Správa návrhů faktury projektu

Platí pro: Project Operations pro scénáře založené na zdrojích / položkách, které nejsou na skladě

Vaše fakturační oddělení může zpracovat návrhy faktury za projekt, pokud jsou splněny následující dvě podmínky:

• Manažer projektu potvrdí proforma fakturu v Microsoft Dataverse.
• Všechny časově a materiálně nevyfakturované prodejní transakce, které jsou zahrnuty do pro forma faktury, se zaúčtují pomocí deníku integrace Dynamics 365 Project Operations.

Pomocí následujících kroků dokončete návrh projektové faktury v Dynamics 365 Finance.

1. Zkontrolujte fakturační údaje týkající se časových a věcných materiálových transakcí a zaúčtujte deník integrace Project Operations.
2. Zkontrolujte fakturační údaje pro milníky fakturace s pevnou cenou.
3. Zkontrolujte a naformátujte návrh faktury projektu.
4. Zveřejněte a vytiskněte projektové faktury.

Správa fakturačních údajů v deníku Project Operations Integration

Skutečné hodnoty projektu vytvořené v Dataverse jsou zkontrolovány a zaúčtovány v účetním financí podle projektu. Další informace o práci s deníkem integrace viz Deník integrace v Project Operations.

Skutečné náklady a nevyfakturované skutečné tržby se přidají do deníku integrace jako samostatné řádky:

• Jednotková nákladová cena a částka nákladů ve výchozím nastavení skutečných nákladů z transakce skutečných nákladů projektu v Dataverse.
• Jednotková prodejní cena a částka prodeje u nevyfakturované prodejní transakce má výchozí hodnotu ze skutečné nevyfakturované prodejní transakce v Dataverse.

Účtování daně z prodeje

Výpočet daně z prodeje pro fakturaci je určen kombinací polí Skupina fakturace daně a Skupina daně z prodeje fakturační položky na záznamu nevyfakturovaného prodeje na řádku deiníku Integrace Project Operations. Systém nastaví výchozí hodnoty těchto polí na základě nastavení na kartě Finance na stránce Parametry řízení projektu a účetnictví.

• Metoda skupiny daně z prodeje určuje výchozí logiku skupiny fakturace daně z prodeje:

  • Projekt: Bude vždy mít vždy výchozí hodnotu skupinu fakturace daně z prodeje z projektu. Můžete zkontrolovat nebo změnit výchozí skupinu fakturace daně z prodeje v projektu výběrem Zobrazit výchozí účetnictví na stránce Všechny projekty.
  • Smlouva projektu: Bude vždy mít vždy výchozí hodnotu skupinu fakturace daně z prodeje ze smlouvy projektu. Můžete zkontrolovat nebo změnit výchozí skupinu fakturace daně z prodeje ve smlouvě projektu výběrem Zobrazit výchozí účetnictví na stránce Smlouvy projektu.
  • Zákazník: Bude vždy mít vždy výchozí hodnotu skupinu fakturace daně z prodeje ze zákazníka.
  • Vyhledávání: Prohledá všechny výše uvedené entity a vybere první dostupnou hodnotu. Hledání začíná na entitě Projekt, pak na entitě Smlouva projektu a nakonec entitě Zákazník.

• Metoda skupiny daně z prodeje položky určuje výchozí logiku skupiny fakturace daně z prodeje položky:

  • U typů časových, výdajových a poplatkových transakcí bude mít skupina daně z prodeje fakturační položky vždy výchozí hodnotu z entity Kategorie projektu.
  • U typů materiálových transakcí je výchozí skupina daně z prodeje fakturační položky na základě nastavení Metoda skupiny daně z prodeje položky v části Parametry řízení projektu a účetnictví. Číslo položky má výchozí hodnotu skupiny daně z prodeje položky z entity Vydaný produkt. Kategorie má výchozí hodnotu skupiny daně z prodeje položky z entity Kategorie produktu.

