Zpracování žádostí a e-mailová oznámení ve správě nároků
Když uživatel odešle žádost do přístupového balíčku, proces začne doručovat žádost o přístup. Správa nároků odesílá e-mailová oznámení schvalovatelům a žadatelům, když během procesu dojde k klíčovým událostem. Tento článek popisuje proces žádosti a e-mailová oznámení, která se odesílají.
Kdo může požádat o přístupový balíček
Nastavení katalogu, přístupového balíčku a zásad řídí, jestli si uživatel může vyžádat přístupový balíček.
- Nastavení katalogu Povoleno určuje, zda uživatelé mohou požádat o přístupové balíčky v katalogu.
- Nastavení katalogu Povoleno pro externí uživatele určuje, zda uživatelé, kteří jsou z externích adresářů, mohou požádat o přístupové balíčky v katalogu.
- Nastavení přístupového balíčku skryté určuje, jestli uživatelé uvidí přístupový balíček v části Můj přístup. Neomezuje, jestli si ho uživatel s odkazem na přístupový balíček může vyžádat.
- Seznam přístupových balíčků nekompatibilních přístupových balíčků a skupin určuje, jestli si uživatelé, kteří už mají jiná přiřazení, mohou vyžádat.
- Nastavení zásad v rámci přístupového balíčku určují, kdo může požadovat.
Proces požadavku
Uživatel, který potřebuje přístup k prostředkům v přístupovém balíčku, může odeslat žádost o přístup. V závislosti na konfiguraci zásady může žádost vyžadovat schválení. Po schválení žádosti začne proces přiřazovat přístup uživatele ke každému prostředku v přístupovém balíčku. Následující diagram znázorňuje přehled procesu a různých stavů:
| Stát | Popis |
|---|---|
| Odesláno | Uživatel odešle žádost. |
| Čeká na schválení | Pokud zásady pro přístupový balíček vyžadují schválení, požadavek se přesune na čekající schválení. |
| Platnost vypršela | Pokud žádné schvalovatele neschválí žádost v rámci časového limitu žádosti o schválení, platnost žádosti vyprší. Pokud to chcete zkusit znovu, musí uživatel žádost znovu odeslat. |
| Zamítnuto | Schvalovatel odmítne žádost. |
| Schválený | Schvalovatel schválí žádost. |
| Dodávání | Uživatel nemá přiřazený přístup ke všem prostředkům v přístupovém balíčku. Pokud se jedná o externího uživatele, uživatel možná ještě nemá přístup k adresáři prostředků. Možná také nepřijali výzvu k vyjádření souhlasu. |
| Doručení | Uživateli byl přiřazen přístup ke všem prostředkům v přístupovém balíčku. |
| Částečně doručeno | Uživatel ještě nemá přiřazený přístup ke všem prostředkům v přístupovém balíčku. |
| Rozšířená aplikace Access | Pokud jsou v zásadách povolená rozšíření, uživatel ho rozšířil. |
| Platnost přístupu vypršela. | Platnost přístupu uživatele k přístupovém balíčku vypršela. Pokud chcete získat přístup znovu, musí uživatel odeslat žádost. |
E-mailová oznámení
Pokud jste schvalovatel, posíláte e-mailová oznámení, když potřebujete schválit žádost o přístup. Oznámení obdržíte také po dokončení žádosti o přístup. Odesíláte také e-mailová oznámení, která označují stav vaší žádosti, pokud jste žadatel.
Následující diagramy ukazují, kdy se tato e-mailová oznámení odesílají buď schvalovatelům, nebo žadateli. V tabulce e-mailových oznámení vyhledejte odpovídající číslo e-mailových oznámení zobrazených v diagramech.
Poznámka:
Pokud správce přímo přiřadí uživateli přístupový balíček, nedostanete e-mailové oznámení, když se žádost o přístup dokončila nebo zamítla. E-mailová oznámení se posílají jenom v případě, že uživatel požádá o přístup.
První schvalovatelé a alternativní schvalovatelé
Následující diagram znázorňuje zkušenosti prvních schvalovatelů a alternativních schvalovatelů a e-mailových oznámení, která obdrží během procesu žádosti:
Žadatelé
Následující diagram znázorňuje zkušenosti žadatele a e-mailová oznámení, která obdrží během procesu žádosti:
Vícefázové schválení
Následující diagram znázorňuje prostředí schvalovatelů fáze 1 a fáze 2 a e-mailová oznámení, která obdrží během procesu žádosti:
Tabulka e-mailových oznámení
Následující tabulka obsahuje podrobnější informace o každé z těchto e-mailových oznámení. Ke správě těchto e-mailů můžete použít pravidla. V Outlooku můžete například vytvořit pravidla pro přesunutí e-mailů do složky, pokud předmět obsahuje slova z této tabulky. Slova jsou založená na výchozím nastavení jazyka tenanta, kde uživatel požaduje přístup.
