Sdílet prostřednictvím

Vytvoření sdílené poštovní schránky

  • Článek

Poznámka

Pokud vaše organizace používá hybridní prostředí Exchange, měli byste k vytváření a správě sdílených poštovních schránek použít místní Centrum pro správu Exchange . Viz Vytváření sdílených poštovních schránek v Centru pro správu Exchange.

Pokud si nejste jistí, jestli byste měli vytvořit sdílenou poštovní schránku nebo skupinu Microsoftu 365 pro Outlook, najdete pokyny v tématu Porovnání skupin . Sdílenou poštovní schránku není možné migrovat do skupiny Microsoft 365.

Vytvořte sdílené poštovní schránky, aby skupina lidí mohly monitorovat a posílat e-maily z běžných e-mailových adres, jako je info@contoso.com. Když někdo ze skupiny odpoví na zprávu poslanou do sdílené poštovní schránky, bude e-mail vypadat jako odeslaný ze sdílené poštovní schránky a ne od konkrétního uživatele.

Sdílené poštovní schránky zahrnují sdílený kalendář. Váš tým může sdílený kalendář používat jako místo, kde mohou všichni zadávat své události. Pokud například máte 3 osoby, které dělají návštěvy zákazníků, můžou všichni použít sdílený kalendář k zadání informací o návštěvě zákazníka.

Než vytvoříte sdílenou poštovní schránku, přečtěte si další informace v článku Informace o sdílených poštovních schránkách .

Tip

Pokud potřebujete pomoc s postupem uvedeným v tomto tématu, zvažte spolupráci se specialistou Microsoftu pro malé firmy. Se službou Podnikový asistent získáte vy i vaši zaměstnanci nepřetržitý přístup ke specialistům na malé firmy, kteří se starají o rozvoj vašeho podnikání, počínaje onboardingem až po každodenní používání.

Vytvoření sdílené poštovní schránky a přidání členů

  1. Přihlaste se pomocí uživatele s rolí správce Exchange. Pokud se zobrazí zpráva "Nemáte oprávnění pro přístup k této stránce nebo k provedení této akce", nejste správce.
  1. V Centru pro správu přejděte na stránku Teams & Skupiny>Sdílené poštovní schránky. Pokud nevidíte Teams & Skupiny, vyberte Zobrazit vše v levém navigačním podokně.
  1. V Centru pro správu přejděte na stránku Teams & Skupiny>Sdílené poštovní schránky.

  1. Na stránce Sdílené poštovní schránky vyberte + Přidat sdílenou poštovní schránku. Zadejte název sdílené poštovní schránky. Tím zvolíte e-mailovou adresu, ale v případě potřeby ji můžete upravit.

  2. Vyberte Uložit změny. Může trvat několik minut, než budete moci přidat členy.

  3. V části Další kroky vyberte Přidat členy do této poštovní schránky. Členové jsou osoby, které budou moct v této sdílené schránce zobrazit příchozí poštu a odchozí odpovědi.

  4. Vyberte tlačítko Přidat členy . Vyberte osoby, které chcete použít tuto sdílenou poštovní schránku, a pak vyberte Přidat. a pak zavřete.

Máte sdílenou poštovní schránku a zahrnuje sdílený kalendář. Přejděte k dalšímu kroku: Blokování přihlášení pro sdílený účet poštovní schránky.

Které oprávnění mám použít?

U sdílené poštovní schránky můžete použít následující oprávnění:

  • Úplný přístup: Oprávnění Úplný přístup umožňuje uživateli otevřít sdílenou poštovní schránku a jednat jako vlastník této poštovní schránky. Po přístupu ke sdílené poštovní schránce může uživatel vytvářet položky kalendáře, číst, zobrazovat, odstraňovat a měnit e-mailové zprávy a vytvářet úkoly a kontakty kalendáře. Uživatel s oprávněním Plný přístup však nemůže ze sdílené poštovní schránky odesílat e-maily, dokud nebude mít také oprávnění Odeslat jako nebo Poslat jménem.

