影響總管報告

使用 Microsoft Viva Insights 填入的範本，[影響總管] 報告會預估 Viva Insights 所推動的採取動作對組織有何正面影響。

注意事項

此報告提供數個不同案例的影響估計值。 根據頁面和主題，「影響」可以參考員工時數或員工如何受到採取特定動作的影響。 例如，減少週期性冗長和大型會議的影響可能是 23,000 個員工時數。

您可以使用此報告：

• 探索可能的機會：
  • 為員工提供會議的返回時間。
  • 協助員工在非會議期間保持生產力。
• 估計採取動作可能會對組織造成何種影響。 這些估計值是以您可為組織自定義的預設值為基礎。
• 追蹤員工在 Viva Insights 中保持專注時間的採用進度。

若要在 Power BI 中填入報表，您必須在 Viva Insights 中設定並成功執行預先定義的影響總管查詢。

示範

下列示範使用只代表此報告的範例資料，而且可能不完全如您在組織特定唯一資料的即時報告中看到的資料。

必要條件

在 Power BI 中執行查詢並填入報告之前，您必須：

• 在 Viva Insights 中獲指派深入解析分析師的角色。

• 安裝 2022 年 12 月 (或更新) 版的 Power BI Desktop。 如果您已安裝舊版 Power BI，請先將它解除安裝，再安裝新的版本。 然後移至 [取得 Power BI Desktop] 下載並安裝最新版本。

報告設定

執行查詢

1. 在 Viva Insights 分析師體驗中，選取 [分析]。
2. 在 Power BI 範本下，流覽至 [ 影響總管] ，然後選取 [ 開始分析]。

3. 在 [查詢設定] 下：

   1. 輸入查詢名稱。
   2. 選取 [時間週期]。 時間週期 預設為 過去 6 個月。
   3. 設定 [自動重新整理] (選用)。 您可以檢查 [自動重新整理] 方塊，將查詢設定為自動更新。 當您選取[自動重新整理] 選項時，每次Viva Insights取得授權人員的共同作業資料更新時，您的查詢就會自動執行並計算新的結果。

      注意事項

      如果自動重新整理查詢中使用的組織資料變更 (例如，更改屬性名稱或移除屬性)，則查詢可能會停止自動重新整理。

   4. 輸入描述 (選用)。
   5. 變更計量規則 (選用)。 若要設定新的計量規則，請選取 [更多設定]。 然後，從清單中挑選新的規則。 如需計量規則的詳細資訊，請參閱 [計量規則]。

      注意事項

      [更多設定] 窗格也包含 [分組依據] 設定。 Power BI 查詢會設定為 [依週分組]，而且您無法編輯此欄位。

4. 在 [預先定義的範本計量] 底下，檢視預先選取的計量清單，這些計量會以灰色標籤顯示。 需要這些計量才能設定 Power BI 報告，而且您無法移除它們。 您可以選取 [新增計量] 來新增其他計量。 包括預先選取的計量，查詢中最多可以有七個計量。

   重要事項

   低品質或遺失的組織資料可能會影響您的計量，並導致警告或錯誤。 於 [在分析師體驗中的資料品質] 中深入了解資料品質通知。

5. 在 [選取要包括在查詢中的員工] 中，新增篩選條件以縮小報告內的員工範圍。 請勿移除預先定義的「作用中」篩選條件。 如需篩選和計量選項的詳細資訊，請參閱 [篩選]。 如果您在這裡注意到警告或錯誤，這是因為您的組織資料遺漏其中一個屬性，或屬性為低品質。

6. 在 [選取您要包括在查詢中的員工屬性] 下，新增最多七個組織屬性。 查詢執行之後，您可以使用這些屬性來分組和篩選報告。

   重要事項

   此 PowerBI 查詢需要一些特定屬性才能執行，我們已為您預先選取這些屬性。 這些屬性會以灰色顯示，而您無法將其移除。 我們也可能包括一些可協助您範本的屬性，但不是執行您的查詢所必需。 這些屬性會以藍色顯示，您可以將其移除。

