Sdílet prostřednictvím

Příručka pro správce aplikace Dynamics 365 for Outlook

  • Článek

Důležité

S platností od 1. října 2020 byla starší verze Dynamics 365 for Outlook (označovaná také jako doplněk aplikace Outlook COM) vyřazena. Microsoft neposkytne podporu ani žádné další aktualizace (včetně zabezpečení a důležitých aktualizací) doplňku aplikace Outlook COM pro aplikace Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing a Field Service).

  • S platností od 4. prosince 2020 Dynamics 365 for Outlook není k dispozici pro aplikace pro Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing a Field Service). Použijte místo toho moderní Dynamics 365 App for Outlook.
  • Uživatelé Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) mohou nadále používat starší verzi Dynamics 365 for Outlook a ta bude i nadále dostávat důležité bezpečnostní aktualizace. Doporučujeme vám však co nejdříve přejít na moderní Dynamics 365 App for Outlook.

Pokud chcete získat další informace a kroky pro plynulý přechod, stáhněte si playbook Dynamics 365 for Outlook (doplněk COM).

Dynamics 365 for Outlook může synchronizovat e-mailové zprávy, kontakty, úkoly a schůzky mezi Office Outlook a Dynamics 365 (synchronizace klienta se serverem). Podobně jako v případě synchronizace na straně serveru slouží filtry pro synchronizaci k synchronizaci zasílání dat z Dynamics 365 do Outlooku nebo Exchange. Ruční sledování nebo sledování založené na pravidlu pro doručenou poštu slouží k synchronizaci zasílání dat z Exchange nebo Outlook do Dynamics 365.

Synchronizace Dynamics 365 for Outlook.

Používáte-li Dynamics 365 for Outlook, existuje několik konceptů synchronizace, kterým je užitečné porozumět. Všimněte si, že pro funkci Dynamics 365 for Outlook musí každý uživatel Dynamics 365 pro Customer Engagement spustit doplněk Dynamics 365 for Outlook a musí být vhodně nakonfigurován záznam poštovní schránky uživatele Dynamics 365.

Pokud vyberete Dynamics 365 for Outlook jako způsob synchronizace zasílání dat v záznamu poštovní schránky uživatele, e-maily, kontakty, schůzky a úkoly vytvořené v Outlooku jsou synchronizovány s Dynamics 365 nebo Customer Engagement (on-premises).

Důležité

  • Musíte mít nejnovější verzi aplikace Dynamics 365 for Outlook (verze 8.2.3) pro připojení k aplikacím Dynamics 365. Verze 8.2.3 poskytuje podporu pro Transport Layer Security (TLS) 1.2 potřebný pro připojení aplikací Dynamics 365 for Outlook a Dynamics 365. Další informace naleznete v části Aktualizace pro aplikaci Dynamics 365 for Outlook.
  • Při použití Dynamics 365 for Outlook verze 9.0 v režimu offline nebudou přílohy k synchronizovaným záznamům v režimu offline k dispozici. Pokud k záznamu existuje příloha, bude příloha k dispozici, pouze pokud jste zpět online. Pokud jste přidali přílohu k záznamu v offline režimu, bude příloha synchronizována se serverem, když se vrátíte do režimu online. Chcete-li používat přílohy v režimu offline, zvažte uložení přílohy do svého zařízení.
  • Offline funkce v aplikaci Dynamics 365 for Outlook verze 9.0 není v aplikaci Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) k dispozici.
  • Vlastní nastavení, která mají závislost na databázovém stroji SQL a místní offline instanci aplikace Dynamics 365 for Outlook nejsou podporována.
  • Microsoft Dynamics 365 for Outlook není povolen v Dataverse.

Koncepty synchronizace aplikace Dynamics 365 for Outlook

Povšimněte si následujících koncepcí při použití Dynamics 365 for Outlook jako agenta synchronizace:

  1. Organizace pro synchronizaci. Pouze jedna organizace může být určena jako organizace pro synchronizaci. Pokud je nakonfigurována více než jedna organizace Dynamics 365, můžete zobrazit organizaci pro synchronizaci v průvodci konfigurací Dynamics 365. Průvodce konfigurací je aplikace, která je součástí Dynamics 365 for Outlook. Všimněte si, že pomocí Dynamics 365 for Outlook se můžete stále připojit k dalším organizacím. Pokud není však organizace definována jako organizace pro synchronizaci v Dynamics 365 for Outlook, zasílání dat v Outlook nebude s touto organizací synchronizováno.

  2. Synchronizace poštovní schránky. Pouze jedna poštovní schránka služby Exchange nebo POP3 může být určena pro jednoho uživatele Dynamics 365 pro Customer Engagement. Nelze určit více poštovních schránek a nelze mapovat více než jednoho uživatele Dynamics 365 pro Customer Engagement na jednu poštovní schránku služby Exchange nebo POP3. Tato poštovní schránka se označuje jako primární poštovní schránka.

