Finanční značky

Po zaúčtování transakcí je běžné, že organizace požadují viditelnost do dat vedlejší knihy, aby bylo možné analyzovat účetní záznamy, které jsou z těchto transakcí vygenerovány. Dnes organizace používají pole, jako je číslo dokumentu, popis nebo finanční dimenze, ke sledování dat vedlejší knihy v hlavní knize, protože je obtížné v datovém modelu přejít na data vedlejší knihy. Typy dat vedlejší knihy, které jsou často sledovány, zahrnují čísla prodejních objednávek nebo nákupních objednávek, jména dodavatelů nebo zákazníků, platební reference, čísla faktur nebo referenční čísla z externích transakcí, které jsou importovány do Microsoft Dynamics 365 Finance. Kromě toho, že se data z vedlejší knihy používají pro analýzu, používají se pro procesy, jako je vypořádání hlavní knihy.

Funkce Finanční značky (značky) eliminuje potřebu používat čísla dokumentů, popisy nebo finanční dimenze tím, že organizaci umožňuje vytvářet a zadávat až 20 uživatelsky definovaných polí v transakcích. Tato pole jsou pak uložena v účetních záznamech, které jsou vytvořeny pro transakce. Hodnoty značek nejsou uloženy v žádných tabulkách dílčí knihy, jako je tabulka transakcí zákazníka nebo transakce dodavatele.

Značky byly představeny ve verzi 10.0.32 Dynamics 365 Finance. V každé nové verzi budou značky implementovány do dalších deníků, dokumentů a procesů. Ve verzi 10.0.37 byla podpora značek přidána do následujících deníků a transakcí:

• Hlavní deník

• Globální hlavní deník

• Deník přidělení

• Deník dlouhodobého majetku

• Všechny deníky leasingu majetku

• Periodický deník

• Deník úprav měny vykazování

• Deník plateb odběratele

• Deník plateb dodavatelů

• Deník faktur (dodavatel)

• Globální deník faktur (dodavatel)

• Registr faktur

• Dokumenty prodejní objednávky (prodejní objednávka, dodací list a zákaznická faktura)

  Poznámka

  Chcete-li zpřístupnit podporu pro značky na dokladech prodejních objednávek, povolte funkci Povolit finanční značky pro fakturaci prodejních objednávek ve správě funkcí.

• Dokumenty nákupní objednávky (nákupní objednávka, příjemka produktu a faktura dodavatele)

  Poznámka

  Počínaje Dynamics 365 Finance verze 10.0.41 jsou na dokumentech nákupních objednávek k dispozici značky. Funkce Povolit finanční značky pro fakturaci nákupní objednávky je k dispozici ve správě funkcí. Funkce je v privátní verzi Preview a je řízena testovací verzí PurchaseOrderFinTagFeature. Chcete-li začít používat finanční značky v dokumentech nákupní objednávky, vytvořte nejprve lístek IcM, abyste povolili tuto testovací verzi.

Nastavení

Chcete-li funkci používat, musíte povolit funkci Finanční značky v pracovním prostoru Správa funkcí. Tuto funkci lze kdykoli deaktivovat. Pokud je funkce povolena, ale později deaktivována, všechny hodnoty, které byly zadány pro finanční značky u transakcí, budou v databázi zachovány. Nebudou však již viditelné u žádných transakcí ani v dotazech v Dynamics 365 Finance.

Zkušenost se zadáváním značek u transakcí se podobá zkušenosti se zadáváním účtu hlavní knihy pomocí finančních dimenzí. Značky nepoužívají stejný ovládací prvek jako účet hlavní knihy, ale stále vyžadují oddělovač mezi hodnotami značek. Před definováním jakýchkoli finančních značek byste měli definovat oddělovač značek. Na stránce Parametry hlavní knihy vyberte Finanční značky a zadejte oddělovač. Oddělovač, který zadáte, nesmí být použit v žádných hodnotách značek, které se zadávají do transakcí. Pokud například definujete pomlčku (-) jako oddělovač, jméno zákazníka zadané jako hodnota značky nesmí obsahovat spojovník. Po definování nelze oddělovač změnit.