| # | Předmět e-mailu | Při odeslání | Odesláno na |
|---|---|---|---|
| 0 | Požadována akce: Schválení nebo zamítnutí přeposlané žádosti do [ date] | Tento e-mail se odešle alternativním schvalovatelům fáze 1 (po eskalaci žádosti) k provedení akce. | Alternativní schvalovatelé fáze 1 |
| 2 | Požadována akce: Schválení nebo zamítnutí žádosti do [date] | Tento e-mail se odešle prvnímu schvalovateli, pokud je eskalace zakázaná, a provede akci. | První schvalovatel |
| 3 | Připomenutí: Schválit nebo zamítnout žádost do [date] pro [žadatele] | Tento e-mail s připomenutím se odešle prvnímu schvalovateli, pokud je eskalace zakázaná. E-mail je požádá o provedení akce, pokud ne. | První schvalovatel |
| 4 | Schválit nebo odepřít žádost [ time] dne [datum] | Tento e-mail se odešle prvnímu schvalovateli (pokud je povoleno eskalace) k provedení akce. | První schvalovatel |
| 5 | Připomenutí povinné akce: Schválit nebo zamítnout žádost do [date] pro [žadatele] | Tento e-mail s připomenutím se odešle prvnímu schvalovateli, pokud je povolené eskalace. E-mail je požádá o provedení akce, pokud ne. | První schvalovatel |
| 6 | Platnost žádosti vypršela pro [access_package] | Tento e-mail se odešle prvnímu schvalovateli a alternativním schvalovatelům fáze 1 po vypršení platnosti žádosti. | První schvalovatel, alternativní schvalovatelé fáze 1 |
| 7 | Žádost schválená pro [žadatele] do [access_package] | Tento e-mail se odešle prvnímu schvalovateli a náhradním schvalovatelům fáze 1 po dokončení žádosti. | První schvalovatel, alternativní schvalovatelé fáze 1 |
| 8 | Žádost schválená pro [žadatele] do [access_package] | Tento e-mail se odešle prvnímu schvalovateli a alternativním schvalovatelů fáze 1 žádosti ve vícefázové fázi při schválení žádosti fáze 1. | První schvalovatel, alternativní schvalovatelé fáze 1 |
| 9 | Žádost byla odepřena [access_package] | Tento e-mail se žadateli odešle při odepření žádosti. | Requestor |
| 10 | Platnost vaší žádosti vypršela pro [access_package] | Tento e-mail se odešle žadateli na konci jedné nebo vícefázové žádosti. E-mail upozorní žadatele, že žádost vypršela. | Requestor |
| 11 | Požadována akce: Schválení nebo zamítnutí žádosti do [date] | Tento e-mail se odešle druhému schvalovateli, pokud je eskalace zakázaná, a provede akci. | Druhý schvalovatel |
| 12 | Připomenutí povinné akce: Schválit nebo zamítnout žádost do [date] | Tento e-mail s připomenutím se odešle druhému schvalovateli, pokud je eskalace zakázaná. Oznámení je vyzve k provedení akce, pokud ještě ne. | Druhý schvalovatel |
| 13 | Požadována akce: Schválit nebo zamítnout žádost do [date] pro [žadatele] | Tento e-mail se odešle druhému schvalovateli, pokud je povolené eskalace, aby se akce chovala. | Druhý schvalovatel |
| 14 | Připomenutí povinné akce: Schválit nebo zamítnout žádost do [date] pro [žadatele] | Tento e-mail s připomenutím se odešle druhému schvalovateli, pokud je povolené eskalace. Oznámení je vyzve k provedení akce, pokud ještě ne. | Druhý schvalovatel |
| 15 | Požadována akce: Schválení nebo zamítnutí přeposlané žádosti do [ date] | Tento e-mail se odešle alternativním schvalovatelům fáze 2, pokud je povoleno eskalace, aby mohli provést akci. | Alternativní schvalovatelé fáze 2 |
| 16 | Žádost schválená pro [žadatele] do [access_package] | Tento e-mail se odešle druhému schvalovateli a náhradním schvalovatelům fáze 2 po schválení žádosti. | Druhý schvalovatel, alternativní schvalovatelé fáze 2 |
| 17 | Platnost požadavku vypršela pro [access_package] | Tento e-mail se odešle druhému schvalovateli nebo alternativním schvalovatelům po vypršení platnosti žádosti. | Druhý schvalovatel, schvalovatelé fáze 2 |
| 18 | Nyní máte přístup k [access_package] | Tento e-mail se odešle koncovým uživatelům, aby mohli začít používat přístup. Tato funkce je ve výchozím nastavení zakázána pomocí funkce "správa oprávnění zakázání e-mailu". | Requestor |
| 19 | Rozšíření přístupu pro [access_package] o [datum] | Tento e-mail se odešle koncovým uživatelům před vypršením jejich platnosti přístupu. Ve výchozím nastavení je tato možnost zakázána pomocí funkce správy oprávnění pro zakázání e-mailu. | Requestor |
| 20 | Přístup skončil pro [access_package] | Tento e-mail se pošle koncovým uživatelům po vypršení jejich platnosti přístupu. Tato možnost je ve výchozím nastavení zakázaná pomocí funkce správy oprávnění pro deaktivaci e-mailu. | Requestor |
Žádosti o přístup k e-mailům
Když žadatel odešle žádost o přístup pro přístupový balíček nakonfigurovaný tak, aby vyžadoval schválení, všichni schvalovatelé přidaní do zásady obdrží e-mailové oznámení s podrobnostmi o žádosti ve fázi schválení. Podrobnosti v e-mailu zahrnují: název organizace žadatele a obchodní odůvodnění; a požadované počáteční a koncové datum (pokud je k dispozici). Podrobnosti budou také zahrnovat, kdy byla žádost odeslána a kdy vyprší platnost žádosti.
