評估組織的準備就緒狀況

已完成

在您為專案團隊加上保護之後，升級旅程的下一個步驟是，確保貴組織和使用者已準備就緒使用 Teams，這是您可以與確保您的技術整備程度並行完成的活動。 若要從 Teams 獲得價值，使用者必須實際使用。 只是啟用 Teams 並不保證可以達到目標。 使用者有不同的使用案例和不同的學習風格，並且是以不同的速度適應新技術。

透過評估組織的整備程度，您可以判斷使用者在變更其工作方式及採用新技術的接受程度 (或是不接受)。 了解使用者如何回應變更，讓貴組織主動處理問題、調整您的推出計劃，以取得最佳的買入，並識別可協助您透過他們的配合加速變更的使用者。

活動

使用下列交談入門執行組織整備程度評估，並在變更時記錄組織的文化。 此資訊可協助告知您實作專案所需的認知和訓練。 請不要擔心實際的數字。 本練習將呈現貴組織文化的一般了解。 如果您不確定從哪裡開始，請評估過去推出的版本；這可協助您預測使用者對於變更的反應，並協助您主動處理預期的反應。

• 每個貯體有多少百分比的使用者？

  早期採用者	已通知的使用者	保守者
  這些使用者會在解決方案推出前先提出要求。	這些使用者會在示範其價值時立即接受解決方案。	這些使用者即使被推入變更，也會拒絕解決方案。

• 每個認證有多少百分比的使用者？

  自我激勵	團隊合作能力佳	尋求同伴
  這些學習者會搜尋資源，從做中學。	這些使用者享受群組和互動訓練；他們會與同事一起前進。	這些使用者預期「白手套」或一對一協助。

• 除了這項服務部署以外，還有多少其他變更？

  最小	中間值	轉型
  無	1-3	超過 3

依營業單位和主管來組織這項資訊，以將貴公司的部門分類為最接受變更。 您可以在這裡找到人們願意冒風險改善的早期採用者候選項目和程序。

Contoso 的範例活動
安排與貴組織中重要營業單位主管、程序擁有者和社群的會議。 請務必加入像是行政助理、遠端位置辦公室經理和區域現場主管等角色。 使用專案關係人問卷來判斷這些主管有多少業務和競爭壓力。 他們在職責範圍內嘗試達到什麼目標？ 您可以深入了解其需求，並為進一步業務開發奠定基礎，來提高您的業務敏銳度。 在您的會議完成之後，隨即依據專案關係人參與度評等工具中的個人或對象完成分級。 這樣一來，您就可以量化已準備好並且願意與您一起進入變更旅程的業務區域。 這些評等根據您對於群組或個人評估的某些範圍是主觀的，因此請確保此工具未廣泛散佈。 而是使用它來通知您採用策略、企業案例優先順序及與這些個人的接洽方式。

專案關係人整備程度和管理

溝通和管理預期是成功變更專案中的重要元素。 定期與貴組織中的專案關係人和其他人員溝通您的整體構想和對於該目標的進度，相當重要。 專案關係人是對您的專案有興趣且有影響的人員，無論等級為何。 他們可能對於您正在進行的工作沒有任何責任，但是他們在組織中有影響力，特別是如果他們決定要阻擋變更。

建議您定期與您的專案關係人直接開會。 這時您的目標是聆聽並深入了解他們業務的其他資訊。 如果您的採用小組規模巨大，請考慮指派專案小組中的個別人員來管理重要的專案關係人關係。 使用下列問題來推動您的專案關係人交談：

• 組織面臨哪些溝通和共同作業相關的挑戰或痛點？
• 組織想要改善哪些區域？
• Teams 可以支援哪些組織策略計劃或目前的轉型專案？
• 哪些溝通和共同作業方法比起其他方法，通常更能夠讓貴組織接收？
• 起草、發佈及共用資訊的程序為何？

初次訪談可提供進一步互動的基準。 傾聽痛點和看法，讓您可以打造成功的溝通，並管理他們對於變更可帶來的益處，以及變更對於每天作業影響的預期。

活動
決定與您的公司文化一致的節奏和方法，來與專案關係人溝通。 將您的溝通目標放在貴組織中各種業務開發和利益的等級。 選項：若要建立專案相關資訊的持續知識庫，請考慮在 SharePoint 通訊網站中使用新聞頁面。 您的新聞頁面文件庫 (與您的規劃小組相關聯 SharePoint 網站中的網站頁面) 可以設為公用，以便與所有有興趣的人員共用。

確定您不僅會透過傳統的電子郵件以及可能使用 SharePoint 新聞頁面傳送一般狀態報表，還會使用其他通訊方式，例如：

• 定期、專用一對一會議
• 領導會議
• 職員或全體人員會議
• 虛擬廣播
• 將專案關係人的上班時間與您針對員工問題保留的時間分開
• 包含在公司新聞或電子報中
• 內部網路的相關文章

您可以利用這些方法，讓您的專案關係人獲得正確的資訊，並為他們提供論壇，讓他們在上面提供有關您成功和方法的直接意見反應。 請確定您正在探測抱怨區域，特別是在一對一會議中，以避免在公眾論壇中第一次就放送出去。 也就是說，鼓勵每個人都能提出開放且誠實的意見反應。

Contoso 的活動
與您的專案小組合作，為您的專案關係人製作簡報。 確保 IT 參與核心訊息。 使用 Microsoft 資源以確保您共用您擁有且想要部署 (例如 Microsoft Teams) 的服務相關資訊。 本簡報的核心訊息，您可以私下 (偏好) 透過「Teams 會議」或「即時事件」使用遠端主管的虛擬元件進行，以顯示建議的技術及變更推出如何解決您在與專案關係人和使用者開會時所聽到的痛點。 您可以使用此會議作為機會，取得意見反應，和早期概念證明試驗專案自願者與早期採用者方案參與者。 將預期設定為時間表 (30-60 天) 和時間承諾 (每週 1-2 小時)，以確保您在使用者採用方案中取得適當的意見反應。