Finanční dimenze

Finanční dimenze nevyfakturovaných záznamů o prodeji v deníku integrace Project Operations má výchozí hodnotu z entity Projekt. Finanční dimenze lze zkontrolovat a upravit výběrem Rozdělit částky. Pokud potřebujete změnit finanční dimenze nevyfakturovaného záznamu prodeje po zaúčtování deníku integrace, ale před potvrzením pro forma faktury, přejděte na Všechny projekty>Spravovat>Zaúčtované transakce, vyberte transakci a poté vyberte Proces>Upravit účtování.

Směnné kurzy

Měna nevyfakturované transakce v Dataverse se používá jako měna transakce ve Finance a převádí se na zúčtovací měnu společnosti pomocí směnných kurzů definovaných ve Finance.

Projektová smlouva může vyžadovat, aby se po celou dobu trvání smlouvy používal konstantní (pevný) směnný kurz. V některých případech může být ke splnění smluvních nebo regulačních požadavků vyžadována dohoda o pevné sazbě. Pevný směnný kurz se pak použije, když jsou jakékoli částky prodeje v nakonfigurované měně převedeny na položky výnosů pro zúčtovací měnu společnosti.

Přehled funkce pevného směnného kurzu

Od verze 10.0.41 je pro podporu tohoto požadavku k dispozici funkce Povolit použití projektových smluv o pevném směnném kurzu pro nasazení prostředků / neskladová nasazení. Po povolení této funkce podokno akcí na stránce Projektové smlouvy ve finanční a provozní architektuře obsahuje tlačítko, které lze použít k nastavení smlouvy s pevnou sazbou. Kromě toho lze zadat prodejní měnu, směnný kurz a volitelné referenční číslo smlouvy, aby bylo možné uzavřít smlouvu s pevnou sazbou.

Ve výchozím nastavení, pokud není pro danou projektovou smlouvu nakonfigurována smlouva s pevnou sazbou, systém použije směnný kurz, který je nakonfigurován pro právnickou osobu.

Se smlouvami o pevné sazbě lze použít následující dokumenty:

• Deníky
• Časové záznamy
• Protokoly využití materiálu
• Milníky a zálohy
• Výdaje
• Sestavy výdajů
• Faktury dodavatele
• Odhady, jako jsou hodiny, čas a materiály

Poznámka:

Pokud je v projektu, který má existující transakce, povolen pevný směnný kurz, stávající řádky deníku konceptů integrace nebo nevyřízené faktury projektu začnou používat nový kurz.

Ukázkový scénář

Contoso sídlí ve Spojených státech a jako zúčtovací měnu používá americký dolar (USD). Dodává projekt pro vinařství Coho Winery, které sídlí ve Velké Británii. Britská libra (GBP) se používá jako měna smluvního prodeje. Směnné kurzy GBP k USD se pravidelně pohybují mezi 1,2 a 1,4. Společnosti se proto dohodly na fixní sazbě 1,25 pro své obchodní aktivity po dobu trvání smlouvy a projektu.

V Project Operations je vytvořena projektová smlouva. Pro tuto projektovou smlouvu je nakonfigurována smlouva s pevnou sazbou, která používá měnu GBP a směnný kurz 1,25. Contoso nastaví projekt Čas a Materiál s časem a výdaji, které nabíhají výnosy pro generování finančních položek nedokončené práce (WIP).

Na projektu se vytvářejí úkoly pro plánování různých fází projektu. Julia Funderburk splní první úkol, sběr požadavků. Doba trvání tohoto úkolu se odhaduje na sedm hodin. Můžete otevřít stránku Všechny projekty ve finanční a provozní infrastruktuře, vybrat projekt a poté vybrat Hodinové prognózy na kartě Plán v podokně akcí. Stránka zobrazuje položku pro sedmihodinovou předpověď. Vyberte kartu Preview hlavní knihy, karta Přehled zobrazí odhadované náklady a řádek na 2 187,50 GBP výnosů pro typ zaúčtování Projekt – fakturované výnosy. Výběrem karty Obecné zobrazíte rozpis prodejů. Tento rozpis ukazuje sedm hodin úsilí a prodejní cenu 250. Celková částka prodeje 1 750 se vypočítá pomocí směnného kurzu 125.

