Sdílet prostřednictvím

Nastavení sharepointového eSignature

  • Článek

Poznámka

SharePoint eSignature je k dispozici ve vybraných oblastech. Pokud je umístění tenanta podporovanou oblastí, je pro daného tenanta k dispozici sharepointový eSignature. Pro tenanty s podporou více geografických oblastí v podporovaných oblastech bude eSignature k dispozici pouze v domovské geografické oblasti. ESignature SharePointu se do dalších oblastí zařadí později v tomto roce.

Služba eSignature služby SharePoint je nastavená v Centrum pro správu Microsoftu 365. Než začnete, přečtěte si část Než začnete, a zjistěte, jestli je tato funkce vhodná pro vaše potřeby.

Požadavky

Licencování

Než budete moct používat sharepointový eSignature, musíte nejdřív propojit předplatné Azure v průběžných platbách syntexu. SharePoint eSignature se účtuje na základě typu a počtu transakcí.

Oprávnění

Abyste mohli získat přístup k Centrum pro správu Microsoftu 365 a nastavit eSignature služby SharePoint, musíte být správcem SharePointu nebo globálním správcem.

Důležité

Microsoft doporučuje používat role s co nejmenším počtem oprávnění. To pomáhá zlepšit zabezpečení vaší organizace. Globální správce je vysoce privilegovaná role, která by měla být omezená na nouzové scénáře, když nemůžete použít existující roli.

Poznámka

Pokud budete požadovat podpisy od externích příjemců, musíte povolit integraci Microsoft Entra B2B pro sdílení SharePointu a OneDrivu a hostů. Externí příjemci jsou lidé mimo vaši organizaci a onboardují se jako hosté do vašeho tenanta. Microsoft Entra B2B zajišťuje ověřování a správu hostů. Další informace najdete v části Externí příjemci dále v tomto článku.

Nastavení sharepointového eSignature

  1. V Centrum pro správu Microsoftu 365 vyberte Nastavení.

  2. V části Fakturace a licence vyberte Aktivovat služby s průběžným platbou.

  3. Na stránce Aktivovat služby s průběžným platbou vyberte Začínáme.

  4. Na stránce Služby s průběžným platbou vyberte kartu Nastavení a pak vyberte Služby Syntex.

  5. Na stránce Syntex v části Document & image services (Služby & obrázků ) vyberte eSignature (eSignature).

  6. Na panelu eSignature vyberte Povolit uživatelům ve vaší organizaci používat eSignature.

  7. Vyberte Uložit.

Přidání dalších zprostředkovatelů podpisů

  1. Na stránce Syntex v části Document & image services (Služby & obrázků ) vyberte eSignature (eSignature).

  2. Na panelu eSignature v části Které zprostředkovatele podpisů je možné použít? vyberte zprostředkovatele, které chcete použít.

    Snímek obrazovky s panelem Upravit zprostředkovatele podpisu

  3. Vyberte Uložit.

Poznámka

I když fakturace s průběžným platbou musí být nastavená tak, aby používala eSignature, neúčtují se vám poplatky za používání jiných poskytovatelů podpisů.

Správa webů

Ve výchozím nastavení je funkce eSignature služby SharePoint zapnutá pro knihovny na všech sharepointových webech. Následujícím postupem omezíte weby, na kterých můžou uživatelé používat eSignature.

  1. Na stránce Syntex v části Document & image services (Služby & obrázků ) vyberte eSignature (eSignature).

  2. Na panelu eSignature v části Kde lze použít eSignature? vyberte Vybrané weby (až 100). Postupujte podle pokynů a buď weby vyberte, nebo nahrajte soubor CSV s maximálně 100 weby. Nezapomeňte přidat web centra obsahu, pokud ho chcete zahrnout. Pak můžete spravovat přístupová oprávnění k webu pro weby, které jste vybrali.

  3. Vyberte Uložit.

Poznámka

Spuštění první žádosti eSignature v tenantovi Microsoftu 365 může trvat o něco déle než obvykle. To může trvat několik sekund až několik minut; Další požadavky se však provádějí normálně. Jako poslední krok nastavení doporučujeme správcům vytvořit první požadavek eSignature na sharepointovém webu.

Vypnutí eSignature

  1. Na stránce Syntex v části Document & image services (Služby & obrázků ) vyberte eSignature (eSignature).

  2. Na panelu eSignaturezrušte zaškrtnutí políčka Umožnit lidem ve vaší organizaci používat eSignature .

Externí příjemci

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B zajišťuje ověřování a správu nových hostů. Externí podepisující osoby nebo příjemci se v rámci vašeho tenanta považují za hosty. Abyste mohli posílat žádosti novým podepisovačům mimo vaši organizaci, musíte povolit integraci Microsoft Entra B2B pro SharePoint a OneDrive. Zvažte, jestli to splňuje vaše požadavky na dodržování předpisů a zabezpečení při povolování eSignature.

Pokud se uživatel typu host odstraní z tenanta, zatímco žádost stále probíhá, nebude mít přístup k dokumentu žádosti ani k poslednímu podepsanému dokumentu. V takových případech budete muset znovu odeslat žádost o eSignature. Před odstraněním uživatele typu host se ujistěte, že není zapojen do probíhajících požadavků. Toto nastavení nemá vliv na stávající uživatele azure active directory typu host.