E-mail obsahuje schvalovatele odkazů, kteří můžou přejít na Můj přístup a schválit nebo zamítnout žádost o přístup. Tady je ukázkové e-mailové oznámení, které se odešle schvalovateli pro dokončení žádosti o přístup:
Schvalovatelé můžou také dostávat e-mail s připomenutím. E-mail požádá schvalovatele, aby o žádosti rozhodl. Tady je ukázkové e-mailové oznámení, které schvalovatel obdrží, aby jim připomnělo, že mají provést akci:
Alternativní schvalovatelé požadují e-maily
Pokud je povolené nastavení alternativních schvalovatelů a žádost stále čeká na vyřízení, přepošla se. Alternativní schvalovatelé dostanou e-mail ke schválení nebo zamítnutí žádosti. Alternativní schvalovatelé můžete povolit ve fázi 1 a fázi 2. Tady je ukázkový e-mail s oznámením, které dostanou alternativní schvalovatelé:
Schvalovatel i alternativní schvalovatelé můžou žádost schválit nebo zamítnout.
Schválené nebo zamítnuté e-maily
Když schvalovatel obdrží žádost o přístup odeslanou žadatelem, může žádost o přístup schválit nebo zamítnout. Schvalovatel musí ke svému rozhodnutí přidat obchodní odůvodnění. Tady je ukázkový e-mail odeslaný schvalovatelům a alternativním schvalovatelům po schválení žádosti:
Když je žádost o přístup schválena a jejich přístup je zřízený, odešle se žadateli e-mailové oznámení, že teď má přístup k přístupovém balíčku. Tady je ukázkové e-mailové oznámení, které se odešle žadateli, když mu byl udělen přístup k přístupovém balíčku:
Při odepření žádosti o přístup se žadateli odešle e-mailové oznámení. Tady je ukázkové e-mailové oznámení, které se žadateli odešle při odepření žádosti o přístup:
E-maily s žádostí o přístup ke schválení ve více fázích
Pokud je povolené schvalování ve více fázích, musí žádost schválit alespoň jeden schvalovatel z každé fáze, aby žadatel mohl získat přístup.
Během fáze 1 obdrží první schvalovatel e-mail s žádostí o přístup a rozhodne se.
Jakmile první nebo alternativní schvalovatelé schválí žádost ve fázi 1, zahájí se fáze 2. Během fáze 2 obdrží druhý schvalovatel e-mail s oznámením o žádosti o přístup. Jakmile se druhý schvalovatel nebo alternativní schvalovatelé ve fázi 2 (pokud je povoleno eskalace), rozhodnou schválit nebo zamítnout žádost, odešlou se e-maily s oznámením prvním a druhému schvalovateli a všem alternativním schvalovatelům ve fázi 1 a fázi-2 a žadateli.
E-maily s žádostí o přístup s vypršenou platností
Žádosti o přístup můžou vypršet, pokud žádost neschválil nebo zamítl žádný schvalovatel.
Jakmile žádost dosáhne nakonfigurovaného data vypršení platnosti a vyprší jeho platnost, nemůžou ji schvalovatelé schválit ani zamítnout.
Žadateli se odešle e-mailové oznámení, oznámí mu, že jeho žádost o přístup vypršela a že musí žádost o přístup znovu odeslat. Následující diagram znázorňuje prostředí žadatele a e-mailových oznámení, která obdrží, když požádá o rozšíření přístupu:
Tady je ukázkové e-mailové oznámení, které se odešle žadateli, když jeho žádost o přístup vypršela:
