Návod: Nastavení a fakturace záloh za prodej

Tento návod vás provede procesem nastavení a používání plateb předem v Business Central. Zálohové platby jsou platby, které jsou fakturovány a zaúčtovány na prodejní nebo nákupní objednávku předem zaúčtováním konečné faktury. Můžete například požadovat zálohu před výrobou položek na objednávku nebo můžete požadovat platbu před odesláním položek zákazníkovi. Funkce plateb předem můžete použít k fakturaci a vybírání záloh od zákazníků a k posílání záloh prodejcům. Tímto způsobem jsou všechny příslušné platby zaúčtovány proti stejné faktuře.

Pro každého zákazníka nebo dodavatele můžete definovat požadavky na platbu předem pro všechny položky nebo vybrané položky. Po nastavení záloh můžete generovat zálohové faktury z prodejních a nákupních objednávek s částkami záloh, které jsou založeny na vašem nastavení. V případě potřeby můžete částky na faktuře změnit.

Můžete například odeslat více zálohových faktur, pokud je do objednávky přidáno více položek.

O tomto návodu

Tento návod vás provede následujícími scénáři:

• Nastavení předplateb
• Vytvoření objednávky, která vyžaduje platbu předem
• Vytvoření zálohové faktury
• Oprava požadavků na platbu předem na objednávce
• Použití platby předem na objednávku
• Fakturace konečné částky na objednávce s platbou předem

Role

Tento návod zahrnuje úkoly pro následující role:

• Účetní manažer (Phyllis)
• Zpracovatel objednávky (Susan)
• Správce pohledávek (Arnie)

Příběh

Phyllis je účetní manažerkou a rozhoduje o tom, kteří zákazníci jsou povinni zaplatit zálohu před výrobou nebo odesláním položek. Phyllis nastaví Business Central k automatickému výpočtu záloh.

Susan je zpracovatel prodejních objednávek. Když zákazník zavolá, aby provedl objednávku, Susan zadá objednávku do systému, zatímco je zákazník na telefonu. Tímto způsobem může Susan okamžitě ověřit ceny a platební podmínky u zákazníka a během jednání se zákazníkem provést změny v objednávce.

Arnie pracuje v oddělení pohledávek a účtuje faktury a platby.

V tomto scénáři Phyllis nastaví požadavky na platbu předem pro zákazníka Selangorian na základě jeho kreditní historie. Phyllis dává Susan pokyny, jak vyřídit jejich rozkazy.

Když zákazník zavolá, Susan vyjednává se zákazníkem, dokud nedosáhnou dohody, a poté se rozhodne vypočítat platbu předem několika různými způsoby.

Poté, co Susan odešle zálohovou fakturu, zákazník objedná další položku. Susan aktualizuje objednávku a vytvoří druhou zálohovou fakturu.

Arnie zaregistruje platbu zákazníka a aplikuje ji na faktury a poté zašle konečnou fakturu.

Nastavení předplateb

Phyllis nastaví systém pro zpracování plateb předem pro zákazníky.

• Phyllis se rozhodne mít stejnou číselnou řadu pro platby předem, jako je ta, která se používá pro fakturaci prodeje.
• Phyllis nastaví aplikaci tak, aby zkontrolovala, zda jsou požadovány platby předem před konečnou fakturací na objednávce.
• Phyllis nastaví výchozí hodnoty pro požadované procento platby předem pro konkrétní položky a zákazníky.

Následující postupy popisují, jak provést úkoly Phyllis:

Nastavení, číselné řady pro zálohy

1. Vyberte ikonu , zadejte Nastavení prodejů a pohledávek a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Nastavení prodeje a pohledávek rozbalte rychlou kartu Číselná řada.
3. Ověřte, že číselná řada pro zaúčtované zálohové faktury v poli Č. zaúčtovaných zálohových faktur je stejná jako u zaúčtovaných prodejních faktur (Čísla zaúčtovaných faktur) a číselná řada pro zaúčtované dobropisy záloh (Čísla zaúčtovaných dobropisů) je stejná jako u zaúčtovaných dobropisů (Čísla zaúčtovaných dobropisů).

Zablokování zásilek pro nezaplacenou zálohu

1. Na stránce Nastavení prodeje a pohledávek na rychlé záložce Obecné zaškrtněte políčko Zkontrolovat platbu předem při zaúčtování.

Nyní nemůžete odeslat nebo fakturovat objednávku, která má nezaplacenou částku předem.

Ve výchozím nastavení Phyllis vyžaduje, aby zákazníkovi 20000 byla fakturována 30% záloha na všechny objednávky. Proto Phyllis zadá výchozí procento platby předem na kartě zákazníka.

Phyllis požaduje, aby všem zákazníkům byla fakturována 20% záloha za položku 1896-S. Zákazník 20000 má špatnou platební historii, takže Phyllis požaduje 40% platbu předem od zákazníka 20000 za položku 1896-S. Následující postup ukazuje, jak nastavit výchozí procenta záloh.

