Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy

Obecně platí, že e-mailové zprávy můžete svým zákazníkům posílat přímo z Dynamics 365 Sales. Pokud je však povolena funkce zapojení e-mailu, při psaní e-mailu je k dispozici více možností, například sledování nebo ukončení sledování e-mailů.

Pokud nevidíte funkce zapojení e-mailu popsané zde, kontaktujte svého správce. Další informace: Konfigurace zapojení e-mailu.

Vytvořit zprávu

Funkce zapojení e-mailu platí pro každý e-mail, který odešlete prostřednictvím Dynamics 365 Sales. Když odešlete e-mail, automaticky přidá e-mailovou aktivitu k záznamu a tento záznam se nastaví jako hodnota zprávy Týká se. Funkce zapojení e-mailu také shromažďuje klíčové ukazatele výkonu (KPI) a určuje, kde se e-mail zobrazí na základě adres příjemců (adresy příjemce, odesílatele a kopie).

Poznámka:

• E-maily nelze sledovat, pokud se je příjemce rozhodne blokovat. Další informace: Blokování sledovaných zpráv.
• Zapojení e-mailu není podporována, když odesíláte hromadné e-maily.

Před vytvořením e-mailu si ujasněme různé možnosti, které jsou v e-mailovém formuláři k dispozici:

1. Příloha: Seznam souborů připojených k vašemu e-mailu spolu s ovládacími prvky pro přidávání, odebírání a úpravy příloh.
2. Sledovat/nesledovat: Zapněte sledování, chcete-li sledovat interakci zákazníka se zprávou, nebo jej vypněte, chcete-li sledování zastavit. Další ovládací prvky a odkazy se zobrazují podle potřeby, například když příjemce nepovolí sledování. Další informace: Sledování nebo ukončení sledování zprávy.
3. Odeslat později: Nastavte čas doručení zprávy, pokud ji nechcete odeslat hned. Zde se mohou objevit doporučené dodací lhůty v závislosti na časovém pásmu příjemce.
4. Nastavte si připomenutí: Nastavte připomenutí na zpracování v konkrétní čas. Můžete například chtít dostat upozornění, pokud zpráva zůstane neotevřená po dobu tří dnů.
5. Vložit šablonu: Vložte standardní text, který můžete podle potřeby upravit. Vaše organizace může mít více šablon v závislosti na obchodních požadavcích, jako je navazující schůzka nebo představení. Zapojení e-mailu navrhuje šablonu na základě předchozího výkonu.

Vytvoření a odeslání e-mailu:

1. Otevřete záznam, do kterého chcete přidat aktivitu (obvykle kontakt, příležitost, zájemce nebo účet).
2. V sekci Časová osa vyberte + (Vytvořit záznam na časové ose) >E-mail.
3. Vyberte příjemce a zadejte předmět zprávy.
4. Zadejte text vaší zprávy, popř vložte šablonu e-mailu.
5. Vyberte Odeslat nebo Uložit, pokud chcete zprávu uložit jako návrh a dokončit ji později.

Tip

Chcete-li do zprávy přidat odkaz, vyberte text, ke kterému chcete odkaz přidat, stiskněte Ctrl+K a zadejte nebo vložte adresu odkazu.

Použít šablonu e-mailu

E-mailové šablony jsou standardní zprávy, které často odesíláte, například úvody, potvrzení, děkovné zprávy a připomenutí. Mohou obsahovat dynamické hodnoty, které se vyplňují automaticky, jako je jméno příjemce nebo číslo objednávky. Umožňují rychle začíst se psaním běžných zpráv.

Zapojení e-mailu analyzuje výkon všech zpráv odeslaných vaším prodejním týmem z Dynamics 365 Sales identifikuje nejúspěšnější šablony. Zobrazuje všechny dostupné šablony, ale zvýrazňuje ty, které vygenerovaly nejvíce otevření, odpovědí nebo prodejů.

1. Vytvořte zprávu.
2. Na panelu příkazů vyberte Vložit šablonu.
3. V okně Šablony e-mailů v případě potřeby vyberte jazyk a poté vyhledejte a vyberte šablonu.
4. Vyberte Použít šablonu.
   Obsah šablony se vloží do těla zprávy.
5. Upravte obsah šablony podle potřeby.
6. Vyberte Odeslat nebo Uložit, pokud chcete zprávu uložit jako návrh a dokončit ji později.