Po aktivaci této funkce může každá právnická osoba definovat až 20 finančních značek. Značky jsou specifické pro právnickou osobu. K importu značek pro každou právnickou osobu můžete použít Konfiguraci finanční značky a Vlastní hodnotu seznamu finančních značek. Proto můžete rychle a snadno definovat stejné počáteční nastavení ve více právnických osobách.

Vytváření finančních značek

Než vytvoříte finanční značky, všimněte si následujících bodů:

• Vyhodnoťte, zda mají být data sledována jako finanční dimenze nebo finanční značka. Finanční značky jsou alternativou k finančním dimenzím, zejména pokud sledujete hodnoty, které mají malou nebo žádnou znovupoužitelnost, jako jsou čísla prodejních objednávek nebo čísla nákupních objednávek. Další informace o rozdílech mezi finančními značkami a finančními dimenzemi naleznete v části Rozdíly mezi finančními značkami a finančními dimenzemi.
• Po vytvoření finanční značky ji lze deaktivovat, nikoli však odstranit. Toto omezení pomáhá zajistit, že hodnoty značek zůstanou dostupné pro vykazování zaúčtovaných záznamů hlavní knihy. Finanční značky lze kdykoli snadno aktivovat a deaktivovat.
• Popisek každé finanční značky lze kdykoli změnit, a to i po zaúčtování transakcí.
• Pokud nebyly zaúčtovány žádné transakce pro konkrétní finanční značku, změna popisku značky nebude mít žádný vliv. Toto chování je užitečné, když musíte změnit účel značky, abyste mohli sledovat jiná data.
• Pokud byly transakce zaúčtovány pro konkrétní finanční značku, hodnoty značek se nezmění. Pokud byl popisek značky původně „Číslo nákupní objednávky“, ale později se změnil na „Číslo prodejní objednávky“, budou účetní položky, které byly zaúčtovány před změnou popisku, stále obsahovat čísla nákupních objednávek, která byla zadána a zaúčtována do hlavní knihy.

Vytvoření finanční značky

Při vytváření finanční značky postupujte podle následujících kroků.

1. Přejděte do části Hlavní kniha > Účtová osnova > Finanční značky > Finanční značky.
2. Zvolte Nový pro vytvoření nové finanční značky.
3. Zadejte popisek značky. Popisek musí začínat písmenem nebo podtržítkem a může obsahovat pouze písmena, čísla a podtržítka. Nejsou povoleny žádné speciální znaky, včetně mezer.
4. V poli Typ hodnoty vyberte Text, Seznam nebo Vlastní seznam.
5. Pokud jste vybrali Seznam v poli Typ hodnoty, vyberte zdroj hodnoty v poli Použít hodnoty z. Pole obsahuje seznam entit, ze kterých lze během zadávání transakce vybrat hodnoty značek.
6. Pokud jste vybrali Vlastní seznam v poli Typ hodnoty, vyberte Hodnoty značky k vytvoření vlastního seznamu hodnot značek, které budou dostupné pro výběr během zadávání transakce.
7. Pokud chcete aktivovat značku, zaškrtněte políčko Aktivovat.

Zadávání hodnot finančních značek u transakcí

Po aktivaci jedné finanční značky budou značky k dispozici pro zadání každé transakce, která tuto funkci podporuje.

Deníky a řádky

Když zadáte deníky, můžete definovat hodnoty značek v záhlaví dávky deníku. Tyto hodnoty pak budou použity jako výchozí hodnoty pro řádky v deníku. Stejně jako ostatní výchozí hodnoty v deníku budou automaticky zadány na nové řádky, které se přidají do deníku. Nebudou však zadány na řádcích, které již existují, když definujete hodnoty v záhlaví.

