開始常見的變更做法

使用 Microsoft 365 技術來協助推動改變時，組織通常會對使用建議的最佳做法感興趣。讓我們看看：

一般變更做法

請以您的變更計畫考慮下列最佳做法：

主動納入贊助者和專案關係人。贊助者在推動變更中扮演關鍵角色。您可以讓您的贊助者擁有關鍵的討論重點以及具備模範角色行為的方式。贊助者也可以協助建立整個組織的支援聯盟。範例：當領導者要求人員採用 Microsoft Teams 時，他們是否要透過 Teams 或電子郵件傳送此通訊嗎？
傳達「我可以使用什麼功能」。傳達變更將會產生的價值，不僅是針對組織也會針對個別員工。範例：減少在無生產力會議中所花費的時間，可以釋出時間讓員工處理最重要的專案。
強化和建立心理安全。員工可能會因為害怕後果而不願意嘗試新事物。範例：部門負責人傳送一則訊息給所有員工，分享她對變更工作的興奮和認同。
提供明確的動作和指引。人員需要以不同方式執行哪些工作，以及哪些指引是您可以提供以協助他們採用新行為？範例：將經理人提示與祕訣電子郵件寄送給所有主管，並包含如何建立寶貴的一對一指導會話等提示。
分享成功。透過廣泛分享成功時刻來強化行為。範例：在全體大會期間，最遵守保留專注時間的部門獲得認可。
存取其他資訊。向員工傳達可以向誰或何處取得更多資訊。範例：建立包含常見問題集和學習材料的中央網站，以及個人可提出問題的電子郵件地址。

以下是採取動作的一些常見案例和策略：

會議多載是員工的經常負擔，可以透過 Viva Insights 計量來測量。下列常見策略清單可協助解決會議超載的問題。

排程較短時間的會議。將工作展開到已分配的時間。將會議長度的預設值從 60 分鐘變更為 45 分鐘，以及從 30 分鐘變更為 25 分鐘。
建立排程「專注時間」的準則。人們會時常感到超載的原因是共同作業工作所花的時間超過我們所預期的。專注時間是一個無會議的時段，員工可利用此時段完成最重要的工作。
邀請較少人員。在準備議程時，請將每位參與者出席的目的包括在內。此練習可顯示非必要性的受邀者，包括選擇性或僅為會議紀錄所需的人員。
取消週期性會議。每季重新評估最耗時間之週期性會議需求。請嘗試取消部分會議；然後再次新增 (若錯過的話)。
拒絕參加議。主管在拒絕參加他們不需要的會議時，並簡短說明拒絕的原因後，就能賦予員工權力和模範角色的良好習慣。
使用 Viva Insights 縮短會議。在撰寫會議時間為一小時的會議邀請函時，召集人可看到一則提醒，可選擇將會議縮短 15 分鐘。
使用 Microsoft Teams 以避免開會。 Teams 頻道為小組成員提供了一個新方式，可在無需開會的情況下取得問題解答和更新資訊。

員工及其主管之間的關係可以透過適當的指導來提升效率，或在未賦予員工權力下造成人力冗餘。下列常見策略清單可協助提升主管的效率。

啟用人事管理員的深入解析。 Viva Insights 提供儀錶板，可協助管理員找出改善小組行為的方式。
排程週期性的一對一會議。要求主管與其直屬員工開會 30 分鐘，每個月至少兩次，並讓他們負責達成該目標。
準備一對一會議的討論要點，但保持彈性。一對一會議對結構化最佳，但不可太多以免無法進行共同建立。一開始就討論要點達成一致同意，並配置充分的時間在最重要的主題上。
建立明確的決策許可權。針對決策需要經理時建立清楚的指導方針，並識別最接近該動作的小組中誰負責決策。
使用 Teams 和 OneNote 共用會議紀錄。員工可以與主管共用會議記錄與決策以及動作項目，並做為讓他們瞭解情況的另一種途徑。