Chcete-li zákazníkům a položkám přiřadit výchozí procenta platby předem

1. Vyberte ikonu , zadejte Zákazníci a poté vyberte související odkaz.

2. Otevřete kartu pro zákazníka 20000 (Trey Research).

3. Na záložce s náhledem Platby v poli % předplacení zadejte 30.

4. Vyberte akci Související, vyberte položku nabídky Prodej a poté vyberte položku nabídky Procenta zálohy.

5. Vyplňte dva řádky na stránce Procenta prodejních záloh následovně.

   Typ prodeje	Kód prodeje	Číslo zboží	% zálohy
   Zákazník	20000	1896-S	40
   Zákazník	20000	1900-S	30

   Tip

   V závislosti na vaší zemi/oblasti musíte také zadat kód daňové skupiny na pevné záložce Náklady a zaúčtování pro položku 1896-S. Když používáte předváděcí společnost, toto pole je již nastaveno.

6. Zavřete všechny stránky.

Zadání účtu pro prodejní zálohy v obecném nastavení účtování

1. Vyberte ikonu , zadejte Obecné nastavení zaúčtování a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte řádek, kde je Obecná obchodní skupina zaúčtování nastavena na DOMESTIC a pole Obecná výrobní skupina zaúčtování nastavena na RETAIL.
3. V poli Číslo prodejních záloh vyberte příslušný účet. Váš výběr se automaticky uloží.

Tip

Pokud pole na stránce Obecné nastavení účtování nevidíte, použijte vodorovný posuvník ve spodní části stránky k posunutí doprava.

Vytvoření objednávky, která vyžaduje platbu předem

V následujícím scénáři Susan, zpracovatel objednávky, vytvoří objednávku, když mluví se zákazníkem. Zboží, které si zákazník objednává, vyžaduje platbu předem. Zákazník navíc v minulosti provedl nějaké opožděné platby. Susan dostala pokyn, aby požadovala pevnou částku 800 jako platbu předem na objednávce.

Zákazník žádá o zaplacení 35 %, s čímž Susan souhlasí a objednávku změní.

Susan vytvoří zálohovou fakturu a odešle ji zákazníkovi.

Vytvoření prodejní objednávky se zálohou

1. Vyberte ikonu , zadejte Prodejní objednávky a poté vyberte související odkaz.

2. Vyberte akci Nový.

3. V poli Jméno zákazníka vyberte Trey Research.

4. Zavřete zobrazené upozornění na nedoplatek po splatnosti.

5. Vyplňte dva prodejní řádky s následujícími údaji.

   Typ	Číslo	Množství
   Zboží	1896-S	1
   Zboží	1900-S	1

   Ve výchozím nastavení jsou pole zálohy na prodejním řádku skryta. K zobrazení polí musíte stránku přizpůsobit. Další informace naleznete v části Zahájení personalizace stránky pomocí banneru Přizpůsobení.

6. Ověřte, že pole % zálohy na řádku s položkou 1900-S obsahuje 30. Výchozí hodnota byla převzata z hlavičky prodeje, která byla vyplněna z karty zákazníka.

   Pole % zálohy na řádku s položkou 1896-S obsahuje 40. 40 je procento, které jste zadali na stránce Procenta předplatného prodeje pro položku 1896-S a zákazníka 20000.

   Více informací viz Nastavení záloh.

7. V akci Objednávka vyberte Statistiky.

8. Na rychlé záložce Záloha pole Částka zálohy bez DPH obsahuje 458,16. Pokud nyní vytvoříte zálohovou fakturu pro objednávku, je částka na faktuře 458,16.

   V tomto scénáři byla Susan instruována, aby navrhla celkovou platbu předem ve výši 800 za objednávku.

   Důležité

   V závislosti na vaší zemi/oblasti nemusí platit následující krok.

9. Změňte částku v poli Zálohová částka bez daně na 800 a poté stránku zavřete.

10. Ověřte pole % zálohy na prodejních řádcích a uvidíte, že bylo přepočítáno na 67,02438 a 67,02282.

    Přepočet zahrnuje všechny řádky, které mají procento zálohy větší než 0.

    Nyní se zákazník zeptá, zda lze procento zálohy nastavit na 35 %. Susanina nadřízená změnu schválí.

11. Na Prodejní objednávka na pevné záložce Platba předem v poli % zálohy zadejte 35.

12. V zobrazeném varování vyberte tlačítko Ano. Jako procento platby za celou objednávku bude použita sazba 35 %.

13. Ověřte, zda byly řádky správně aktualizovány.

Vytvoření zálohové faktury

Po zadání správných hodnot zálohy na objednávku Susan vytvoří zálohovou fakturu a odešle ji zákazníkovi.