Přidání příloh

Když ke svým e-mailům připojujete dokumenty, tabulky nebo obrázky, můžete tyto přílohy sledovat, abyste věděli, zda je příjemce otevřel. Do jednoho e-mailu můžete zahrnout sledované i nesledované přílohy.
Ve výchozím nastavení nejsou přílohy sledovány. Každou přílohu, kterou chcete sledovat, musíte sledovat ručně. Také nemůžete sledovat přílohy, pokud příjemci zprávy nepovolují sledování.

1. Vytvořte zprávu.

2. V sekci Příloha vyberte +.

3. Vyhledejte a vyberte soubor, který chcete přiložit.

4. Vyberte Otevřít.
   V závislosti na velikosti souboru může připojování trvat několik sekund.

5. Vyberte přílohu, kterou chcete sledovat, a pak vyberte další možnosti >Sledovat.
   Příloha je nyní sledována a ve sloupci Sledováno se zobrazuje Ano.

   Poznámka:

   Možnost Sledovat je k dispozici pouze v případě, že je zakázána funkce vylepšené přílohy. Požádejte správce, aby zakázal funkci vylepšené přílohy.

6. Vyberte Odeslat nebo Uložit, pokud chcete zprávu uložit jako návrh a dokončit ji později.

Sledování nebo ukončení sledování zprávy

Když sledujete e-mail, zapojení e-mailu vám může sdělit, zda jej příjemce otevřel, odpověděl na něj, otevřel přílohu nebo v něm vybral odkaz. Další informace: Zobrazení interakcí se zprávami pomocí zapojení e-mailu.

Sekce Zapojení e-mailu obsahuje následující indikátory a ovládací prvky:

Indikátor nebo ovládání	Description
	Označuje, že sledujete aktuální e-mail včetně všech odkazů, které vložíte a máte možnost sledovat všechny soubory, které přiložíte. Vyberte Nesledovat a sledování zprávy. To je výchozí stav pro nové e-mailové zprávy, když vaše organizace zapnula funkci zapojení e-mailu a všichni příjemci povolují sledování.
	Označuje, že nesledujete aktuální e-mail včetně všech odkazů, které vložíte. Nemůžete také sledovat žádné přílohy. Výběrem možnosti Sledovat zapněte sledování, pokud to příjemci povolí.
	Označuje, že jeden nebo více příjemců má nastavení na Nepovolovat. Tuto zprávu nemůžete sledovat, pokud buď neodeberete příjemce, kteří sledování neumožňují, nebo nezměníte jejich nastavení. - Vyberte Zobrazit předvolby pro zobrazení jmen příjemců a následujících předvoleb v novém okně. Vyberte jméno příjemce a otevřete jeho záznam. - Pokud jste odebrali příjemce, kteří nechtějí být sledováni, nebo jste změnili jejich nastavení tak, aby bylo sledování povoleno, výběrem Opakovat sledování to zkuste znovu. - Volbou Nesledovat ukončíte snahu o sledování této zprávy. Přibližně do 15 minut po otevření následující zprávy systém vytvoří v asistentovi akční kartu. Na kartě jsou k dispozici odkazy na zprávy, související záznamy a tlačítka akcí pro generování aktivity volání, odložení upozornění nebo jeho zrušení. Informace o řízené komunikaci se zákazníky prostřednictvím pomocníka.

Výběr nejefektivnějšího času doručení

Vašim e-mailovým zprávám se může dostat větší nebo menší pozornosti v závislosti na tom, kdy dorazí do složky Doručená pošta příjemce. Mnoho lidí například začíná svůj den s plnou doručenou poštou, takže zprávy, které dorazí přes noc, musí soutěžit o pozornost a mohou být odloženy nebo dokonce zapomenuty. E-maily, které dorazí později během dne, si mohou být okamžitě všimnuty a zpracovány. Pomocí zapojení e-mailu můžete napsat E-maily, kdykoli vám to vyhovuje, ale Dynamics 365 Sales umožní jejich doručení ve chvíli, kdy je to nejlepší pro vaše příjemce.

Systém někdy doporučuje čas doručení na základě časového pásma příjemce. Předpokládá standardní pracovní den od 8:00 do 17:00, od pondělí do pátku a navrhne další nejbližší pracovní dobu, pokud aktuálně pracujete mimo tento rozsah v časovém pásmu příjemce. Pokud má zpráva více než jednoho příjemce nebo není uvedena žádná adresa, systém doporučení nevydá.

Vaše organizace musí zapnout Mapy Bing a příjemce musí mít fyzickou adresu v Sales pro e-mailovou komunikaci, aby bylo možné určit časové pásmo.

Pokud není poskytnuto žádné doporučení, nebo pokud chcete použít vlastní logiku, můžete vždy zvolit jakýkoli čas doručení.