   如果您注意到標示為黃色警告的屬性，則該屬性為低品質。 如果您注意到標示為紅色的屬性，且查詢的 [執行] 按鈕已停用，則您的組織資料會遺失該屬性。

   於 [在分析師體驗中的資料品質] 中深入了解屬性和資料品質。

7. 選取畫面右上方的 [執行]。 可能需要幾分鐘的時間才能執行查詢。

8. 當您的查詢結果準備就緒時，請移至 [查詢結果] 頁面 ，然後選取 Power BI 圖示。 下載 Power BI 範本並取得資料分割和查詢識別項。 您稍後會用到這些識別項。

將報告連結至查詢

1. 開啟下載的範本。
2. 如果系統提示您選取程式，請選取 [Power BI]。
3. 當 Power BI 提示您時：
   1. 貼上資料分割和查詢識別碼。
   2. 依據貴公司對於檢視 Viva Insights 資料的原則，設定報告視覺化中資料彙總的 [最小群組大小]。
   3. 選取 [載入]，將查詢結果匯入 Power BI。
4. 如果 Power BI 出現提示，請使用您的組織帳戶登入。 Power BI 接著會載入並準備資料。 對於大型檔案，此程式可能需要幾分鐘的時間。

   重要事項

   您必須使用您用於存取 Viva Insights 的相同帳戶來登錄 Power BI。 如果有的話，請從左側選取 [組織帳戶]。 您可能必須登入一次以上。

報告設定

執行查詢並將它連結至 Power BI 之後，您可以調整報表的設定。

設定頁面

在 [設定] 頁面上檢視並設定下列參數。 在簡介頁面的右面板上尋找 [ 設定 ]，或選取 [設定 ] 圖示 ，在瀏覽報表頁面時調整報表設定。

設定	描述
選取要測量的時間週期	設定您想要分析的時間週期，例如 3/10/2022 – 9/10/2022。
選取要用以檢視報告的組織屬性	設定所有後續報告中顯示的主要 group-by 屬性。 您可以隨時變更此屬性，而所有後續的報告頁面都會依新屬性將值分組。
選取選用篩選條件以排除員工群組	選取組織屬性來篩選測量的員工母體，例如「區域」，然後選取這些屬性的值，例如「太平洋」。 當您使用篩選時，頁面右上方的 [測量員工 計數] 會顯示減少的數位。
平均員工每小時費率	輸入員工的平均每小時費率。 報表的預設速率為 75。 若要調整值，請輸入組織中的平均每小時費率，或移動交叉分析篩選器來找出數位。 您在此輸入的內容會影響 [ 概觀 ] 頁面如何估計重新規劃的員工時間金額。
排除以假日指標標示的週數	選取此控制項，根據個別的共同作業模式排除異常低的共同作業週數。 這些低共同作業週通常發生在員工休假時。
排除非知識工作者	選取此控件可排除每周平均花費不超過五小時會議、電子郵件、聊天和通話的員工。 這些員工不太可能是知識工作者，或者不使用 Outlook 或 Teams。
選取報告的慣用語言	挑選報表的語言。