Výnosy Contoso v jeho zúčtovací měně se počítají následujícím způsobem:

7 hodin × cena 250 GBP × směnný kurz 1,25 = 2 187,50 USD

Poté, co projekt začne, Julie zaznamená svůj čas za první čtyři hodiny práce na první fakturu za projekt. 27. srpna vytvoří časový záznam na čtyři hodiny proti úkolu shromažďování požadavků. Po schválení se tato položka vytvoří jako deník integrace během dalšího zpracování importu z pracovní tabulky. Deník integrace zobrazuje dva řádky: jeden pro náklady a jeden pro prodej. Následující tabulka ukazuje, jak tyto řádky vypadají.

Typ dokumentu	Název prostředku	hod	Částka nákladů	Částka prodeje	Měna prodeje	Cenový směnný kurz
Využití	Julia Funderburk	4	480	0	USD	100
Využití	Julia Funderburk	4	0	1000	GBP	125

U nákladového řádku zůstávají náklady v měně společnosti (USD). Proto se nepoužívá žádný směnný kurz. U řádku prodeje odráží směnný kurz ceny pevný směnný kurz.

Zaúčtování deníku integrace má za následek následující položky:

• Zaúčtování nákladů projektu
• Vstup do projektu – WIP – Hodnota tržeb
• Vstup do časově rozlišených výnosů projektu pro WIP pomocí pevného směnného kurzu

Obchodní vztah	Name	Částka v měně transakce	Částka v zúčtovací měně	Směnný kurz	Typ zaúčtování
600300	Přidělení mezd	-480	-480	01	Projekt - přidělení mezd
540100	Náklady na projekt - práce	480	480	01	Projekt - náklady
161300	WIP - hodnota prodeje	1000	1,250	1.25	Projekt – WIP – prodejní hodnota
420200	Časově rozlišené výnosy	-1 000	-1 250	1.25	Projekt - časově rozlišené výnosy

Když je návrh faktury vygenerován, má jeden řádek na čtyři hodiny s prodejní cenou 250, pro celkovou částku prodeje 1 000 GBP. Faktura odběratele je v GBP.

Výsledkem zaúčtování návrhu faktury je faktura odběratele, která obsahuje následující položky:

• Storno v projektu – WIP – Hodnota tržeb
• Storno časově rozlišených výnosů projektu pro WIP pomocí pevného směnného kurzu
• Položka pro Fakturované výnosy pomocí pevného směnného kurzu
• Položka pro Zůstatek odběratele pomocí pevného směnného kurzu

4 hodin × cena 250 GBP × směnný kurz 1,25 = 1 250 GBP

Obchodní vztah	Name	Částka v měně transakce	Částka v zúčtovací měně	Směnný kurz	Typ zaúčtování
161300	WIP - hodnota prodeje	-1 000	-1 250	1.25	Projekt – WIP – prodejní hodnota
420200	Časově rozlišené výnosy	1000	1,250	1.25	Projekt - časově rozlišené výnosy
411100	Výnosy - práce	-1 000	-1 250	1.25	Projekt - Fakturované výnosy
130100	Pohledávky	1000	1,250	1.25	Zůstatek zákazníka

Správa finančních atributů milníků fakturace

Řádky projektové smlouvy využívající metodu fakturace s pevnou cenou jsou fakturovány prostřednictvím Milníky pevné ceny. Účetní projektu může zkontrolovat milníky fakturace ve Finance v nabídce Řízení projektů a účetnictví>Všechny projekty>Spravovat>Transakce na účet.