Funkce doby doručení je dostupná pro sledované i nesledované zprávy.

1. Vytvořte zprávu.

2. Až budete připraveni zprávu odeslat, podívejte se do části Odeslat později v části Zapojení e-mailu.

   Pokud systém může doporučit čas doručení, zobrazí se zde. Ať už se tak stane nebo ne, doručení můžete odložit tak jako tak.

3. Vyberte Odeslat později.

   

   Pokud systém doporučil čas nebo datum, jsou tyto informace vyplněny za vás. Pokud ne, datum je prázdné. V obou případech se používá místní čas, nikoli příjemcův.

4. V dialogovém okně Plánování e-mailu vyberte datum a čas doručení.

   

5. Vyberte Naplánovat e-mail.

   Indikátor Zpoždění odeslání se změní na zelenou. Vyberte Změnit plán nebo Odebrat zpoždění, pokud potřebujete změnit zpoždění nebo zprávu odeslat ihned. Plánované doručení můžete kdykoli před odesláním zprávy změnit.

   

6. Vyberte Odeslat nebo Uložit, pokud chcete zprávu uložit jako návrh a dokončit ji později.

Naplánované zprávy se objeví jako takové v seznamu Aktivity pro záznam Týkající se. Dokud nenastane plánovaný čas, můžete zde zprávu odstranit nebo přeplánovat. Můžete také upravit datum nebo čas následného připomenutí. Po výběru možnosti Odeslat již nelze změnit žádná další nastavení.

Nastavení připomenutí zpracování zprávy

Pokud se chcete ujistit, že nezapomenete následnou akci pro důležitý e-mail, nastavte si připomenutí. Tato funkce je dostupná jen pro odeslaný e-mail.

1. Vytvořte zprávu.

2. Až budete připraveni nastavit připomenutí, v části Zapojení e-mailu vyberte možnost Nastavit připomenutí.

   

3. V dialogovém okně Nastavení připomenutí vyplňte následující pole.

   • Podmínka: Vyberte podmínku, která spustí připomenutí:
     • Pokud nedostanu odpověď do: Spustí připomenutí, pokud není do data Připomenout přijata žádná odpověď. Dostupné pouze pro sledované zprávy.
     • Pokud e-mail není otevřen do: Spustí připomenutí, pokud zpráva není otevřena do data Připomenutí. Dostupné pouze pro sledované zprávy.
     • Přesto připomenout v: v každém případě aktivovat připomenutí v určený čas a den.
   • Připomenout podle: Zadejte datum a čas, kdy se má připomenutí zobrazit, když je splněna Podmínka.
   • Komentář: Volitelně můžete k připomínce přidat poznámku.

   

4. Volbou OK uložte nastavení a zavřete okno.

   Indikátor Nastavit připomenutí zmodrá a zobrazí se krátké shrnutí nastavení připomenutí. Po uplynutí času připomenutí se souhrn aktualizuje, aby to bylo uvedeno. Vyberte Změnit připomenutí nebo Odebrat připomenutí, pokud potřebujete změnit připomenutí nebo je odstranit.

   

5. Vyberte Odeslat nebo Uložit, pokud chcete zprávu uložit jako návrh a dokončit ji později.

Když se připomenutí spustí, systém vytvoří v asistentovi akční kartu. Kartě je přidělena vysoká priorita, takže byste ji měli ihned vidět. Na kartě jsou k dispozici odkazy na zprávy a související záznamy a tlačítka akcí pro zrušení nebo odložení upozornění. Další informace o kartě e-mailového připomenutí.

Nemůžete funkci najít ve své aplikaci?

Existuje několik možnosti:

• K používání této funkce nemáte potřebnou licenci. Podívejte se na srovnávací tabulku a průvodce licencováním a zjistěte, které funkce jsou k dispozici s vaší licencí.
• K použití této funkce nemáte potřebnou roli zabezpečení.
  • Chcete-li konfigurovat nebo nastavit funkci, musíte mít role Správa a Vlastní nastavení
  • Chcete-li používat funkce související s prodejem, musíte mít Primární prodejní role
  • Některé úkoly vyžadují specifické Funkční role.
• Váš správce danou funkci nezapnul.
• Vaše organizace používá vlastní aplikaci. O přesném postupu se informujte u svého správce. Kroky popsané v tomto článku se týkají předem připravených aplikací Centrum prodeje a Sales Professional.

Související informace

Povolení funkce zapojení e-mailu
Zobrazení interakcí se zprávami se zapojením e-mailu
Konfigurace předvoleb ochrany osobních údajů
Vytváření šablon pro e-mail