準備並上傳組織資料

  • 7 分鐘

組織數據提供內容給適用於 Viva Insights 的工作場所分析所建立的分析。 將組織資料上傳到 [工作場所分析] 網頁應用程式，分析可以使用匯總的員工資料進行更完整的分析。 [工作場所分析] 接著會將該資料與 Microsoft 365 中的共同作業資料進行對應。

組織資料以多種方式支援工作場所分析，包括下列各項：

  • 根據感興趣的員工屬性分組和篩選共同作業結果。
  • 建立自訂共同作業計量。
  • 了解各群組員工之間的時間配置。
  • 比較共同作業資料與商務成果。

一些代表性的組織資料類別包括：

  • 背景：例如，員工類型、全職或兼職狀態和任職期間
  • 位置：例如，地區、國家/地區、城市和建築物
  • 組織：例如，業務單位、成本中心、事業處和部門
  • 角色：例如，職責、工作職系、層級和等級
  • 結果：例如，參與分數、績效評等和銷售配額分配

組織 (HR) 資料會以 .csv 檔案上傳至 [工作場所分析]。

必要的資料屬性

組織資料檔案上傳至 [工作場所分析] 時，需要以下必要的資料屬性。

  • PersonId - 員工的主要 SMTP 電子郵件地址。 上傳資料時，此欄位會進行雜湊和去識別，以維護員工隱私權。

  • EffectiveDate –當組織描述列是有效的列時，此日期為 "snapshot"。 它可協助分析人員瞭解 HR 變更，例如工作升遷、調職和管理變更，以及這些變更對員工共同作業模式的影響。 它必須是 mm/dd/yyyy 格式。

    您已上傳到 [工作場所分析] 的第一個組織資料檔案應包含員工的多個資料列，以擷取隨時間變化的資訊。 組織資料檔案的每一列都有不同的 EffectiveDate，代表不同的時間點快照集。 例如，在這份清單後的表格中，Ann 在 5 月和 6 月是資深 IC (個人參與者)，但 7 月前升遷為經理。 如果每位員工只能提供一列資料，請使用最新的組織描述元，但請注意，EffectiveDate 已至少在 13 個月前被覆蓋，以與可用的歷史資料進行對應。 例如，如果您要在 2022 年 1 月建立組織上傳檔案，請針對每一個組織描述項，將 EffectiveDate 設定為 2020 年 12 月。 選擇性地，如果 EffectiveDate 值保留為空白，[工作場所分析] 便會在處理新上傳的資料時，自動新增所有 EffectiveDate 值的上傳日期。

  • ManagerId：主管的主要 SMTP 電子郵件地址。 [工作場所分析] 會使用此資料來測量員工花費在其直屬主管的時間，這也會進行雜湊和識別，以維護員工隱私權。

  • 組織：除了其他內容外，此資料可用來計算網路廣度、員工過去 28 天內進行有意義互動的組織數目。 廣義的組織 (例如財務和人力資源) 會導致較少的跨組織互動，以及較小的網路廣度。 狹義的組織 (例如財務規劃和財務區域 1、財務區域 2) 可產生更多的跨組織互動，以及更大的網路廣度。

  • LevelDesignation：選擇性，但對 [工作場所分析] 中提供的某些進階分析 (例如主管和小組共同合作) 為必要。 這定義了由高階主管、副總裁、協理、經理、IC 等所代表的個人層級。 例如，LevelDesignation 與 Organization 一起用來計算重複的會議時數 (相同組織中有來自超過 3 個層級出席者的會議時數)。

對於以下屬性，檔案中的每一列都必須有非空白值。 如果資料無法使用，您可以將 EffectiveDate 保留為空白，或者針對其他欄位，您可以輸入虛值 ，例如「Missing」或「NoManager@contoso.com」，讓資料在上傳時保持有效。