  • Odeslat jako: Oprávnění Odeslat jako umožňuje uživateli zosobnit sdílenou poštovní schránku při odesílání pošty. Pokud se například Kateřina přihlásí do sdílené poštovní schránky Marketingové oddělení a odešle e-mail, bude to vypadat, jako by e-mail poslalo marketingové oddělení.

  • Odeslat jménem: Oprávnění Odeslat jménem umožňuje uživateli posílat e-maily jménem sdílené poštovní schránky. Pokud se například Jan přihlásí ke sdílené poštovní schránce Budova recepce 32 a odešle e-mail, bude to vypadat, jako by e-mail poslal Jan jménem budovy recepce 32. EAC nemůžete použít k udělení oprávnění Odeslat jménem. Musíte použít rutinu Set-Mailbox s parametrem GrantSendonBehalf .

Poznámka

Oprávnění Odeslat jako a Odeslat jménem nefungují v desktopovém klientovi Outlooku s parametrem HiddenFromAddressListsEnabled u poštovní schránky nastaveným na hodnotu True, protože vyžadují, aby byla poštovní schránka viditelná v Outlooku prostřednictvím globálního adresáře.

Použití Centra pro správu Exchange k úpravě delegování sdílené poštovní schránky

  1. V Centru pro správu Exchange přejděte naPoštovní schránkypříjemců>. Vyberte sdílenou poštovní schránku a pak vyberte Upravitikonu Upravit.

  2. V části Oprávnění poštovní schránky vyberte Spravovat delegování poštovní schránky.

  3. Pokud chcete udělit nebo odebrat oprávnění Úplný přístup a Odeslat jako, vyberte Přidatikonu přidat nebo Odebratikonu a pak vyberte uživatele, pro které chcete udělit oprávnění.

    Poznámka

    Oprávnění Plný přístup umožňuje uživateli otevírat poštovní schránku a také v ní vytvářet a upravovat položky. Oprávnění Odeslat jako umožňuje každému kromě vlastníka poštovní schránky odesílat e-maily z této sdílené poštovní schránky. Obě oprávnění jsou pro správné fungování sdílené poštovní schránky nezbytná.

  4. Výběrem OK uložte změny.

Blokování přihlášení pro účet sdílené poštovní schránky

Každá sdílená poštovní schránka má odpovídající uživatelský účet. Všimněte si, že jste při vytváření sdílené poštovní schránky nebyli požádáni o zadání hesla? Účet má heslo, ale je vygenerované systémem (neznámé). Účet byste neměli používat k přihlášení ke sdílené poštovní schránce.

Ale co když správce jednoduše resetuje heslo uživatelského účtu sdílené poštovní schránky? Nebo co když útočník získá přístup k přihlašovacím údajům ke sdílenému účtu poštovní schránky? To by uživatelskému účtu umožnilo přihlásit se ke sdílené poštovní schránce a odeslat e-mail. Pokud tomu chcete zabránit, musíte zablokovat přihlášení k účtu, který je přidružený ke sdílené poštovní schránce.

  1. V Centru pro správu přejděte na stránku Uživatelé>Aktivní uživatelé .
  1. V Centru pro správu přejděte na stránku Uživatelé>Aktivní uživatelé .

  1. V seznamu uživatelských účtů vyhledejte účet pro sdílenou poštovní schránku (například změňte filtr na Nelicencované uživatele).

  2. Vyberte uživatele, aby se otevřelo podokno vlastností, a pak vyberte Blokovat přihlášení.

    Poznámka

    Pokud je účet už zablokovaný, zobrazí se v horní části přihlášení blokované přihlášení a ikona bude odblokovat tohoto uživatele.

  3. Na stránce Blokovat přihlášení vyberte Blokovat přihlášení uživatele a pak vyberte Uložit změny.

Pokyny k blokování přihlašování účtů pomocí Prostředí Microsoft Graph PowerShell (včetně mnoha účtů najednou) najdete v tématu Blokování uživatelských účtů Microsoft 365 pomocí PowerShellu.