關於識別商機區段中的預設值

在下列每個頁面的 [ 識別商機 ] 區段中，您會在下拉功能表中找到預設值：

• 讓員工從會議回來
• 保護員工的非會議時間
• 培養參與的員工

報表會使用這些值來進行估計。

若要更精確地反映您的組織，您可以變更這些值。 進行變更之後，報表會重新整理其估計計算。 如需針對每個頁面調整這些預設值的詳細資訊，請參閱關於報告。

關於報告

注意事項

此報告中顯示的估計值是基本估計值，可協助您開始識別和評估組織中的機會。 這些值不是產品承諾或產品值的完整涵蓋範圍。

概觀

根據下表中 的影響區域 ，[ 概觀 ] 頁面會提供接近頁面頂端的三個估計值：

• 可重新規劃的員工時間 – 如果您的組織透過 Viva Insights 執行兩項動作，則可重新規劃的員工時數總數：
  • 從會議返回時間。 我們將其定義為縮短會議，並將長時間和大型週期性會議減少一半。
  • 受保護的員工非會議時間。 我們將此定義為使用專注時間、花時間學習新技能，或在午餐時休息。
• 每位員工的每周估計潛在影響 – 此值為每位員工每周 平均可重新規劃的員工時間 。 使用此估計值來瞭解平均員工如何從每周使用 Viva Insights 獲益。
• 可重新規劃的員工時間估計值 – 此值是可重新規劃的員工時間乘以平均員工每小時費率。 若要變更每小時費率，請移至 [ 設定] 頁面。

影響區域和動作的潛在影響

針對下列四個動作，下表會顯示每位員工在時數和每周影響的潛在影響：

• 縮短會議時間
• 將週期性長時間和大型會議優化
• 保護專注時間
• 排程學習時間和午餐休息時間

使用下表來：

• 尋找動作專案的潛在影響總計。
• 尋找每個動作專案的每周個別影響。
• 識別並排定貴組織高影響力商機的優先順序。

潛在影響的熱門群組

檢視組織中的群組如何從採取表格中所列的所有動作獲益最大。

若要檢視可能受益於採取特定動作的最上層群組，請選取影響區域和動作可能影響的動作，例如 [縮短會議] 數據表。 您只會根據該動作，取得組織中群組的影響估計。

此報表中的更多影響區域

存取本節中的其他報表頁面：

• 培養參與的員工 – 找出機會來加強經理指導並保護下班時間。
• 追蹤專注時間的進度 – 追蹤採用，並探索預約和保持專注時間的影響。

深入了解我們的影響

存取最新的已發佈文章，其中強調 Microsoft Viva 可協助您節省時間和金錢的5種方式。

讓員工從會議回來

如果您的組織透過 Viva Insights 執行兩件事，取得員工可從會議回復的預估時間：

• 縮短的會議。
  • 您的組織可以透過共用會議計畫自動縮短會議。
• 減少週期性冗長且大型的會議。
  • 若要找出哪些週期性會議可能是要減少的良好候選專案，您的組織可以使用 週期性會議稽核 Power BI 範本。

瞭解基準

檢視：

• 每位員工每周平均花費在會議的時間。
• 花費在 30-60 分鐘會議和較長會議的時間。

識別商機

如果您的組織推出縮短會議方案，這是共用會議計劃的一部分，則取得員工可從會議回復的時數估計。 若要檢視有多少員工可從此解決方案獲益，請選取 [ 員工 ] 按鈕。

報表會使用條形圖下方的預設值來計算此估計值。 這些值代表如果您的組織使用縮短會議解決方案，每個會議會自動縮短的分鐘數。 若要變更這些數位並更新估計值，請使用下拉功能表。

注意事項

此視覺效果中的數位是根據此報表所選時段內員工會議行為的基本估計值。

採取行動

選擇：

• 請嘗試讓您的小組 使用您的報表來啟動共用會議計劃。
• 請自行嘗試 自動縮短 您 排程的會議。
• 深入瞭解 以存取共用會議方案的在線檔。

回收更多員工時間

如果您的組織將週期性長時間和大型會議的時間長度設為一半，取得員工可節省多少時間的估計值。 您可以透過週期性會議稽核 Power BI 報告來檢閱和稽核 週期性會議 。

注意事項

大型和冗長的會議時 數是持續時間超過一小時和九位以上的受邀者，包括召集人。

大型和長時間週期性會議時 數是週期性會議時數，持續時間超過一小時，而邀請者超過九個，包括召集人。

在計量定義中檢視所有計量定義，包括會議類型的 定義。

保護員工的非會議時間

取得員工可用來專注於個別工作、發展職涯技能或午餐休息時間的預估時間。

瞭解基準

識別每位員工每周可用的未排程時間。 未排程的時間是不排程的工作時數：

• 由會議佔用。
• 透過 Viva Insights 排程為專注時間。

員工可以保護某些未排程的時間來進行生產力使用，例如專注於高優先順序的工作或學習新技能。

識別商機

取得員工在 Viva Insights 中可保留為專注時間的預估時數。 報表會根據條形圖下方的預設值來計算此計算。 就像在其他頁面上一樣，您可以在這裡變更值，以更適合您的組織。