Výchozí hodnoty pro deníky

Hodnoty značek, které zadáte do deníku, se zadají jako výchozí hodnoty následujícím způsobem:

• Jednořádkový doklad:

  • Hodnoty značek, které přidáte do hlavičky dávky deníku, jsou zadány jako výchozí hodnoty na účtu.
  • Hodnoty značek, které přidáte do účtu, jsou zadány jako výchozí hodnoty na protiúčtu.
  • Pokud protiúčet již existuje, když přidáte hodnoty značek do účtu, tyto hodnoty značek nebudou zadány jako výchozí hodnoty na protiúčtu.
  • Pokud hodnoty značek existují na účtu i na protiúčtu, změny hodnot značek na jednom místě nezpůsobí aktualizaci hodnot na druhém místě. Pokud například změníte hodnoty značek na účtu, hodnoty značek na protiúčtu se neaktualizují. Toto chování pomáhá zabránit ztrátě dat, pokud uživatel ručně přepíše výchozí hodnoty.
  • Když přidáte nový řádek a přiřadíte nové číslo dokladu (které představuje novou transakci), výchozí chování začne znovu. Hodnoty značek z řádků jednoho dokladu nejsou nikdy zadány jako výchozí hodnoty na řádcích jiného dokladu.

• Víceřádkový doklad:

  • Hodnoty značek, které přidáte do hlavičky dávky deníku, jsou zadány jako výchozí hodnoty na účtu každého řádku, který je přidán do dokladu.
  • Hodnoty značek, které přidáte do účtu na prvním řádku, nejsou zadány jako výchozí hodnoty na účtu na dalším řádku dokladu a tak dále.

Výchozí hodnoty značek v hlavních datech neexistují a nejsou dostupné jako výchozí hodnoty. Například neexistuje žádná možnost definovat výchozí hodnoty značek u zákazníků nebo dodavatelů. Navíc vlastnosti samotné transakce nejsou automaticky zadány jako výchozí hodnoty. Například byla vytvořena značka pro sledování jména zákazníka. Pokud transakce obsahuje zákazníka, jméno zákazníka se ve výchozím nastavení nepoužívá jako hodnota značky zákazníka. Hodnotu je nutné zadat nebo importovat ručně.

Výchozí hodnoty pro dokumenty

Pro dokumenty, stejně jako pro deníky, se hodnoty značek nezadávají jako výchozí hodnoty z hlavních dat, protože hlavní data neobsahují výchozí hodnoty značek. Většina dokumentů, jako jsou prodejní objednávky, se řídí tímto obecným výchozím pořadím:

1. Hodnoty značek lze definovat v záhlaví dokumentu.
2. Hodnoty značek z hlavičky se používají jako výchozí hodnoty na řádcích dokumentu.
3. Hodnoty značek z řádků dokladu jsou použity jako výchozí hodnoty v rozúčtováních (pokud je doklad zdrojovým dokumentem a podporuje rozúčtování).

U vytvořených účetních záznamů se hodnoty značek zadávají jako výchozí hodnoty následujícím způsobem:

• Nezdrojové dokumenty:

  • Hodnoty značek pro souhrnný účet, jako jsou závazky nebo pohledávky, se standardně zadávají z hlavičky.
  • Všechny ostatní účty, jako jsou výdaje, výnosy, daně a slevy, standardně používají hodnoty značek z řádků.

• Zdrojové dokumenty:

  • Hodnoty značek pro souhrnný účet, jako jsou závazky nebo pohledávky, se standardně zadávají buď z hlavičky, nebo z rozúčtování, v závislosti na parametrech hlavní knihy, které se používají pro souhrnné účty. (Přejděte na Hlavní kniha>Nastavení hlavní knihy>Parametry hlavní knihy.) Hodnoty značek se ve výchozím nastavení zadávají podle stejné logiky, jaká se používá pro hodnoty finančního rozměru souhrnného účtu.
  • Všechny ostatní účty, jako jsou výdaje, výnosy, daně a slevy, standardně používají hodnoty značek z rozúčtování.