Přidání sdílené poštovní schránky do Outlooku

Pokud máte ve firmě povolené automatické mapování (ve výchozím nastavení to dělá většina lidí), zobrazí se sdílená poštovní schránka v aplikaci Outlook uživatele automaticky po zavření a restartování Outlooku.

Automatické mapování je nastavené na uživatelskou poštovní schránku, ne na sdílenou. To znamená, že když použijete skupinu zabezpečení ke správě přístupu ke sdílené poštovní schránce, automatické mapování nebude fungovat. Takže pokud chcete používat automatické mapování, musíte oprávnění přiřadit konkrétně. Automatické mapování je ve výchozím nastavení zapnuté. Informace o tom, jak ho vypnout, najdete v tématu Odebrání automatického mapování pro sdílenou poštovní schránku.

Další informace o sdílených poštovních schránkách v Outlooku najdete tady:

Použití sdílené poštovní schránky na mobilním zařízení (telefon nebo tablet)

Ke sdílené poštovní schránce na mobilním zařízení můžete přistupovat dvěma způsoby:

Poznámka

Sdílenou poštovní schránku je možné přidat jenom do aplikace Outlook pro iOS nebo do mobilní aplikace Outlook pro Android.

Použití sdíleného kalendáře

Při vytváření sdílené poštovní schránky jste automaticky vytvořili sdílený kalendář. Sdílený kalendář upřednostňujeme před kalendářem SharePointu pro zaznamenávání schůzek a toho, kde lidé jsou. Sdílený kalendář je integrovaný s Outlookem a jeho použití je mnohem jednodušší než sharepointový kalendář.

  1. V aplikaci Outlook přejděte do zobrazení kalendáře a vyberte sdílenou poštovní schránku.

  2. Když zadáte schůzky nebo události, uvidí je každý, kdo je členem sdílené poštovní schránky.

  3. Každý člen sdílené poštovní schránky může vytvářet, zobrazovat a spravovat události v kalendáři stejně jako své osobní události. Každý, kdo je členem sdílené poštovní schránky, uvidí změny ve sdíleném kalendáři.

Odebrání licence ze sdílené poštovní schránky

Sdílené poštovní schránky obvykle nevyžadují licenci. Podle těchto pokynů odeberte licenci ze sdílené poštovní schránky, abyste ji mohli přiřadit uživateli nebo vrátit licenci, abyste nemuseli platit za licenci, kterou nepotřebujete.

Poznámka

Licence Exchange Online Plan 2 se vyžaduje v následujících scénářích:

  • Sdílená poštovní schránka má více než 50 GB využitého úložiště.
  • Sdílená poštovní schránka používá místní archivaci.
  • Sdílená poštovní schránka se umístí do blokování z důvodu soudního sporu.

Podrobné pokyny k přiřazení licencí najdete v tématu Přiřazení licencí uživatelům.

Odebrání licence

  1. V Centru pro správu přejděte na stránku Uživatelé>Aktivní uživatelé .

    Poznámka

    Musíte odebrat licenci ze stránky Aktivní uživatelé. Licenci nemůžete odebrat ze stránky Sdílená poštovní schránka, protože licence jsou uživatelská nastavení.

  1. V Centru pro správu přejděte na stránku Uživatelé>Aktivní uživatelé .

    Poznámka

    Musíte odebrat licenci ze stránky Aktivní uživatelé. Licenci nemůžete odebrat ze stránky Sdílená poštovní schránka, protože licence jsou uživatelská nastavení.

  1. Vyberte sdílenou poštovní schránku.

  2. Na kartě Licence a aplikace rozbalte Licence a zrušte zaškrtnutí políčka u licence, kterou chcete odebrat.

  3. Vyberte Uložit změny.

  4. Když se vrátíte na stránku Aktivní uživatelé , stav sdílené poštovní schránky bude Nelicencováno.

  5. Pořád platíte za licenci. Pokud za ni chcete přestat platit, odeberte licenci z předplatného.

Související obsah

Informace o sdílených poštovních schránkách (článek)
Konfigurace sdílené poštovní schránky (článek)
Převod poštovní schránky uživatele na sdílenou poštovní schránku (článek)\