Účtování daně z prodeje

Hodnoty Skupina daně z prodeje a Skupina daně z prodeje položek mají výchozí hodnoty z nastavení při vytváření nového milníku fakturace v Dataverse. Systém nastaví výchozí hodnoty těchto polí na základě nastavení na kartě Finance na stránce Parametry řízení projektu a účetnictví.

• Metoda skupiny daně z prodeje určuje výchozí logiku skupiny fakturace daně z prodeje:

  • Projekt bude vždy mít vždy výchozí hodnotu skupinu fakturace daně z prodeje z projektu. Můžete zkontrolovat nebo změnit výchozí skupinu daně z prodeje v projektu výběrem Zobrazit výchozí účetnictví na stránce Všechny projekty.
  • Smlouva projektu bude vždy mít vždy výchozí hodnotu skupinu fakturace daně z prodeje ze smlouvy projektu. Můžete zkontrolovat nebo změnit výchozí skupinu fakturace daně z prodeje ve smlouvě projektu výběrem Zobrazit výchozí účetnictví na stránce Smlouvy projektu.
  • Zákazník bude vždy mít vždy výchozí hodnotu skupinu fakturace daně z prodeje ze zákazníka.
  • Vyhledávání prohledá všechny výše uvedené entity v tomto seznamu a vybere první dostupnou hodnotu. Hledání začíná na entitě Projekt, pak na entitě Smlouva projektu a nakonec entitě Zákazník.

• Skupina DPH položky milníku s pevnou cenou se používá jako výchozí hodnota v poli Skupina DPH položky pro milník fakturace. Účetní může tuto hodnotu zkontrolovat a upravit na stránce Transakce na účet. Systém používá hodnotu z transakce na účtu při vytváření řádku návrhu faktury projektu.

Finanční dimenze

Výchozí finanční dimenze pro milník fakturace s pevnou cenou jsou nastaveny na řádcích smlouvy projektu. Přejděte do Smlouvy projektu>Zobrazit výchozí účetnictví a na kartě Řádky smlouvy vyberte řádek smlouvy ceny, poté nastavte hodnoty finanční dimenze, které chcete použít jako výchozí.

Účetní projektu může upravovat informace o dani z obratu a finanční dimenzi na milnících faktur, dokud nebude vytvořen návrh faktury projektu.

Vytvoření návrhů faktury projektu

Návrhy faktury za projekt lze zkontrolovat v modulu Řízení projektů a účetnictví přejitím na Faktury projektu>Návrhy faktury projektu.

Záhlaví návrhu faktury projektu se vytvoří v aplikaci Finance, když je pro forma faktura potvrzena v Dataverse. Pro snazší odsouhlasení systém nastaví číslo návrhu faktury projektu ve Finance na stejné číslo jako ID pro forma faktury v Dataverse. Vzhledem k tomu, že pro forma faktury nemusí být nutně potvrzeny ve stejném pořadí, v jakém jsou vytvářeny, musí sekvence čísel návrhů faktury projektu v Finance umožňovat změny na nižší a vyšší čísla. Nakonfigurujte číselné řady pomocí následujících kroků:

1. Ve Finance přejděte na Správa organizace>Číselné řady>Číselné řady.

2. Ve filtru Oblast vyberte Projekty.

3. Ve filtru Odkaz vyberte Návrh faktury.

4. Použijte pole Společnost k filtrování jednotlivých právnických osob s aktivní integrací Project Operations Dataverse.

5. Otevřete Podrobnosti o číselné řadě. Na kartě Obecné nastavte následující hodnoty:

   • Povolit uživatelské změny: na nižší číslo = Ano
   • Povolit uživatelské změny: na vyšší číslo = Ano

Řádky návrhu faktury projektu jsou přidávány systémem pomocí periodického procesu Import z pracovní tabulky (Řízení projektů a účetnictví>Periodické>Integrace Project Operations>Import z pracovní tabulky). Tento proces lze spustit ručně nebo pomocí pravidelného plánu. Systém nepřidá řádky do dokumentu návrhu faktury, dokud nejsou všechny řádky připraveny k fakturaci. Časové a materiálové transakce jsou připraveny k fakturaci, pouze pokud jsou zaúčtovány pomocí deníku Integrace Project Operations.

