Rozpočet
  • Požadavky
  • Prostředky