Správa úložiště odstraněním dokumentů nebo komprimací dat

Centrální role, například správce aplikace, musí pravidelně řešit hromadění historických dokumentů jejich odstraněním nebo komprimací.

Tip

Další informace o dalších způsobech, jak snížit množství dat uložených v databázi, najdete v části Snížení objemu dat uložených v databázích Business Central v naší dokumentaci pro vývojáře a IT profesionály.

Odstranění dokumentů

V určitých situacích může být nutné odstranit fakturované nákupní objednávky. Nemůžete je však odstranit, pokud jste položky v objednávkách plně nevyfakturovali a nepřijali. Business Central vám s tím pomůže.

Firmy obvykle vratky po vyfakturování odstraní. Když zaúčtujete fakturu, Business Central ji převede na stránku Zaúčtovaný nákupní dobropis. Pokud jste zaškrtli políčko Vrátit zásilku na dobropisu na kartě Nákupy & Na stránce Nastavení platby, faktura se přenese na stránku Poslaná zpětná zásilka. Dokumenty můžete odstranit pomocí dávkové úlohy Odstranit neplatné nákupní vratky. Před odstraněním dokladů dávková úloha zkontroluje, zda jsou nákupní vratky plně odeslány a vyfakturovány.

Hromadné nákupní objednávky se po zpracování a vyfakturování všech souvisejících nákupních objednávek automaticky neodstraní. Místo toho je můžete odstranit pomocí dávkové úlohy Odstranit fakturované rámcové nákupní objednávky.

Firmy obvykle automaticky odstraňují fakturované objednávky služeb poté, co jsou plně vyfakturovány. Když je faktura zaúčtována, vytvoří se odpovídající záznam, který lze poté zobrazit na stránce Zaúčtované faktury za služby.

Servisní objednávky se však automaticky neodstraňují, pokud bylo celkové množství na objednávce zaúčtováno ze stránky Faktura servisu spíše než ze samotné servisní objednávky. Možná budete muset ručně odstranit takové fakturované objednávky spuštěním dávkové úlohy Odstranit fakturované servisní objednávky.

Komprimace dat pomocí komprimace dat

Data můžete komprimovat v Business Central, abyste ušetřili místo v databázi – což vám v Business Central Online může dokonce ušetřit peníze. Komprese založená na datech a funkcích kombinuje několik starých záznamů do jednoho nového záznamu.

Můžete komprimovat položky, které splňují všechny následující podmínky:

• Jsou z uzavřených fiskálních let.
• V poli Otevřít je nastavena hodnota Ne.
• Jsou staré nejméně pět let. Pokud chcete komprimovat data mladší než pět let, obraťte se na svého partnera společnosti Microsoft.

Například záznamy v účetní knize dodavatelů z předchozích fiskálních let lze zkomprimovat tak, aby na každém účtu byl pouze jeden kreditní a jeden debetní záznam za měsíc. Částka v novém záznamu je součtem všech komprimovaných záznamů. Přiřazené datum je počátečním datem komprimovaného období, například první den v měsíci (pokud komprimujete záznamy podle měsíců). Po komprimaci si můžete ještě prohlédnout čistou změnu u každého účtu v předchozím fiskálním roce.

Počet záznamů, které vzniknou kompresí data, závisí na tom, kolik filtrů nastavíte, která pole se kombinují a jakou délku období zvolíte. Vždy existuje alespoň jeden záznam. Po dokončení dávkové úlohy můžete vidět výsledek na stránce Registry data komprimace.

Pomocí dávkových úloh můžete komprimovat následující datové typy.

• Finanční záznamy – záznamy hlavní knihy (G/L), záznamy daně z přidané hodnoty (DPH), záznamy bankovního účtu, záznamy rozpočtu G/L, záznamy knihy zákazníků a záznamy knihy dodavatelů.
• Skladové položky
• Záznamy zdrojů
• Záznamy položkového rozpočtu
• Záznamy v knize dlouhodobého majetku (FA), záznamy v knize údržby FA a záznamy v knize pojištění FA.

Při definování kritérií pro kompresi můžete zachovat obsah určitých polí pomocí možností v části Zachovat obsah polí. Dostupná pole závisí na datech, která komprimujete.

Poznámka

Před spuštěním komprimace dat musí být vaše analytické pohledy aktuální. Další informace naleznete v části Aktualizace zobrazení analýzy.

Po komprimaci je vždy zachován obsah následujících polí: Datum zaúčtování, Číslo dodavatele, Typ dokumentu, Kód měny, Skupina zaúčtování, Částka, Zbývající částka, Původní částka (LCY), Zbývající částka (LCY), Částka (LCY), Nákup (LCY), Inv. Sleva (LCY), Procento poskytnuté slevy (LCY) a Procento možné slevy.

Účtování komprimovaných záznamů

Komprimované záznamy se zaúčtují trochu jinak než standardním zaúčtováním. Tento rozdíl slouží ke snížení počtu nových záznamů v hlavní knize vytvořených kompresí dat a je důležitý zejména v případě, že uchováváte informace, jako jsou rozměry a čísla dokladů. Komprese data vytváří nové záznamy takto:

• Na stránce Záznamy v hlavní knize se vytvoří nové záznamy pro komprimované záznamy. Pole Popis obsahuje Datum komprese, takže komprimované záznamy lze snadno identifikovat.
• Na stránkách hlavní knihy, jako je např Záznamy v účetní knize zákazníků se vytvoří jeden nebo více nových záznamů.

Proces zaúčtování vytváří mezery v číselných řadách u záznamů na stránce Záznamy v hlavní knize. Tato čísla jsou přiřazena pouze záznamům na stránkách hlavní knihy. Číselný rozsah přiřazený záznamům je k dispozici na stránce Registr G/L v polích Ze záznamu č. a Do záznamu č..

Poznámka

Po spuštění komprimace data nemůžete stornovat položky účetní knihy dodavatele nebo banky pro žádné transakce, které jsou ovlivněny komprimací.

Počet záznamů, které vzniknou kompresí data, závisí na počtu nastavených filtrů, na tom, která pole se kombinují, a na délce zvoleného časového období. Vždy existuje alespoň jeden záznam.

Varování

Komprese data odstraní záznamy, proto byste si měli před spuštěním dávkové úlohy vždy vytvořit záložní kopii databáze.

Spuštění komprese data

1. Vyberte ikonu , zadejte Správa dat a pak vyberte související odkaz.

2. V závislosti na svých potřebách proveďte jednu z následujících akcí:

   • Chcete-li pomocí asistovaného průvodce nastavit kompresi dat pro jeden nebo více typů dat, zvolte Průvodce správou dat.
   • Chcete-li nastavit kompresi pro jednotlivý typ dat, zvolte Komprese dat, Komprimovat záznamy a poté vyberte data, která chcete komprimovat.

   Poznámka

   Komprimovat lze pouze data starší než pět let. Pokud chcete komprimovat data mladší než pět let, obraťte se na svého partnera společnosti Microsoft. K nastavení prahové hodnoty musí použít událost OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep v codeunit "Komprese dat".

Viz také

Správa

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central