  3. Synchronizace instance aplikace Dynamics 365 for Outlook. Pouze jedna instance Dynamics 365 for Outlook může být určena jako instance Dynamics 365 for Outlook pro synchronizaci. Při přihlášení k organizaci z jiného počítače se systémem Dynamics 365 for Outlook, který není instancí Dynamics 365 for Outlook pro synchronizaci, se zobrazí dialogové okno zprávy s dotazem, zda chcete nastavit aktuální instanci Dynamics 365 for Outlook jako instanci Dynamics 365 for Outlook pro synchronizaci. Všimněte si, že, pokud se rozhodnete nenastavit instanci Dynamics 365 for Outlook jako instanci pro synchronizaci, můžete se stále připojit k organizaci Dynamics 365 pro Customer Engagement a provádět úkoly, ale zasílání dat v Outlooku nebude s organizací Dynamics 365 pro Customer Engagement synchronizováno.

  4. Synchronizace dat pro přechod offline. Možnosti pro přechod do offline režimu používají SQL Server Express jako místní úložiště dat. Při přechodu do offline režimu nebo zpět do online režimu Dynamics 365 for Outlook synchronizuje záznamy pro typy entit, které můžete zvolit v programu Dynamics 365 pro Customer Engagement nebo Customer Engagement (on-premises). Při přechodu do offline režimu nebo zpět do online režimu se vytvoří samostatný proces synchronizace, který není součástí synchronizace zasílání dat popsané zde. Možnost přechodu do offline režimu umožňuje uživatelům vytvořit, upravit nebo odstranit záznamy v offline režimu, který lze později synchronizovat s Dynamics 365 pro Customer Engagement nebo Customer Engagement (on-premises), jakmile Dynamics 365 for Outlook opět přejde do režimu online.

Oznámení o ochraně soukromí

Pokud chcete používat Microsoft Dynamics 365 for Outlook, musíte se přihlásit pomocí svých přihlašovacích údajů (e-mailové adresy a hesla). Tyto přihlašovací údaje máte možnost uložit místně, abyste k jejich zadávání nebyli vyzýváni při každém spuštění Outlooku. Pokud se rozhodnete tyto údaje uložit místně, při každém otevření Outlooku se Dynamics 365 for Outlook automaticky připojí k Microsoft Dynamics 365 (online).

Pokud máte přístup k Internetu, po prvním přihlášení a použití klienta Dynamics 365 for Outlook se vždy otevře spojení mezi vaším počítačem a aplikací Dynamics 365 (online). Připojení mezi počítačem a Dynamics 365 můžete vypnout jenom nastavením konfigurace, ale po vypnutí připojení může u aplikace Dynamics 365 for Outlook dojít k poklesu výkonu.

Pokud Dynamics 365 for Outlook použijete ke sledování e-mailu, bude vlákno e-mailu viditelné uživatelům v organizaci, kteří mají oprávnění k jeho zobrazení.

U každého přijatého e-mailu odešle Dynamics 365 for Outlook do Dynamics 365 (online) e-mailovou adresu odesílatele, e-mailovou adresu příjemce a předmět zprávy. To umožňuje aplikaci Dynamics 365 (online) ověřit, jestli má nebo nemá být konkrétní e-mail uložený ve službě Dynamics 365 (online). Při sledování položky bude její kopii udržovat služba Dynamics 365 a tato položka bude viditelná ostatním uživatelům v organizaci, kteří mají příslušná oprávnění. Pokud položku přestanete sledovat, odstraní se tato kopie automaticky z Dynamics 365 (online) jenom v případě, že ji vlastníte.

Když při používání Microsoft Dynamics 365 for Outlook přejdete do offline režimu, ve vašem místním počítači se vytvoří a uloží kopie dat, na kterých pracujete. Tato data se z Dynamics 365 (online) přenášejí do vašeho počítače pomocí zabezpečeného připojení a mezi touto místní kopií a Dynamics 365 Online se zachová propojení. Při příštím přihlášení k Dynamics 365 (online) se místní data budou synchronizovat s Dynamics 365 (online).

Pomocí rolí zabezpečení správce určuje, jestli uživatelé organizace mohou Microsoft Dynamics 365 for Outlook přepnout do offline režimu.

Nastavením Filtrů synchronizace v dialogovém okně Možnosti mohou uživatelé a správci nakonfigurovat, jaké entity se stahují při offline synchronizaci. Pomocí volby Upřesnit možnosti v dialogovém okně Filtry synchronizace mohou uživatelé a správci alternativně nakonfigurovat, která pole se stahují (a nahrávají).

Pokud Dynamics 365 (online) používáte společně s funkcí Synchronizovat s aplikací Outlook, budou se synchronizovaná data Dynamics 365 „exportovat“ do Outlooku. Mezi informacemi v Outlooku a informacemi v Dynamics 365 (online) se zachová propojení, aby informace mezi nimi zůstaly aktuální. Při synchronizaci Outlooku se stahují jenom identifikátory příslušných záznamů Dynamics 365, které se použijí, když se uživatel pokusí sledovat a nastavit související položku Outlooku. Firemní data se do zařízení neukládají.

Správce pomocí rolí zabezpečení určuje, jestli uživatelé v organizaci mají povolenou synchronizaci dat Dynamics 365 s Outlookem.