Pokud má dokument následné dokumenty, použijí se pro podřízené dokumenty značky z nadřazeného dokumentu. Například hodnoty značek z hlavičky a řádků prodejní objednávky se používají pro účtování, které je vytvořeno pro dodací list a fakturu zákazníka, podle výše popsané logiky.

Ověření

Když jsou hodnoty značek zadány u transakcí, nedochází k žádnému ověření během zadávání transakce ani účtování. I když je definována značka typu hodnoty Seznam nebo Vlastní seznam , hodnoty značky nejsou ověřeny. aby bylo zajištěno, že v seznamu existují. Vytvoří se například značka typu hodnoty Seznam a jako zdroj seznamu se vybere číslo nákupní objednávky. Přestože bude uveden seznam čísel nákupních objednávek, uživatel může zadat číslo nákupní objednávky, které v seznamu neexistuje.

Zaúčtování transakcí, které mají hodnoty značek

Po zaúčtování transakce jsou finanční značky dostupné na řádcích záznamu účtu hlavní knihy. Jsou zobrazeny na stránkách Dokladové transakce a Transakce pro hlavní účet. Finanční značky jsou zobrazeny v samostatných sloupcích, takže je lze snadněji třídit a filtrovat.

Pro vytváření přehledů nejsou značky součástí sad dimenzí. Proto nemůžete získat souhrnný zůstatek transakcí pro konkrétní hodnotu značky. Když se například díváte na zkušební zůstatek, nemůžete získat zůstatky na hodnotu značky. Když však projdete zůstatky ze zkušební rozvahy, hodnoty značek se zobrazí v podrobných transakcích. Podrobné transakce, včetně hodnot značek v samostatných sloupcích, lze exportovat do Excelu, kde je lze shrnout, pokud jsou požadovány zůstatky.

Pokud je štítek deaktivován, hodnoty štítku zůstávají na zaúčtovaných transakcích. Ve výchozím nastavení se deaktivované značky na stránkách s dotazy nezobrazují. Sloupce však můžete přidat výběrem Zobrazit neaktivní finanční značky.

Správné hodnoty značek po zaúčtování

Ačkoli jsou finanční značky k dispozici pro vykazování, nejsou součástí účtu hlavní knihy a nemají žádný vliv na finanční výkazy. Protože se značky používají pouze pro interní analýzu, úpravy hodnot značek jsou povoleny po zaúčtování transakcí.

1. V pracovním prostoru Správa funkcí povolte funkci s názvem Povolit úpravy interních dat v dokladech hlavní knihy. Tato funkce umožňuje některým rolím upravit pole Popis zaúčtovaných účetních zápisů. Pokud je také povolena funkce Finanční značky, je tato funkce vylepšena tak, aby umožňovala úpravy hodnot značek.
2. Po aktivaci funkce přejděte na Transakce dokladů.
3. Pomocí dotazu vyhledejte transakce, které chcete upravit.
4. Vyberte řádky v Dokladové transakce a poté vyberte Upravit interní data dokladu. Můžete upravovat pouze vybrané řádky.

Stránka zobrazuje řádky, které jste vybrali v poli Dokladové transakce, včetně aktuálních finančních značek a nových finančních značek. Aktuální hodnoty značek jsou zadány jako výchozí hodnoty pro nové značky. Nemusíte tedy vše zadávat ručně znovu, ale můžete změnit pouze to, co je nesprávné. K hromadné aktualizaci můžete použít tlačítko Hromadná aktualizace vybraných záznamů. Hromadné aktualizace jsou užitečné, pokud chcete přiřadit hodnoty značek velkým skupinám zaúčtovaných transakcí, které byly nesprávné nebo pro které nebyly definovány žádné hodnoty značek (například protože byly zaúčtovány před aktivací funkce).