PersonId EffectiveDate ManagerId Organization LevelDesignation
ann@contoso.com 05/01/2020 jered@contoso.com 行銷 資深 IC
ann@contoso.com 06/01/2020 jered@contoso.com 行銷 資深 IC
ann@contoso.com 07/01/2020 carolina@contoso.com 行銷 管理員

要包含的員工

無論員工是否獲指派工作場所分析或 Viva Insights 授權，所有員工都應該包含在您的組織數據檔中。 這可讓您測量分析母體中的員工如何與整個組織的其他員工共同作業。

圖形會先顯示範例案例 - 系統管理員只指派授權給美國的員工，但他們想要了解這些美國員工如何與世界各地的員工一起投入時間。然後，有兩個圓形圖會比較這些美國員工與其他美國員工與所有使用者的投入時間。

其他資料屬性

第一次啟用工作場所分析時，您只需要五個必要屬性。 根據您想要進行的分析和資料分組的方式，可使用 100 多個其他的選擇性屬性。 下表顯示這些屬性的一些範例。 其他資料屬性是選擇性的，您隨時都可以將它們附加到組織檔案。

類型 描述 範例屬性
背景 員工類型、狀態和工作歷程記錄。 常用於範圍分析。 - 任職期間
- 員工類型 (一般、約聘、實習生)
- 時薪、管理職/非管理職
位置 員工所在的地理位置 - 地區、國家/地區、城市
- 園區
- 建築物
層級 員工在組織報告結構中的位置 - 業務單位
- 事業處、部門、成本中心
- 等級、層級、幅度
- 負責人上司
角色 員工的技能、職責及責任 - 職責、職稱
- 主管旗標
- 工作等級
- 等級指定
結果 包括由員工如何工作來驅動，以及對整體業務成果有貢獻的措施 - 績效評等、參與問卷分數
- 銷售配額分配
- 主管效率分數
- 時間和出席

建立及重新整理組織資料檔案的最佳作法

第一次建立和重新整理組織資料檔案時，請記住幾個考量，如下表所示：

區域 最佳作法
範圍 - 初始組織檔案應包含過去 13 個月的每個快照，以與初始歷史共同作業資料載入進行對應。
- 包含公司所有員工的描述性組織資料 (即使他們不是分析母體的一部分)，以豐富自訂共同作業計量。
更新 - 在過去每個月包含一個快照，此後繼續記錄員工屬性的變更。
- 使用 [附加] 選項上傳檔案，包括「新進員工」、生效日期和欄位。 確保沒有遺漏值，或 EffectiveDate 的所有值都保留為空白。
- 避免重新命名欄位。
品質 避免使用欄位：
-遺漏值太多
- 太廣泛或太詳細，無法進行有用的群組和篩選 (例如公司代碼或職稱)
- 重複屬性 (例如部門名稱或代碼)
- 髒資料 (例如，相同意思的值出現多種拼字，例如「Mktg」和「Marketing」)
格式設定 - 確定欄位已正確格式化為包含的資料類型 (日期、文字字串或數字)。
- 確保每個資料來源或欄位都有唯一識別碼。
- 對於選擇性欄位，如果值不可用，請保留為空白或空白。 (以「0」取代會影響平均值。)
隱私權 為協助確保隱私權，請勿在檔案中納入員工姓名或身份證字號。

您現在已準備好將組織資料 (.csv) 檔案上傳到工作場所分析。

案例範例

在工作群組中，您和 Taylor 會取得 [工作場所分析] 分析人員的意見，說明他們需要哪些組織資料，以及如何以最佳方式組織資料以達成其目標。 具體而言，分析人員希望每位員工去年每季的績效評估編碼為數值 (從 1 到 5)。 這也表示，Taylor 需要每個季度組織資料的多個快照，以反映 Contoso 的組成，以及根據 生效日期 值的績效評估。

Taylor 會從 HRIS 取得組織資料，將之格式化，並在 [工作場所分析] 中上傳。