Ověřování

Externí příjemci se možná budou muset ověřit, než budou moct získat přístup k dokumentu pro podepisování. Typ ověřování vyžadovaný externími příjemci závisí na konfiguraci pro hosty na úrovni SharePointu nebo na úrovni tenanta. Kromě toho platí, že pokud host patří do organizace s tenantem Microsoft 365, může nastavení jeho organizace ovlivnit prostředí ověřování při pokusu o podepsání dokumentu. Další informace najdete v tématu Spolupráce s hosty na webu.

Podmíněný přístup

Určitý podmíněný přístup může určovat, jestli externí příjemci (podepisující osoby mimo vaši organizaci nebo tenanta Microsoftu 365) můžou dokument podepsat. V závislosti na nastavení správce nemusí mít externí podepisující přístup k dokumentu a číst ho pro podepsání. V některých jiných případech může mít přístup k dokumentu pro podepsání, ale operace podepisování je neúspěšná. Jedním z běžných způsobů, jak tento problém vyřešit, je přidat eSignature Služby SharePoint (formálně označovaný jako Microsoft eSignature Service) do seznamu schválených aplikací prostřednictvím Centrum pro správu Microsoft Entra.

Poznámka

Pokud používáte jiné poskytovatele elektronických podpisů, nastavení v Rámci Microsoftu 365 neovlivní, jestli můžete posílat žádosti externím příjemcům.

Ukládání a uchovávání dokumentů

Úložiště dokumentů

SharePoint eSignature umožňuje žadateli zahájit žádost o podpis z dokumentu PDF, který je uložen v knihovně SharePointu, ve které je povolený eSignature. Po podepsání všech požadovaných stran uloží služba eSignature služby SharePoint kopii podepsaného dokumentu do složky původního dokumentu (původní složky). Odesílatel obdrží oznámení v e-mailu, který obsahuje odkaz na zobrazení dokumentu a samostatný odkaz na sharepointovou složku, do které byl podepsaný dokument uložen.

Před odesláním žádosti o podpis a po dokončení žádosti jsou provedeny určité kontroly, aby se zajistilo, že odesílatel má oprávnění k zápisu do dokumentu a původní složky. Pokud se oprávnění v průběhu žádosti o podpis změní, služba nemusí být schopná uložit kopii podepsaného dokumentu do původní složky. K této události může dojít v těchto případech:

  • Odesílatel žádosti už nemá přístup k původní složce. Například přístup odesílatele byl odvolán vlastníkem původní složky nebo správcem SharePointu.

  • Počáteční oprávnění k zápisu odesílatele do původní složky bylo downgradováno, aby bylo možné pouze zobrazit.

  • Původní složka byla odstraněna.

Uchovávání dokumentů

Při vytvoření žádosti o podpis pro dokument v SharePointu vytvoří služba eSignature služby SharePoint pracovní kopii dokumentu. Je to tato pracovní kopie, která se odesílá všem příjemcům k podepsání, a je to způsob, jak odesílatel může sledovat stav svých žádostí. Pracovní kopie požadavku je uložená ve skryté knihovně dokumentů na SharePointu. Podpis se přidá do pracovní kopie dokumentu žádosti až po podepsání všech stran. Pokud některá ze stran nepodepsal, dokument se zobrazí jako nepodepsaný, i když už jedna strana svůj podpis přidala.

Pracovní kopie žádosti se ukládá a uchovává po dobu pěti let nebo podle zásad uchovávání dokumentů stanovených sharepointem nebo správcem tenanta. Přečtěte si další informace o zásadách uchovávání informací.

Každé e-mailové oznámení odeslané v souvislosti s žádostí o podpis obsahuje odkaz URL, který příjemci umožňuje zobrazit, zkontrolovat a podepsat dokument. Když žádost dosáhne stavu terminálu (pokud je stav Dokončeno, Zrušeno nebo Odmítnuto), má příjemce 30 dnů na zobrazení, stažení a uložení dokumentu v upřednostňovaném umístění. Po vypršení platnosti odkazu už ho nepůjde použít pro přístup k dokumentu.

Pro větší ochranu platí, že když odesílatel žádost zruší, příjemci okamžitě ztratí přístup k dokumentu žádosti. E-mailové oznámení přijaté příjemci nebude obsahovat odkaz url pro zobrazení žádosti.

Jiní poskytovatelé elektronických podpisů

Po podepsání všech požadovaných stran se na konci procesu podepisování automaticky uloží kopie podepsaného dokumentu do SharePointu. Podepsaný dokument se uloží do složky specifické pro poskytovatele speciální složky Aplikace v SharePointu. Každá knihovna dokumentů má složku specifickou pro zprostředkovatele, do které se ukládají všechny dokumenty podepsané tímto zprostředkovatelem. Podepsaný dokument je uložený ve složce Document library\Apps\Signed documents\Provider.

Snímek obrazovky znázorňující podepsaný dokument ve složce specifické pro poskytovatele

Poznámka

Doba uchovávání kopie podepsaného dokumentu na platformě jiného poskytovatele závisí výhradně na vašem úložišti dokumentů a nastavení zásad uchovávání informací pro tuto službu poskytovatele.