Formátování a tisk návrhů faktur projektu

Účetní projektu může přizpůsobit výtisk faktury projektu pomocí stránky Formátovat návrh faktury možností správy tisku.

Formátování návrhů faktur

Stránka Formátovat návrhy faktur umožňuje zobrazení vlastních seskupovacích transakcí na faktuře projektu zákazníka.

1. Na stránce Návrh faktury projektu vyberte Vytisknout>Formátovat návrh faktury.

2. Vyberte možnost Nový k vytvoření nového seskupení pro výtisk faktury projektu.

3. V poli Detail/shrnutí pole vyberte možnosti pro toto seskupení:

   • Vyberte možnost Detail k vytištění podrobností transakce na faktuře zákazníka.
   • Vyberte možnost Souhrn k vytištění souhrnu transakce na faktuře zákazníka.

Poznámka:

Výběr v poli Detail/Shrnutí na stránce Formátovat návrh faktury přepíše volbu vybranou v poli Formát faktury na stránce Návrhy fakturace pro tisk podrobné faktury nebo souhrnné faktury.

• Vyberte řádky transakcí, které chcete zahrnout do této části na kartě Dostupné transakce a vyberte Zahrnout transakce, abyste je přesunuli na kartu Vybrané transakce.
• Vyberte Posunout nahoru a Posunout dolů ke změně pořadí sekcí.
• Vyberte Náhled před tiskem k zobrazení náhledu formátované faktury.

Správa tisku

Správa tisku používá různé soubory se sestavami k tisku, určení cílů a přizpůsobení textu zápatí pro fakturu. Správa tisku může být nastavena na úrovni modulu, ale tato nastavení lze přepsat pro konkrétního zákazníka, smlouvu nebo návrh faktury. Pro přístup k této funkci na stránce Návrh faktury projektu vyberte možnost Vytisknout>Správa tisku.

Nastavení správy tisku se zobrazuje jako stromové zobrazení, kde každá úroveň uzlu zobrazuje dostupné dokumenty, které lze upravit. Můžete přiřadit vlastní výtisky na úrovni modulu, zákazníka, smlouvy nebo faktury. Chcete-li upravit výtisk původního dokumentu, rozbalte požadovaný uzel a vyberte Originální položka. V poli Formát zprávy vyberte formát zprávy, který se má použít pro tisk. Můžete použít vlastní formáty zpráv pomocí Rámec správy obchodních dokumentů.

Zaúčtování návrhů faktur

Poté, co bude faktura zkontrolována a upravena a řádky návrhu faktury budou uspokojivé, zkontrolujte součty faktur a daň z prodeje. Ve skupině Detaily vyberte Součty a poté vyberte Zaúčtovat k zaúčtování faktury.

Chcete-li před zaúčtováním zobrazit fakturu, zrušte zaškrtnutí políčka Zaúčtování. Pro forma bude vytištěno na faktuře, což znamená, že se jedná o vzorovou fakturu. Chcete-li fakturu vytisknout, vyberte zaškrtávací políčko Tisk faktury.

Kromě stránky Návrh faktury lze také návrhy faktur zveřejnit spuštěním periodické úlohy Zaúčtovat návrhy faktur. Chcete-li najít tuto úlohu, přejděte na Řízení projektů a účetnictví>Periodické>Faktury projektu>Zaúčtovat návrhy faktur.

Tato stránka zobrazuje všechny návrhy faktur, které jsou připraveny k zaúčtování. Můžete naplánovat odesílání návrhů faktur výběrem možnosti Dávka. Nastavte Parametr dávkového zpracování na Ano a nastavte opakování dávkového zpracování výběrem Opakování.