Vytvoření zálohové faktury

1. Na stránce Prodejní objednávka vyberte Akce, pak Zaúčtování, pak Záloha a poté vyberte Zaúčtovat a vytisknout zálohovou fakturu
2. Stisknutím tlačítka Ano fakturu zaúčtujete.

Poznámka

Susan nyní pošle fakturu zákazníkovi.

Vytvoření dodatečné zálohové faktury

Následující den zákazník zavolá Susan a provede změny v objednávce. Zákazník chce dva kusy položky 1896-S. Susan znovu otevře objednávku, aktualizuje ji a poté pro objednávku vytvoří druhou zálohovou fakturu a odešle ji zákazníkovi.

Vytvoření dodatečné zálohové faktury

1. Na stránce Prodejní objednávka vyberte akci Uvolnit a pak Znovu otevřít.

2. Na řádku pro položku 1896-S, v poli Množství zadejte 2.

   V akci Objednávka vyberte Statistiky. Pole Částka zálohy bez DPH nyní obsahuje 768,04 a pole Fakturovaná záloha bez DPH obsahuje 417,76. Tyto hodnoty ukazují, že existuje další částka zálohy, která ještě nebyla vyfakturována.

3. Chcete-li zaúčtovat fakturu na zvláštní předplacenou částku, zvolte Akce, poté Zaúčtování a poté Platba předem a poté vyberte Zaúčtovat a vytisknout fakturu

4. Stisknutím tlačítka Ano fakturu zaúčtujete.

Použití zálohy

Zákazník zaplatí částku předem. Arnie z účtárny zaeviduje platbu a aplikuje ji na zálohové faktury.

Použití platby na zálohové faktury

1. Vyberte ikonu , zadejte Deníky příjmu hotovosti a poté vyberte související odkaz.

2. Vyplňte řádek deníku s následujícími údaji.

   Název pole	Enter
   Typ dokladu	Platba
   Typ obchodního vztahu	Zákazník
   Č. účtu	20000

3. Vyberte akci Zpracovat a poté Použít záznamy.

4. Na stránce Použít záznamy zákazníků vyberte první zálohovou fakturu a poté vyberte akci Zpracovat a poté vyberte akci Nastavit ID platí pro .

5. Předchozí krok opakujte pro druhou zálohu.

6. Zvolte tlačítko OK.

   Pole Částka byla nyní vyplněna součtem dvou zálohových faktur.

7. Chcete-li deník zaúčtovat, vyberte akci Publikovat/vytisknout a poté vyberte Přidat.

8. Zvolte tlačítko Ano.

Fakturace zbývající částky

Nyní byl Arnie informován, že položky na objednávce byly odeslány a že objednávka je připravena k fakturaci. Arnie vytvoří fakturu pro objednávku.

Fakturace zbývající částky

1. Otevřete prodejní objednávku.

2. Vyberte akci Zaúčtování a poté Zaúčtovat.

3. Vyberte Zaslat a fakturovat a poté klikněte na tlačítko OK.

4. Pokud chcete zobrazit náhled faktury, zvolte tlačítko Ano.

   Poznámka

   Za normálních okolností by přepravní oddělení již zásilku odeslalo.

   Arnie si může prohlédnout historii a ověřit, že prodejní faktura byla vytvořena tak, jak bylo zamýšleno.

5. Vyberte ikonu , zadejte Zaúčtované prodejní faktury a poté vyberte související odkaz.

Automatická aktualizace stavu předplacených objednávek a faktur

Objednávku a zpracování faktur můžete urychlit nastavením položek fronty úloh, které automaticky aktualizují stav těchto dokladů. Po zaplacení zálohové faktury mohou položky fronty úloh automaticky změnit stav dokladu z Čeká na zálohu na Uvolněno. Když nastavíte položky fronty úloh, budete muset použít akce 383 Aktualizovat čeká na prodejní zálohu a 383 Aktualizovat čeká na nákupní zálohu. Doporučujeme naplánovat si časté spouštění záznamů, například každou minutu. Další informace naleznete v části Použití front úloh k plánování úloh.

Další kroky

Tento návod se týkal následujících kroků k nastavení Business Central pro zpracování plateb předem.

• Nastavení výchozích procent záloh u zákazníků a položek.
• Pro výpočet záloh na objednávku použijte různé metody.
• Vypočítejte částku předem jako procento z celkové částky na objednávce.
• Přiřaďte k objednávce jednu celkovou částku platby předem.

Také jste zaúčtovali zálohovou fakturu, vytvořili druhou zálohovou fakturu, když se objednávka změnila, a zaúčtovali konečnou fakturu na zbývající částku.

Funkce plateb předem usnadňují nastavení a vymáhání pravidel pro zálohy pro zákazníky a položky. Umožňují vám také zaúčtovat každou platbu na fakturu.

Viz také

Fakturace záloh
Finančnictví
Práce s Business Central
Návody k obchodním procesům

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central