建置您的小組並符合需求
找出重要專案關係人
決定使用 Viva Connections 之後，第一個步驟是識別關鍵項目關係人。 關鍵項目關係人是優先處理哪些工作、工具和資源應由 Viva Connections 簡化和支持的人員。
典型的專案關係人小組包括：
商務合作夥伴 (來自 HR、通訊專家和技術大使等群組，) 識別 Viva Connections 可支援的最有價值的工作流程和工作。
SharePoint 和 Microsoft Teams 系統管理員，可協助管理中心的工作。
將管理內容、導覽設計，以及撰寫和更新儀錶板之主網站的 SharePoint 網站擁有者和作者。
其他網站擁有者和作者可能會參與更新與 Viva Connections 體驗相關的內容或新聞文章。
組織領導者 (有時稱為執行贊助者) 和早期採用者， (有時稱為風雲人物) ，可協助組織中的其他人宣告及調整 Viva Connections。
下表概述每個實作流程階段中的一些重要專案關係人，以及其角色和責任。 在規劃、建置和啟動階段方面，這些項目關係人將是您的專家。 項目關係人會決定哪些案例對每個業務單位都有説明、如何自定義平臺，以及如何協助您的組織轉換成使用 Viva Connections。
| 協調與規劃 | 建立和設定 | 部署和啟動 |
|---|---|---|
| 主要管理專案關係人通常包括： 人力資源專業人員，管理小組成員，監督公司和組織結構及效率。 內部通訊專家，負責促進和管理員工與各內部小組之間的通訊。 通訊協調員和專家，負責執行和維護公司範圍內的通訊及品牌管理。 行政助理，完成和監督各種行政工作。 與貴組織的項目關係人和業務合作夥伴合作， (HR、通訊專家和技術大使等群組) ，以識別可在 Viva Connections 中完成的最有價值的工作流程和工作。 |
如果您在系統管理中心內還沒有一個 ) ，SharePoint 系統管理員 會設定主網站 (。 SharePoint 系統管理員也可以在需要時協助將傳統 SharePoint 網站和頁面現代化。 Microsoft Teams 系統管理員會將貴組織的 Viva Connections 版本新增為應用程式，並在 Teams 系統管理中心中選擇設定。 首頁網站的網站擁有者和作者設計首頁網站內容、版面配置和儀表板。 其他網站擁有者和作者可能會參與更新與 Viva Connections 體驗相關的內容或新聞文章。 |
與 (早期採用者的風雲人物共同作業) ，以協助組織中的其他人實作 Viva Connections。 運用主管贊助者，協助在大型公司會議和廣泛溝通中傳播 Viva Connections。 企業擁有者 (例如人資) 和經理可協助小組和個人找到價值，並採用新的工作方式。 |
完成重要專案關係人的清單之前，請回答下列問題：
- 誰可以代表 Viva Connections 應該支援的最重要工作、角色和區域？
- 小組成員如何參與識別每個單位或組織中員工的重要案例和工作？
- 哪些角色和區域最需要支援？
- 組織中誰可以看見領導者、組織公告和整體文化？
- 誰是協助建立和管理備援工作流程和工作的最佳代表？
建立專案關係人小組的最佳做法：
在數人的協助下建置 Viva Connections，包括各種業務單位的擁有者，他們全面瞭解商務程式、工作流程領域知識，以及變更管理知識。
讓專案關係人參與規劃程式，以確保組織中每個人的需求都已呈現，讓 Viva Connections 可能產生最大的影響。
包括一些技術專業人員、人力資源人員、通訊專家和營運員工等等。
從 HR 專業人員的建議開始，然後以需求評估的形式利用來自各個業務單位的意見，來協助做出最終決策。 人力資源專業人員通常對員工的工作會有深刻的了解。
滿足技術需求
專案關係人小組可以協助做出決策，並設定符合技術需求的優先順序。 如果您的組織還沒有具有自定義全域導覽的主網站，這會是小組的第一個指派。 這兩項需求都受益於規劃小組對不同角色和區域的多元觀點。
- 如果您的組織已經有主網站和自定義的全域導覽，但您仍在使用傳統網站和頁面，請考慮策略性地將 Viva Connections 體驗的關鍵網站和頁面現代化。
- 如果您的組織已經有主網站、自定義的全域導覽和新式網站，則您已符合 Viva Connections的技術需求。
步驟 1 -- 建立主網站：建立 SharePoint 通訊網站，並將其設定為 SharePoint 系統管理中心的主網站。 主網站會啟用特殊功能，並為整個組織提供登陸入口網站。
步驟 2--自定義全域瀏覽：啟用 SharePoint 應用程式行的全域流覽。 全域導覽中的導覽連結會由 Viva Connections 體驗繼承。 若未啟用和自定義全域瀏覽，行動應用程式的 [資源] 索引標籤中將不會有任何連結。
步驟 3--稽核和現代化網站和內容：尚未現代化的網站會在不同的瀏覽器窗口中開啟，而不是在 Microsoft Teams 中開啟。 請考慮將網站和頁面現代化，以在使用 Viva Connections 時繼續在Teams中檢視。
了解 Lamna Healthcare 如何建立其規劃小組
身為 Lamna Healthcare 的內部通訊管理員，您會開始召集項目關係人小組來規劃 Viva Connections 的部署，方法是考慮誰可以協助讓其對不同的角色和區域有所説明。 這些人員會擔任您的 Viva Connections 規劃委員會，並確保平臺盡可能對所有員工群組有説明。
您會先連絡 HR 小組，該小組與 Lamna 的員工保持密切聯繫，同時也負責維護其心理健康情況與身心健康。 您知道與人力資源專業人員共同作業可協助您集思廣益，為員工簡化和自動化哪些日常運作。
接下來，您會從每個業務單位招募企業擁有者，以深入了解不同的工作和區域。 您試圖讓企業擁有者負責監督醫師、護理師、IT 專業人員、學生實習人員、辦公室管理員、清潔人員和其他員工等角色。
然後，您也會要求部門通訊專家和 SharePoint 網站擁有者提供意見，以便您進一步了解他們如何在組織和部門層級中協助傳遞新聞和資源。
最後，您要邀請 Lamna Healthcare 的 Microsoft Teams 和 SharePoint 系統管理員以及 IT 專家小組協助完成技術需求並提供其他技術決策的建議。
藉由和直接與醫院所有業務單位合作的廣泛專案關係人共同作業，您可以深入了解如何以最佳的方式通知、聯繫和吸引員工。 您也可以透過 Viva Connections，深入瞭解員工日常工作中的工作和案例。