進行此估計計算時，報表會考慮員工在 Viva Insights 中已使用專注時間的方式。 假設有人在報表選取的時間週期內，每天保留一小時的專注時間。 不過，慣用的數量是兩小時，如條形圖下方的預設值所示。 進行這項商機計算時，報表會擷取此員工可用於專注時間的剩餘一小時。

選取 [員工] 按鈕，以估計可從 Viva Insights 中更多專注時間獲益的員工數目。

採取行動

選擇：

• 設定共用焦點計劃 ，以與您的小組一起啟動焦點計劃。
• 自行設定專注計劃 以啟動個人焦點計劃。
• 追蹤專注時間的進度 ，以跳至報表中的其他頁面。
• 深入瞭解 以存取我們關於共用焦點計劃的在線檔。

保護時間的更多方式

取得員工在午餐時學習技能或與朋友或同事聯繫時可保護的時間估計。

培養參與的員工

尋找機會來提升員工的能力，並透過一般經理 1：1 讓他們保持參與，並探索可保護其工作時間的工具。

瞭解基準

識別每位員工每四周與經理在週期性 1：1 交談中花費的時間。

識別商機

取得員工人數的估計值，這些員工可受益於更定期地與其經理聯繫。 報表會根據條形圖下方的預設值來計算此計算，也就是員工每四周與經理一起花費的分鐘數。 就像在其他頁面上一樣，您可以在這裡變更值，以更適合您的組織。

選取 [ 時數 ] 按鈕，以檢視貴組織在提升員工能力時所能投資的預估時間。

採取行動

選取 [深入瞭解] 以存取我們的 Team 深入解析檔，其中說明如何在 Teams 中使用 Viva Insights 應用程式來跟上您的直接報告。

保護員工工作後的時間

取得員工在工作後以異步共同作業所花費時間的估計值，例如傳送電子郵件和Teams聊天，讓他們可以轉移至工作時間。

追蹤員工所保留專注時間的進度

了解貴組織如何在 Viva Insights 中採用專注時間，包括預約和保留專注時間的影響。 雖然先前的報表頁面著重於專注時間的潛在值，但此頁面有助於顯示專注時間已帶入組織的價值。

注意事項

「保留專注時間」表示員工在 Viva Insights 中預約的專注時間未與他們的會議重疊，而且他們稍後不會從行事曆中刪除該專注時間。 這一次包括有焦點計劃及不含專注計劃預約的時間。

保留專注時間

檢視：

• 員工在報表所選時段內保留為專注時間的總時數。
• 每個人每周保留的平均時數。

專注時間採用

追蹤貴組織如何隨著時間採用專注時間，並找出在工作時使用專注時間的員工。 此外，探索員工如何透過焦點計劃或沒有焦點計劃來預約專注時間。

員工是否能夠專注？

探索員工是否有足夠的時間可以專注，或是雙次預約其專注時間。 選 取 i) 圖示 (資訊，以探索擁有更多專注時間/會議衝突的群組。

專注時間的影響為何？

瞭解專注時間是否有助於減少員工的非上班時間共同作業負載。 選 取 i) 圖示 (資訊，以探索哪些員工最為受益。

採取行動

選擇：

• 設定無會議日 ，以安排與小組的週期性無會議日。
• 深入瞭解 以檢視我們的在線檔，以瞭解共用的無會議天數。

Power BI 提示、常見問題集和疑難排解

如需如何共用報告和其他 Power BI 提示、針對任何問題進行疑難排解，或檢閱常見問題集的詳細資訊，請參閱 Power BI 提示、常見問題集和疑難排解。

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